1 Visión general

Hay una serie de aspectos genéricos del sistema ERP que hay que parametrizar antes de empezar a dar de alta los datos maestros. En este apartado se exponen estas parametrizaciones previas que se deben tener en cuenta, que son:

  • Configuración general.
  • Configuración de usuarios:
    • Grupos de usuarios de finanzas.
    • Grupos de usuarios de gestión.
    • Usuarios.
    • Preferencias y parámetros de grupos de usuarios.
  • Gestión de grupos de impresoras.
  • Condiciones de bloqueo o errores.
  • Numeradores de documentos.
  • Tipología de notas.
  • Otras parametrizaciones (opcionales):
    • Características de documentos.
    • Búsqueda por niveles.
    • Definición de la clasificación de ABC.
    • Definición por períodos.
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2 Configuración general

Mediante esta opción se accede al registro de parametrización de algunos aspectos genéricos del sistema para la empresa a la que atañe, así como valores por defecto de determinados conceptos, necesarios para la realización automática de diversas funcionalidades. Es aconsejable prestar atención a la parametrización de esta tabla para obtener luego un buen funcionamiento del sistema.

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Maestros / Parametrización / Configuración / Empresa

En cuanto a los valores por defecto de funcionalidades automáticas, cabe hacer especial referencia a los indicativos de compras y de ventas. Rellenar bien estos indicadores automatizará el rellenado de los documentos de compras y de ventas, desde una oferta hasta una factura. Por ello, se usa un 0 en los indicativos de direcciones, ya que 0 es el dígito reservado para el tipo de dirección que el sistema relaciona con la dirección del domicilio fiscal.

Ejemplo 1

Si se pone un 0 en el campo dirección facturas compras, cuando se haga un factura de compras, el sistema propondrá automáticamente como dirección del proveedor la dirección 0, que es su dirección fiscal. Si se quisiera usar otra dirección del proveedor, ésta tendría que estar dada de alta en sus direcciones de tercero.

En estos indicativos de compras y ventas también hay campos que se pueden rellenar de forma opcional, pero que pueden ayudar mucho a agilizar la entrada de datos, como las delegaciones y departamentos de compras y ventas por defecto.

Ejemplo 2

Si se informa el campo de delegación de compras con un 08, cuando se haga un documento de compras, el sistema propondrá automáticamente como delegación la 08.

Esto sucede siempre y cuando no haya valores por defecto para ese documento en las Preferencias y parámetros de grupos de usuarios, de las que se habla más adelante, en el punto 3.3 de este menú.

Por otro lado, en los indicativos auxiliares se define el tipo de cambio a aplicar en las entradas correspondientes a suministros de proveedores, lo cual podría repercutir de manera muy directa en la valoración de los inventarios de la compañía.

También en indicativos auxiliares es donde se especifica el sector al que pertenece la compañía, es decir, si es una empresa del sector alimentario, del sanitario, de la construcción, etc.

 

3 Configuración de grupos y usuarios

Además de las restricciones de seguridad que aplica el administrador del sistema a través de la wic_conf, el sistema ERP permite la creación y configuración de grupos y usuarios, así como la gestión de preferencias y permisos.

Los roles de wic_conf

El rol funcional otorga el permiso a objetos, a partir de los cuales se genera un menú de usuario. El rol transaccional se utiliza para definir y aprobar los permisos de los usuarios a las transacciones. El rol de restricción SQL limita las consultas a los objetos del sistema ERP. Todos estos roles los define el administrador del sistema en la wic_conf.

Por otro lado, el sistema permite mediante la configuración el límite de uso para distintos usuarios, donde solo tengan acceso a ciertos procesos contenidos dentro de un módulo o aplicación, así como las acciones permitidas dentro del mismo. De esta forma hay casos en los cuales los usuarios únicamente pueden consultar información, otros en los que pueden insertar y modificar y otros más donde solo pueden generar informes.

La configuración de usuarios también es interesante cuando se trabaja con empresas filiales: se pueden configurar usuarios para una empresa específica, así como el tipo de acceso que tienen dentro del sistema. De esta manera es posible configurar que un usuario tenga la capacidad de autorizar ciertos movimientos dentro del sistema, que solo pueda ver información de la sucursal a la que pertenece, o bien únicamente de los almacenes que maneje, etc.

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3.1 Configuración de grupos

Cada usuario puede tener asignado hasta dos grupos, uno para finanzas y otro para gestión. Cada uno de estos grupos contempla permisos diferentes relacionados con el módulo que representan. Estas tipologías de grupos de usuarios deben asignarse posteriormente a cada usuario individual en la Configuración de usuarios.

