1 Registro de órdenes de recepción

1.1 Uso

En un proceso de recepción de mercancía, se requiere de un documento de recepción que registre la entrada de mercancía al almacén y detalle el contenido que debe ser recibido en la recepción de producto. La orden de recepción permite posteriormente contrastar y validar el contenido recepcionado sobre el documento de compra, como puede ser un albarán o suministro de compra, en caso de haberlos, enviando la información recogida en la orden de recepción a Axional ERP.

Por un lado, la orden de recepción permite registrar el contenido teórico que debe ser recepcionado para dicha orden, en caso de optar por su registro manual accediendo a la transacción que corresponde a la orden de recepción. No obstante, una orden de recepción puede ser generada por el sistema de forma automática, o bien mediante un documento de compra origen enviado a Axional WMS vía interficie, o bien mediante el registro de un movimiento de recepción, que genera simultáneamente una orden de recepción asociada.

1.2 Requisitos previos

Antes de generar una nueva orden de recepción, deberán haberse dado de alta los siguientes registros en las tablas que se indican a continuación:

Registro Maestro Descripción
Tipo wms_inbound_order_doc Tipología de orden de recepción a asignar para la orden a registrar
Almacén galmacen Almacén en el cual se realiza la recepción de mercancía
Proveedor gproveed Proveedor que ha suministrado la mercancía a recepcionar para la orden
Orden cserjush Serie de justificantes a emplear en la generación del número de orden de recepción

Una vez realizado el registro de una orden de recepción, se procede al registro de las líneas de orden, mediante las cuales se especifica la cantidad por artículo a recepcionar. Para este proceso, debe haberse definido previamente el artículo a recepcionar en el maestro de artículos (tabla: garticul), así como su variable logística (Tabla: gartvarl) y el lote de artículo, en caso de querer referenciarlo, previamente registrado en el maestro de lotes de artículos (Tabla: gartlote).

Nota

En caso de no informar el campo de variable logística el sistema le asigna el valor por defecto de '0'; del mismo modo, al no informar el lote del artículo se le asigna por defecto un valor nulo a dicho campo. El lote no permite ser informado para una línea orden de recepción, en caso que el artículo informado no tenga tratamiento de control de lotes (Tabla: garticul).

1.3 Procedimiento

  1. Iniciar la transacción accediendo a:

    Aplicación Menú  >  WMS  >  Entradas  >  Órdenes de recepción  >  Órdenes de recepción (Tabla: wms_inbound_order_head)


  2. Ingresar los datos para la nueva orden de recepción.

    Como ya se ha indicado brevemente en la sección anterior, una orden de recepción puede registrarse o bien de manera manual, o bien generada de forma automática. El procedimiento manual consiste en el registro de la orden insertando el usuario de manera manual el registro de la orden accediendo a la transacción indicada en el primer punto de la presente sección. Una vez insertado el registro de cabecera para la orden de recepción, se procede al registro de las líneas de orden, mediante las cuales se especifica la cantidad que debe recepcionarse de cada artículo, así como el lote de fabricación, entre otros.


                                            

    Registro de orden de entrada con pedido previo

    Loading...
                                            

    Registro de orden de entrada sin pedido previo

    Loading...

    Por otro lado, una orden de recepción puede ser generada por el sistema de manera automática a partir de un documento de compra mediante la opción de envío a Axional WMS. De este modo, se conforma la orden de recepción en base a un documento de compra origen realizado, ahorrando tiempo en la entrada de datos y minimizando los errores en las entradas manuales de información.

    Por último, el sistema también permite la generación automática de órdenes de recepción en caso de registrar un movimiento de recepción (Tabla: wms_inbound_stkmov_head) sin orden previa; en tal caso se genera de forma instantánea una orden de recepción asociada al movimiento si la tipología de movimiento de recepción lleva definido el tipo de orden a generar de forma automática (Tabla: wms_inbound_stkmov_doc).



    Figura 12.1. Registro de cabecera para una orden de recepción determinada. Objeto: wms_inbound_order_head.


    Del mismo modo que para las órdenes de salida, las órdenes de entrada se componen por un registro a nivel de cabecera (Tabla: wms_inbound_order_head), en el cual se registran los datos generales para la orden como es el código de almacén donde se lleva a cabo la recepción o la tipología de orden y, por otro lado, las líneas de orden (Tabla: wms_inbound_order_line). Las líneas de orden para una orden de recepción detallan el contenido teórico de la recepción; en concreto se desgranan los siguientes datos por línea de orden:

    • Artículo, validado sobre el maestro de artículos (Tabla: garticul)
    • Variable logística, validada sobre el maestro de variables logísticas de artículos (Tabla: gartvarl)
    • Cantidad/alternativa teórica a recepcionar
    • Unidad/alternativa teórica a recepcionar
    • Lote del artículo, se valida sobre el maestro de lotes de artículos (Tabla: gartlote)
    • Incidencia, en caso de existir diferencias entre cantidades teóricas y reales
    • Identificador del bulto del proveedor, validado sobre el maestro de unidades de manipulación (Tabla: wms_hlunith)



    Figura 12.2. Registro de línea de orden para una orden de recepción determinada. Objeto: wms_inbound_order_line.


