Se trata de una sección donde se le da forma a las programaciones de las peticiones de recuentos.
Es posible que existan empresas que deseen saltarse esta parte y se estimen más en generar recuentos directamente en función de sus necesidades, pero las peticones de recuentos es una manera de planificar préviamente qué se desea recontar o inventariar y cómo hacer la gestión del inventario.
Además se ofrece la posibilidad de generar peticiones rotativas de forma que el las líneas de petición se informe el intérvalo de tiempo entre cada orden de recuento a generar, teniendo en cuenta además si las ubicaciones han sido recontadas o no dentro del intérvalo de frecuencia de la generación de recuentos de inventario.

1 Tipos de peticiones de recuentos

Mediante esta opción se puede acceder a la definición y parametrización de los tipos de peticiones de recuento donde el usuario puede dar de alta, modificar o borrar los posibles tipos de petición.
El objetivo de la petición de recuento es que desencadene órdenes de recuento a ejctutar por los operarios.
En las peticiones de recuento se definen qué órdenes han de desencadenar y puede determinarse si de bede de generar además una órden extra para una auditoría posterios, indicándole el porcentaje de muestras a recontar y el procentaje máximo de tolerancia en caso de discrepáncia entre los recontado por inventario y lo recontado por auditoría.

Para acceder a los tipos de petición de recuento hay que dirigirse a

Menú WMS >> Recuentos >> Peticiones >> Tipos

En los tipos de petición de recuento se definen los siguientes parámetros:

  • Tipo. Código alfanumérico de 4 posiciones que identificará un código de tipo de petición.
  • Descripción. Nombre al que se le de al tipo de petición de recuento.
  • Serie. Patrón de la série que generará como número identificador de la petición de recuento cuando se cree. Préviamente, la serie debe de estar dada de alta en la tabla de máscaras de séries de documento (ver información en el apartado Maestros >> Series).
  • Tipo de orden. Tipo de orden de recuento que generará en el momento que se procese la petición de orden de recuento. Préviamente deberá estar dada de alta en el registro de tipos de órdenes de recuento (ver apartado 3.1 de esta sección).
  • Rotativo. Marcando este campo se indicará que las peticiones de recuento generarán órdenes de recuento con una frecuencia que será indicada en la petición de recuento (ver apartado 3.1 de esta sección).
Marcado Acción
No Petición de recuento normal. Cuando se registre una petición de recuento, se generarán las órdenes de recuento que cumplan las condiciones de selección indicadas en las líneas de petición. Una vez se actualicen y procesen las órdenes de recuento, la petición de recuento se marcará como procesada y no podrá ser reutilizada.
Petición de recuento rotativo. En este caso, las órdenes de recuento se generarán periódicamente. En la línea de petición, se informará el tipo de intervalo y su duración (por ejemplo 8 meses o 40 días), para indicar el intérvalo entre la generación de las órdenes correspondientes a la línea de petición. La evolución de las órdenes no actualiza la situación de la petición, para permitir su reutilización. Existe un proceso generación de órdenes de recuento rotativo (ver apartado 2.4 de esta sección).
  • Estado. Activo, el tipo de petición podrá ser utilizado para crear peticiones de recuento. Bloquedado, no se podrán crear peticiones de recuento.
  • Orden auditoría. Se informa en caso que la petición de recuento deba generar además un tipo de órden de recuento para la una posterior auditoria. Préviamente deberá estar dada de alta en el registro de tipos de órdenes de recuento (ver apartado 3.1 de esta sección).
  • Porcentaje auditoría. Caso que el campo Orden auditoria esté informado, se podrá informa este campo con un valor entre el 1 y el 100. El valor representa el tanto por ciento de las ubicaciones a auditar aleatoriamente del total de ubicaciones que recoja la orden de recuento original.
  • Porcentaje error auditoría. Caso que el campo Orden auditoria esté informado, se podrá indicar el margen de tolerancia de diferencias entre el recuento y el recuento auditado. El valor representa el tanto por ciento de tolerancia.
  • Comentarios. Campo de texto lible para definir de forma ampliada el tipo de petición.