3.1.1 Configuración de grupos de usuarios de finanzas

Mediante esta opción se accede al registro de los grupos de usuarios de finanzas en los que se dividen los diferentes usuarios. Para la configuración de los grupos de usuarios debe generarse un registro para cada grupo.

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Finanzas / Maestros / Parametrización / Grupos de usuarios

Este maestro permite configurar cada grupo de usuarios del sistema, es decir, definir y establecer toda una serie de características funcionales que afectan a la manera de utilizar el sistema en general.

3.1.2 Configuración de grupos de usuarios de gestión

Mediante esta opción se accede al registro de los grupos de usuarios de gestión en los que se dividen los diferentes usuarios. Para la configuración de los grupos de usuarios debe generarse un registro para cada grupo.

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Maestros / Parametrización / Configuración / Grupos

Los parámetros a informar y configurar afectan al área de compras, ventas y al sistema de gestión en general; de ahí la trascendencia de la correcta configuración y ajuste de los mismos.

3.1.3 Permisos, valores y agrupación de permisos

La gestión de permisos por grupo de usuarios permite añadir ciertos criterios de seguridad sobre usuarios del sistema, según la categoría del usuario dentro del ámbito de la empresa.

Permisos y valores de permisos

Los permisos permiten establecer restricciones tales como ocultar datos de formularios, acotar el acceso a determinados procesos o acciones, o impedir la modificación de determinados datos. Gracias a estos permisos es posible, por ejemplo: ocultar los precios en los formularios, restringir acciones como servir un pedido, anular autorizaciones de otros usuarios, etc.

Cualquier permiso debe pertenecer a una agrupación de permisos.

Con la instalación del sistema los permisos vienen predefinidos, es decir, se crean automáticamente.

La definición de valores de permisos no es estrictamente necesaria, simplemente indica una determinada propiedad del permiso, ampliando así su funcionalidad. Un permiso sin valores es del tipo Verdadero/Falso o, lo que es lo mismo, está habilitado o no habilitado.

Desde el formulario de Agrupación de permisos es posible acceder al formulario de Permisos, a través de la pestaña con el mismo nombre.

Agrupaciones de permisos

Una agrupación de permisos establece una unión entre permisos de una misma área o ámbito, otorgando cierto orden a la definición de permisos por grupo de usuarios. Además, los valores e indicadores de la agrupación aportan una serie de atributos y propiedades comunes a los permisos incluidos por ésta.

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Finanzas / Maestros / Parametrización / Grupos de permisos

El formulario Agrupación de permisos muestra todos los permisos posibles a asignar a cada grupo, y permite añadir y quitar permisos a los diferentes grupos.

 

3.2 Configuración de usuarios

Este módulo permite la definición de la configuración de los usuarios; para ello, puede generarse un registro para cada usuario.

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Maestros / Parametrización / Configuración / Usuarios

La configuración de usuarios define áreas importantísimas de funcionamiento del aplicativo: criterios de seguridad y valores por defecto, al enlazar el usuario con las características del grupo de usuarios al cual pertenece, y el criterio de las diferentes sociedades a gestionar, al enlazar el usuario con un subconjunto de sociedades a través de la tabla de grupo de empresas.

Usuario por defecto

Por convenio se ha establecido un usuario por defecto con el código public, esto es, si un usuario se conecta al sistema ERP y no está definido en esta tabla, le serán facilitadas las características definidas al usuario public.

Esta tabla se compone principalmente de tres partes: identificación y contacto, área finanzas (donde se asigna al usuario el grupo de contabilidad al cual pertenece) y área de gestión (donde se le asigna su grupo de gestión), previamente definidos.

3.2.1 Tipo de usuario

Los usuarios pueden ser de tipo operador y de tipo administrador:

  • Administrador [A]: son los únicos que pueden configurar las tablas de definición de sociedades y de usuarios.
  • Operador [U]: pueden configurar la mayoría de las tablas maestras y auxiliares, así como gestionar el sistema ERP en su conjunto.

Los usuarios pueden ser fácilmente bloqueados marcando el indicador Bloqueado.

3.2.2 Área de finanzas

En el campo grupo funcional de finanzas se ha establecido por convenio un grupo de usuarios por defecto con el código public, previamente definido en la Configuración de grupos de usuarios: a cualquier usuario que se conecte al sistema ERP y no esté definido en esta tabla, le serán otorgadas las características definidas al usuario public, ya sea operador o administrador.

