La Caja de efectivo (Petty cash en inglés) es una utilidad empresarial que permite el registro, verificación y tratamiento de los flujos de efectivo, que se producen en la actividad de la empresa. Asimismo gestiona los cheques de efectivo y su conexión con Tesorería.

1 Visión general de Axional Caja

Axional Caja de efectivo permite definir múltiples. Las entradas y salidas monetarias pueden denominarse en cualquier divisa, al tiempo que la propia caja puede a su vez denominarse en la divisa propia de la compañía o en divisa específica. (v.g. Caja en US dolares).

El ciclo de Caja de Efectivo incluye el regisro de entradas y salidas monetarias, gestión de cheques y de vales para entregas de efectivo a justificar. Asimismo contempla el cierre y arqueo de la Caja, la contabilización de los movimientos y la reposición de fondos además del traspaso a tesorería, vía remesa, de los cheques registrados.

La Caja de efectivo y sus interconexiones puede representarse como:


Ciclo de caja

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2 Gestión Caja

Los movimientos de caja, se componen de un registro de cabecera y los movimientos asociados al mismo. Cada registro de cabecera recoge los movimientos realizados para una determinada cuenta de caja, proyecto, sección y sistema contable de una determinada fecha.

A partir del registro de movimientos de caja, el cajero, de interesar, podrá obtener su libro de caja y enviar la documentación con la numeración correspondiente a los administradores de contabilidad.

3 Configuración gestión caja

Como paso previo a las gestión de las operaciones de caja, es necesario definir las opciones de configuración básicas.

3.1 Tipos de operaciones de caja

Definición de los distintos tipos de operaciones para los movimientos realizados por caja, cada uno de los cuales debe corresponder a un tipo de operación codificada.

Para cada tipo de operación, se indica:

  • Para cada código de operación se define una Cuenta contable de contrapartida por defecto y una Forma de pago.
  • Si los movimientos de caja vinculados al tipo de operación afectan al área de inversiones al contabilizarse el cierre de caja, según los parámetros de inversiones asociados los movimientos.
  • Si debe validarse el importe vinculado a la operación de la liquidación de caja con el importe agregado de las líneas de movimientos y los cheques de caja.

3.2 Tipos de monedas

Definición de los distintos tipos de monedas que se consideran el efectuar la liquidaciones de caja. Cada tipo de moneda se asocia a una Moneda definida previamente en el maestro de monedas, de esta manera se facilita obtener el importe total de una liquidación en la moneda local, por conversión de moneda. Finalmente, a cada tipo se le asigna el Importe correspondiente en la moneda indicada.

3.3 Definición de cajas

Datos de identificación contable de la caja: Sociedad, Proyecto, Sección, Código. Se utilizan en la contabilización del cierre de caja como unidades de negocio que identifican el origen del apunte contable repercutido sobre la cuenta contable de caja.

  • Contabilidad general. Incluye los campos de Cuenta contable sobre la cual se repercute el importe resultante de las liquidaciones de caja en el apunte contable, así como la Serie de justificante que permite identificar los apuntes correspondientes.
  • Tesorería. Las referencias del área de tesorería, se componen de los campos de Operación cobros y Operación pagos.
  • Caja. Liquidar, que permite realizar liquidaciones de caja, y el Estado, que permite registrar movimientos de caja en el Diario de caja.

4 Diario de caja

4.1 Movimientos de caja

Opción para acceder al registro de los movimientos de caja, con la posibilidad de crear, modificar y borrar movimientos. También se podrá acceder a la consulta o inserción de las líneas de caja pertenecientes al movimiento. El sistema permite insertar un único movimiento por código de caja, fecha de operación y turno.

Como funcionalidad adicional, se podrá cerrar el movimiento de caja, en función del estado en el que se encuentren sus líneas.

4.2 Líneas de movimiento

4.3 Vales

informando el Nº de documento, Importe, y Moneda de cada uno de los vales emitidos en el turno de control de caja. Fecha prevista, Solicitante, y Motivo, Fecha de cancelación No generan ningún registro contable, por ese motivo no se incluyen datos contables

4.4 Cheques caja

Costes relacionados, Inversiones relacionadas

4.5 Liquidaciones

Las operaciones de control del registro de caja se deben completar mediante una liquidación de caja. En esta liquidación de caja se informa, para cada Tipo de moneda, las unidades o cantidad de ese tipo y el importe económico de cada unidad, de lo cual resulta el Importe total. Este importe total

La suma de los importe totales obtenidos para cada tipo de moneda constituye el importe total de liquidación de caja. Este importe total se obtiene para la moneda local de la empresa.

