1 Visión general

Los documentos de compra son los comprobantes emitidos donde se describen las operaciones que se realizan por una actividad mercantil. Existen diferentes tipos de documentos de compras, que permiten completar los diferentes ciclos de compras.

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2 Pedido

Desde el registro de pedidos de compras se pueden crear, modificar y borrar pedidos, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

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Compras / Pedidos / Consultar pedidos
Compras / Pedidos / Nuevo pedido

Se pueden definir distintas modalidades o tipologías de pedidos, como pedidos con origen oferta o pedidos directos, entre otras opciones. El sistema mantiene vinculados electrónicamente los distintos documentos, en caso de haber un origen o un destino, y permite consultar los documentos asociados al mismo mediante pestañas.

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Compras / Maestros / Documentos / Pedidos

La valoración del pedido se puede realizar según las condiciones comerciales pactadas, con opción a ser particularizadas para ocasiones esporádicas.

El sistema permite definir todas aquellas reglas de gestión y validación particulares de la organización, de forma que se pueden establecer toda una serie de condiciones a considerar a la hora de validar un pedido.

Las fases y circuitos que un documento puede seguir dentro de una organización están intrínsecamente ligados a las reglas de negocio y gestión que se hayan establecidas dentro de la misma. En este sentido, dispone de una potente herramienta de diseño, parametrización y adaptación del sistema a los circuitos y reglas de negocio propios de cada compañía.

Una vez se han definido los parámetros de la cabecera del pedido, desde la misma cabecera se puede acceder al registro de líneas del propio pedido. En cada una de ellas se insertan los artículos que van a formar parte del pedido, con sus respectivas cantidades, precios y condiciones comerciales.

Ejemplo de pedido de compra directo estándar: cabecera


Al igual que ocurre con las cabeceras, una línea de pedido también se puede someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas.

Ejemplo de pedido de compra directo estándar: líneas

3 Albarán

Desde el registro de albaranes de compras se pueden crear, modificar y borrar albaranes, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

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Compras / Albaranes / Consultar albaranes
Compras / Albaranes / Nuevo albarán

Se pueden definir distintas modalidades o tipologías de albaranes, como albaranes con origen pedido o albaranes directos, entre otras opciones. El sistema mantiene vinculados electrónicamente los distintos documentos, en caso de haber un origen o un destino, y permite consultar los documentos asociados al mismo mediante pestañas.

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Logística / Maestros / Documentos / Suministros
Compras / Maestros / Documentos / Albaranes

La valoración del albarán se puede realizar según las condiciones comerciales pactadas, con opción a ser particularizadas para ocasiones esporádicas.

El sistema permite definir todas aquellas reglas de gestión y validación particulares de la organización, de forma que se pueden establecer toda una serie de condiciones a considerar a la hora de validar un albarán.

Las fases y circuitos que un documento puede seguir dentro de una organización están intrínsecamente ligados a las reglas de negocio y gestión que se hayan establecido dentro de la misma. En este sentido, dispone de una potente herramienta de diseño, parametrización y adaptación del sistema a los circuitos y reglas de negocio propios de cada compañía.

Una vez se han definido los parámetros de la cabecera del albarán, desde la misma cabecera se puede acceder al registro de líneas del propio albarán. En cada una de ellas se insertan los artículos que van a formar parte del albarán, con sus respectivas cantidades, precios y condiciones comerciales.

Ejemplo de albarán de compra origen pedido: cabecera


Al igual que ocurre con las cabeceras, una línea de albarán también se puede someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas.

Ejemplo de albarán de compra origen pedido: líneas

4 Factura

Desde el registro de facturas de compras se pueden crear, modificar y borrar facturas, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

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Compras / Facturas / Nueva factura
Compras / Facturas / Consultar facturas

Se pueden definir distintas modalidades o tipologías de facturas, como facturas conformadas a partir de uno o varios albaranes o facturas directas, entre otras opciones. El sistema mantiene vinculados electrónicamente los distintos documentos, en caso de haber un origen o un destino, y permite consultar los documentos asociados al mismo mediante pestañas.