Los grupos de empresas, proyectos, secciones, cuentas de explotación y centros de coste son, respectivamente, un subconjunto de empresas, proyectos, secciones, cuentas de explotación o centros de coste agrupados bajo un mismo código. En el caso de la empresas, por defecto se asigna el valor ALL, que corresponde a todas las empresas del grupo. Para que el sistema aplique filtros de seguridad de acceso a las consultas realizadas por el usuario, el adminstrador del sistema debe configurar un rol de restricción SQL en la base de datos de configuración y control (wic_conf) y asignárselo al grupo de base de datos al cual pertenezca el usuario.

3.2.3 Área de gestión

En el campo grupo funcional de gestión se ha establecido por convenio un grupo de usuarios por defecto con el código public, previamente definido en la Configuración de grupos de usuarios: cualquier usuario que se conecte al sistema ERP y no esté definido en esta tabla, le serán otorgadas las características definidas al usuario public, ya sea operador o administrador.

Los grupos de delegaciones, departamentos y almacenes son, respectivamente, un subconjunto de delegaciones, departamentos o almacenes agrupados bajo un mismo código. Para que el sistema aplique filtros de seguridad de acceso a las consultas realizadas por el usuario, el adminstrador del sistema debe configurar un rol de restricción SQL en la base de datos de configuración y control (wic_conf) y asignárselo al grupo de base de datos al cual pertenezca el usuario.

3.3 Preferencias y parámetros de grupos de usuarios

Tanto a la hora de rellenar formularios, como en la generación automática de documentos mediante los diferentes procesos, el sistema puede asignar una serie de valores por defecto a los documentos generados, tales como el tipo de documento, la delegación, el departamento, etc. Para la obtención de estos valores el sistema generalmente recurre en primer lugar a los parámetros del proceso, o de la parametrización específica de los documentos, y, en segundo lugar, a los datos de esta tabla.

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Maestros / Parametrización / Configuración / Valores por defecto por grupos de gestión
Ejemplo


En esta empresa, cuando un usuario del grupo ADM (Administración) hace una factura de compras (gcomfach), por defecto se le propone la delegación de Barcelona (08), el departamento de compras (81), el almacén Triatlon de Girona (TRI17) y la tipología de Factura de compra (FC).

4 Gestión de grupos de impresoras

En esta tabla se han de dar de alta los grupos de impresoras que se usan en la empresa. El sistema permite integrar procesos de impresión que van desde imprimir facturas de compras hasta pedidos de ventas, pasando por la impresión de etiquetas.

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Maestros / Parametrización / Configuración / Grupos de impresoras

La configuración de impresoras sirve para dirigir impresiones a determinadas impresoras en función de temas funcionales, como puede ser el tipo de documento.

 

5 Condiciones de bloqueo o errores

Hay circunstancias durante el transcurso de la validación de un documento que bloquean el documento con un código determinado, siempre y cuando esta circunstancia o condición se produzca (artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.).

Una misma condición de bloqueo puede tener diferentes acciones a realizar o a seguir, en función del circuito de workflow de autorización que se haya establecido. En algunos casos basta que un usuario determinado autorice la validación; en otros es necesario que se supere la condición de bloqueo.

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Maestros / Parametrización / Errores

El documento que ha superado todas las condiciones de workflow que se han establecido pasa de estar Bloqueado a estar Validado.

Si bien el sistema ya contempla códigos de bloqueos estándar para las distintas tipologías de workflows, es posible definir nuevos códigos de bloqueo para particularidades de la sociedad a través de los procedimientos adaptables en cada área de gestión, registro y definición de los códigos de bloqueos a contemplar en los distintos circuitos de workflow que se vayan a utilizar en el sistema.

La relación de bloqueos que pueden afectar a una naturaleza o tipología de documento se define a través de la configuración y definición de un tipo de workflow, cuya función es indicar qué bloqueos o condiciones se deben analizar para los documentos de dicha naturaleza o tipología.

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Los códigos de bloqueo comprendidos entre el 1 y el 24999 están reservados para las condiciones estándares. Todo bloqueo particularizado y customizado debe ser codificado a partir del número 25000.

1 BLOQUEO DE LÍNEAS

Existe un código de condición de bloqueo estándar que se utiliza para señalar aquellas cabeceras de documentos cuyas líneas también tienen un workflow y contiene líneas bloqueadas: 1 BLOQUEO DE LÍNEAS.

 

5.1 Tipos de workflow

Se entiende por un tipo de workflow un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos que han de ser revisadas y verificadas antes de dar un documento o registro por válido.

En la tabla de definición de tipos de workflow se informa el identificador de la tabla de aplicación y el código de tipo de workflow. A continuación, se informa de la secuencia ordenada de códigos de bloqueo que representan las condiciones aplicadas sobre los documentos o registros para los que se define el tipo de workflow.