2 Registro de peticiones de recuentos

Mediante esta opción se accede al registro de peticiones de recuentos de stock, desde la cual, si el usuario tiene los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y eliminar peticiones de recuento.
En función del indicador de recuento rotativo (ver apartado 2.1 de esta sección), hay dos tipos de peticiones de recuento:

  • Petición de recuento normal.
  • Petición de recuento rotativo.
En el apartado 2.1 de esta sección se describe la diferencia entre normal y rotativo.
Desde el registro de peticiones de órdenes de recuento, los usuarios con los permisos adjudicados podrán:
  • Acceder a las líneas de la petición de recuento.
  • Acceder a los documentos asociados a la petición de recuento.
  • Generar las órdenes de recuento correspondientes a la petición.
  • Acceder a las órdenes de recuento generadas desde la petición.
  • Acceder al registro de empleados que podrán realizar los recuentos generados.

Para acceder al registro de peticiones de recuento hay que dirigirse a

Menú WMS >> Recuentos >> Peticiones >> Registro

En las peticiones de recuento se definen los siguientes parámetros:

  • Tipo. Código alfanumérico de 4 posiciones, préviamente definido en los tipos de petición de recuento (ver apartado 2.1 de esta sección).
  • Recinto. Código del recinto donde se realizará la petición de recuento. No es un campo requerido, por lo que se puede hecer una petición multirecinto.
  • Almacén. Código del del almacén donde se realizará la petición de recuento. No es un campo requerido, por lo que se puede hecer una petición multialmacén.
  • Fecha. Fecha de la petición de recuento.
  • Fecha efectiva. Fecha a la que se puede indicar cuando aplicar el recuento. No es un campo requerido.
  • Órdenes. Indica el número total de órdenes de recuento que se han generado desde la petición.
  • Petición. Número de documento que se gerara en el momento que se registra la petición de órdenes de recuento.
  • Estado. Situación en la que se encuentra la petición. Puede estar entre las siguientes:
Estado Descripción
Pendiente Es el estado incial de qualquier petición. En este estado se permitirá generar las órdenes de recuentos, mediante un botón asociado a la petición o mendiante un proceso descrito en el apartado 2.4 de esta sección.
Lanzada Cuando se han generado las órdenes de recuento, pero todavía no se ha iniciado ninguna de ellas.
Iniciada Cuando se han generado las órdenes de recuento y además están iniciadas.
Pendiente Auditoría Caso que el tipo petición de orden de recuento tenga asociada una órden de auditoría, cuando los recuentos asociados se han procesado pero las órdenes de auditoría no se han iniciado.
Auditando Caso que el tipo petición de orden de recuento tenga asociada una órden de auditoría, cuando estas últimas están iniciadas.
Carrada Cuando todas las órdenes de recuento están procesadas o, caso que el tipo petición de orden de recuento tenga asociada una órden de auditoría, cuando estas últimas están procesadas corrrectamente.
Rechazada Caso que el tipo petición de orden de recuento tenga asociada una órden de auditoría, cuando en estas últimas se han encontrado discrepancias que superan el tanto por ciento de tolerancia de error definido en la tipología.
Cancelada Cuando se ha decidido anular la petición sin que se haya procesado ningún recuento asociado.

Para una petición rotativa, cuando se finanlizan los recuentos el estado continua Iniciada, ya que se continuarán generando más órdenes de recuento en el futuro.

  • Notas. Campo de texto lible para definir de forma ampliada la petición de recuentos.

2.1 Líneas de peticiones de recuentos

Accediendo al TAB [Líneas] se podrán registrar, para cada petición de órdenes de recuento, tantas líneas como sean necesarias definiendo y acotando qué se desea recontar.
Si la petición de órdenes de recuento tiene registradas más de una línea, estas actuarán como en una condición OR, añadiendo diferentes opciones en la defición de las condiones.

