1 Apuntes contables en tiempo real

Mediante esta opción se accede al registro de apuntes contables en tiempo real.

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Finanzas / Contabilidad general / Diario contable / Real / Movimientos

Así mismo, desde los apuntes también se puede acceder, si procede, a la consulta de la información anexa a los mismos: documento fiscal, cartera de efectos, costes, componentes, factura origen y saldos.

1.1 Acciones posibles

En este apartado se detallan las distintas acciones que se pueden llevar a cabo desde los apuntes o movimientos contables: crear un nuevo asiento y añadir un apunte sobre un asiento ya existente.

1.1.1 Nuevo asiento

Es posible introducir un nuevo asiento, empezando por la introducción del que será el primer apunte del nuevo asiento. Este apunte hereda los contenidos del apunte contable anterior a la activación de la función, aunque el usuario puede actualizarlos siempre que sea necesario.

Los numeradores correspondientes al número de asiento, así como los serializadores opcionales justificante y documento, no son alimentados hasta que se haya concluido la inserción del primer apunte contable.

1.1.2 Nuevo apunte

También es posible la introducción de un nuevo apunte contable asociado al asiento sobre el que el usuario está posicionado. El cambio de fecha también se propaga a los posibles registros de efectos, costes e impuestos para mantener la congruencia temporal.

1.1.3 Borrar asiento

La acción de borrar un asiento elimina todos los apuntes del mismo, así cómo los datos en las tablas relacionadas (efectos, impuestos, costes, presupuestos, tesorería, etc.)
A su vez, actualiza los saldos contables, los saldos de analítica de costes y los de inversiones. El proceso, no obstante, tiene algunas restricciones, que impiden un borrado accidental:

  • Si el período contable está cerrado
  • Fecha marcada como inmutable
  • Asiento de procesos de sistema (requiere privilegios en el perfil del usuario)
  • Asiento de otro (requiere privilegios en el perfil del usuario)
  • Período de coste cerrado (y el asiento afecta a costes)
  • Período de impuestos cerrado (y el asiento afecta a costes)

Asientos de sistema

Si se eliminan asientos del sistema (por ejemplo, contabilización de factura), el documento origen no se altera. Por tanto, continuará con estado contabilizado a pesar de que no exista el asiento destino.

1.1.4 Renumerar apuntes

Renumera correlativamente los apuntes que componen un asiento. Resulta de utilidad si se han eliminado registros intermedios o se ha alterado el número de orden de algún apunte.

Número de asiento y de orden

Tanto el número de asiento como el de orden de cada línea son revisables. Para más detalle, ver el proceso de renumeración de asientos. Por el contrario, el justificante es un serializador inmutable que se aplica como referencia archivística para anotar en cualquier soporte físico que sustente el asiento.

1.1.5 Cambiar fecha de asiento

Permite modificar para todas las líneas de asiento la fecha de registro contable. Además, actualiza la fecha contable en los registros relacionados (efectos, impuestos, costes, inversiones, tesorería, etc.) para mantener la congruencia temporal.

Asímimo, se recalculan los saldos contables y de costes (por posible cambio de período de acumulación).

Fecha origen vs. fecha asiento

Si se modifica la fecha de un asiento del sistema (por ejemplo, contabilización de factura), el documento origen no se altera. Por tanto, continuará con la misma fecha de contabilización.

1.1.6 Generar efecto cartera

Si el apunte es manual y la cuenta contable permite cartera y vencimientos, entonces es posible proceder a crear una deuda a partir del registro contable. Por defecto la deuda adopta la posición contable (debe = cobro, haber = pago) y por defecto incorpora el importe en la tesorería a medio plazo.

1.1.7 Periodificar registro del asiento

Si la cuenta contable de un apunte está marcada como periodificable y la periodificación no existe, entonces es posible generarla mediante esta opción.

El filtro previo al proceso requiere consignar la cuenta de periodificación (por ejemplo, cuenta de gasto o de ingreso), número de asientos a generar (1, 2 , ... n) la cadencia expresada en meses (1 = mensual, 2 = bimensual, 3 = trimestral, etc.) y la fecha de inicio (primer asiento) de la periodificación.

