1 Introducción

Un anticipo se define como una entrega a cuenta o en depósito de un montante económico, previa a la entrega de la mercancía.

Desde el documento de anticipos se podrán realizar las siguientes funciones:

  • Acceder a la consulta de los documentos origen de dichos anticipos: acuerdos, pedidos, albaranes y facturas de ventas.
  • Acceder a la factura destino generada por el anticipo.
  • Acceder a las reservas o liquidaciones realizadas sobre el anticipo.
  • Acceder al registro de autorizaciones del anticipo (Workflow).

Como funcionalidades adicionales, también se pueden realizar las siguientes acciones:

  • Impresión de los recibos de los anticipos en formato predefinido.
  • Desencadenar la acción correspondiente de workflow si el documento está bloqueado y el usuario es uno de los gestores autorizados para el estado de workflow actual.
  • Validar el anticipo para verificar las condiciones establecidas de workflow.
  • Contabilizar el anticipo si tiene un tipo de asiento asignado en la tipología.

2 Parametrización inicial

2.1 Tipología de anticipos

Un anticipo se define como una entrega a cuenta o en depósito de dinero por parte de un cliente. Básicamente, se contemplan dos modalidades:

  • Anticipo con factura. Esta modalidad de anticipo consiste en que en el momento de registrar el anticipo, ya sea de forma automática desde un documento de ventas (entrega a cuenta) o manualmente (entrega en depósito), se genera una factura con sus correspondientes impuestos (IVA), que una vez se contabilice queda reflejado contablemente.

  • Anticipo sin factura. Esta modalidad de anticipo consiste en que en el momento de registrar el anticipo, ya sea de forma automática desde un documento de ventas (entrega a cuenta) o manualmente (entrega en depósito), no se genera factura pero sí en cambio se contabiliza para su reflejo contable. De hecho, se pueden establecer dos clasificaciones diferentes de los anticipos según se considere la vinculación o no del anticipo a un documento determinado de ventas o según se distinga la emisión o no de una factura en el momento del pago del anticipo.

Atendiendo al primer criterio, los anticipos se pueden registrar manualmente, con lo que se consideran como una bolsa de dinero (depósito) que se usará para liquidar importe de "n" documentos de ventas (acuerdos, pedidos, albaranes y facturas).

También se podría registrar de manera automática desde el propio documento de ventas (entrega a cuenta). En este caso, el sistema permite generar un anticipo desde un acuerdo, pedido, albarán o una factura de ventas. Esta funcionalidad se establece en la tipología de acuerdos, tipología de pedidos, tipología de albaranes y de facturas.

El segundo criterio se realiza atendiendo a si se declara impuestos y por tanto se emite o no una factura de ventas. Si no se emite factura, el importe anticipado restará del total de la factura para obtener el importe a pagar. En caso contrario, el importe anticipado rebajará siempre de la base imponible que se corresponda con la operación y tipos impositivos del anticipo.

Al dar de alta el tipo del anticipo se puede parametrizar:

  • Tipo de factura a generar: cuando la modalidad del anticipo requiere que se realice una liquidación de impuestos, es preciso generar y emitir una factura. Por tanto, el sistema debe generar una factura de ventas cuyo tipo de documento es el que se informe en este campo. El tipo de factura que aquí se informe debe estar previamente definido en el registro de tipos de facturas. Se ha tener en cuenta que la generación de la factura de un anticipo se realiza en el momento en que el anticipo esté en estado validado.

  • Código de artículo de las facturas a generar: cuando el tipo de anticipo genera factura de ventas, y por tanto tiene informado el tipo de factura a generar, es necesario informar aquí el artículo con el que se genera la línea de la factura, el cual debe estar previamente definido en el maestro de artículos. En el caso de que para el tipo de anticipo se genere una factura de ventas, además del artículo, también se ha de informar el tipo de factura a generar, es decir; o se informan ambos o ninguno de ellos debe informarse. Si al tipo de anticipo se le asocia un tipo de workflow, la generación automática de la factura se realiza cuando el anticipo quede en estado V, validado. Esto significa que si por alguna condición de workflow, el anticipo se quedara bloqueado, mientras dicho bloqueo no haya sido solventado o autorizado, no se genera la factura correspondiente, no siendo por tanto susceptible de ser utilizado. Es importante señalar que el código de artículo define de manera indirecta la operación y tipo impositivo a aplicar en la factura generada. En el registro de artículos está la clave impositiva, que junto a las zonas impositivas de la delegación y tercero del anticipo, permite obtener el tipo y operación impositivas.

