1 Introducción

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta pedidos de venta.

Un pedido está formado por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales del pedido. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

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2 La cabecera del pedido

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento, almacén y tipo de pedido se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios.

Al limpiar el formulario para ingresar un nuevo pedido, el sistema por defecto propone el tipo del pedido seleccionado en ese momento.

El almacén se obtiene a partir de lo informado en el maestro de almacenes por delegación para la delegación, el departamento y el tipo de documento informado.

La delegación a su vez se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

Obtiene valores por defecto para delegación y departamento

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El sistema propone por defecto la dirección del proveedor después de registrar el código de proveedor. La prioridad de búsqueda de direcciones es la siguiente:

  1. En el maestro de configuración de empresa, para el almacén y proveedor indicado.

La fecha del pedido corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración del pedido de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de pedido y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

El usuario registra el código del cliente, y el sistema propone los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de clientes, en ese orden.

En el pedido de ventas, si se ingresa el presupuesto y la partida, el sistema automáticamente genera el movimiento de ingresos como un compromiso de inversión, que es aplicable a todas las líneas del pedido.

En caso se requiera poner un presupuesto diferente en alguna(s) línea(s) se puede ingresar el presupuesto y partida en la líneas del pedido, para lo cual previamente en la tipología del pedido se informa el indicador datos contables.

El compromiso de inversión evoluciona con los documentos ventas.

Compromiso de Inversión

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3 Las líneas del pedido

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea del pedido si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos fabricados por la propia empresa, su uso podría estar vetado en documentos de compras, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de ventas.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de pedidos, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente:

  • Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca en el maestro de artículos por clientes, se escoge la que tiene mayor prioridad.
  • Si a este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de ventas registrada en el maestro de artículos por clientes, y sino tiene el dato, busca en el maestro de variables logísticas, de lo contrario maestro de artículos.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

El precio unitario puede ser informado por el usuario, aunque también es posible obtenerlo en función a las tarifas definidas. De manera similar, los descuentos especiales pueden activarse en la tipología de solicitudes.

Asimismo, se muestra la cantidad de precio y unidad de precio; la Unidad de precio por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística:

  • La unidad de precio corresponde a la unidad de medida en la que se expresa el precio
  • La cantidad de precio corresponde a la unidad de precio por la cantidad solicitada.
Ejemplo 1

En una empresa del sector pesquero, interesa que se informe la cantidad de pescado, expresado tanto en unidades como en el peso. En este caso se tendría:

  • Unidad de medida de ventas: Unidades
  • Unidad de medida alternativa: Kilogramos
Ejemplo 2

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de refresco en packs de 12 unidades. A nivel de compras, interesa gestionar el precio en unidades, pero el precio viene determinado por cada pack. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de ventas: pack de 12 unidades
  • Unidad de medida de precio: unidad

Los descuentos especiales se activan en el tipo de pedido y cuando no tienen descuentos especiales, se permite informar el descuento unitario.

El precio unitario y el porcentaje de descuento comercial permite al sistema calcular el importe neto cuando da de alta una línea, si hay descuentos especiales no se informa el descuento unitario y se activa el descuento del tipo de pedido.

Las lineas de la solicitud, pueden ser copiadas desde un documento origen, en función a lo informado en el campo copia en la tipología de solicitudes

Documento origen y copia lineas

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El usuario también puede consignar la siguiente información para cada línea de pedido:

  • Datos contables para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura tome el presupuesto, proyecto, centro de costo, partida, etc. a imputar en la compra.
  • Información complementaria mediante notas.
  • Adjuntar documentos como archivos multimedia.

En la tipología de pedidos se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR donde se permite seleccionar casillas para activar como dato oculto la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.