El resultado quedará enlazado al asiento origen y será posible vía pestañas acceder a cada uno de los asientos destino. Además, el origen queda marcado con el valor Auditado = Sí.

Periodificación

Incorpora el valor de saldo contable de cada cuenta implicada en cada período donde se registra un asiento de periodificación. Es posible periodificar tanto en prospectiva como en retrospectiva (a partir de una fecha ya pasada).

1.1.8 Anular periodificación del registro del asiento

Retrocede el resultado de la acción anterior. Elimina los asientos, desmarca el apunte (Auditado = No) y recalcula los importes de acumulados y tablas vinculadas.

Eliminar periodificación

Al borrar asientos, la anulación de la periodificación está sujeta a las mismas restricciones ya anotadas para la acción Borrar asiento.

1.2 Modos de registro de asientos

Módulos para el registro y mantenimiento de apuntes en el diario de contabilidad general a nivel de tiempo real, diferida o de apuntes externos.

Para un conocimiento más amplio de las funcionalidades descritas a continuación, es recomendable la utilización de los botones de ayuda existentes a nivel de cada módulo.

1.2.1 Movimientos contables en tiempo real

Opción para el registro de apuntes contables en tiempo real. La contabilización en tiempo real, actualiza automáticamente los saldos de las subcuentas, dejando las estructuras de datos a punto para ser explotadas por los sistemas de información.

Como funcionalidad adicional, también se podrán puntear o despuntear los apuntes contables, en función del estado en el que se encuentren.

1.2.2 Movimientos contables en borrador

Opción para el registro de apuntes del área diferida. El registro de apuntes pendientes de contabilizar, permite el mantenimiento con las mismas funcionalidades y validaciones que el registro contable del área real. La única diferencia consiste en que las estructuras de datos, aún siendo iguales, no están accesibles por el sistema de reporting financiero.

El traspaso de la información económica del área diferida al área real debe realizarse mediante el proceso de contabilización de apuntes. En este proceso se recogen, también, los apuntes introducidos por el mantenimiento de asientos plantilla pendientes, y los apuntes generados por el proceso de incorporación de datos externos.

1.2.3 Contabilización de asientos

Proceso para el traspaso de los registros contables del área diferida o borrador al área real, realizando previamente las siguientes verificaciones de integridad funcional :

Asientos descuadrados; Descuadre en bases o cuotas de impuestos; Descuadres en costes; Descuadres en cartera de efectos; Períodos de impuestos cerrados; Fecha contable no autorizada; Proyectos cerrados o inexistentes; Secciones cerradas o inexistentes; Cuentas contables cerradas o inexistentes y Cuentas contables inexistentes.

Durante la ejecución de este proceso, no será posible la introducción o modificación de apuntes en el área diferida, por quedar bloqueadas las tablas de los registros contables y auxiliares de dicha área.

1.2.4 Apuntes externos

Desde el interface de datos externos se puede consultar y modificar los apuntes generados por otras aplicaciones. Consultar mediante el botón de ayuda de la opción, para ver el protocolo de enlace con aplicaciones externas, el enlace a través de la interface, la estructura de la información, los datos de apuntes contables, la numeración del asiento, la subcuenta de contrapartida, etc. y los ejemplos de diferentes casuísticas.

Una vez definidos los datos de los apuntes externos, se procederá a la incorporación de apuntes externos al área diferida.

1.2.5 Incorporación de apuntes externos tipo borrador

Mediante la estructura de movimientos externos, esta opción permite la contabilización de información generada desde sistemas externos.

La incorporación de los movimientos externos a la contabilidad general, se genera al trasladar la información situada en apuntes externos al diario de apuntes sin contabilizar (área diferida o borrador) y a los registros auxiliares de impuestos, costes y cartera asociados.

Una vez incorporados, el usuario deberá proceder a la contabilización definitiva de los mismos, traspasándolos del área diferida al área real.

