Una vez definida una tipología se puede empezar a dar de alta ofertas.

1 Alta de ofertas

Una oferta está formada por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales de la necesidad a cubrir. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

 

1.1 La cabecera de la oferta

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento y tipo de oferta se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios. Para más información, ver la sección Configuración de grupos .

Al limpiar el formulario para ingresar una nueva oferta, el sistema por defecto propone el tipo del oferta seleccionado en ese momento.

Ejemplo de cabecera de oferta de ventas

  • Cada usuario se ha de asignar en el maestro de configuración de usuarios y a un grupo funcional de gestión definido en el maestro de configuración de grupos de usuarios
  • La delegación se rellena por defecto con los datos informados en las preferencias de grupos de usuarios o en la configuración de empresa, en dicho orden.
  • El departamento por defecto es el informado en las preferencias de grupos de usuarios o en la configuración de empresa.
  • El sistema propone por defecto la dirección del cliente después de ingresar el código de este. Dicha información la completa a partir de lo informado en la configuración de empresa.
  • La fecha de la oferta corresponde a la fecha en que se emite el documento.
  • La fecha inicio vigencia y fin vigencia se refiere al periodo de vigencia de la oferta de precios.
  • El sistema se encarga de la numeración de la oferta de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de oferta y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.
  • El usuario registra el código del cliente, y el sistema propone los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de clientes, en ese orden.
 

1.2 Las líneas de la oferta

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de la oferta mediante la pestaña Líneas .

Ejemplo de líneas de oferta de ventas

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea de la oferta si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

El sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

El sitema facilita la búsqueda rápida del artículo por código, descripción o código EAN.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos fabricados por la propia empresa, su uso podría estar vetado en documentos de compras, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de ventas.

La variable logística es un clasificador de un mismo artículo. Por ejemplo, si se tiene un artículo y se desea diferenciar por color, talla o alguna característica en particular y no se desea crear un código en el maestro de artículos, entonces el uso de la variable logística cumple la función de diferenciador entre dichos artículos. El valor de la variable logística el sistema por defecto lo completa cuando el usuario ingresa el código del artículo, el cual lo obtiene del maestro de artículos por proveedor y en caso de no encontrarlo recurre al maestro de variable logística.

Otro campo el cual se completa al ingresar el código del artículo es la unidad de medida, el cual lo obtiene del maestro de artículos por proveedores, de lo contrario busca en el maestro de artículos.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

Cuando en la tipología de la oferta no se marca para ocultar, se muestra la cantidad de precio y unidad de precio. La unidad de precio corresponde a la unidad de medida en la que se expresa el precio y la cantidad de precio corresponde a la unidad de precio por la cantidad de venta. La unidad de precios por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística.

Ejemplo 1

En una empresa del sector ganadero, le interesa que se informe la cantidad de carme, expresado tanto en unidades como en el peso. En este caso se tendría:

  • Unidad de medida de venta: Unidades
  • Unidad de medida alternativa: Kilogramos
Ejemplo 2

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de gaseosa y/o refresco en packs de 12 unidades. A nivel de ventas, interesa gestionar el precio en unidades, pero el precio viene determinado por cada pack. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de venta: pack de 12 unidades
  • Unidad de medida de precio: unidad

Los descuentos especiales se activan en el tipo de oferta y cuando no tienen descuentos especiales, se informa el descuento unitario.

El precio unitario y el porcentaje de descuento comercial permite al sistema calcular el importe neto cuando da de alta una línea, si hay descuentos especiales no se informa el descuento unitario y se activa el descuento del tipo de oferta.

El usuario también puede consignar la siguiente información para cada línea de la oferta:

  • Datos contables para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura tome el presupuesto, proyecto, centro de costo, partida, etc. a imputar en la venta. En el apartado Registro de datos contables , se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad
  • Información complementaria mediante notas. En el apartado Registrar notas de la oferta , se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.
  • Adjuntar documentos como archivos multimedia. En el apartado Asociar documentos a la oferta , se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.

En la tipología de ofertas se cuenta con la pestaña "Campos a Ocultar" donde se permite seleccionar casillas para activar como dato oculto la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.


Cabe mencionar, que para generar líneas de una oferta estas pueden ser creadas desde cero o de lo contrario copiadas desde un documento origen , esto último dependerá de lo que haya sido informado en la tipología de la oferta. A continuación, se muestra el siguiente diagrama:

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2 Funciones básicas

2.1 Oferta de venta sin origen (directo)

El objetivo de este flujo es generar una oferta y que de manera natural desemboque en un pedido de venta.

