Una oferta de ventas se define a partir de la necesidad de productos o servicios por parte del cliente, seguida de una negociación posterior donde se determinan:

  • Precio de venta.
  • Términos de entrega.
  • Condiciones comerciales.
  • Plazos.
  • Importes, etc.

Posteriormente, si el cliente confirma su aceptación, el sistema permite la confección de un pedido en firme a partir de la oferta registrada. A su vez, es posible establecer medidas de control ante cambios o modificaciones de parámetros claves de las condiciones iniciales de la oferta.

Desde una determinada oferta se puede consultar de forma inmediata, ágil y sencilla, el pedido o pedidos realizados contra la misma.

1 Parametrización inicial

Para comenzar a dar de alta ofertas de venta se deben definir algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Las ofertas de ventas se pueden asociar a un cliente. En las líneas de las ofertas se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, para crear una oferta es imprescindible definir al menos una tipología de oferta de ventas.

1.1 Auxiliares y maestros

Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un cliente, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y ya que se trata de un cliente, se le da de alta en el maestro de clientes donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, etc.

Se debe de dar de alta al menos una empresa en el maestro de empresas.

1.2 Tipología de ofertas de venta

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de ofertas de venta que se desean gestionar en el sistema, cada uno con una naturaleza o funcionalidades diferentes de acuerdo a la necesidad que se requiera cubrir.

El criterio de definición de los tipos de oferta suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de ventas. Así pues, podríamos distinguir, por ejemplo:

  • Ofertas de orientación de precios.
  • Ofertas de productos / servicios.
  • Ofertas a clientes habituales.

El acceso a la tipología de ofertas de venta se realiza desde la siguiente ruta:

Menu path:
Ventas / Maestros / Documentos / Ofertas

Al dar de alta el tipo de oferta de venta se puede parametrizar:

  • La definición del tipo, por lo general una abreviatura de máximo 4 caracteres.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de oferta de venta, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
  • Se pueden establecer relaciones entre documentos, indicando el documento origen.
  • El indicador Valorar se emplea para calcular económicamente el documento.
  • Existe la definición de un circuito de workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de oferta de ventas se permite seleccionar los campos a ocultar.

2 Funcionamiento básico

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta ofertas de venta.

2.1 Aplicación

Una oferta es un documento que tiene cabecera y líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la entrega de mercancía, y las líneas las condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Ventas / Ofertas / Nueva oferta
Ventas / Ofertas / Consultar ofertas

2.1.1 Cabecera de la oferta

Al limpiar el formulario para ingresar una nueva oferta, el sistema por defecto propone el tipo de oferta de ventas seleccionado en ese momento.

La delegación que aquí se informe, debe estar definida en el maestro de delegaciones. De manera similar con el departamento, que debe estar definido en su maestro.

La fecha de la oferta corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración de la oferta de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de oferta y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. En caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

El código de cliente al que hace referencia la oferta debe estar previamente definido en el maestro de clientes. El sistema propone por defecto la dirección del cliente después de registrar el código de cliente, además de los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Importante

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento y tipo de oferta se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios.

2.1.2 Líneas de la oferta

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de la oferta de ventas mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea de la oferta si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos comprados por la empresa para consumo interno, su uso podría estar vetado en documentos de ventas, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de compras.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de ofertas, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de ventas registrada en el maestro de artículos por cliente, y si no tiene el dato, propone la unidad base del maestro de artículos.

El precio unitario se obtiene de la tarifa y permite que un usuario autorizado pueda cambiar el valor.