Cada código del bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones se define la secuencia de acciones a realizar para autorizar dicho bloqueo.

5.2 Acciones

En caso de que no se cumpla alguna condición de bloqueo asociada al tipo de workflow del documento, para ese tipo de workflow y de bloqueo, existe una acción o serie de acciones concatenadas entre sí, cuya autorización sucesiva es requerida para validar el bloqueo.

La definición de las acciones de workflow incluye informar la tabla de aplicación y los códigos de estado de workflow inicial y final de la acción.

Las acciones de workflow a realizar se obtienen a partir del estado inicial definido para el código de bloqueo asociado a la condición que ha quedado pendiente de validar en el documento.

 

6 Numerador de documentos

A través del numerador de documentos se define la numeración automática de las referencias de tipos de documentos en la aplicación. Además de servir para los documentos, el numerador se usa también para codificar artículos, lotes, terceros, tarifas, etc.

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Maestros / Auxiliares / Numerador de documentos

Cada serie de documentos se define mediante cuatro parámetros:

  • Tabla origen o área de referencia
  • Código o prefijo a registrar
  • Rotura
  • Numerador

Adicionalmente, cada serie consta de una descripción, un control para obligar una ordenación cronológica y una fecha de baja.

  • Tabla: nombre de la tabla del documento que se desea numerar.
  • Código: prefijo del serializador, definido por un máximo de 6 caracteres.
  • Rotura: es el criterio para generar una nueva serie y admite combinaciones (hasta un máximo de 20 caracteres) de los siguientes elementos.

    Código Descripción Cinemática
    #s Código del propio serializador El serializador será único y perpetuo para cada prefijo
    #t Tipo de documento Cada prefijo producirá un contador por tipo de documento que lo utilice
    #e Código de empresa El prefijo producirá un contador por empresa donde se use
    #d Código de la delegación El prefijo producirá un contador por delegación
    #p Código de departamento El prefijo producirá un contador por departamento
    #r Código de recinto El prefijo producirá un contador por recinto
    #r Código de almacén El prefijo producirá un contador por almacén
    #yyyy Código de año a cuatro dígitos El prefijo producirá un contador por año
    #yy Código de año a dos dígitos El prefijo producirá un contador por año
    #y Código de año a un dígito El prefijo producirá un contador por año
    #mm Código de mes a dos dígitos El prefijo producirá un contador por mes
    #dd Código de día a dos dígitos El prefijo producirá un contador por día
  • Numerador: es el criterio para generar la numeración efectiva del serizalizador. Incluye dos partes: el prefijo (opcional) y el numerador (obligatorio). El prefijo permite utilizar los mismos criterios anotados para la creación de la rotura. El numerador incorpora la secuenciación efectiva, mediante la notación #xn, donde x es un entero que indica la longitud a rellenar (ceros a la izquierda).
Ejemplo

La imagen anterior muestra el numerador correspondiente a las Facturas de compra según:
FC#e#yy#5n
siendo FC el código, #e#yy la rotura (código empresa; año dos dígitos), #5n el secuenciador (número entero de 5 dígitos).
De esta forma quedarían definidas las facturas de compra en nuestra empresa durante el año 2020:

  • FCTRI2000001
  • FCTRI2000002
  • FCING2000001
  • FCTRI2000003
  • FCENDE2000001
  • ...
 

7 Tipología de notas

Desde esta opción se definen las distintas tipologías de notas que se pueden llegar a asociar a cualquier tipo de documento del sistema (ofertas, solicitudes, acuerdos, facturas, etc.).

La definición de distintas tipologías de notas va a permitir, entre otras circunstancias, distinguir en un documento aquellas notas que son de naturaleza interna de la organización (comunicaciones entre los distintos departamentos por los que vaya pasando el documento) de aquellas que deben reflejarse en los documentos que se envían a los terceros (circunstancias de transporte, entrega, observaciones, etc.).

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Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

La tipología de nota se asocia a una tabla informada, pero si no se informa se permite aplicar este tipo de nota a todos los documentos. La impresión determina en qué área del documento se imprime (Cabecera o Pie de página) o si la nota no se imprime (No).

8 Parametrizaciones opcionales

Además de las parametrizaciones anteriores, necesarias para que el sistema funcione eficazmente, existen parametrizaciones opcionales que simplemente facilitan la operabilidad del sistema.

8.1 Características de documentos

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Maestros / Auxiliares / Características de documentos

A través de esta opción se accede a la definición de las distintas características o propiedades intrínsecas de los documentos. Posteriormente se accede a la definición de los distintos tipos de características para poder clasificarlas.

