Para comenzar a dar de alta ofertas se establecen algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

1 Auxiliares y maestros

Las ofertas de venta se asocian siempre a un cliente y exigen campos obligatorios como nombre del cliente, dirección, país, etc., los cuales se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. De igual manera, en las líneas del documento se informan los artículos los cuales deben estar previamente definidos en el maestro de artículos. Además, antes de crear una oferta es imprescindible definir previamente la tipología de la oferta

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Ante ello, se debe considerar lo siguiente:

  • Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.
  • Para dar de alta un cliente, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.
  • Una vez definido el tercero, y como se trata de un cliente, se le da de alta en el maestro de clientes donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, el transportista, etc.
  • Se debe de dar de alta al menos una empresa en el maestro de empresas. Luego, en el maestro de delegaciones se registra al menos una delegación asociada a la empresa. Y para cada delegación definida, se cataloga al menos un departamento en el maestro de departamentos.
  • Cada usuario se ha de asignar en el maestro de configuración de usuarios y a un grupo funcional de gestión definido en el maestro de configuración de grupos de usuarios.

2 Tipologías de ofertas

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de ofertas que se gestionan en el sistema, cada uno con una naturaleza o característica particular en función de la necesidad que se requiera cubrir.

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Ventas / Maestros / Documentos / Ofertas
Tipología: Ejemplo de tipo de documento oferta de venta sin origen

Los aspectos más destacados son:

  • La definición del tipo: código definido por el usuario que identifica el tipo de documento oferta. Se define mediante una abreviatura o mnemotécnico.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de oferta. Permite numerar de manera automàtica los documentos; no obstante, previamente debe estar definida en el Numerador de documentos.
  • Existe la definición de un circuito de workflow.
  • Se establecen las relaciones entre documentos, indicando el documento origen o documento destino dependiendo sea el caso.
  • El indicador valorar se emplea para calcular económicamente el documento.
  • En la pestaña "Indicativos" donde se informa que dicho tipo de documento requiere de adjudicación. Este punto es importante ya que las ofertas de venta deben estar adjudicadas para que continue con su evolución natural en la generación del pedido.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de oferta se permite que el usario pueda seleccionar los campos a ocultar.
    Tipología: Sección ocultar campos

Observación

En la sección de Configuración básica se brinda mayor detalle respecto a estos y otros parámetros.