La información en más de un campo se considera como una condición AND que irá restringiendo posibilidades de generación de órdenes de recuento.

Las condicones que se pueden utilizar son las siguientes:

  • Selección de artículos. Se podrá acotar para qualquier cliente WMS o un cliente en concreto y para una selección múltiple de familias, o fabricantes, o marcas, o modelos, o artículos, o lotes, o tipos de pallets.
  • Selección de ubicaciones. Se podrá acotar para una selección múltiple de zonas lógicas, o ubicaciones.
  • Selección de cuentas logísticas. Se podrá acotar para una selección múltiple de cuentas logísticas, o terceros consignatarios en depósito.
  • Rango de ubicaciones. Para un almacén bien estructurado en el mapa de ubicaciones, se puede indicar en un rango desde-hasta por áreas, pasillos, estanterías o alturas.
Además, se pueden incluir parámetros como los siguientes:
  • Ruptura Stock. Caso que se elija un valor para que cuando el recuento genere un stock a 0, negativo o ambos, añada una marca ruptura de stock en el movimento que genere el recuento.
  • Tipo ubicación. Se podrá escoger para uno de los 9 tios de ubicación (picking, reserva, stock, muelles mixtos, muelles carga, muelles descarga, preparación, paletización o móvil).
  • Clases ubicación. Se podrá acotar por un o de los 3 tipos: fija, pila americana o drive-in / drive-trought.
  • Recontar UM. Para los stocks que esten contenidos dentro de unidades de manipulación, se podrá indicar si se ha de recontar el contenido, o solo la unidad de manipulación o todo.
Para los tipos de petición de recuento que tengan indicado que se trata de un recuento rotativo (ver apartado 2.1. de esta sección), se deberá indicar si el tipo de íntérvalo corresponde en días o meses, y la duración en formato numérico. En base a la información aquí indicada, el sistea irá generando Órdenes de recuento rotativas.

2.2 Documentos de peticiones de recuento

Accediendo al TAB [Documentos] se podrán adjuntar, para cada petición de órdenes de recuento, tantos documentos como se necesiten.
Los documentos soportan bastantes formatos electronicos como son PDF, Word, TXT, Excell, etc.
También se puede acceder a los documentos de peticiones de recuento dirigiéndose a

Para agragar un documento a una petición de recuento se ha de informar:

  • Orden. Por defecto el valor es 0, pero si se añadiese más de un registro para una misma petición de recuento se puede indicar el orden de aparaición en la lista.
  • Tipo. Se debe de indicar el tipo de fichero. Prevíamente este valor ha de estar informado en la tabla de "Tipo de ficheros", donde se le da un código y una descripción.
  • Nombre. Se puede informar del nombre que identifique el fichero asociado. Si no se informa, al insertarse el regístro trasladará el nombre del fichero adjuntado a este campo.
  • Fecha. Por defecto aparerá la fecha del momento en que se está registrando. Se puede cambiar.
  • Fichero. Mediante el acceso "Seleccionar archivo" se podrá escoger el fichero a adjuntar.
Una vez insertado el registro, se puede ver el contenido del fichero adjunto haciendo link en el icono en forma de "diskette floppy disk" .

2.3 Empleados

Esta opción permite asociar empleados a las peticiones de recuentos de forma que, cuando se generen las órdenes de recuentos se puedan asociar que solo las pueda realizar el empleado o empleados informados.

Los campos a informar son los siguientes:

  • Empelado. Código identificador del empleado. Préviamente ha de estar registrado en el maestro de Empleados WMS (ver sección Configuración del almacén >> Operarios, apartado 2 Empleados WMS.
  • Tipo documento. Caso de que, a quien se asignen los recuentos, sea una persoa externa, el tipo de documento acreditativo.
  • Documento personal externo. Caso de que, a quien se asignen los recuentos, sea una persoa externa, código identificador del documento acretitativo.
  • Nombre personal externo. Caso de que, a quien se asignen los recuentos, sea una persoa externa, el nombre y apellidos.

