1 Visión general

En el apartado de empresa se definen las empresas del grupo, sean estas empresas operacionales o empresas de consolidación. Es en el maestro de empresas donde se definen todas las empresas que participan en el ERP.

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2 El maestro de empresa

El Maestro de empresas permite dar de alta las empresas, así como todos los datos relevantes de las mismas.

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General / Procesos / Consolidaciones de empresas / Empresas

Las empresas operacionales realizan operaciones sobre las que se registra el detalle de todas las operaciones comerciales y mercantiles en el día a día, por ejemplo, registro de facturas de compras, registro de facturas de ventas, cobros de clientes y pagos a proveedores, tesorería, etc.

En cambio, las empresas de consolidación son propietarias de otras empresas sobre las que tienen un determinado porcentaje de participación. Sobre las empresas de consolidación también pueden ejecutarse operaciones transaccionales.

Todo documento de gestión hace referencia a la empresa que emite o recibe el documento en función de si se habla de ventas o compras. En ambos casos, hay una sección en los documentos, llamada Unidad de negocio, siempre formada por empresa, delegación y departamento. En cambio, desde el punto de vista contable la unidad de negocio es empresa, proyecto y sección. No tiene por qué haber una relación biunívoca, aunque muchas veces cada departamento tiene un sección diferente y cada delegación tiene un proyecto diferente.

2.1 Auxiliares y maestros relacionados

A continuación se muestra la relación de maestros y auxiliares donde se deben registrar diferentes componentes para poder definir una empresa de manera funcional mediante el maestro de empresas.

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2.2 Definición de la empresa

Para dar de alta una empresa, lo primero que hay que hacer es dar de alta la empresa como tercero en el maestro de terceros.

Una vez realizado este paso, en el maestro de empresas se debe informar de todos los datos para el alta de la empresa, como el nombre, su nombre comercial o la fecha de inicio de actividad. El estado indica si la empresa permanece abierta o cerrada.

FISCALIDAD

Por lo que respecta a los datos fiscales, se debe informar del NIF, de su dirección fiscal y de la zona impositiva. La zona impositiva de la empresa es un campo muy relevante, ya que influye a la hora de determinar los tipos de impuestos a aplicar en los documentos.

CONTACTO Y DATOS CONTABLES

También se debe informar un contacto de la empresa para cualquier comunicación. Para que los datos asociados al contacto se rellenen automáticamente, el contacto debe estar dado de alta en el maestro de contactos. En el apartado contable se parametrizan todas aquellas cuentas relacionadas con las diferencias de divisas y gastos financieros, así como la moneda de la empresa.

Cualquier empresa puede tener proyectos y secciones, definidos en el módulo de Finanzas, que sirven para la distribución organizativa de la contabilidad. A su vez, las empresas tienen también delegaciones y departamentos, definidos en el módulo de Gestión, que sirven para dar una estructura más bien geográfica a la entidad.

2.3 Creación de una empresa paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Finanzas/Contabilidad general/Consolidación de empresas/Empresas.
  • Ejecutar la pantalla de consulta.
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados con un asterisco*.
    • Empresa: código único que identifica la empresa, con un máximo de cuatro caracteres.
    • Nombre empresa: indicar la razón social de la empresa.
    • Fecha inicio: fecha del inicio de la actividad de la empresa.
    • Estado: seleccionar entre Abierto, si la empresa está activa, o Cerrado, en el caso de que la empresa no esté operativa.
    • NIF: indicar el número de identificación fiscal.
    • Tipo ID: indicar el tipo de identificación fiscal entre las diferentes opiciones que despliega el campo.
    • Estado emisor: código de dos cifras del estado emisor del documento de identificación fiscal.
    • País: código de tres cifras al que pertenece la empresa.
    • Idioma: idioma de comunicación con la empresa.
    • Zona impositiva: código de cuatro cifras correspondiente a la zona impositiva a la que pertenece la empresa.
  • Pestaña Identificación social:
    • Tercero: seleccionar el tercero correspondiente, previamente definido en el maestro de terceros. Con esta acción se completan automáticamente los campos obligatorios: Identificación fiscal, NIF-Empresa, País emisor, Dirección fiscal, País, Zona impositiva e Idioma.
  • Datos contables:
    • Plan contable: seleccionar un plan contable entre los existentes o definir uno nuevo en el maestro de planes contables.

    El sistema es mutiplan contable, es decir, permite soportar diferentes planes contables. Es por este motivo que en el maestro de empresas hay que escoger un plan contable de entre todos que estén dados de alta en el maestro de planes contables.
    • Moneda empresa: seleccionar una moneda existente del maestro de divisas con el código de tres caracteres.
    • Moneda del grupo: seleccionar una moneda existente del maestro de divisas con el código de tres caracteres.
    • Cambio de empresa: seleccionar una opción entre paridad directa [D] o indirecta [I].
  • Pulsar el botón insertar : la empresa ha sido creada.

