El gestor de plantillas hoja de cálculo permite definir libros maestros donde asignar valores para crear registros en contabilidad (apuntes, impuestos, carteras, costes, partidas presupuestarias). El proceso de contabilización puede almacenar un libro de cálculo con los datos recibidos y procesados.

1 Plantillas de contabilización a traves de hojas de cálculo

Para cada posible origen de impactos a contabilidad, se requiere disponer de un patrón de contabilización. Este patrón se registra mediante hojas de cálculo. Cada libro contiene una hoja donde registrar los datos origen (de factura, amortizaciones, tesorería, etc) y cómo destino una o más hojas donde definir el mapeo de valores destino.

1.1 Hoja origen de datos

En general, cada libro de hojas de cálculo contiene una primera hoja de trabajo donde el programa registrará los datos a procesar. Por tanto se trata de una hoja origen cuya disposición es similar al formulario de referencia.


                                
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Por tanto el Libro de hojas de cálculo actúa cómo una función de transformación:

Origen f(x) Resultado

El Origen se actualiza sobre una primera hoja:



Plantilla, hoja origen

El nombre de la hoja es de libre criterio, aunque es recomendable que refiera al formulario origen (Factura, Amortizaciones, Tesorería, Caja, etc.)
En el diseño de una hoja origen pueden distingurse 4 tipos de área de datos:

Id Área Estructura
1 Datos de cabecera Datos únicos provenientes de cabecera o auxiliares vinculados
2 Datos únicos estructurados Set de datos encuadrados bajo título, sin etiqueta por campo (ej: resumen de bases y cuotas fiscales)
3 Multilínea censado El número de filas a recibir esta prefijado. (ej: 12 líneas de vencimientos)
4 Multilínea indeterminado El número de filas a recibir no esta prefijado. (ej: líneas de factura)
A continuación se precisa un ejemplo de cada tipología.



Datos de cabecera


Cada plantilla requiere de datos genéricos para incorporar valores a destino: empresa, diario, sistema, concepto, fecha factura, número de factura etc. Son datos únicos que pertenecen a la cabecera del formulario origen o que se recuperan cómo auxiliares relacionados con dichos datos de cabecera.

Los datos de tipo cabecera, se definen mediante un Título de campo a la izquierda del valor y una etiqueta de celda en la celda que contendrá el valor.

En el ejemplo:

  • la celda A11 contiene el Título de campo: Fecha de emisión
  • la celda D11 donde, se espera el valor, esta etiquetada como ccomfach.fecfac
La etiqueta ccomfach.fecfac indica la tabla principal de origen (ccomfach) y el nombre del campo (fecfac)

Nombre de tabla en campos únicos

En el área de datos únicos se registran dos tipos de nomenclaturas: Datos de criterio de selección y entrada en formulario, y datos propios de cabcera o auxiliares vinculados a estos. En el primer caso, el nombre de tabla sera param. En el segundo, todos los campos adoptan el nombre de la tabla principal de referencia.


Datos únicos estructurados


Algunos orígenes proporciona datos únicos propios de cabecera pero que son iterativos en cuanto a contenido. Así la cabecera de facturas contiene campos específicos para cuatro tipos de impuestos, direcciones proporcionan dos valores de teléfono o fax, etc. En estos casos las celdas de valor se agrupan bajo un título que indica su contenido.

En el ejemplo:

  • la fila 26 presenta título informativo del tipo de datos que se registran en las celdas inferiores.
  • la fila 27 hasta la fila 30, en cada celda de datos guardan una etiqueta propia de la celda.
  • la celda A27 contendrá la primera operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp1.
  • la celda A28 contendrá la segunda operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp2.
  • la celda A29 contendrá la tercera operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp3.
  • la celda A30 contendrá la cuarta operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp4.

Las demás columnas siguen el mismo esquema.

Nombre de tabla de celdas en grid campos únicos

En el grid de datos se registran dos tipos de nomenclaturas: Datos de criterio de selección y entrada en formulario, y datos propios de cabecera o auxiliares vinculados a estos. En el primer caso, el nombre de tabla sera param. En el segundo, todos los campos adoptan el nombre de la tabla principal de referencia.


Multilínea censado


Define un área donde se incorpora un número predeterminado de filas con datos relacionados con la cabecera del documento: Por ejemplo, vencimientos de factura, detalle de arqueo de caja y similares. Cada fila presenta datos de un registro individual, más valores auxiliares si estos son necesarios.

En este tipo de área, la fila de encabezado informa del contenido esperado en cada columna de celdas inferiores. Asimismo cada celda de título contiene la etiqueta que indica la tabla de origen (ccomefec) y el nombre del campo (fecvcen).

En el ejemplo:

  • la celda A34 contiene el Título de campo:Vencimiento
  • la celda A34 también contiene la etiqueta de referencia ccomefec.fecven
  • la celda A35 donde, se espera el valor, no esta etiquetada

Las etiquetas indican la tabla de origen (ccomefec), que es distinta de la tabla principal, y el nombre del primer campo esperado(vencimiento)

Nombre de celdas en área multilinea censada

La celdas de valores no están determinadas con nombre específico. Este se reserva exclusivamente para la fila de título de la región multilínea. Las etiquetas de título no pueden referir a la tabla principal del formulario, pero si pueden repetir nombre de campo. En el ejemplo ccomefec.import y ccomfach.import coinciden en el nombre de campo.