5 Remesas

5.1 Remesas de cheques

Permite definir la cabecera de control para las remesas de cheques del módulo de caja, paso necesario para asignar los cheques a la misma. Entre los datos principales que requiere informar, cabe destacar el código de Caja, Cuenta financiera a través de la cual se gestiona la remesa, y Moneda de los cheques.

El usuario dispone de un botón de acción a través del cual accede a la selección de los cheques registrados previamente en el diario de caja. Los cheques disponibles para ser seleccionados se restringen en función de:

  • Sociedad
  • Código de caja
  • Moneda

6 Procedimientos gestión caja

6.1 Contabilización de caja

Procedimiento para la contabilización de los Movimientos de caja pertenecientes a los Diarios de caja que se encuentren en estado cerrado. Por cada diario de caja, se obtiene un asiento contable que abarca todos los movimientos de carácter definitivo, incluidos en el criterio de selección indicado al ejecutar el proceso.

En caso que alguno de los movimientos contables generados estuviera vinculado a un programa de imputación de costes mediante la cuenta contable y alguna otra dimensión contable, el sistema generará los movimimientos de costes correspondientes. Asimismo, si las unidades contables de un determinado apunte contable estuviesen relacionadas con el apartado de alguna inversión, se efectuaría la imputación del gasto o el ingreso al mismo.

El proceso se realiza con el mismo criterio de agrupación que los saldos de las cuentas contables, es decir : por cuenta, proyecto, sección, sistema y fecha de contabilización. Todas las líneas de movimientos de caja procesadas y contabilizadas, quedarán marcadas y pasarán a estado Contabilizado.

6.2 Depuración de caja

Cuando el registro de caja contiene un número considerable de movimientos, puede ser conveniente realizar una depuración de los mismos sin alterar el resultado global de caja.

El procedimiento de depuración de movimientos de caja realiza un borrado masivo de todos los movimientos seleccionados a través del código de la Caja a la que pertenecen, y genera un movimiento de caja resumen para mantener el saldo anterior. El proceso controla que los movimientos seleccionados hayan sido contabilizados, ya que en caso contrario, no se realiza el proceso.

7 Informes gestión caja

Informes detallados a continuación del área de gestión de caja, clasificados por diferentes conceptos de utilización.

  • Informes de comprobación
  • Informes de seguimiento

Estos informes pueden ser de utilidad para realizar una comprobación de los movimientos registrados diariamente.

7.1 Resumen caja

Este informe permite realizar una comprobación de los registros de control Diario de caja según el criterio de selección informado. Los registros mostrados se agrupan en base al criterio de Caja a la que pertenecen. Para cada uno de ellos se detallan los campos más significativos, comenzando por la fecha de la operación, y a continuación, se detallan los campos de : Sociedad, Proyecto, Sección, Justificante, y Estado.

Desde cada línea del listado, el usuario tiene acceso a los listados de detalle de los movimientos de caja que se asocian a cada uno de los registros de diario de caja.

7.2 Desglose caja

Mediante este informe se puede obtener una relación del detalle de los movimientos de caja agrupados a nivel de código de Caja, y de registro de control de caja, del que se informa Fecha de operación y Justificante. En el listado, las líneas de detalle de los movimientos de caja se muestran en una relación en la que se agrupan a nivel de operación según el concepto al que pertenecen : Efectivo, Vales, o Cheques caja.

7.3 Detalle líneas

Este informe está configurado de manera similar al de Desglose caja, ya que permite obtener un listado de los movimientos de caja agrupados a nivel de código de Caja y de registro de control de caja. No obstante, en este caso, las líneas de movimiento no se clasifican según el concepto de caja al que pertenecen, sino que se simplemente muestran los campos de que se componen con mayor grado detalle.

7.4 Detalle vales

Este listado muestra una relación de los vales registrados que cumplan el criterio de selección informado. La lista de vales se estructura de modo que los vales aparecen agrupados por código de caja y fecha de operación.

7.5 Detalle cheques

Este listado muestra una relación de los cheques registrados que cumplan el criterio de selección informado. La lista de vales se estructura de modo que los vales aparecen agrupados por código de caja y fecha de operación.

7.6 Detalle liquidaciones

7.7 Resumen por operaciones

7.8 Resumen por contrapartidas

7.9 Cuadre de caja

Informe para obtener un cuadre o arqueo de caja por proyecto, sección y cuenta contable de caja, a la fecha que se haya informado y teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

7.10 Libro de caja

Opción para obtener un informe que nos permitirá confeccionar un Libro de caja por proyecto, sección y cuenta contable de caja, estructurando su información por el orden de : Saldo anterior, Movimientos y Saldo final.

7.11 Extracto de las cuentas de caja

Informe para obtener un extracto detallado de apuntes contables por cuentas contables de caja para el intervalo de fechas indicado y en base al criterio de selección informado, reflejando el saldo contable acumulado de cada una de ellas.