2.1.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la oferta es preciso tener parametrizado con ciertas caracterísicas las tipologías de los documentos que van a cubrir este flujo. Por un lado, se tiene como documento origen la oferta, la cual va a desembocar en un pedido de venta, teniendo así como documento destino el pedido de venta. Es por ello, que se debe considerar lo siguiente:

  • En tipología de la oferta como no se requiere un documento previo en la tabla origen seleccionamos ninguno y completamos los demás campos.
    Tipología: Oferta de ventas sin origen

  • En tipología del pedido se debe seleccionar como tabla origen "Oferta", además el sistema nos brinda la opción de configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la cual puede registrarse a través de una sentencia SQL. Dicha configuración se registra en la opción condición selección, como se muestra a continuación:
    Tipología: Pedido de ventas con origen en oferta

  • La opción actualización tabla origen, tiene como finalidad informar si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).
    Tipología: Pedido de ventas con origen en oferta

  • Se marca la opción copia línea origen, lo cual nos va permitir acceder a las líneas de la oferta trasladando toda eso información al pedido de venta.
    Tipología: Pedido de ventas con origen en oferta

Las ofertas deben estar adjudicadas para poder asociar pedidos.

2.1.2 Proceso

Para generar la oferta ingresamos en la opción (1)tipo de documento el código que identifica la tipología que se ha creado líneas arriba, y datos como por ejemplo empresa, delegación y departamento serán propuestos por el sistema.

Ejemplo de oferta de venta (origen)

Luego ingresamos el código que identifica al (2) cliente y el sistema completa datos como: dirección, provincia, teléfono, etc, y completamos los datos adicionales como por ejemplo el (3)periodo de vigencia de la oferta, entre otros para luego darle click en el botón insertar (menú en la parte superior derecha).

Una vez generado la cabecera de la oferta, como siguiente paso se tiene asociarle líneas con los productos ofertados y validarlos. Nos dirigimos a la pestaña de "Líneas" e ingresamos el código del artículo donde el sistema nos solicitará ingresar la cantidad ofertada y le agregamos el precio de artículo y damos click en "insertar" (adiconalmente se puede agregar porcentajes de descuentos, notas, entre otros).

Ejemplo de oferta de ventas (origen) - Línea

Ejemplo de oferta de venta (origen) - Línea ingresada

El siguiente paso corresponde a la creación del documento destino y para ello creamos un pedido de compra con el tipo de documento (tipología) que se ha creado líneas arriba. Ingresamos el (1)tipo de código del documento y en el campo (2)origen ingresamos el número de la oferta origen. Se observa que automáticamente se completan los datos dependiendo el caso se puede modificar para luego dar click en el botón "Insertar".

Ejemplo de pedido de venta (destino)

Finalmente se tiene como resultado lo siguiente:

Ejemplo de pedido de venta (destino)

2.2 Oferta de venta con origen oferta

El objetivo de este flujo es ampliar una oferta con información adicional, por lo que se va a necesitar un documento origen y un documento destino de tipo oferta.

2.2.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la oferta es preciso tener parametrizado con ciertas caracterísicas las tipologías de los documentos que van a cubrir este flujo. Es por ello, que se debe considerar lo siguiente:

  • En tipología de la oferta origen utilizaremos la misma que se creó en el Item 2.1.1.
  • Sin embargo, para la tipología de la oferta destino se debe seleccionar como (1) tabla origen "Oferta", además el sistema nos brinda la opción de configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la cual puede registrarse a través de una sentencia SQL. Dicha configuración se regstra en la opción (2)condición selección, como se muestra a continuación:
    Tipología: Oferta con origen oferta

  • La opción (3)actualización tabla origen, tiene como finalidad informar si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).
  • Se marca la opción (4)copia línea origen, lo cual nos va permitir acceder a las líneas de la oferta trasladando toda eso información al pedido de compra.
  • Se marca la opción (5)requiere adjudicación, en caso en un futuro esta oferta genere el nacimiento a un pedido de compra.