2.4 Estados workflow

En este apartado queda registrada los cambios de situaciones de las peticiones de los recuentos, así como las etapas de las mismas.

Los campos informan de lo siguiente:

  • Identificador. Corresponde al número identificacor de la petición de recuento a la que hace referencia.
  • Estado incial. Estado incial en la que se encontraba la petición de recuento antes de realizar una acción de cambio de estado sobre ella.
  • Estado final. Estado final en la que se encontró la petición de recuento cuando se realizó una acción de cambio de estado sobre ella.
  • Etapa. Código de la etapa que de flujo de workflow. Este campo se va actualizando mientras queden etapas por autorizar. Siempre que se autorice una etapa, si esta genera una siguiente, la siguiente etapa machacará la etapa anterior en el registro hasta que se autorice una etapa final. En este último caso quedaré el valor a nulo. La trazabilidad de los cambios en las etapas se pueden visualizar en el apartado 2.5 Logs workflow de esta sección.
  • Descripción. Descripción asociada al código de la etapa informada.

2.5 Logs workflow

En este apartado se van registrando de forma automática todos los cambios, tanto en las situaciones como en los flujos de workflow, relacionados con la petición de recuento.
Estos últimos, se registran en función de las autorizaciones.
Como se puede observar en la siguiente ilustración, además de identificar la tabla y documento con de han ido generando los logs, se registra los cambios de estado y cómo va generándo los diferentes cambios de flujos de autorizaciones.

También queda registrado el grupo de usuarios que ha ido desarrollando cada cambio de flujo e incluso los motivos indicados por los usuarios que han generado los cambios de los flujos.
Cada log aquí registrado, deja una huella del usuario y el momento que se generó en la caja Datos de control.

2.6 Foto stock

Todas las peticiones de recuento, en el momento que se genera un recuento de inventario, guardan los registros de la situación de stock de todos los ítems relacionados.
Esto supone una copia de la situación del stock a recontar en el momento que se inició el recuento.
Útil para poder realizar una comparación entre el stock que existía y el recontado.

Los campos informan de lo siguiente:

  • Almacén. Código del almacén donde se realizará el recuento.
  • Cuenta. Código de la cuenta logística donde se encuentra el stock en el registro.
  • Documento salida. Documento de salida asociado al stock.
  • Artículo. Código del artículo a recontar. Es importante indcar que
  • Descripción. Descripción del artículo a recontar.
  • Ubicacióm. Ubicación donde se escuentra el artículo o unidad de manipulación a recontar.
  • Unidad manipulación. Descripción del artículo a recontar.
  • Unidad de manipulación. UNidad de manipulación contenedora del artíuclo o artículos.
  • Stock actual. Stock de cada artículo en el momento que se realiza la foto de stock.
  • Unidad medida. Unidad de medida del artículo estocado en el momento que se realiza la foto de stock.
  • Peso stock. En caso de utilizar esta segunda unidad de medida, el peso total del stock.
  • Peso Kg. unitario. El peso de cada unidad estocada, relacionado con la unidad de medida.
  • Unidad negocio. Código de la unidad de negocio informada en el momento de generar el recuento de stock.
  • Múmero acta. Número de acta informada en el momento de generar el recuento de stock.

2.7 Foto stock (UM)

Aquí se realiza una agrupación del peso total por unidad de manipulación.
En muchas instalaciones, tienen los stocks en cajas precintadas con códigos de precinto que no se desean abrir para realizar un primer recuento.
La manera que tienen de recontar es por el peso total de la unidad de manipulación. Si les coincide en el recuento, se interpreta que el contenido no ha variado y se da el valor por válido.
Si no les coincide, se verán obligados a romper el precinto, abrir la unidad de manipulación y recontar su contenido.

