1 Visión General

El módulo de los activos permanentes facilita la clasificación de su inmovilizado mediante una estructura jerárquica, a la vez que facilita la asignación de los valores de los activos y su contabilización para los distintos procesos (amortizaciones, bajas, ventas, traspasos, etc.).

2 Definición de activo permanente

Un activo permanente son todos aquellos derechos y bienes de una empresa a largo plazo, cuyo valor no puede transformarse en líquido en menos de un año. También incluye aquellos elementos que no tienen un valor propio o un vencimiento fijo, como pueden ser las propiedades o los terrenos.

La amortización es la distribución del gasto de los activos permanentes.

Jerárquicamente, la estructura del inmovilizado es la siguiente:

  • Bienes.
  • Elementos.
  • Componentes.

Los bienes son un conjunto de elementos y estos a su vez son un conjunto de componentes, la unidad mínima de control de los activos permanentes.

3 Parametrización previa

La puesta en marcha del módulo de activos permanentes, para el registro de amortizaciones y la ejecución, requiere una configuración inicial previa.

En este capítulo se mencionan las tablas requeridas para la puesta en marcha del sistema de activos permanentes y para el registro y la ejecución de los procedimientos.

3.1 Grupos de inmovilizado

Se definen los grupos de inmovilizado para la clasificación de los activos, de acuerdo a un criterio específico para cada empresa independiente a la contable o legislada.

Desde los grupos definidos se accede a la consulta de los bienes que tiene asociado el grupo.

Se parametrizan en el siguiente formulario accesible desde:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Grupos

3.2 Grupo Contable

Mediante esta opción se accede a la definición de los grupos de cuentas contables de inmovilizado, donde se definen los grupos de cuentas asociadas a los bienes y elementos de inmovilizado.

El grupo contable asociado a bienes del inmovilizado es informativo, su código se propone en las altas de elementos.

El grupo contable asociado a elementos del inmovilizado se utiliza en los procesos de contabilización.

Se parametrizan en el siguiente formulario, accesible desde:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Cuentas

3.3 Grupo Fiscal

En esta opción se accede a la definición de los grupos fiscales de naturalezas de activos que la legislación tiene establecidos.

Desde los grupos fiscales se puede acceder a la consulta de la tabla de porcentajes y años mínimo y máximo fiscalmente aceptados que cada uno de ellos tiene asociados.

Se parametrizan en el siguiente formulario, accesible desde:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Tablas fiscales / Grupos

3.4 Sistemas de amortización especiales

Definición y programación de sistemas de amortización especiales, que no se ajustan a los generalmente admitidos y conocidos: lineal, decreciente, etc.

Se parametrizan en el siguiente formulario, accesible desde:

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Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Sistemas amortización

3.5 Código fiscal

Mediante esta opción se accede a la definición de la tabla oficial de amortizaciones fiscales, donde se registran, según los grupos fiscales, los porcentajes mínimo y máximo que establece la legislación.

Estos porcentajes se deben tener en cuenta en el momento de seleccionar el sistema de amortización, cuando se dan de alta los valores de los elementos.

El sistema limita los valores según los porcentajes informados en esta opción.

Se parametrizan en el siguiente formulario, accesible desde:

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Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Tablas fiscales / Registro

3.6 Ubicaciones del inmovilizado

Mediante las opciones detalladas a continuación, se puede acceder a las definiciones de las localizaciones y sublocalizaciones físicas que, posteriormente, se asignan a los elementos y componentes del inmovilizado.

Este mantenimiento está especialmente pensado para ser de ayuda en el proceso de inventario de elementos y componentes.

Se ha optado por un mantenimiento muy general, en base sólo a código y descripción, dadas las enormes diferencias que son de esperar entre las necesidades de codificación de la localización física de una a otra empresa.

3.6.1 Localizaciones físicas del inmovilizado

Mediante esta opción se puede acceder a la definición de las localizaciones físicas que, se asignan a los elementos y componentes de inmovilizado.