Multilínea indeterminado


Típicamente corresponde a un número indeterminado de registros de detalle vinculados a la cabecera: líneas de factura, registros de amortizaciones, contrapartidas de tesorería, etc.
La Hoja de cálculo es rellenada con tantas línes cómo registros origen son procesados. Cada fila, incorpora cuantos datos requiere su tratamiento posterior y por ello puede incluir datos de su tabla origen, campos pre-calculados, campos adicionales de auxiliares del registro

Los datos se agrupan bajo una línea de título y pueden alcanzar tantas líneas cómo admmirela Hoja de cálculo. Las celdas de esta fila muestran los títulos de cada columna y contienen la etiqueta identificativa de tabla origen y campo.

En el ejemplo la celda A58 contiene el Título de campo: Lin. ID y además esta etiquetada como ccomfacl.linid La etiqueta indica la tabla principal de origen (ccomfacl) y el nombre del campo (linid)

Nombre de tabla y campos en area multilinea

La celdas de valores no estan determinadas con nombre específico. Este se reserva exclusivamente para la fila de título de la región multilinea. Las etiquetas de título no pueden referir a la tabla principal del formulario, pero si pueden repetir nombre de campo. En el ejemplo ccomfacl.import y ccomfach.import coinciden en el nombre de campo. Todas las columnas refieren a un único nombre de tabla, con independencia de su origen (la tabla, un pre-cálculo, una tabla auxiliar)


El contenido de las celdas de esta hoja de cálculo es rellenado (push flow) por el proceso inicial de contabilización. Consulte en el apartado dedicado a ello, errores frecuentes relacionados con la definción de áreas, campos y fórmulas

1.2 Hoja(s) destino de datos

A partir de los datos recibidos en la primera hoja, es necesario rellenar las hojas de cálculo destino, cuyo contenido sirve de base para incorporar datos en el área contable. Por convenio, nombramos cada hoja destino de acuerdo con la tabla principal donde insertara datos:

Nombre Destino
capuntes Registro de asientos contables
Registro de contabilidad de costes
Registro en partidas presupuestarias
cimpcont Registro de datos fiscales
cefectos Registro de efectos en cartera

En ciertos casos, la Hoja de cálculo gobierna más de un destino, según los datos recibidos. Para el registro de asientos es esencial recibir información del tipo de cuenta, criterio de activación para costes y posibles datos de asignación presupuestaria. Para cada destino es preciso revisar la oportunidad de los campos esperados. Pueden definirse campos extra, ajenos a la tabla destino.

En el diseño de fórmulas para recuperación de datos, se contemplan dos modelizaciones:

Id Modelo Estructura Ejemplo
1 Simple Fila única de fórmulas que se iteran para cada fila en hoja origen Amortizaciones, gestiones de cartera individualizadas
2 Complejo Diversas lineas con distintos criterios de captura de datos Asientos de facturas

En ambos tipos la hoja de cálculo dispone de una fila inicial de título de columna, que además contiene las etiquetas especificativas de cada campo destino

Nombre de tabla y campos en hoja destino

Todas las hojas presentan una fila inicial de título de columna y que contiente las etiquetas que identifican el destino. En el primer caso, el nombre de tabla sera param. En el segundo, todos los campos adoptan el nombre de la tabla principal de referencia.


1.2.1 Hoja destino simple

En este modo de disposición, una línea marca el encabezado a partir del que se insertaran las fórmulas para rellenar valores destino. El proceso copiará la línea de fórmulas tantas filas cómo fílas orígen contengan valores a evaluar. Cada celda puede contener datos fijos, fórmulas que refieran a celdas de la propia hoja, fórmulas respecto a la hoja origen o combinaciones de todo lo anterior.



Hoja de destino con encabezados desplazados

La línea de títulos y etiquetas de campos destino puede situarse en cualquier fila de la Hoja de cálculo destino. Por defecto el programa asume que se hallan en la primera y por ello si se desplazan a filas inferiores, es necesario indicar en el programa la posición inicial (start) para buscar el títulko.

1.2.2 Hoja destino compleja

Este tipo de hoja destino, contiene diversas líneas con fórmulas a evaluar. La fila de título (y de etiquetas de tabla.campo destino) és única. No obstante cada linea puede contener distintas fórmulas para definir el valor de columna.


Hoja de destino con múltiples líneas de fórmulas

En este escenario la cabecera de títulos (y etiquetas de tabla, columna) es única y puede situarse en la primera fila de la Hoja de cálculo o en cualquiera posterior. En este punto es equivalente al modelo anterior y requerirá informar en el programa la fila de inicio de trabajo. Todas las hojas presentan una fila inicial de título de columna y que contiene las etiquetas que identifican el destino. En el primer caso, el nombre de tabla será param. En el segundo, todos los campos adoptan el nombre de la tabla principal de referencia.

1.3 Errores frecuentes

A continuación se resaltan algunas de las incidencias más notables:

Hoja source, de recepción de datos del ERP

Error Motivo
JavaNull No se ha definido etiqueta para un campo
#¡REF! Se ha borrado una celda origen para la referencia
#¿NOMBRE? La fórmula puede referirse a un nombre de celda inexistente en origen
=Gestion!#¡REF! Se ha borrado una celda origen para la etiqueta de nombre

Hoja(s) destino, de preparación de datos hacia ERP

2 Repositorio de plantillas de hojas de cálculo

This is the second section: Write here your text

Table header 1 Table header 2
Table first row first column Table first row second column
Table second row first column Table second row second column

3 Ejemplo de contabilización de procesos de Tesorería

                                

Previous flow

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