    Una orden de recepción contiene un estado de modo que puede encontrarse en estado pendiente, en caso de no haberse finalizado aún la recepción de mercancía al almacén; en estado anulado, si el usuario ha cancelado la orden, en caso de tener los permisos que se requieran; o bien en estado finalizado, si ya se ha realizado el movimiento de recepción y se ha procedido al cierre de la orden. Cabe mencionar que el producto que ya ha sido recontado para una orden de recepción permite ser ubicado, aunque la orden de recepción no se encuentre en estado terminado. De esta forma, permite ubicarse la mercancía una vez ha sido recontada, impidiendo la obstrucción en las zonas de recepción del almacén provocada por la mercancía que permanece pendiente de ubicar.

    Cabe mencionar que para finalizar una orden de recepción, pasando su estado a finalizado, debe haberse realizado un movimiento de recepción para dicha orden y, en caso de haber diferencias entre cantidades teóricas y recontadas u otros parámetros, haber registrado una incidencia en la línea de orden correspondiente. Una vez efectuadas dichas tareas, la orden de recepción se finaliza mediante la opción de cierre de órdenes (Objeto: wms_inbound_order_finish). Una vez se haya realizado el cierre para una orden de recepción, no se permite realizar cambios para la orden de recepción ni para el movimiento de recepción asociado.

    En caso de existir diferencias entre la cantidad teórica y la recepcionada debe, por lo tanto, indicarse el tipo de incidencia atribuible a la línea de orden en cuestión, accediendo al objeto de cierre de órdenes de recepción (Objeto: wms_inbound_order_finish). Los tipos de incidencias pueden ser definidos en el maestro de incidencias (Tabla: wms_incidence); en el cual para un registro de incidencia puede indicarse tanto la cuenta logística a la cual se transfiere una cierta mercancía con incidencia, así como en las operaciones de almacén para las cuales puede ser empleada. De este modo, puede asignarse a una cierta línea de orden que contenga diferencias, una incidencia previamente definida en el maestro de incidencias y que su uso esté disponible para operaciones de recepción. En tal caso, una vez indicada la incidencia, la cantidad de artículo detallada se transfiere a la cuenta logística informada para la incidencia indicada.

1.4 Resultado

Registro de una orden de recepción, que contiene un número identificativo generado a partir de la serie de justificantes definida en la tipología de orden (Tabla: wms_inbound_order_doc) a la que pertenece. La orden de recepción se efectúa en un determinado almacén, para la cual también se indica el proveedor de la mercancía a recepcionar. También se registra, en caso que exista, el documento de origen que ha generado la orden de recepción, como puede ser un albarán o solicitud de compra.

Por otro lado, las líneas para la orden de recepción detallan las cantidades teóricas a recepcionar para cada artículo, así como su lote de fabricación. Una vez realizado el recuento para la mercancía recepcionada, mediante un movimiento de recepción asociado a la orden, se muestran las diferencias entre las cantidades teóricas y las recepcionadas, detallando del mismo modo la incidencia informada para cada línea de orden.

2 Tipos de órdenes de recepción

2.1 Uso

Un cierta orden de recepción realizada en un determinado almacén puede contener características bien distintas respecto a otras, atendiendo a diferentes necesidades o adquiriendo un distinto tratamiento en el proceso de recepción, entre otros posibles aspectos. Un posible ejemplo es la diferencia existente entre órdenes de recepción de mercancía destinada a atender distintas necesidades de la empresa, como es la diferencia entre la adquisición de mercancía con finalidad comercial o la compra de suministros internos.

Axional WMS permite diferenciar los distintos tipos de órdenes de recepción, permitiendo asignar a cada tipología de orden una serie de parámetros específicos, de modo que el tratamiento para las órdenes de una misma clase adquieran un mismo tratamiento o gestión. Uno de los principales parámetro que permite realizar distinciones entre órdenes de distinta tipología, corresponde a la serie de justificantes mediante la cual se generan las órdenes de una misma tipología. De este modo, se permite determinar para órdenes de un mismo tipo la serie empleada en la generación de números de orden.

Por otro lado, generalmente una orden de recepción viene generada por un documento de compra origen, transferido mediante Axional ERP al módulo WMS; de manera que las cantidades teóricas a recibir para una cierta recepción de mercancía vienen determinadas por dicho documento de origen. No obstante, puede encontrarse el caso de no existir un documento de compra previo a la entrada de una cierta mercancía, y para el cual se quiere llevar contabilizada toda entrada mediante un documento de compra. En respuesta a este tipo de necesidad, en el registro de un tipo de orden de recepción permite indicarse la clase de documento de compra a generar de forma automática, en caso de no estar vinculada una orden de este tipo a una documento de origen.