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Ubicaciones / Localizaciones

3.6.2 Sublocalizaciones físicas del inmovilizado

Mediante esta opción se puede acceder a la definición de las sublocalizaciones físicas (lugares físicos dentro de una localización física) que, posteriormente, se asignan a las componentes de inmovilizado.

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Maestros / Ubicaciones / Sublocalizaciones

4 Estructura de los activos

Procedimientos para alterar o modificar los apuntes generados del control de activos fijos a nivel de bien, elemento y componente.

4.1 Bienes de activos fijos

Definición de grupos de activos fijos, atendiendo a su naturaleza contable, familia de activo o grupo de amortización.

Es la unidad genérica, donde se establece tanto el grupo de inmovilizado como el grupo y código fiscal. Los bienes engloban los elementos, que a su vez contienen los componentes.

Su definición es libre, depende de las necesidades de la organización.

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Finanzas / Activos permanentes / Bienes

4.2 Elementos de activos fijos

En este nivel de definición del inmovilizado, es donde se define la práctica totalidad de la información contable general y de costes: grupo contable donde están asignadas todas las cuentas contables para la gestión de las amortizaciones, el proyecto, la sección, la cuenta de explotación y el centro de coste.

Mediante esta opción se accede al registro y definición de los elementos de inmovilizado asignados a cada uno de los bienes de inmovilizado, desde el cual, si el usuario dispone de los permisos necesarios, es posible crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Elementos

4.3 Componentes de activos fijos

Los componentes son las unidades de información mínimas para el control del inmovilizado. Sus registros pueden expresar las adquisiciones factura a factura y el control económico del inmovilizado recae en este nivel de información, así como, los sistemas contables y métodos de amortización.

Mediante esta opción se accede al registro y definición de los componentes de inmovilizado asignados a cada uno de los elementos y bienes de inmovilizado, desde el cual, si el usuario dispone de los permisos necesarios, es posible crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Componentes

5 Procedimientos inmovilizado

Procedimientos para la imputación o actualización de los movimientos de activos fijos / amortizaciones y procedimientos de simulación, a través de los siguientes tratamientos.

5.1 Contabilización amortizaciones

Procedimiento para la contabilización de las amortizaciones, generando los asientos contables de las amortizaciones correspondientes al período, proyecto y sistemas contables solicitados.

El ejercicio contable que figura en el histórico de amortizaciones, debe estar desagrupado en períodos contables.

Los movimientos a centros de coste se generan según la imputación programada para el ejercicio contable y la cuenta contable, o bien, se imputan directamente a la cuenta de explotación y centro de coste indicados en el elemento.

Este es un proceso reversible, existen dos acciones:

  • Contabilizar: genera las contabilizaciones de las amortizaciones pendientes, cambiando el histórico del cuadro de amortizaciones a “Contabilizado”.
  • Descontabilizar: genera las desamortizaciones correspondientes, cambiando el estado en el histórico de amortizaciones a Normal y generando un asiento de signo inverso.

El proceso se encuentra en el siguiente menú:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Procesos / Contabilización

5.2 Selección de elementos a traspasar

Procedimiento para el traspaso de elementos, permitiendo realizar cambios de códigos de bien y en consecuencia de las cuentas de inmovilizado, de códigos de proyecto contable, de sección contable, y de cuenta de explotación y centro de coste de los elementos seleccionados.

Genera automáticamente los apuntes contables para recoger los cambios efectuados, a nivel de todos los registros de maestros de inmovilizado y contabilidad general. Los apuntes se contabilizan en la fecha de ejecución del proceso y toman los datos del registro de parámetros por defecto.

El proceso es accesible desde el siguiente punto del menú:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Procesos / Traspaso de elementos

5.3 Selección componentes a realizar cambio de amortización

Procedimiento para el cambio de amortización, permitiendo modificar el criterio de amortización de las componentes de inmovilizado seleccionadas.

