1 Introducción

Las peticiones de recuento, órdenes de recuento, entradas de material desde proveedores y expediones de material a clientes, disponen de la posibilidad de poder añadir flujos de workflow.
Estos flujos se pueden definir para que los 4 tipos de documentos quedene en un estado de bloqueo, con una indicación del motivo y con la posibilidad de dar a los usuarios la autorización de los mismos, por agrupación de autorizantes, e incluso la de que se salte a un siguiente bloqueo.

En esta sección se mostrará:

  • Cómo definir etapas.
  • Como definir grupos de usuarios y su asignación.
  • Cómo parametrizar acciones.
  • Cómo asignar acciones.
  • Cómo dar permisos a las acciones a través de los grupos de usuarios.
  • Registro y trazabilidad de los logs de las acciones.

 

2 Etapas de workflow

Para codificar las etapas hay que dirigirse a

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Etapas

Aquí se define:

  • Tabla. Tabla donde se asignará la etapa. Puede ser una de las 4: peticiones de recuento, órdenes de recuento, órdenes de recepción u órdenes de salida.
  • Código. Valor numérico de máximo 5 posiciones para identificar la etapa.
  • Descripción. Descripción de la etapa. Aparecerá asociada al código de la etapa en los documentos.
  • Observaciones. Campo para anotaciones o descripciones más ampliadas de la etapa.

 

3 Grupos de usuarios

Será necesaria la creación de grupos de usuarios para asignar permisos en las acciones vinculadas a las etapas.
Esto servirá para definir en las autorizaciones de las acciones, qué grupos de usuarios las pueden autorizar (ver apartado 7 de esta sección).

Para la creación de grupos de usuarios hay que dirigirse a

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Grupos

Aquí se define:

  • Código. Valor alfanumérico de máximo 6 posiciones para identificar el grupo de ususarios.
  • Usuario. Código del usuario asociado al código del grupo. Préviamente ha de exsitir en la tabla de Empleados WMS.
  • Descripción. Descripción asociada al empleado del grupo.

 

4 Acciones de workflow

En esta tabla se definirá el orden de aparición de las etapas en los documentos de las cuatro tablas donde se pueden definir (peticiones de recuento, órdenes de recuento, órdenes de recepción u órdenes de salida) y cual será la siguiente etapa una vez autorizada la anterior.
También se define el órden los botones de autorización en el documento, caso que una etapa inicial pueda desembocar en más de una etapa final.

Para la creación de acciones de workflow hay que dirigirse a

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Acciones

Aquí se define:

  • Tabla. Tabla sobre la que se aplica la acción. A escoger entre peticiones de recuento, órdenes de recuento, órdenes de recepción u órdenes de salida.
  • Orden. En caso que exista más de una etapa inicial con el mismo código, se definirá el órden de aparición de los botones en la parte inferior del dodumento.
  • Etapa inicial. Una etapa inicial identifica el inicio de una acción. Varias acciones concatenadas conforman un circuito de workflow, esto es, la etapa final de una acción se corresponde con el inicial de la siguiente.
    Todo circuito de workflow se inicia en una acción cuya etapa inicial es el etapa inicial de todo el circuito, de ahí que al configurar un tipo de workflow, cuando se parametriza la relación de bloqueos que lo componen.
    Esta etapa incial, que se informa conjuntamente con el código de bloqueo, se corresponde con el inicio del circuito de acciones de workflow a realizar, cuando el documento se encuentre bloqueado por dicho código.

Para una misma acción (una etapa inicial determinado) se pueden establecer varias etapas finales. Esto es equivalente a definir varios caminos posibles para una misma acción, no obstante y por lógica, tan sólo se podrá elegir una de las opciones o caminos a la hora de realizar la acción.

Al contrario del caso anterior, también podría darse la opción de que para varias etapas iniciales, la etapa final sea el mismo. Esto es equivalente a decir que varias acciones distintas pueden converger en una sola, o lo que es lo mismo, varios caminos orígenes pueden desembocar en el mismo.

  • Etapa final. Toda fase de evolución de un circuito de workflow consta de una acción que parte de una etapa inicial y termina en un etapa final. La etapa final simplemente sirve de enlace con la siguiente acción; es decir, con aquella cuyo etapa inicial se corresponda con el final de la primera.
    Por ello, cuando una acción no tiene informado la etapa final significa que el circuito de workflow finaliza en el momento en que se ejecute dicha acción, de ahí que siempre coincida con la última acción del circuito.
    En cambio, si la etapa final está informado implica que cuando se realice la acción, el documento o entidad se quedará en dicho etapa de workflow, el cual se corresponde con el inicial de una nueva acción, lo cual significa que dicho circuito consta de más de una acción a llevar a cabo.

Una misma acción (una etapa inicial determinada) podría hacer referencia a varias etapas finales. Esto es equivalente a definir varios caminos posibles para una misma acción, no obstante y por lógica, tan sólo se podrá elegir una de las opciones o caminos a la hora de realizar la acción.