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Facturas

La valoración de la factura se puede realizar según las condiciones comerciales pactadas, con opción a ser particularizadas para ocasiones esporádicas.

El sistema permite definir todas aquellas reglas de gestión y validación particulares de la organización, de forma que se pueden establecer toda una serie de condiciones a considerar a la hora de validar una factura.

Las fases y circuitos que un documento puede seguir dentro de una organización están intrínsecamente ligados a las reglas de negocio y gestión que se hayan establecido dentro de la misma. En este sentido, dispone de una potente herramienta de diseño, parametrización y adaptación del sistema a los circuitos y reglas de negocio propios de cada compañía.

Una vez se han definido los parámetros de la cabecera de la factura, desde la misma cabecera se puede acceder al registro de líneas de la propia factura. En cada una de ellas se insertan los artículos que van a formar parte de la factura, con sus respectivas cantidades, precios y condiciones comerciales.

Ejemplo de factura de compra directa estándar: cabecera


Al igual que ocurre con las cabeceras, una línea de factura también se puede someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas.

Ejemplo de factura de compra directa estándar: líneas

5 Ciclo básico: pedido➔albarán➔factura

Tal y como se ha explicado en los correspondientes apartados de pedido, albarán y factura, cada uno de estos documentos puede crearse de forma directa o bien puede tener como origen otro documento. Las combinaciones pueden ser tan diversas como diversas son las empresas que existen, pero en este apartado se va a detallar un ejemplo de uno de los circuitos de documentos más básicos que hay: el de pedido que se convierte en albarán y que culmina en forma de factura.

Para crear este ciclo, es necesario tener parametrizadas las siguientes tipologías de documentos:

  • Pedido de compra directo
  • Albarán con origen pedido
  • Factura con origen albarán
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Esta funcionalidad de crear documentos con origen y destino facilita la introducción automática de los datos de cabecera y líneas del documento que se está editando, a partir de los datos informados en el documento origen. A la práctica, esto significa que tanto los datos de la cabecera del pedido (empresa, delegación, proveedor, condiciones de pago, etc.) como los artículos introducidos en las líneas del pedido (y sus cantidades y precios, y el resto de características de la línea) pasarán directamente al albarán en el momento de su creación, cuando sea necesario.

Una vez se haya creado el albarán, y aunque se hayan seleccionado automáticamente los datos del pedido, estos se pueden modificar si se ha producido algún cambio. Cuando se haya validado el albarán, habiendo realizado o no los cambios pertinentes, ya se podrá crear la factura cuando sea el momento de facturar.

Cuando se haya creado la factura con origen albarán, aparecerá en la cabecera de la factura la opción de conformar albaranes. Esta opción permite seleccionar los distintos albaranes pendientes de ser facturados del proveedor al que hace referencia la factura, los cuales se vinculan con la factura, y cuyas líneas pueden ser insertadas automáticamente. En este caso, aparecerá el albarán con origen pedido que se ha creado previamente y solo hay que seleccionarlo y conformarlo. Una vez validada la factura, quedarán vinculados los tres documentos: pedido, albarán y factura.

 

6 Tipología de documentos de compras

Antes de dar de alta cualquier documento de compras (concursos, ofertas, formularios, solicitudes, acuerdos, planes de recepción, pedidos, albaranes o facturas) hay que tener creada por lo menos una tipología para cada uno de ellos. Se pueden crear diferentes tipologías de un mismo documento, lo que automatiza la introducción de datos. El criterio de definición de las tipologías suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada una de ellas dentro del departamento de compras.

