En el sistema existen una serie de auxiliares básicos para su buen funcionamiento, así como una parametrización previa imprescindible. En esta sección se detallan los maestros auxiliares y la parametrización inicial de Axional Finanzas.

1 Auxiliares

En este apartado se trata la definición de las tablas auxiliares para la configuración inicial del sistema.

  • Diarios: Maestro de diarios contables del sistema.
  • Sistemas: Maestro de definición y mantenimiento de los sistemas contables.
  • Monedas: Mantenimiento del maestro de monedas a utilizar en el sistema.
  • Cambios: Histórico de cambios aplicados entre las monedas internacionales y la moneda local del sistema de finanzas.
  • Tipos de cambio: Mantenimiento donde se indica la relación de paridad de cambio entre dos monedas, facilitando la conversión según se establezca paridad de cotización directa o indirecta.
  • Periodos: Histórico y mantenimiento del maestro de períodos contables por empresa.
  • Conceptos: Definición de los conceptos contables que se utilizarán posteriormente en los distintos procesos que generan apuntes contables.
  • Serializadores de justificantes: El justificante es la referencia de uso principal empleada en el registro desde la mayoría de los módulos del sistema. Opcionalmente, se pueden definir códigos de series de justificante para la obtención automática de números consecutivos. La imputación desde cualquier módulo de la aplicación requiere la introducción de referencias de justificante; estas pueden informarse completamente o parcialmente, y en este último caso el sistema obtendrá el nuevo número para la serie introducida y lo propondrá para su registro.
  • Series de documentos: El documento es la referencia de uso secundario empleada en el registro desde la mayoría de los módulos del sistema financiero. Opcionalmente, se pueden definir códigos de series de documentos para la obtención automática de números consecutivos. La imputación desde cualquier módulo de la aplicación requiere la introducción de referencias de documento; estas pueden informarse completamente o parcialmente, y en este último caso el sistema obtendrá el nuevo número para la serie introducida y lo propondrá para su registro.
  • Documentos: Multimedia, dónde se almacenan y visualizan objetos multimedia e imágenes. Y de texto, dónde se parametrizan archivos tipo de texto a partir de diferentes tags.
  • Tipos de notas: Definición de las distintas tipologías de notas u observaciones que se podrán asignar dentro del área financiera.
  • Calendarios: Registro de los calendarios con los que trabaja la empresa.
  • Festivos: Mantenimiento de los festivos necesarios para la operativa habitual.
  • Repositorio de soportes magnéticos: Registro de los ficheros generados por los procesos de creación de soportes magnéticos.
  • Características y tipos: En estos mantenimientos se definen las características y sus tipologías. Estas características se asocian luego a los documentos.
  • Máscaras de series: Mediante esta opción se accede a la definición de máscaras para la particularización de las series de justificante y/o de series de documento del sistema.
Loading...

2 Parametrización

La parametrización básica para empezar a trabajar con Axional Finanzas incluye:

  • Empresas.
  • Grupos de empresas.
  • Grupos de permisos.
  • Usuarios.
  • Grupos de usuarios.
  • Preferencias de grupos de usuarios.
  • Fechas bloqueadas.
  • Configuración general.

2.1 Empresas

En el apartado de empresa se definen las empresas del grupo, sean estas empresas operacionales o empresas de consolidación. Es en el maestro de empresas donde se definen todas las empresas que participan en el ERP.

2.1.1 El maestro de empresa

El Maestro de empresas permite dar de alta las empresas, así como todos los datos relevantes de las mismas.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Parametrización / Empresas
Finanzas / Contabilidad
General / Procesos / Consolidaciones de empresas / Empresas

Las empresas operacionales realizan operaciones sobre las que se registra el detalle de todas las operaciones comerciales y mercantiles en el día a día, por ejemplo, registro de facturas de compras, registro de facturas de ventas, cobros de clientes y pagos a proveedores, tesorería, etc.

En cambio, las empresas de consolidación son propietarias de otras empresas sobre las que tienen un determinado porcentaje de participación. Sobre las empresas de consolidación también pueden ejecutarse operaciones transaccionales.