2.2.2 Proceso

En primer lugar, procedemos a dar de alta a la oferta origen:

Ejemplo de oferta de compra (origen)

Una vez creado el documento origen, como siguiente paso tenemos que crear el documento destino pero con un tipo de documento (tipología) particular, creado líneas arriba. Cabe mencionar, que el ingreso de líneas a la oferta, se realiza en función de como se relaciona el documento origen con la oferta destino y de como se parámetriza el campo copiar línea origen; por lo que podemos presentar dos escenarios:.

  • Caso 1: Campo origen informado
    En este caso el copiado de líneas se realiza según lo indicado en la paramentrización del tipo de documento, en el campo copia línea origen cuando se informa que Sí, copia automáticamente las líneas vigentes y no servidas de la oferta relacionada en la cabecera de la oferta.
Ejemplo de oferta de compra (Destino)

En el campo origen ingresamos el número de documento que identifica al documento origen, valga la redundancia.

Ejemplo de oferta de compra (Destino)

Una vez ingresado el documento origen se observa como el sistema jala toda la información de este. Luego hacer click en el botón "insertar" (menú de la parte superior derecho).

Ejemplo de oferta de compra (Destino)

Como el objetivo de este flujo es ampliar una oferta, supongamos que olvidamos ingresar un artículo por lo que hacemos click en la pestaña "Líneas", observamos que estan los (1) artículos de la oferta origen, e ingresamos el (2) código del artículo que se va a adicionar en la oferta.

Ejemplo de oferta de compra (Destino) - Línea

Teniendo como resultado, ahora tres artículos asociados a la oferta

Ejemplo de oferta de compra (Destino) - Línea

Asimismo, es importante mencionar que en el caso que en la tipología se haya informado en el campo copia línea origen como "No", no se copiarán las líneas de la oferta a pesar que se informe el documento origen.
  • Caso 2: Campo origen no informado
    En este caso, damos de alta a la oferta sin informar el origen como se muestra a continuación:
Ejemplo de oferta de compra (Destino) - Campo origen no informado

Luego nos diriginos a la pestaña (1)"Copiar línea de oferta" donde se visualizará una lista de artículos. Se procede a (2)seleccionar los artículos a copiar y hacemos click en el botón (3)"Insertar Atículos". Además, una vez insertados los artículos el sistema permite cambiar la cantidad ofertada, el precio, entre otros.

Ejemplo de oferta de compra (Destino) - Campo origen no informado

Cuando regresamos a la pestaña "Líneas" se observa los artículos que han sido seleccionados a copiar, asímismo se puede agregar nuevos artículos a la oferta.

Ejemplo de oferta de compra (Destino) - Campo origen no informado

2.3 Oferta de compra con origen solicitud

El objetivo de este flujo es solicitar una cotización de precios, por lo que se va a necesitar como documento origen una solicitud orientativa de precios y como documento destino una oferta.

2.3.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la oferta es preciso tener parametrizado con ciertas caracterísicas las tipologías de los documentos que van a cubrir este flujo. Para ello, se debe considerar lo siguiente:

  • En tipología de la solicitud origen en (1)tipo se debe seleccionar la opción "Orientación" ya que el objetivo de esta solicitud es una cotización de precios.
    Tipología: Solicitud orientativa de precios

  • En tipología de la oferta destino se debe seleccionar como tabla origen "Oferta", además el sistema nos brinda la opción de configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la cual puede registrarse a través de una sentencia SQL. Dicha configuración se regstra en la opción condición selección, como se muestra a continuación:
    Tipología: Oferta con origen Solicitud

  • La opción actualización tabla origen, tiene como finalidad informar si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).
  • Se marca la opción copia línea origen, lo cual nos va permitir acceder a las líneas de la solicitud trasladando toda eso información a la oferta de compra.

2.3.2 Proceso

En este flujo tenemos dos opciones:

  • Caso 1: Dar de alta una solicitud orientativa de precios y desde dicho documento generar la oferta de compra.
    Para ello, se procede a dar de alta a la solicitud.
    Solicitud de compra

    Nos dirigimos a la pestaña "Generar Oferta" sonde se visualiza sólo las líneas de la solicitud con cantidad pendiente de servir. Luego, hacemos click en el botón Generar Oferta (ubicado en la parte inferior izquierda)
    Solicitud de compra

    El sistema mostrará la siguiente pantalla donde se deberá completar datos como: tipo de documento (tipología) de la oferta, fecha, cliente, entre otros. Una vez completado dichos datos se hace clic en el botón "Aceptar" y listo se genera la oferta de compra.
    Solicitud de compra