2 Informes de comprobación

El sistema permite extraer informes detallados de los apuntes, según distintos criterios de ordenación:

  • Por asiento. Informe de comprobación de apuntes contables, ordenados por fecha contable y número de asiento.
  • Por proyecto. Informe de comprobación de apuntes contables ordenado por proyecto, fecha, asiento y orden.
  • Por sección. Informe de comprobación de apuntes contables ordenado por sección, fecha contable y número de asiento.
  • Por proyecto y sección. Informe de comprobación de apuntes ordenado por proyecto, sección, fecha contable y número de asiento.
  • Por sección y proyecto. Informe de comprobación de apuntes ordenado por sección, proyecto, fecha contable y número de asiento.

3 Procedimientos de registro de asientos

Procedimientos para la imputación y tratamientos a nivel de apuntes, saldos y cierres, según se detallan a continuación.

3.1 Duplicar asientos contables

Proceso para duplicar asientos contables completos en relación a la totalidad de los módulos de contabilidad.

3.2 Generar asientos a partir de un patrón

El procedimiento realiza la copia y generación de asientos contables a partir de un asiento patrón solicitado, en relación a la totalidad de los módulos de contabilidad.

3.3 Renumeración de asientos contables

Procedimiento para renumerar los asientos del diario de apuntes por orden cronológico de fechas de contabilización, eliminando los posibles huecos.

Se aconseja que al efectuar el proceso de renumeración de asientos, ningún otro usuario este ejecutando la aplicación contable. Efectúa una modificación masiva de la tabla de apuntes, por ello, se debería obtener una copia de seguridad antes de su puesta en marcha.

3.4 Agrupación de apuntes contables

El proceso de agrupación de apuntes resume en un único asiento todos los apuntes comprendidos entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de agrupación, indicadas por el usuario, realizando un apunte por la suma de movimientos deudores y/o acreedores, para cada una de las subcuentas con movimientos entre las dos fechas de agrupación y para cada proyecto/sección contable.

El asiento generado toma como fecha de contabilización la de finalización de proceso y como concepto del apunte, por defecto "AGRUPACIÓN".

3.5 Duplicar o multiplicar asientos

También es posible la introducción de un nuevo apunte contable asociado al asiento sobre el que el usuario está posicionado. Este apunte hereda los contenidos del último apunte del asiento, y sitúa al usuario sobre el campo código de cuenta contable.

3.6 Periodificar un apunte

También es posible la introducción de un nuevo apunte contable asociado al asiento sobre el que el usuario está posicionado. Este apunte hereda los contenidos del último apunte del asiento, y sitúa al usuario sobre el campo código de cuenta contable.

4 Entrada rápida

El sistema dispone de una herramienta para poder dar de alta un tercero de una forma todavía más ágil e intuitiva: la entrada rápida de terceros. Del mismo modo, se pueden crear plantillas base, que facilitan la definición del registro principal de plantillas de entrada rápida.

4.1 Entrada rápida de terceros

La entrada rápida de terceros permite introducir en el sistema la información relacionada con un tercero de forma rápida y sencilla. Mediante un único formulario el sistema genera datos de varias entidades relacionadas con el tercero, como son la dirección principal, la domiciliación bancaria e incluso datos de cliente, proveedor o delegación, en caso que el tercero sea de alguno de estos tres tipos.

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En función de los datos informados en el formulario el sistema alimentará una serie de entidades u otras; por ejemplo el campo IBAN, que se refiere al número internacional de una cuenta bancaria, si se informa el sistema generará un registro del domiciliación bancaria para el tercero actual.

Los terceros tienen más parámetros de los que aparecen en el formulario de entrada rápida, pero estos son omitidos para facilitar la entrada de datos. En consecuencia, la información generada desde el formulario de entrada rápida adopta muchos valores por defecto.

4.2 Plantillas base

Existe la posibilidad de crear unas plantillas base que faciliten la definición del registro principal de plantillas de entrada rápida. El sistema dispone, a su vez, de un proceso de copia o actualización de plantillas de entrada rápida de una empresa origen a otra empresa destino.

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