1 Revisión de datos

A menudo, debido a las prisas del día a día, se generan incoherencias en la contabilidad general de la empresa. Es importante disponer de alguna herramienta que sirva para detectar esas incoherencias, es decir, que evalúe la integridad de los asientos del diario.

Es por ello que Axional ERP dispone de varios informes desde los cuales es posible detectar cualquier incoherencia que pudiera existir en la contabilidad de la empresa. Cabe distinguir entre dos tipos de informes: los de descuadres y los de referencias.

1.1 Integridad

Informes para obtener los resultados de la verificación de los saldos contables acumulados en cuanto a los posibles descuadres existentes y niveles de referencia inexistentes en cuanto a proyectos, secciones, subcuentas y auxiliares, en la contabilidad general.

A partir de los descuadres existentes, será posible profundizar para obtener a nivel de ejercicios, períodos, proyectos, asientos, integridad en cuanto a los impuestos, costes, carteras, etc., el detalle de la información de dichos niveles descuadrados.

1.1.1 Descuadres

Los diferentes listados que permiten detectar si existe algún descuadre en los asientos del diario de la empresa son los siguientes:

  • Descuadres ejercicios.
  • Descuadres períodos.
  • Descuadres proyectos.
  • Descuadres asientos.
  • Descuadres general: costes.
  • Descuadres general: cartera por cuentas.
  • Descuadres general: cartera por terceros.
  • Descuadres saldos: cartera por cuenta.
  • Descuadres general: divisas.
  • Descuadres cartera: divisas.
  • Descuadres general: periodificaciones.
  • Divergencias con códigos auxiliares.

Este es un ejemplo del listado Descuadres contabilidad general: cartera por terceros.

1.1.2 Referencias

Existe también una herramienta para detectar hay alguna referencia incongruente en alguno de los apuntes registrados en la aplicación. Esta verificación de integridad de los apuntes se lleva a cabo en varios niveles, que son:

  • Proyectos inexistentes.
  • Secciones inexistentes.
  • Cuentas inexistentes.
  • Auxiliares inexistentes.
  • Secciones no autorizadas.

Este es un ejemplo del informe de Apuntes a auxiliares inexistentes.

2 Histórico de apuntes

Existe la opción de consultar un histórico de los apuntes, es decir, un detalle de los apuntes traspasados del registro general al histórico.

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Finanzas / Contabilidad
General / Diario contable / Auxiliares / Histórico

En el histórico de apuntes pueden realizarse consultas, pero su información está excluida de la mayoría de los informes de reporting.

3 Procedimientos de cierre

3.1 Ajustes cuentas en divisas

Procedimiento para realizar la regularización contable de las cuentas que tenemos contratadas en divisas.

3.2 Regularización cartera de efectos en divisas

Procedimiento para actualizar la deuda de cartera en moneda extranjera al cambio vigente en la fecha informada.

Genera un asiento contable por las diferencias de cambio, agrupando los apuntes por código de proyecto, sección, cuenta contable y sistema, actualizando el importe local de cada uno de los compromisos de cobro y pago en moneda extranjera.

3.3 Programas de regularización de ejercicios

Definición de los procesos de regularización de los ejercicios.

La regularización de un ejercicio se suele realizar inmediatamente antes de cerrar el ejercicio.

El proceso consiste en saldar determinadas cuentas contables, trasladando el saldo de las mismas a una cuenta contable destino.

El sistema permite la definición de diversos programas de regularización con un orden de realización entre ellos, que puede interesar como previas a la regularización definitiva.

3.4 Regularización de ejercicio contable

El proceso de regularización de un ejercicio consiste en la generación de apuntes contables que trasladan los saldos de unas cuentas contables a otras según las definiciones indicadas en la programación de regularización.

Traspasos a las cuentas contables de Pérdidas y Ganancias, modificando el estado del ejercicio pasándolo a regularizado.

El número de asiento de los apuntes generados por la regularización siempre es el mismo y corresponde al número 99999998 (penúltimo asiento, el último corresponderá al asiento de cierre), los saldos acumulados correspondientes al asiento de regularización se generará con el periodo 98.

3.5 Cierre temporal de ejercicio contable

El cierre temporal de un ejercicio permite seguir trabajando con el ejercicio cerrado, y a la vez reflejar automáticamente, en los saldos de apertura del ejercicio posterior. cualquier modificación en el diario de apuntes perteneciente al ejercicio cerrado temporalmente.

3.6 Cierre definitivo de ejercicio contable

El proceso de cierre de ejercicio genera automáticamente el asiento de cierre del ejercicio indicado y el asiento de apertura del ejercicio siguiente, pasando el ejercicio a estado cerrado definitivamente.

La fecha del asiento de cierre corresponderá con la del último día del último período del ejercicio en cuestión, el número de asiento de cierre será el 99999999 con el período para los saldos del asiento de cierre que será el 99.

Para el asiento de apertura, se aplicará el primer día del primer período del ejercicio aperturado, y como número de asiento será el 0 y el período para los saldos será también el 0.

Para los ejercicios cerrados temporalmente, previamente al cierre definitivo se procederá a reabrir el ejercicio por el proceso de apertura de ejercicio, pasando del estado de cerrado temporalmente a abierto eliminando los saldos de apertura del ejercicio posterior.

3.7 Reapertura de ejercicio contable

El proceso de reapertura permite eliminar automáticamente todos los asientos generados por los procesos de regularización y cierre temporal y/o definitivo del ejercicio, pasando el ejercicio en cuestión a estado abierto.

3.8 Traspaso a histórico de un ejercicio contable

Procedimiento para trasladar los apuntes de un ejercicio cerrado a un área histórica. De este modo, los apuntes contables dejan de estar en línea, con el ahorro de tiempo que ello conlleva en procesos y consultas diarias.

Solo se pueden trasladar al histórico los ejercicios cerrados y una vez en la área histórica solo podrán ser consultados.

3.9 Reclasificación de deuda a largo plazo

Generación de apuntes contables que saldan los apuntes de las cuentas contables a largo plazo imputándolos sobre las cuentas contables a corto plazo, según las definiciones registradas en el maestro de deuda a largo plazo. Ver consideraciones que figuran en el procedimiento.