3 Funcionamiento básico

3.1 Registro de un anticipo

Hay varias consideraciones a tener en cuenta en el funcionamiento de los anticipos.

  • Si el tipo de anticipo debe generar factura, y por tanto tiene un código de artículo asignado en su tipología; la operación y tipo impositivo del anticipo se deriva de dicho artículo. Para ello, el sistema, considera la clave impositiva del artículo y las zonas de la delegación y tercero-dirección del anticipo.
  • Si el tipo de anticipo está parametrizado de forma que no genere factura, el sistema no obtendrá, y por tanto no utilizará, la operación y tipo de impuesto. Además no deja indicar la base imponible del anticipo; el importe se detalla en el importe anticipado. En caso de generar factura, se debe informar la base del anticipo y no se permite informar el importe total del anticipo, ya que se obtiene aplicando el tipo impositivo a la base.

Todo documento de ventas (acuerdos, pedidos, albaranes y facturas), sólo puede liquidar o reservar contra aquellos anticipos cuyos tipo de operación y tipos de impuesto concuerden con los del anticipo. Esto se debe a que en el momento de emitir la factura de la venta de la mercancía, el sistema deduce de los impuestos de la factura la parte correspondiente al importe anticipado, de ahí que los impuestos aplicado al anticipo y el aplicado a las mercancías deba ser coincidentes, de lo contrario los impuestos a declarar en una y otra operación no serían concordantes, lo cual no está permitido legalmente.

Si el anticipo no tiene tipo de impuesto informado, sólo se controla el importe total, lo cual significa que en el momento de emitir la factura de la mercancía, el anticipo tan sólo afecta al importe con el que se genere los efectos a cobrar, pero en ningún caso altera los datos económicos de la factura, como ocurre en el caso anterior.

Un anticipo se puede crear de forma manual, en el momento de crear el registro, existe la posibilidad de referenciarlo de forma directa contra un documento (pedido, albarán o factura) previamente existente, de forma que se genera automáticamente una reserva o liquidación del documento contra el anticipo en cuestión.

También existe la posibilidad de realizar la operación inversa, es decir; generar automáticamente el anticipo desde el documento de que se trate (pedido o factura). Para ello es necesario que la tipología del documento está parametrizada a tal efecto. Al igual que en el caso anterior, una vez generado el anticipo, éste queda ligado al documento de forma que también se genera una reserva o liquidación del documento contra el anticipo generado.

Una vez generado el anticipo y su correspondiente liquidación, se podría acceder al registro de liquidaciones y rebajar el importe liquidado, o incluso liquidar una parte contra un anticipo y otra parte contra otro ya existente.

Otra opción a considerar consiste en parametrizar las tipologías de documentos de ventas para que solamente liquiden, bien de forma manual o automática. Una vez se ha registrado y validado un documento, si la modalidad de liquidación parametrizada es la automática, entonces el sistema analiza la cartera de anticipos facturados (si genera factura) o contabilizados (si no generan factura) del cliente y para la moneda de que se traten, de forma cronológica y siguiendo el siguiente orden:

  • Primero analiza los anticipos que, habiendo generado factura, el tipo impositivo del mismo sea coincidente con el tipo impositivo de los artículos que forman parte del documento.
  • Una vez analizados todos los anticipos anteriores, si todavía queda importe de documento pendiente de liquidar, entonces analiza todos los anticipos que no hayan generado factura y si existe alguno, contra estos realiza la liquidación con independencia de los impuestos a aplicar.

Si finalizado el análisis automático, todavía quedase importe de documento pendiente de liquidar, aún quedaría la opción de acceder a los anticipos y registrar un anticipo y su liquidación manual.

Cuando el tipo de documento está parametrizado para liquidar manualmente, el procedimiento consiste en acceder al registro de liquidaciones y ahí seleccionar los anticipos contra los cuales se desea liquidar el importe del documento.