Dentro de los márgenes del mínimo y el máximo admitidos fiscalmente, este objeto permite cambiar el sistema de amortización de componentes para así poder adaptar el beneficio anual de la empresa.

Este proceso no genera asientos contables pero sí cambia el histórico de amortizaciones en caso de que la fecha proceso no coincida con la fecha de finalización del período de amortización.

El proceso se encuentra en el siguiente menú:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Procesos / Cambio de amortización

5.4 División de elementos

Este proceso consiste en dividir un elemento en varios elementos, repartiendo el importe del elemento original proporcionalmente, según las condiciones indicadas en el formulario.

Los importes económicos de valor de adquisición, amortización acumulada e importes netos son repartidos proporcionalmente a cada uno de ellos.

El sistema requiere que se indique de la siguiente información:

  • Serial o identificador del elemento a dividir.
  • Tipo de división: Por porcentaje o importe.
  • Número de divisiones.
  • Valor porcentual o absoluto del importe a mover.
  • Serie a utilizar en la codificación de los nuevos elementos, por defecto es "AUTO"

El proceso finaliza mostrando los datos del elemento origen con el importe de adquisición anterior a la división y el importe final después de aplicar las sucesivas divisiones.

También se muestran los identificadores y códigos de elemento de los nuevos registros generados.

El proceso es accesible desde el siguiente punto del menú:

Menu path:
Finanzas / Activos permanentes / Procesos / División de un elemento

6 Procesos de los componentes del inmovilizado

Los procedimientos para dar de baja de forma total, parcial o venta de componentes del inmovilizado, generan automáticamente los correspondientes asientos contables según las Normas de Registro y Valoración (NRV). Los datos quedan reflejados en el registro de componentes del inmovilizado.

Una vez posicionados en el detalle de los componentes, en la parte inferior se muestra el detalle de los valores de amortización del componente en el que es posible realizar una baja total, parcial, o una venta.

6.1 Proceso de baja parcial de un componente del inmovilizado

En la ejecución de esta acción se generan dos apuntes contables para contabilizar la amortización pendiente hasta la fecha, en caso de que exista. Además te divide el componente en dos, uno es dado de baja, y el otro sigue activo por el importe restante (Valor de inventario - valor de baja). Con este componente el sistema genera otro cuadro que seguirá amortizando con normalidad.

6.2 Proceso de baja total del componente de inmovilizado

En primer lugar se generan dos apuntes contables para contabilizar la amortización pendiente hasta la fecha de la baja, en el caso de que exista amortización pendiente hasta esa fecha.

Por otra parte se realiza la desactivación del componente asentando tres apuntes contables para retroceder el valor de adquisición y la amortización acumulada hasta la fecha de la baja.

6.3 Proceso de venta de un inmovilizado

En primer lugar se contabiliza la amortización pendiente hasta la fecha de la baja, en el caso de que exista amortización pendiente hasta esa fecha.

Por otra parte se realiza la contabilización de la Venta del componente en la cuenta contable indicada dando de baja el componente. Por la diferencia entre la Venta y el VNC se abre una cuenta de beneficios del inmovilizado o pérdidas según corresponda.

6.4 Desactivación de inmovilizado

Mediante esta tipología de acción se permite modificar el estado de un componente y desactivar su puesta en marcha de forma temporal hasta el momento en el que se decida poner en marcha la activación de la amortización.

Este proceso no genera apuntes contables.

6.5 Fuera de servicio de inmovilizado

Mediante esta acción es posible dar de baja un bien el cual ya no está en situación de continuar prestando servicio a su finalidad. En este caso se realizará un apunte contra Pérdidas procedentes del inmovilizado (671).

Una vez realizada esta acción el componente se encuentra fuera de servicio y por tanto no participa en las amortizaciones contables. Un ejemplo de la utilidad de esta acción puede ser el caso de las puestas en funcionamiento de equipamientos, en este caso no genera apuntes contables.