Ejemplo

Para una empresa que necesite transaccionar con sus proveedores con pedidos, albaranes y facturas, se pueden tener parametrizadas las tipologías siguientes:

  • Tipología de pedidos
    • 1. Pedido directo.
  • Tipología de albaranes
    • 2. Albarán directo. Para aquellos casos en los que no se haya hecho un pedido previo y se quiera dar de alta la transacción con el proveedor directamente desde el albarán.
    • 3. Albarán con origen pedido.
  • Tipología de facturas
    • 4. Factura directa. Para aquellos casos en los que no se haya hecho ni un pedido ni un albarán previos y se quiera dar de alta la transacción con el proveedor directamente desde la factura.
    • 5. Factura con origen albarán.
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6.1 Definición de tipologías de documentos

Para definir la tipología de un documento, es necesario acceder, a través del menú, al maestro de ese tipo de documento.

Por ejemplo, para definir un tipo de pedido de compra, se debe acceder a:

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Compras / Maestros / Documentos / Pedidos

Es en las tipologías donde se definen muchas de las características que se quieren predefinir en los documentos. A continuación se muestra un ejemplo de cada una de las tipologías mencionadas.

Tipología de pedido directo

Tipología de albarán directo

Tipología de albarán con origen pedido

Tipología de factura directa

Tipología de factura con origen albarán

Como se puede ver en las imágenes de ejemplo, en la tabla de las tipologías de cada documento existe un cuadro reservado al documento origen. Este cuadro es muy importante para poder crear documentos que queden vinculados entre sí a través de su cabecera y de sus líneas. Se comporta del modo siguiente:

  • Si no hay documento origen.
    • Se indica la opción Ninguna en el campo Tabla origen.
    • Los campos Actualización tabla origen y Copiar líneas se dejan a NULL, sin informar.
  • Si hay documento origen.
    • Se indica la opción correspondiente en el campo Tabla origen.
    • En el campo Actualización tabla origen se selecciona Restando, Sumando o No. Por ejemplo, si se está creando una tipología de albarán con origen pedido estándar, que no se trate de un abono, se va a seleccionar la opción Sumando.
    • El campo Copiar líneas tiene las siguientes opciones:
      • , para copiar e insertar automáticamente las líneas pertenecientes al documento origen referenciado.
      • Validar, para que sea el usuario el que seleccione manualmente las líneas del documento origen que quiere insertar, o bien para que seleccione cantidades parciales de cada línea.
      • No, en el caso de que la compañía no quiera vincular los documentos entre sí a través de las líneas. En este caso, los documentos únicamente quedan vinculados por la cabecera. Así pues, el usuario puede introducir en el documento destino cualquier artículo, independientemente del documento origen indicado.

7 Ejemplo: ciclo básico paso a paso

Solo una vez definidos la empresa, los terceros, los artículos y las tipologías de documento es posible realizar un ciclo completo. En este caso, el ejemplo corresponde al ciclo básico Pedido ➔ Albarán ➔ Factura de compras.

7.1 Paso 1: crear un pedido directo

  • Acceder desde el menú a Compras/Pedidos/Nuevo pedido. La pantalla muestra el encabezado por defecto siempre que esté configurado con los datos de nuestra unidad de negocio. Es posible cambiar estos datos siempre que interese. Por ejemplo, desde qué delegación se hace el pedido de compra, lo que puede repercutir en otros campos futuros del pedido.
  • Seleccionar proveedor. Rellenar el campo proveedor y la dirección: hay que recordar que la dirección 0 corresponde a la dirección fiscal del proveedor seleccionado. Para facilitar la entrada de datos, el sistema rellena por defecto los campos relacionados con el proveedor seleccionado: datos del proveedor, dirección, datos financieros, etc.
  • Realizar las modificaciones particulares de este pedido si fuera necesario. La mayoría de los datos autocompletados pueden ser modificados posteriormente, lo que afecta exclusivamente a este pedido sin cambiar las condiciones originales estándar para este proveedor. Por ejemplo, se puede cambiar el tipo de efecto de Contado [EF] a Cheque [CH]. Hay que revisar también las fechas del pedido o las condiciones de entrega.