También podría darse la opción contraria a la anterior, es decir; de que para varias etapas iniciales, la etapa final sea el mismo. Esto es equivalente a decir que varias acciones distintas pueden converger en una sola, o lo que es lo mismo, varios caminos orígenes pueden desembocar en el mismo.

  • Descripción. La descripción de la acción de workflow será la que el sistema visualice cuando el documento se encuentre bloqueado, como susceptible de realizar cuando se encuentre en la situación que corresponda con la acción en cuestión, y siempre y cuando tenga privilegio para la realizar la acción.
    Ejemplo a continuación.

  • Motivo requerido. Flag para indicar que cuando se autorice la etapa, oblique a informar de un texto con el motivo de la autorización. Se requerirá informar del motivo si el flag está activado.
    Ejemplo a continuación.

 

5 Asignación de acciones

En esta tabla se definirá a qué documentos se les definirá las acciones de workflow, en que etapa inicial arrancarán y en qué momento se les asignará la etapa incial.
Para la creación de las asignaciones de acciones de workflow hay que dirigirse a

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Asignación acciones

Aquí se define:

  • Tabla. Tabla sobre la que se aplica la asignación de la acción. A escoger entre peticiones de recuento, órdenes de recuento, órdenes de recepción u órdenes de salida.
  • Tipo de documento. El tipo de documento al que se se le aplicará la asignación de la acción. Préviamente ha de estar creado en la tipología de documentos correspondiente.
  • Estado inicial. Estado en el que se encontrará el documento para que aparezca el botón de autorización.
  • Estado final. Siguiente está en el que se pasará el documento, una vez se haya autorizado la etapa con la acción inicial.
  • Etapa inicial. Etapa que debe cumplirse para poder realizar la asignación de la acción.

 

6 Autorizantes

Cada acción de workflow podrá tener uno o más de un grupo de autorizantes.
Incluso podria no tener ningún grupo de autorizantes asociado. En ese caso quedaría la acción sin posibilidad de ser autorizada por nadie.

Para asociar uno o más de un grupo de usuarios a las acciones, se puede acceder desde el TAB Autorizantes en cada acción de workflow (ver apartado 4 de esta sección).
También se puede acceder meniante el siguiente punto del menú:

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Autorizantes

Aquí se define:

  • Grupo. Código de grupo de autorizantes a asignar a la acción, el cual deberá estar previamente definido los Grupos de usuarios ((ver apartadado 3 de esta sección).
  • Valor equivalencia. Los valores de equivalencia permiten definir conjuntos de grupos de gestores autorizantes indistintos entre sí, es decir, cada grupo de equivalencia es un conjunto con nivel de autorización suficiente e independiente de los restantes grupos de equivalencia.
    En el caso que los valores de equivalencia sean distintos en los diferentes registros de grupos, cualquiera de los grupos de usuarios podrá autorizar la acción.
    En el caso que los valores de equivalencia coincidan en diferentes registros de grupos, sará necesaria la autorización de un usuario de cada grupo de autorizantes para pasar a la siguiente acción.
  • Canal. Si está activo este indicador, el usuario puede disponer de un Canal en su portal que le indica los documentos pendientes de autorizar.
  • SMS. Si está activo este indicador, se notifica al usuario mediante un auth_sms de los documentos bloqueados en este estado de workflow. Para ello el gestor debe informar en sus preferencias de usuario su numero de teléfono móvil.
  • E-Mail. Decide si se envía un e-mail al usuario informando de la situación del documento.
    Los valores posibles son:
    0: No enviar un e-mail.
    1: El usuario recibirá un e-mail indicando el documento que se encuentra en dicha situación. El e-mail tendrá un link para poder acceder a dicho documento. La cuenta de e-mail se parametriza en el maestro de usuarios.
    2: El usuario recibirá un e-mail con link para autorizar. Es idéntico al valor anterior con el añadido del link para poder autorizar la acción.

 

7 Logs

A medida que se vayan autorizando las diferentes etapas, estas acciones quedarán registradas en una tabla de logs, vinculadas a acada identificador de cocumento, desde donde se podrá visualizar la trazabilidad de las autorizaciones de las acciones.
En cada documento, se puede visualirzar las acciones mediante el TAB Logs workflow.
También se puede explotar la información a tracés del siguiente punto del menú:

Menú WMS >> Maestros >> Workflow >> Log

Aquí se identifica:

  • Tabla. La tabla originaria del log.
  • Identificador documento. Identificacor del documento al que hace referencia el log.
  • Estado inicial. Estado inicial de la acción de workflow.
  • Estado final. Estado final de la acción de workflow. En caso que el valor sea nulo, fin del workflow.
  • Etapa inicial. Etapa inicial de la acción de workflow.
  • Etapa final. Etapa final de la acción de workflow. En caso que el valor sea nulo, fin del workflow.
  • Cancelado. Caso que esté el flag activado, significa que el log no está vigente.
  • Grupo. Grupo de gestores de la autorización.
  • Motivo. Caso de haberse redactado en el momento de la autorización, quedará reflejado en el log.