  • Caso 2: Dar de alta una oferta de compra y desde la línea copiar líneas de solicitudes tantas como seas necesarias para cubir la necesidad de oferta.
    Para cubrir este escenario se crear la oferta de compra y para ello se ingresa el tipo de documento, el código que identifica al (2) proveedor y el periodo de (3) vigencia de la oferta.
    Tipología: Oferta con origen solicitud

    Una vez creada la cabecera de la oferta, accedemos a la pestaña "Líneas" y le damos click en "Copiar líneas de solicitudes"
    Oferta con origen solicitud - Línea

    Donde cargará la siguiente lista de artículos, por lo que seleccionaremos lo que necesitamos y presionamos el botón de insertar artículo.
    Oferta con origen solicitud - Línea

    Se ha copiado líneas de artículos asociados a diferentes solcitudes obteniendo el siguiente resultado:
    Oferta con origen solicitud - Línea

2.4 Oferta de compra con origen concurso

El objetivo de este flujo es que una vez generado el concurso de compra, en base a dicho documento se pueda adjudicar una compra y generar una oferta.

2.4.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la oferta es preciso tener parametrizado con ciertas caracterísicas las tipologías de los documentos que van a cubrir este flujo. Para ello, se debe considerar lo siguiente:

  • En tipología del concurso origen debe parametrizarse lo siguiente :
    Tipología: Oferta con origen Concurso

  • En tipología de la oferta destino se debe seleccionar como (1)tabla origen "concurso", además el sistema nos brinda la opción de configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la cual puede registrarse a través de una sentencia SQL. Dicha configuración se regstra en la opción (2)condición selección, como se muestra a continuación:
    Tipología: Oferta con origen Concurso

  • La opción (3)actualización tabla origen, tiene como finalidad informar si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).
  • Se marca la opción (4)copia línea origen, lo cual nos va permitir acceder a las líneas de la oferta trasladando toda eso información al pedido de compra.

2.4.2 Proceso

Para realizar este flujo, se dispone de dos escenarios:

  • Caso 1: Origen informado
    Para realizar este flujo, ingresamos al concurso de compras e ingresamos el tipo de documento que calza con la naturaleza de la oferta de compras a generar como destino.
    Alta de concurso de compras

    Luego hacemos click en la pestaña "líneas" y procedemos a ingresar los artículos.
    Concurso de compras - Línea

    Regresamos a la cabecera del concurso y seleccionamos el botón "Licitar", ante ello la situación del concurso cambia a "Licitado"
    Concurso de compra - Licitar

    Luego en ofertas ingresamos el tipo de documento para este comportamiento y/o naturaleza en específico y en el campo origen ingresamos el número del documento que identifica el concurso.
    Oferta con origen Concurso

    Como se muestra a continuación el documento trae toda la información del documento origen.
    Oferta con origen Concurso

    Alta de concurso de compras

    Luego hacemos click en la pestaña "líneas" y procedemos a ingresar los artículos
    Concurso de compras - Línea

    Regresamos a la cabecera del concurso y seleccionamos el botón "Licitar", ante ello la situación del concurso cambia a "Licitado"
    Concurso de compra - Licitar

    Luego en ofertas ingresamos el tipo de documento para este comportamiento y/o naturaleza en específico y en el campo origen ingresamos el número del documento que identifica el concurso.
    Oferta con origen Concurso

    Como se muestra a continuación el docuemnto trae toda la información del documento origen.
    Oferta con origen Concurso

  • Caso 2: Generación de la oferta desde concurso
    Para la realización de este caso debemos dar de alta un concurso de compras el cual debe estar en estado "Validado" y en situación como "Licitado", como se muestra a continuación:
    Concurso de compra

    Luego accedemos a la pestaña (1)"Selección de proveedores" y en el campo (2)"Selección tercero" ingresamos el código que identifica al futuro proveedor. Al dar click en el botón "Añadir Proveedor" se agregará una línea en la sección (3)"Proveedores sin oferta"
    Concurso de compra

    Finalmente, procedemos a hacer click en el botón "Generar ofertas", de esa manera se generará la (1)oferta de compra para el proveedor señalado.Para visualizar el detalle de la oferta, se puede acceder al documento generado desde el campo "Oferta".
    Concurso de compra

    Otra opcción de acceder a la oferta es que en la parte superior se ha generado una pestaña "Ofertas"
    Concurso de compra

    Como se muestra a continuación la oferta generada:
    Oferta de compra