Una vez definidas todas las posibles propiedades, estas pueden ser asociadas a los documentos a través del maestro de documentos.

8.2 Búsqueda por niveles

La búsqueda por niveles es un sistema mediante el cual es posible obtener un valor de otra entidad, a partir de la introducción de algunas de sus características. Para ello, el sistema dispone una pantalla con las características, o niveles de selección, que el usuario deberá introducir para determinar el elemento principal. A medida que el usuario va introduciendo una característica tras otra, el número de elementos disponibles de la entidad principal, va menguando; en el momento que, al introducir una característica, solo haya un elemento que cumpla con las condiciones informadas, el sistema selecciona automáticamente dicho elemento.

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Maestros / Auxiliares / Búsqueda por niveles
Maestros / Artículos / Auxiliares / Búsqueda por niveles

La parametrización de una búsqueda por niveles viene determinada por un lado, por la definición de la búsqueda por niveles que determina básicamente la entidad de la cual obtiene el valor a seleccionar y los niveles que acotarán la selección. Por otro lado, la asignación a los campos del formulario de una búsqueda por niveles.

  • Presentación: el título permite definir el título de la ventana de selección por niveles. El display de campos, hace referencia a la dirección en la que aparecerán los campos (vertical u horizontal).
  • Entidad de selección: indica la tabla y columna de la que obtendrá el valor buscado y, además, una condición de selección que acota el número de registros disponibles para ser seleccionados.
  • Niveles de selección: cada nivel de selección es un filtro, o restricción, que acotará el número de registros disponibles, ya sea para la entidad principal, o para entidades utilizadas en niveles posteriores.
    • Orden: orden en que aparecerán los niveles en la pantalla de búsqueda.
    • Tabla y columna origen: determinan la entidad y campo sobre los que se aplica la restricción, o filtro introducido en el nivel.
    • Columna real: en caso de usar dos niveles con una tabla origen diferente, pero con el nombre de la columna origen, debe utilizarse en uno de ellos un alias como columna origen, e informar el nombre real de la columna en el campo columna real.
    • Etiqueta: especifica texto a mostrar en el nivel. Si está vació se utiliza el diccionario lógico.
    • Objeto/tabla/columna destino: el primero determina el formulario del cual se seleccionan los datos; la tabla y columna destino, determinan la tabla y columna específicas, de este formulario, que contienen los datos. Si objeto y destino son iguales, no es necesario informar.
    • Condición: permite acotar el rango de datos de esta entidad mediante la condición de selección.

Las condiciones de selección, tanto la condición a aplicar en la entidad principal, como condiciones de los diferentes niveles, deberán expresarse en formato de sentencia SQL, sentencia que el sistema incorporará como la cláusula WHERE en el momento de la validación.

Una vez parametrizada una búsqueda a niveles debe ser asignada al menos a un campo de un formulario mediante el formulario de Asignación, accesible mediante la pestaña con este mismo nombre. Este formulario presentan dos campos de entrada: Formulario y campo. Un formulario no puede tener asignado más de una búsqueda por niveles.

El uso de la pantalla de selección por niveles requiere una serie de funciones y acciones, contenidas en una librería de la wic_iges.

8.3 Definición clasificación de ABC

El análisis ABC es un método de clasificación, frecuentemente utilizado en gestión de inventario, que permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global (de inventario, de venta, de costes, etc.).

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Maestros / Auxiliares / Definición ABC / Clasificación ABC

Ejemplo aplicable a la gestión de stock:

  • Clase A: el stock que incluye generalmente artículos que representan el 80% del valor total de stock y 20% del total de los artículos.
  • Clase B: los artículos que representan el 15% del valor total de stock y 30% del total de los artículos.
  • Clase C: los artículos que representan el 5% del valor total de stock y 50% del total de los artículos.

Se debe seleccionar un tipo de clasificación entre Ventas, Compras o Consumos y definir para cada uno los tipos A, B, C (típicamente 3), un porcentaje mínimo y un porcentaje máximo. Los porcentajes deben sumar entre los tipos asignados a cada clasificación el 100% del porcentaje.

8.4 Definición por períodos

Mediante esta opción se accede al registro de semanas, meses y días naturales para cada año que intervenga en el análisis de la información globalizada del área de gestión: compras, ventas, logística, etc. Estos registros son imprescindible para el módulo de análisis.

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Maestros / Auxiliares / Periodos / Registro vigencia semanas
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Maestros / Auxiliares / Periodos / Registro vigencia meses
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Maestros / Auxiliares / Periodos / Registro vigencia años

Los registros se deben generar indicando el año a través del proceso de generación.

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Maestros / Auxiliares / Periodos / Generación de periodos