7 Informes inmovilizado

De forma estándar, el sistema proporciona una batería de informes a nivel de comprobación, amortización, situación, control de integridad y análisis desviaciones, detallados a continuación.

7.1 Comprobación

Informes para realizar una comprobación de los datos económicos a nivel de bien, elemento y componente, por sistema contable. Dónde nos indica los valores de inventario, residual y neto, la amortización acumulada y el estado en el momento de la consulta.

Desde cada informe se puede navegar al siguiente estrato, es decir, desde el de bienes se puede profundizar en la comprobación de los elementos y desde los elementos se puede consultar el informe de comprobación de los componentes.

  • Comprobación bienes de activos fijos
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Bienes
  • Comprobación elementos de activos fijos
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Elementos
  • Comprobación componentes de activos fijos
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Componentes
  • Cuadro amortizaciones desglosado por períodos
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Cuadro de amortizaciones

7.2 Amortizaciones

Mediante estos informes se puede obtener, agrupado por sistemas contables y bienes de inmovilizado, un estado de la situación de las amortizaciones de los bienes, elementos y componentes existentes en cada empresa.

Según las necesidades hay diferentes tipos de informe que se pueden consultar:

  • Situación actual: Muestra la situación actual de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto.
    Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación actual
  • Situación previsional a 5 años: Muestra la previsión de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto. Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación previsional a 5 años
  • Situación histórica: Muestra la situación histórica de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto. Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación histórica

Por el hecho de que el sistema mantenga en línea este registro, no se requiere intervención manual por parte del usuario, no existiendo la posibilidad de insertar, modificar o borrar registros del mismo.

7.3 Situación del inmovilizado

Procedimientos varios para obtener informes de situación relativos al inmovilizado, tales como:

  • Inventario del inmovilizado: Mediante este informe se puede obtener una situación global del inventario de inmovilizado a la fecha solicitada. El informe se presenta agrupado y desglosado por sistemas contables, bienes, elementos y componentes de inmovilizado, en el que se muestra al mayor detalle un estado de las amortizaciones a la fecha de situación informada.
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Inventario
  • Elementos de inmovilizado inactivos: te informe permite obtener una relación de elementos de inmovilizado, agrupados por bienes, que se encuentran en estado inactivo, en el que se muestra por cada uno de ellos la situación del estado de sus amortizaciones.
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos inactivos
  • Elementos de inmovilizado inactivos por proyecto: Este informe permite obtener una relación de elementos de inmovilizado, agrupados por proyectos y bienes, que se encuentran en estado inactivo, en el que se muestra por cada uno de ellos la situación del estado de sus amortizaciones.
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos inactivos por proyecto
  • Histórico de elementos traspasados: Te permite obtener un listado histórico de los elementos traspasados a través del proceso.
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Altas, bajas y ventas / Traspasos
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos traspasados
  • Estado totalmente amortizado: Este informe permite obtener una relación de los bienes, elementos y componentes en estado totalmente amortizados a la fecha de posición informada.
    Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Situación / Totalmente amortizados
  • Altas, bajas y ventas: Mediante este informe se puede obtener una situación de amortizaciones, separado por altas, bajas y ventas, agrupado por bienes, elementos, componentes, proyectos o traspasos, y fechas de alta o baja, de todas las altas o bajas de inmovilizado que se hayan producido en el periodo de fechas indicado.
    Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Situación / Altas, bajas y ventas

7.4 Control de integridad

Informes para obtener un detalle por cuentas contables, proyectos, secciones y sistemas contables, con los posibles descuadres entre el saldo contable de las subcuentas de amortizaciones acumuladas y el histórico, por la parte de amortización contabilizada en el período de fechas indicado en la consulta. De la misma forma, se pueden obtener referidos al inmovilizado.

  • Descuadre general --> amortización
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en las amortizaciones acumuladas
  • Descuadre general --> inmovilizado
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en el inventario de los activos fijos
  • Descuadre amortización en histórico
    Menu path:
    Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en el registro histórico de amortizaciones