3 Proyectos contables

Mediante esta opción se accede a la definición de los proyectos contables, donde, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

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Finanzas / Maestros / Auxiliares / Proyectos / Proyectos

El módulo de finanzas permite el mantenimiento del maestro de proyectos contables. Un proyecto establece una clasificación de los apuntes contables de una empresa. Los saldos de las cuentas y los niveles son registrados separadamente para cada uno de los proyectos existentes.

Si no se desea mantener una contabilidad por proyectos se puede dar de alta un único proyecto en la contabilidad e imputar todos los movimientos sobre él.

4 Secciones contables

Mediante esta opción se accede a la definición de las secciones contables, donde, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

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Finanzas / Maestros / Auxiliares / Secciones / Secciones

Al igual que los proyectos, las secciones son tratadas como departamentos contables independientes. Por lo tanto, los saldos de las cuentas y de los niveles son registrados separadamente para cada una de las secciones existentes.

Las secciones contables pueden utilizarse como una subclasificación de los apuntes introducidos en distintos proyectos contables de la empresa. Así se pueden obtener balances para las distintas secciones contables, para un proyecto y sección determinados, etc.

5 Delegaciones

Mediante esta opción se accede a la definición de las distintas delegaciones de la compañía, desde donde, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

En todos los documentos de gestión compras y ventas se entran las delegaciones dentro del apartado Unidad de negocio. La aplicación permite asignar tarifas, descuentos, condiciones comerciales y condiciones financieras diferentes en función de la delegación si así se requiere.

Si una delegación tiene control de stock, el sistema genera un almacén con el mismo código que la delegación. Esto es útil para las tiendas o supermercados, donde se realiza control de stock de los artículos que hay en la tienda.

Generalmente, una delegación se corresponde con un proyecto contable. Esta correspondencia se establece en el maestro de departamentos.

La agrupación se utiliza para facilitar el establecimiento de roles de seguridad. Además, el tercero y dirección de las delegaciones son útiles en los documentos interempresa, ya que el tercero asociado a la delegación es el cliente o proveedor del documento interempresa correspondiente.

Desde cada una de las delegaciones definidas se puede acceder a la consulta o definición de los departamentos pertenecientes a cada una de ellas.

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Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro

5.1 Creación de una delegación paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Maestro de delegaciones.
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Delegación: código único seriado que identifica la delegación.
    • Añadir una descripción que defina claramente la delegación.
    • Empresa: código de la empresa a la cual pertenece la delegación. Seleccionar una entre las existentes definidas en el Maestro de empresas.
    • Agrupación: criterio de agrupación de las delegaciones, definido en el auxiliar Agrupación de almacenes y delegaciones. El valor por defecto es ALL.
    • Fecha de alta: fecha de alta en el sistema, por defecto hoy.
    • Fecha de cierre: fecha del último período de generación de estadísticas que se haya realizado. Insertar la fecha de alta.
    • Tercero: código del tercero asignado a la delegación, el cual deberá estar previamente definido en el maestro de terceros.
    • Dirección: código de dirección de entrega del tercero asignado a la delegación, la cual debe estar previamente definida en el maestro de direcciones de terceros, para el tercero asignado a la delegación.
  • Pulsar el botón insertar : la delegación ha sido creada.

Una vez definidas todas las posibles delegaciones, se puede proceder a definir todos aquellos departamentos pertenecientes a cada una de ellas.

IMPORTANTE

Cuando se da de alta una delegación, automáticamente se genera un Departamento 0 para esa delegación. De esta forma, si no se trabaja con departamentos, el usuario no está obligado a crear uno. Este departamento puede editarse o crear nuevos.

6 Departamentos

La organización de las empresas se puede gestionar mediante la creación de varios departamentos. Mediante esta opción se accede a la definición de los distintos departamentos, donde se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

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Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

En todos los documentos de gestión compras y ventas se entran los departamentos dentro del apartado Unidad de negocio. Además, al igual que ocurre con las delegaciones, a veces es útil entrar tercero y dirección a nivel de departamento para los circuitos interempresa.

6.1 Creación de un departamento paso a paso

Una vez definidas todas las posibles delegaciones, es posible definir todos aquellos departamentos pertenecientes a cada una de ellas.

DEPARTAMENTO 0

Es importante recordar que cuando se crea una delegación, el sistema genera automáticamente el Departamento 0, que permite ser editado. Es posible añadir tantos departamentos como sean necesarios en cada delegación.

