Un plan de entrega es una forma de contrato marco en la que pactan condiciones para que los artículos sean suministrados en fechas predeterminadas dentro de un período de tiempo determinado.

En la generación de un plan de entrega se necesita incluir algunos datos básicos:

  • Nombre o razón social del comprador y vendedor.
  • Fecha del plan, así como de la fecha inicio y fin de la entrega.
  • Descripción de la mercancía: cantidad, especificación y referencias.
  • La dirección de envío, el tercero de expedición y los datos de transporte.
  • El tipo de programación de repartos.
  • El número de días de periodo congelado, que impide modificar un reparto el número de días hasta la fecha de entrega.

1 Parametrización inicial

Para comenzar a dar de alta planes de entrega se establecen algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Los planes de entrega se asocian siempre a un cliente y exigen unos campos obligatorios como nombre del cliente, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. En las líneas del documento se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, antes de crear un plan de entrega es imprescindible definir previamente al menos una tipología de plan de entrega.

1.1 Auxiliares y maestros

Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Los clientes se dan de alta primero en el maestro de terceros, desde donde es posible configurar las condiciones financieras (domiciliaciones, condiciones de pago, direcciones, etc.). Luego es necesario realizar un registro en el maestro de clientes, donde se registran las condiciones comerciales asociadas al cliente (divisa, tarifas, descuentos, etc.).

Una vez definidos los almacenes y delegaciones en su respectivo maestro, se deben relacionar los almacenes con los que puede trabajar cada delegación en el formulario almacenes por delegación. También es necesario informar de un departamento, el cual debe estar previamente definido en el maestro de departamentos para la delegación introducida.

1.2 Tipologías de planes de entrega

La entrada de planes de entrega requiere que primero se definan las diversas tipologías de planes de entrega, cada una con una naturaleza o funcionalidad diferente según la necesidad que se requiera cubrir.

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Ventas / Maestros / Documentos / Planes de entrega

En la definición de la tipología de un plan de entrega cabe destacar:

  • La definición del código del tipo de plan, de máximo 4 caracteres.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de plan de entrega, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
  • El tipo de pedido que va a generarse a partir del plan de entregas.
  • La opción Validar catálogo valida los artículos que se añaden en las líneas contra la delegación o el departamento (según el caso) de la cabecera del plan. La opción No únicamente valida que el artículo no esté bloqueado en el maestro de artículos.

El indicador Validar catálogo es útil para aquellas empresas en las que ciertas entidades, como delegaciones, departamentos o almacenes, gestionan un subconjunto de artículos. La validación sobre el formulario de artículos solo muestra aquellos artículos que pertenecen al subconjunto de la entidad.

  • El indicativo de compromiso de inversión hace que se imputen compromisos sobre presupuestos de partidas.
  • Un plan de entrega puede actualizar el stock futuro del artículo, en función de lo parametrizado en el indicador Stock planificado.
  • Se puede actualizar tesorería en función del indicador correspondiente.
  • Un plan de entrega puede adherirse a un acuerdo de ventas previo. Para ello, debe activarse el indicador de Acuerdos en la tipología del plan.
  • Los precios se pueden establecer o no con IVA incluido, detalle que también se define en la tipología.
  • Existe también la posibilidad de definir un circuito de workflow.

A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de plan de entrega el usuario puede definir campos a ocultar.

1.3 Tipos de programación de entrega

Los tipos de programación definen las reglas para generar automáticamente las entregas.

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Ventas / Planes de entrega / Tipos de programaciĆ³n

La primera característica a informar es el tipo de intervalo, que indican como se calcula la cadencia entre las entregas. Los tipos de intervalo contemplados son:

  • Días
  • Meses
  • Niveles de stock

La segunda característica a indicar son los días posibles de entrega. El sistema permite 3 formatos de días de entrega, que pueden ser combinados para generar programaciones diferentes:

  • Día del mes
  • Día de la semana
  • Día de la semana en un mes

Importante

El dato de los días posibles de entrega no se han de informar si el tipo de programación es por niveles de stock.

Ejemplo 1

Se quiere realizar una entrega cada jueves. En este caso se define como unidad los días y como longitud del intervalo 7 días. Como día de la semana 1, se fija el jueves. El resto de campos quedan en blanco.

Ejemplo 2

Se quiere realizar una entrega el último lunes del mes. En este caso se define como unidad los meses y como longitud del intervalo 1 mes. Como día de la semana 1, se fija el lunes, y se especifica que sea el Último. El resto de campos quedan en blanco.

Ejemplo 3

Se quiere realizar una entrega el día 10 y otra el día 15 del mes. En este caso se define como unidad los meses y como longitud del intervalo 1 mes. Como día del mes 1, se fija el 10, y como día del mes 2, se fija el 15. El resto de campos quedan en blanco.

2 Funcionamiento básico

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta planes de entrega.

