El packing list o lista de empaque es un documento adjunto a la Factura de ventas. Éste es generado por el exportador y describe las cantidades y características específicas de la carga contemplada en la factura. El packing list facilita la verificación de la mercancía en aduana, y el posterior reconocimiento de la misma en las bodegas del importador.

El packing list es necesario para poder emitir el bill of lading y para prevenir el envío de mercancías no permitidas. Independientemente del país de destino, existen restricciones que afectan al transporte marítimo de determinados productos, y de forma adicional, existen restricciones particulares que afectan a algunos países.

1 Registro del packing list

Un packing list es un documento en el que deben aparecer obligatoriamente los siguientes campos:

  • Lugar y fecha del embarque.
  • Detalles del exportador, incluyendo su nombres y dirección completa, así como firma y sello.
  • Información del consignatario o el comprador extranjero. En caso de que exista una carta de crédito de por medio, es posible que el nombre en este caso sea el banco; de ser assí, debe ser necesario especificar los detalles.
  • Número de factura de ventas, que identifica la transacción con fecha.
  • Pedido de venta, que debe incluir fecha, así como el número de la carta de crédito en caso de ser aplicable.
  • País de origen y país de destino final.
  • Nombre de la embarcación, número de vuelo o cualquier dato referente al medio de transporte en que se vaya a realizar el envío.
  • Detalles del modo de precarga, es decir, el movimiento de la mercancía antes de su entrega en el puerto de salida.
  • Lugar de recepción, el punto específico en que los productos serán recibidos después de completar los procedimientos aduanales de exportación.
  • Puerto de carga, el cual puede ser el mismo que el anterior, dependiendo si la carga se realiza en un punto distinto.
  • Puerto de descarga, el lugar a donde serán enviados los bienes y son descargados para entrega al comprador.
  • Lugar de entrega, puede ser el mismo que el de descarga, a reserva de que el comprador se encuentre en otro punto.
  • Términos de entrega y de pago, con base en el tipo de Incoterm utilizado en la transacción y por acuerdo del exportador e importador.
  • Números, marcas y símbolos de identificación de las mercancías, se refiere a cualquier requisitos necesario de marcaje, etiquetado en las parcelas o embalaje.
  • Número y tipos de paquetes, así como información física del envío. La cantidad total, pesos brutos y netos, dimensiones, así como si se encuentran en cajas de madera, cartón, pallets, etcétera.
  • Descripción de la mercancía, debe ser igual a como aparece en otros documentos y detallada.
  • Declaración para el efecto de confirmar que la información brindada es certera y cualquier otro detalle pertinente.

El packing list o lista de empaque, un documento elaborado por el exportador y cuyo principal objetivo es facilitar el reconocimiento selectivo de la mercancía dentro de un lote por parte de los inspectores de aduanas.

El packing list y la factura de ventas son documentos con ciertas similitudes, pero cada uno de ellos cumple una función completamente distinta en una exportación. La factura tiene como objetivo principal fijar las condiciones de la compraventa internacional por lo que los datos reflejan principalmente el valor de las mercancías, los métodos de pago y los términos de transporte internacional o incoterms. Por su parte, el packing list cumple el objetivo de reflejar fielmente los detalles de la carga. De ahí la importancia de aportar datos exactos de medidas, peso unitario, volumen, descripción, etc.

Aunque se trate de documentos distintos con funciones distintas, es muy importante tener en cuenta que la información contenida en el packing list y en la factura comercial debe corresponderse. Ambos documentos deben contener el mismo número de unidades de un producto, valor, peso y descripción.