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al formulario de Maestro de delegaciones y seleccionar la delegación donde se quiere definir uno o varios departamentos.
  • Acceder a la pestaña Departamentos.
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Departamento: código que se asigna al departamento. Por ejemplo: 01, 02, 03, etc. Este código se puede repetir en departamentos de diferentes delegaciones de la misma empresa.
    • Añadir una descripción que defina claramente el departamento.
    • Estado: seleccionar el estado Activo.
    • Proyecto: proyecto contable al que se asigna la pareja delegación y departamento, previamente definido en el Maestro de proyectos contables.
    • Sección: código de sección contable a la que se asigna la pareja de la delegación y el departamento, previamente definido en el Maestro de secciones contables.
  • Pulsar el botón insertar : el departamento ha sido creado.

7 Almacenes

Para poder dar de alta albaranes, tanto de compras como de ventas, el sistema obliga a la existencia de un almacén, aunque no se realice control de stock.

Un almacén se encuentra contenido dentro de un recinto, y tiene asociados un tercero y dirección. Del mismo modo, el almacén también puede pertenecer a una delegación y/o departamento.

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Logística / Maestros / Almacenes / Almacenes logísticos

Un almacén puede tener varios estados, de modo que si se encuentra por ejemplo, en estado bloqueado, no se permiten movimientos logísticos para ese almacén. Entre las acciones que pueden realizarse para determinar el estado de un almacén se encuentran las de validar el almacén, bloquearlo o bien bloquearlo para recuento.

Un concepto muy importante de los almacenes es el cálculo del valor económico de un almacén, para después generar los asientos de existencias. El sistema genera el stock valorado en el proceso de valoración y en el almacén se indica el tipo de valoración.

Una vez se tiene el almacén valorado, este valor se puede trasladar a contabilidad. Esto es así siempre que en la definición del almacén haya un código de asiento asignado al almacén, el cual debe estar previamente definido en el maestro de asientos programados.

Además, para un almacén se puede indicar el tipo de solicitud y de pedido a generar en los procesos de reposición por niveles de stock y punto de pedido.

7.1 Crear un almacén paso a paso

Tal y como se ha explicado anteriormente, un almacén se encuentra dentro de un recinto, y a este recinto se le puede asignar uno o varios almacenes de empresas diferentes de la sociedad. Es necesario crear un recinto previo a la creación del almacén si no existen recintos definidos.

7.1.1 Crear un recinto

Procedimiento:

  • Acceder al Maestro de recintos.
    Menu path:
    Logística / Maestros / Almacenes / Recintos
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Código*: definir un código que identifique de manera unívoca el recinto.
    • Descripción: definir un nombre completo del recinto.
    • Máscara ubicación (opcional): al dar de alta un recinto, se crea de forma automática una zona lógica de código 0. Igualmente, se crea una ubicación de código también 0, no asignada a ningún almacén y con zona lógica 0. Mediante este campo, es posible definir la cadena que contiene el patrón a seguir para generar el código de ubicación en base a parámetros como el pasillo, la estantería, la altura y las divisiones. Se utiliza siempre y cuando no exista una máscara definida a nivel de zona lógica.
  • Pulsar el botón insertar : el recinto ha sido creado.

7.1.2 Crear un almacén

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú al maestro de Almacenes logísticos.
  • Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
  • Rellenar, como mínimo, los campos obligatorios resaltados en amarillo:
    • Almacén: código único que se asigna al almacén.
    • Añadir un descripción que defina claramente el almacén.
    • Recinto: código del recinto al que se quiere asociar el almacén (ver apartado anterior).
    • Empresa: código de empresa a la que pertenece el almacén, previamente definido en el Maestro de empresas.
    • Agrupación: criterio de agrupación de los almacenes, previamente definido en el Maestro de grupos de empresas. El valor por defecto es All.
    • Fecha alta: fecha de alta en el sistema, por defecto hoy.
    • Tercero asociado: código del tercero asignado al almacén, el cual deberá estar previamente definido en el Maestro de terceros.
    • Tipo de dirección: código de dirección de entrega asociado al almacén, previamente definida en el Maestro de direcciones de terceros.
    • Tipo valoración: sistema de valoración de stocks adoptado para el almacén. Seleccionar uno entre los posibles valores. El valor por defecto es FIFO.
    • Fecha última valoración: fecha del último proceso de valoración de stocks realizado para el almacén. Insertar la fecha actual.
    • Rupturas de stock: seleccionar uno entre los posibles valores para generar un registro de ruptura de stock. El valor por defecto es Ninguno.
  • Pulsar el botón insertar : el almacén ha sido creado.

Almacenes por delegación

Una vez entrados los almacenes es muy importante asociarlos a delegaciones en el maestro de almacenes por delegación. Por ejemplo, cuando se entra un pedido de compras el sistema determina el almacén de recepción del pedido en base a la delegación informada en el apartado Unidad de negocio del pedido.