Un pedido de venta es un documento que contiene la intención del cliente para comprarle una cierta cantidad de productos o servicios a la empresa. Al aceptar un pedido, la empresa se compromete a suministrar la cantidad de productos o servicios a más tardar en la fecha estipulada en el pedido de venta.

El documento le puede servir a la empresa para conocer el compromiso de ingresos que espera, preparar el pedido y dar curso a la facturación como parte de un circuito de compras y ventas cuando el pedido se acepta.

En la generación de un pedido se necesita incluir algunos datos básicos:

  • Nombre o razón social del comprador y vendedor.
  • Número de pedido.
  • Fecha de emisión y entrega del pedido.
  • Descripción de la mercancía: cantidad, especificación y referencias.
  • El precio de cada uno de los bienes o servicios.
  • El importe total.

1 Parametrización inicial

Para comenzar a dar de alta pedidos se establecen algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Los pedidos de ventas se asocian siempre a un cliente y exigen unos campos obligatorios como nombre del cliente, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. En las líneas del documento se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, antes de crear un pedido es imprescindible definir previamente la tipología de pedidos de venta.

1.1 Auxiliares y maestros

Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un cliente, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y al tratarse de un cliente, se le da de alta en el maestro de clientes donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, etc.

Se debe dar de alta al menos una empresa en el maestro de empresas. Después, en el maestro de delegaciones se registra al menos una delegación asociada a la empresa. Y para cada delegación definida, se cataloga al menos un departamento en el maestro de departamentos.

Los almacenes se definen en el maestro de almacenes y cada almacén se asocia a un recinto de almacén.

El recinto corresponde al espacio físico y el almacén a la entidad lógica. Cada almacén pertenece a un recinto y un recinto contiene tantos almacenes como empresas diferentes operan en el recinto.

En el maestro de almacenes por delegación se relacionan los almacenes y las delegaciones; además, se obtiene el almacén prioritario en base al tipo de pedido, delegación y departamento informados en el documento. Esta relación puede ser de tipo 1-1 (un almacén por delegación), como 1-n o n-1. Es decir, se permite que una delegación comparta un almacén con otras delegaciones, o al revés una delegación puede tener varios almacenes de trabajo.

1.2 Tipologías de pedidos de venta

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de pedidos de venta que gestionan en el sistema, cada uno con características diferentes en función de la necesidad que se requiera cubrir.

El criterio de definición de los tipos de pedidos de venta suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de ventas. Así pues, podríamos distinguir, por ejemplo:

  • Pedidos de venta directos.
  • Pedidos de ventas de consumo.
  • pedidos de ventas de servicios prestados.
  • Pedidos previo acuerdo.
  • Pedidos a partir de una oferta.
  • Pedidos por campañas o temporadas.
  • Pedidos de ventas entre dos empresas del mismo grupo.

El acceso a la tipología de pedidos de venta se realiza desde la siguiente ruta:

Menu path:
Ventas / Maestros / Documentos / Pedidos

Al dar de alta el tipo de pedido de venta se puede parametrizar:

  • La definición del tipo: código definido por el usuario que identifica el tipo de documento pedido. Se define mediante una abreviatura o mnemotécnico de máximo 4 caracteres.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de pedido de venta, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
  • Se pueden establecer relaciones entre el pedido de ventas y otros documentos, indicando el documento origen.
  • El indicador valorar se emplea para calcular económicamente el documento.
  • Existe la definición de un circuito de workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de pedidos de ventas se permite seleccionar los campos a ocultar.

2 Funcionamiento básico

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta pedidos de venta.

2.1 Aplicación

Un pedido está formado por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales del pedido. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Ventas / Pedidos / Consultar pedidos
Ventas / Pedidos / Nuevo pedido
Ventas / Pedidos / Consultar pedido

2.1.1 Cabecera del pedido

Al limpiar el formulario para ingresar un nuevo pedido, el sistema por defecto propone el tipo de pedido de ventas seleccionado en ese momento.

La delegación que aquí se informe debe estar definida en el maestro de delegaciones. De manera similar con el departamento, que debe estar definido en su maestro.

La fecha del pedido corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración del pedido de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de pedido y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. En caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

El código de cliente al que hace referencia el pedido debe estar previamente definido en el maestro de clientes. El sistema propone por defecto la dirección del cliente de acuerdo a lo informado en el maestro de configuración de empresa, además de los datos de condiciones comerciales (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

El almacén se obtiene a partir de la delegación informada.

Importante

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento y tipo de pedido se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios.

2.1.2 Líneas del pedido

Desde la cabecera registrada se accede a las líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea del pedido si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos comprados por la empresa para consumo interno, su uso podría estar vetado en documentos de ventas, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de compras.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de pedidos, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente.

  • Si el sistema busca la variable logística en el maestro de artículos por cliente y se escoge la que tiene mayor prioridad.
  • Si a este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variables logísticas aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de ventas registrada en el maestro de artículos por cliente, y sino tiene el dato, propone la unidad base del maestro de artículos.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

El precio unitario se obtiene de la tarifa y permite que un usuario autorizado pueda cambiar el valor.