2.2 Requisitos previos

Antes de generar un nuevo tipo de orden de recepción, deberán haberse dado de alta los siguientes registros en las tablas que se indican a continuación:

Registro Maestro Descripción
Serie cserjush Serie de justificantes con la que se generan los códigos de las órdenes de recepción

Otra de las posibilidades que permite el sistema es la de informar el tipo de documento de compra a generar de forma automática en caso que una cierta orden de recepción no tenga asociado documento de origen alguno, como puede ser el caso de un albarán de compra. Si desea informarse el tipo de documento a generar para aquellas órdenes que no se hayan generado a partir de un documento de origen, tiene que haberse definido previamente la tipología de documento a indicar en el maestro de tipologías de albaranes y suministros de compras (Tabla: gcommovd) y haberse parametrizado el documento en cuestión de tipo albarán.

2.3 Procedimiento

  1. Iniciar la transacción accediendo a:

    Aplicación Menú  >  WMS  >  Entradas  >  Órdenes de recepción  >  Tipos de órdenes de recepción (Tabla: wms_inbound_order_doc)


  2. Ingresar los datos para el nuevo tipo de orden de recepción.

    La diferenciación de órdenes de recepción por tipologías de órdenes permite generar distintos modelos de numeraciones para las órdenes registradas. Cada tipo de orden de recepción puede ser parametrizada con una determinada serie de justificantes, previamente definida en el maestro de series de justificantes (Tabla: cserjush).

    Para cada tipo de orden de recepción puede indicarse si se requiere de un registro de nota de transporte previo al registro de una nueva orden de recepción. La nota de transporte es un documento que se elabora en la fase inicial de una recepción de mercancía, cuya finalidad es la de identificar la unidad de transporte, así como la de recontar e identificar los bultos descargados, independientemente de las cantidades por artículos recepcionadas.

    En caso de haber generado una orden de recepción mediante Axional ERP a partir de un documento de origen, como lo es un albarán de compra, el sistema registra para la orden de recepción como contenido teórico a recepcionar el especificado para el documento de origen. Una vez realizada dicha acción y recontada la mercancía recepcionada, en caso de detectar diferencias el sistema permite reflejarlas en el documento de origen mediante su envío vía interficie a Axional WMS. Por otro lado, puede especificarse a nivel de tipología de orden de recepción si debe o no informarse de los lotes de fabricación en el documento de origen, ya que en función de las necesidades y requerimientos, así como del artículo en cuestión que se tenga variará el tratamiento de control y seguimiento para los lotes de fabricación.

    Mediante esta opción, el sistema también permite definir la tipología de albarán a generar de manera automática, en caso de no contener una orden de recepción determinado un documento de compra de origen. A continuación, se detalla esta funcionalidad específica en la parametrización de los tipos de órdenes de recepción.



    Figura 12.3. Definición de las tipologías de órdenes de recepción. Objeto: wms_inbound_order_doc.


    Tipo de albarán (automático)

    En determinados casos se requiere que toda entrada de mercancía a almacén contenga un albarán de compra; por otro lado, puede darse la casuística que para una entrada al almacén no se tenga registrado el documento de compra respectivo, y aún así tenga que procederse a la recepción de la mercancía.

    El sistema contempla esta posible necesidad, pudiendo determinar el tipo de documento de compra a generar de forma automática para un tipo de orden de recepción dado, en caso de no detectarse documento de origen para una cierta orden de recepción. En tal caso, el sistema genera un albarán del tipo especificado en el tipo de orden de recepción, permitiendo llevar el registro comercial de toda entrada para un determinado tipo de recepciones a almacén. El valor insertado para este campo se valida sobre el maestro de tipologías de albaranes y suministros de compras (Tabla: gcommovd).

    Nota

    En la parametrización de un cierto tipo de orden de recepción, cabe la posibilidad de ocultar ciertos campos mostrados por defecto, como es el caso de la variable logística, del lote de fabricación o de la unidad de medida de la recepción; en caso que para un cierto tipo de órdenes no se requiera informar a dichas campos.

2.4 Resultado

Registro de un tipo de orden de recepción, para el cual se especifica la serie de justificantes a utilizar en la generación de los códigos identificativos para las órdenes de recepción y si se requiere de una nota de transporte previa para poder procesar la orden de recepción. También se indica para el tipo de orden de recepción si las órdenes que contengan dicha tipología deben estar obligatoriamente vinculadas a un albarán de compra y, en caso afirmativo, el tipo de albarán que debe generar el sistema en caso de no haberlo. Un registro de este maestro de tipos de órdenes de recepción sólo puede ser utilizado en órdenes de recepción si su estado está activo, permaneciendo deshabilitado en caso de estar el estado bloqueado.