Los campos informan de lo siguiente:

  • Unidad manipluación. Código de la unidad de manipulación a más bajo nivel. Una o varias unidades de manipulación que contienen artículos, pueden estar a suvez dentro de otras unidades de manipulación.
  • UM contenedor. Código de la unidad de manipulación continente en la que está relacionada la unidad de manipulación con su contenido.
  • Peso bruto. Peso de cada unidad de manipulación de más bajo nivel.

2.8 Parámetros

Aquí se define los porcentajes para las auditorías de los recuentos y las rupturas a realizar des de la pateición de recuento de forma que genere una órden de recuento por cada grupo de ruptura informado.

Los posibles campos a informar son los siguientes:

  • Porcentaje auditoria. Caso que una auditoría requiera realizar un muestreo del recuento, se indicará qué pocentaje de muestras realizará en el recuento de auditoría respecto a la petición de recuento. Las mustras a generar serán aleatorias
  • Porcentaje auditoria error. Se indicará el porcentaje de tolerancia de diferencia entre lo recontado y lo que realice la órden de recuento de auditoria. Superado este porcentaje, la auditoría quedará con un mensaje de alarma y se deberán realizar los recuentos desde la petición de recuento de nuevo.
  • Rotura por pasillo. Activado este flag, generará una orden de recuento diferente por cada pasillo que encuentre.
  • Rotura pares impares. En muchas instalaciones, en un mismo pasillo están las estanterías pares a un lado y las impares al otro. Activado este flag, generará una orden de recuento diferente agrupando las estanterías pares en una y las impares en otra.
  • Rotura tipo ubicación. Activado este flag, generará una orden de recuento diferente por cada tipo de ubicación encontrada.
  • Rotura zona lógica. Activado este flag, generará una orden de recuento diferente por cada zona lógica afectada.
  • Máximos líneas por orden. Se puede informar, en valor numérico, la candidad máxima de líneas a generar por orden de recuento.
  • Máximo de ubicaciones por orden. Se puede informar, en valor numérico, la candidad máxima de ubicaciones a recontar por orden de recuento.

3 Generación de órdenes de recuentos cíclicos

Mediante esta opción el usuario puede generar órdenes de recuentos, para las peticiciones de recuentos rotativos seleccionadas y para la fecha indicada en el formulario de entrada del proceso.

Para acceder a la generación de órdenes de recuentos cíclicos hay que dirigirse a

Menú WMS >> Recuentos >> Peticiones >> Generar recuentos cíclicos

Consideraciones:

  • Una petición es de recuento rotativo, si en la tipología tiene activado el indicador que indica que es un "recuento rotativo" (ver apartado 2.1 de esta sección).
  • En los recuentos rotativos, a cada línea de petición se le asigna un tipo de intervalo y una duración del intervalo. El tipo de intervalo indica la unidad en la que se expresa la duración del intervalo, y tiene dos valores posibles: días y meses (ver apartado 2.2.1 de esta sección).
  • El proceso borra, inicialmente, las órdenes de recuento generadas en base la las líneas de petición seleccionadas y cuya fecha es la indicada por el usuario en el proceso. Sólo se eliminan las órdenes que no tienen líneas recontadas.
  • Posteriormente, se generan las órdenes de recuento de aquellas líneas de petición seleccionadas, si el tiempo transcurrido desde el último recuento es superior al intervalo establecido en ésta. La fecha del último recuento, se guarda en la propia línea de petición.
  • Si al generar una línea de recuento, se detecta que existe una línea recuento anterior con las mismas condiciones (artículo, ubicación, variable logística, etc), y con fecha posterior al inicio del actual intervalo; la línea del recuento rotativo, se genera con estado cancelado. Posteriormente, el usuario puede activar la línea si quiere forzar su recuento..
Al finalizar el proceso, se muestra una lista de órdenes de recuento, informando del número de líneas de recuento generados por orden. Los datos se muestran ordenados por recinto, almacén y línea de petición. Además, también se visualizan los posibles errores registrados durante su ejecución.