2.1 Aplicación

Un plan de entregas está compuesto por la cabecera, las líneas y los diferentes repartos de cada línea de artículo. Como está explicado en secciones anteriores, la cabecera establece las condiciones generales de la entrega de mercancía, y las líneas establecen condiciones específicas de cada artículo. Además, en los repartos se especifican las condiciones detalladas de cada entrega de los diferentes artículos definidos en las líneas.

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Ventas / Planes de entrega / Nuevo plan

2.1.1 Cabecera del plan de entrega

A nivel de cabecera se establecen las condiciones comerciales y financieras del plan de entrega. Su estructura es parecida a las cabeceras de pedidos de ventas.

La dirección de entrega (caja Entregar en) y el tercero de expedición (caja Enviar a) de la cabecera se utilizan como datos por defecto para la generación de los repartos, aunque estos datos se pueden especificar luego para cada reparto.

De la misma manera, a la cabecera se le puede asociar un tipo de programación, que se define en la tabla de tipos de programación de repartos.

El tipo de programación indica el número de repartos a realizar, la longitud del intervalo entre cada reparto, etc. Este valor se puede asociar también a nivel de líneas y de esta forma se particulariza para cada artículo, si es preciso

El número de días de periodo congelado impide modificar un reparto en el número de días hasta la fecha de entrega. Este valor se puede particularizar también para cada artículo.

La situación de la cabecera del plan de entrega puede ser:

  • Pendiente: la cabecera no tiene ningún pedido asociado todavía.
  • Parcial: se han generado pedidos de una parte del plan de entrega.
  • Servido: se han generado pedidos por el total de las cantidades del plan de entrega.
  • Anulado: el plan ha sido cancelado, es decir, no permite generar repartos ni pedidos.

2.1.2 Líneas del plan de entrega

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del plan mediante la pestaña Línea.

A nivel de líneas es donde se asocian los artículos del plan de entregas. Cada línea tiene un artículo, un precio y un descuento y la cantidad total a repartir.

Si el plan de entrega está vinculado a un acuerdo, el precio y descuento de la línea del plan serán los mismos que en el acuerdo. Si no es así, el sistema utilizará el precio y descuento de la tarifa de ventas correspondiente, en caso de que esta exista.

Además, el usuario puede informar en las líneas de una serie de datos que también constan en la cabecera. De este modo, se puede particularizar la siguiente información a nivel de líneas:

  • El tipo de programación para generar el reparto.
  • El número de días de periodo congelado para la línea del plan de entrega en concreto.
  • El porcentaje de tolerancia para habilitar la superación de la cantidad acordada en dicho porcentaje.

La situación de las líneas del plan de entrega pueden ser:

  • Pendiente: no tiene pedidos, ya sea porque no hay repartos o porque los repartos están pendientes de generar pedido.
  • Parcial: se han generado pedidos de una parte de la línea.
  • Servido: se han generado pedidos por toda la cantidad de la línea.
  • Anulado: la línea ha sido anulada, es decir, la línea no permite generar repartos.

Cada línea del plan de entrega muestra también:

  • La cantidad repartida: que corresponde con la cantidad de la que se ha hecho reparto.
  • La cantidad realizada: que corresponde con la cantidad de la que se ha hecho pedido.

2.1.3 Reparto del plan de entrega

Por último, después de introducir la cabecera y las líneas, hay que dar de alta los repartos de las líneas del plan de entrega. Desde la cabecera registrada se accede a los repartos del plan mediante la pestaña Repartos.

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Ventas / Planes de entrega / Reparto

El reparto se puede generar automáticamente en base a la cantidad total de cada línea y teniendo en cuenta el tipo de programación. Sin embargo, los repartos también se pueden definir manualmente, de modo que el usuario puede dar de alta los repartos sin seguir una lógica de un tipo de programación.

Las fechas de un reparto, tanto si ha sido creado manual o automáticamente, tienen que estar dentro del rango de fechas de la línea a la que hacen referencia. Del mismo modo, las fechas de inicio y fin de entrega de cada línea tienen que estar dentro del rango de inicio y fin de entrega de la cabecera del plan de entrega.

En cada línea de reparto está la dirección de entrega y los datos de expedición, en caso de que sea necesario modificarla.

Como documento destino, una línea de reparto genera una línea de pedido de ventas, de modo que ambas líneas quedan enlazadas. Las fechas de inicio y fin de entrega de la línea de reparto son las que se utilizan a la hora de generar la línea del pedido.

A nivel de workflow, las líneas de reparto se pueden bloquear por muchas razones. Por ejemplo:

  • Dirección de entrega diferente a la definida por defecto.
  • Cantidad repartida inferior a la establecida.
  • Cantidad repartida superior a la anterior según un porcentaje determinado.

Las posibles situaciones de los repartos pueden ser:

  • Pendiente de realizar el pedido.
  • Servida, es decir, ya se ha realizado el pedido.