  • Confirmar la cabecera del pedido. Una vez modificados los campos requeridos, pulsar el botón insertar : la cabecera ha sido creada. Todos los artículos que se inserten en este pedido tendrán en común las condiciones establecidas en esta cabecera.
  • Acceder a las líneas de artículos. Pulsar la pestaña indicada como Líneas. La pestaña muestra la pantalla secundaria correspondiente a las líneas, pero sin ningún artículo.
  • Seleccionar el artículo. Rellenar los campos relacionados con el artículo: cantidad, precio, descuento, etc.

    Cuando el campo de precio está a 0 y se inserta el artículo, el sistema le aplica el precio de tarifa para ese artículo siempre que este precio exista.

  • Pulsar insertar . La línea ya se ha creado con los valores introducidos. Estos valores todavía pueden ser modificados: seleccionar la línea del artículo que se desea modificar, modificar valores y pulsar Grabar .
  • Introducir nuevos artículos. Pulsar el botón Limpiar y repetir las indicaciones anteriores para seleccionar e insertar nuevos artículos.
  • Validar el pedido. Una vez introducidos todos los artículos deseados, regresar a la cabecera del pedido desde la pestaña Pedido compras.

    El estado del pedido es Bloqueado, por lo que es necesario validarlo. En esta pantalla pulsar el botón VALIDAR situado en la parte inferior izquierda de la pantalla. El pedido ya se ha completado.

7.2 Paso 2: crear un albarán con origen pedido

  • Acceder desde el menú a Compras/Albaranes/Nuevo albarán.
  • Seleccionar un tipo de albarán que tenga origen pedido. Rellenar los campos empresa, almacén, delegación y departamento correspondientes al pedido realizado en el paso 1.
  • Seleccionar/introducir el número de pedido correspondiente al pedido realizado en el paso 1. El resto de campos imprescindibles del albarán se autocompletan con la información del pedido seleccionado.

  • Confirmar la cabecera del albarán pulsando el botón insertar : la cabecera ha sido creada. Dependiendo de la tipología de albarán, las líneas de artículos se copian tras insertar (este ejemplo) y no es necesario Validar los artículos.

    Las líneas de artículos, en función de la tipología de albarán, pueden copiarse, no copiarse o copiarse pendientes de validación.

    Si el albarán contiene el 100% de las cantidades de todos los artículos del pedido, el estado del pedido se actualiza a Servido.

  • Modificar los artículos del albarán. Existe la posibilidad de modificar las cantidades albaranadas de los artículos accediendo a las líneas, haciendo los cambios pertinentes y pulsando el botón Grabar . En este caso, el pedido actualiza su estado a Parcial.
  • Validar los artículos del albarán. Si se han modificado las cantidades en las líneas del albarán, es necesario volver a la cabecera para pulsar el botón Validar situado en la parte inferior de la pantalla, para desbloquear el albarán.

7.3 Paso 3: crear una factura con origen albarán

  • Acceder desde el menú a Compras/Facturas/Nueva factura.
  • Seleccionar un tipo de factura de compra que tenga origen albarán.

    IMPORTANTE

    Es fundamental elegir correctamente la tipología de factura, ya que, una vez creada la cabecera, este campo no puede ser modificado.
  • Rellenar los campos faltantes. Rellenar/modificar los campos correspondientes a empresa, delegación, departamento y proveedor y su dirección, de modo que coincidan con los datos del pedido del paso 1.

  • Confirmar la cabecera de la factura pulsando el botón insertar : la cabecera ha sido creada.
  • Acceder a la pestaña Albaranes compras conformar .
  • Seleccionar el albarán del paso 2. Desplazarse por el listado de albaranes y marcar el número de albarán del paso 2.

    Existe la posibilidad de conformar más de un albarán con una única factura, por lo que sería posible, entre otras combinatorias, unificar dos albaranes con origen un mismo pedido para lograr una única factura.

  • Pulsar el botón situado en la parte inferior izquierda Conformar: las líneas de artículos ya se han insertado.
  • Por último, hay que volver a la cabecera de la factura y pulsar el botón Validar para desbloquearla.