Para comenzar a dar de alta pedidos se establecen algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Los pedidos de ventas se asocian siempre a un cliente y exigen unos campos obligatorios como nombre del cliente, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. En las líneas del documento se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, antes de crear un pedido es imprescindible definir previamente la tipología de pedidos.

1 Auxiliares y maestros

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Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un cliente, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Para completar el registro de un cliente es importante que el tercero se informe en el maestro de clientes.

Se debe de dar de alta al menos una empresa en el maestro de empresas. Luego, en el maestro de delegaciones se registra al menos una delegación asociada a la empresa. Y para cada delegación definida, se cataloga al menos un departamento en el maestro de departamentos.

Los almacenes se definen en el maestro de almacenes y cada almacén se asocia a un recinto de almacén.

El recinto corresponde al espacio físico y el almacén la entidad lógica. Cada almacén pertenece a un recinto y un recinto contiene tantos almacenes como empresas diferentes operan en el recinto.

En el formulario almacenes por delegación se relacionan los almacenes y las delegaciones; además, se obtiene el almacén prioritario en base al tipo de pedido, delegación y departamento informados en el documento. Esta relación puede ser de tipo 1-1 (un almacén por delegación), como 1-n o n-1. Es decir, se permite que una delegación comparta un almacén con otras delegaciones, o al revés una delegación puede tener varios almacenes de trabajo.

2 Tipologías de pedidos

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de pedidos que gestionan en el sistema, cada uno con una naturaleza o característica diferentes en función de la necesidad que se requiera cubrir.

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Ventas / Maestros / Documentos / Pedidos

Los aspectos más destacados son:

  • La definición del tipo: código definido por el usuario que identifica el tipo de documento pedido. Se define mediante una abreviatura o mnemotécnico.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de pedido. Permite numerar de manera automática los documentos; no obstante, previamente debe estar definida en el Numerador de documentos.
  • Existe la definición de un circuito de workflow. Ver apartado Gestión del Workflow.
  • Se establecen las relaciones entre documentos, indicando el documento origen.
  • El indicador valorar se emplea para calcular económicamente el documento. Ver apartado Gestión del workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de pedido se permite que el usario pueda seleccionar los campos a ocultar.