Todo documento de gestión hace referencia a la empresa que emite o recibe el documento en función de si se habla de ventas o compras. En ambos casos, hay una sección en los documentos, llamada Unidad de negocio, siempre formada por empresa, delegación y departamento. En cambio, desde el punto de vista contable la unidad de negocio es empresa, proyecto y sección. No tiene por qué haber una relación biunívoca, aunque muchas veces cada departamento tiene un sección diferente y cada delegación tiene un proyecto diferente.

Auxiliares y maestros relacionados

A continuación se muestra la relación de maestros y auxiliares donde se deben registrar diferentes componentes para poder definir una empresa de manera funcional mediante el maestro de empresas.

Loading...

Definición de la empresa

Para dar de alta una empresa, lo primero que hay que hacer es dar de alta la empresa como tercero en el maestro de terceros.

Una vez realizado este paso, en el maestro de empresas se debe informar de todos los datos para el alta de la empresa, como el nombre, su nombre comercial o la fecha de inicio de actividad. El estado indica si la empresa permanece abierta o cerrada.

FISCALIDAD

Por lo que respecta a los datos fiscales, se debe informar del NIF, de su dirección fiscal y de la zona impositiva. La zona impositiva de la empresa es un campo muy relevante, ya que influye a la hora de determinar los tipos de impuestos a aplicar en los documentos.

CONTACTO Y DATOS CONTABLES

También se debe informar un contacto de la empresa para cualquier comunicación. Para que los datos asociados al contacto se rellenen automáticamente, el contacto debe estar dado de alta en el maestro de contactos. En el apartado contable se parametrizan todas aquellas cuentas relacionadas con las diferencias de divisas y gastos financieros, así como la moneda de la empresa.

2.1.2 Proyectos contables

Mediante esta opción se accede a la definición de los proyectos contables, donde, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Proyectos / Proyectos

El módulo de finanzas permite el mantenimiento del maestro de proyectos contables. Un proyecto establece una clasificación de los apuntes contables de una empresa. Los saldos de las cuentas y los niveles son registrados separadamente para cada uno de los proyectos existentes.

Si no se desea mantener una contabilidad por proyectos se puede dar de alta un único proyecto en la contabilidad e imputar todos los movimientos sobre él.

2.1.3 Secciones contables

Mediante esta opción se accede a la definición de las secciones contables, donde, si el usuario dispone de los permisos necesarios, se pueden crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Secciones / Secciones

Al igual que los proyectos, las secciones son tratadas como departamentos contables independientes. Por lo tanto, los saldos de las cuentas y de los niveles son registrados separadamente para cada una de las secciones existentes.

Las secciones contables pueden utilizarse como una subclasificación de los apuntes introducidos en distintos proyectos contables de la empresa. Así se pueden obtener balances para las distintas secciones contables, para un proyecto y sección determinados, etc.

2.2 Grupos de empresas

...

2.3 Grupos de permisos

...

2.4 Usuarios

...

2.5 Grupos de usuarios

...

2.6 Configuración parámetros de usuarios

Los parámetros de usuario persiguen dos funciones básicas:

  • Imponer restricciones de operatoria en determinados procesos de la aplicación.
  • Facilitar valores por defecto durante el registro de información.

2.6.1 Preferencias y parámetros de usuarios

Tabla auxiliar de valores por defecto asociados al usuario y al proceso.

Son de resaltar los siguientes aspectos:

  • El usuario public es un usuario genérico, en caso de no existir registro específico la aplicación tomará los valores correspondientes a dicho usuario.
  • Existe un indicador específico para que los procesos de contabilización registren la información en el área diferida o directamente en el área real.
  • Las fechas de inicio y de fin de vigencia permiten el control del registro a nivel de usuario y proceso.

2.6.2 Configuración de usuarios

Tabla auxiliar de parámetros de control de operatoria asociados al usuario.

2.7 Fechas bloqueadas

...

2.8 Configuración general

...