El sistema dispone de herramientas que ayudan a la gestión de formularios.

1 Generación de solicitudes vía e-procurement

1.1 Parametrización previa

Para generar el e-procurement de solicitudes en base a formularios existe una parametrización previa consistente en la creación de artículos que pertenezcan a una familia intranet, además de tener registrado una tipología de pedidos en la configuración de tipos de usuarios.

Para los artículos que el e-procurement desea obtener, se deberá informar la familia intranet en el maestro de artículos.

El código de familia para la demanda de artículos por intranet o e-procurement, es independiente del código de familia estándar que se asigne a un artículo ya que consiste en una clasificación de los artículos según un criterio interno.
Menu path:
Maestros / Artículos / Registro


La familia intranet se informa en el maestro de artículos y solo se podrán registrar en este campo aquellas familias que tengan seleccionado el check de publicar intranet en el maestro de familias.

Menu path:
Maestros / Artículos / Auxiliares / Familias


Previo a la generación de una solicitud vía e-procurement es necesario informar en la tipología de formularios, el tipo de formulario que pueden ser de tipo plantilla y plantilla proponer 0.

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Formularios


Además, la tipología de solicitud a generar se informa en el campo "dentro formulario", para aquellos artículos que se quiera que estén dentro del formulario del E-procurement.



No obstante, en caso la tipología de solicitud no se informara en este campo, el sistema busca los datos definidos en el maestro de parámetros de grupo de usuarios, para la tabla gcomsol_e, donde se informa además la delegación, departamento, almacén y el tipo de documento que se desee llenar desde el e-procurement.

Menu path:
Maestros / Parametrización / Configuración / Valores por defecto por grupos de gestión

1.2 Generar solicitud vía E-procurement

Posterior al registro del formulario, se podrá visualizar la información de la cabecera de formularios y los artículos obtenidos del registro.



Una vez completado el registro y validado el formulario, ir hacia el registro e-procurement para solicitudes.

Menu path:
Compras / Solicitudes / e-Procurement (formularios)


Los artículos que sean seleccionados en esta caja pasarán a la caja de detalle de artículo.



Luego seleccione el ícono del carrito de compras para añadir a la cesta de compras.



También se permite añadir todos los artículos a la cesta mediante el botón cargar formulario a la cesta.



Seleccionar la opción Generar documento para generar la solicitud con los artículos ubicados en la cesta. Es posible modificar la cantidad solicitada en caso el usuario lo desee.



La solicitud generada se podrá visualizar en la parte inferior.



2 Generación de pedidos vía e-procurement

2.1 Parametrización previa

Para generar el e-procurement de pedidos en base a formularios existe una parametrización previa consistente en la creación de artículos que pertenezcan a una familia intranet, además de tener registrado una tipología de pedidos en la configuración de tipos de usuarios.

Para los artículos que el e-procurement desea obtener, se deberá informar la familia intranet en el maestro de artículos.

El código de familia para la demanda de artículos por intranet o e-procurement, es independiente del código de familia estándar que se asigne a un artículo ya que consiste en una clasificación de los artículos según un criterio interno.
Menu path:
Maestros / Artículos / Registro


La familia intranet se informa en el maestro de artículos y solo se podrán registrar en este campo aquellas familias que tengan seleccionado el check de publicar intranet en el maestro de familias.

Menu path:
Maestros / Artículos / Auxiliares / Familias


Previo a la generación de un pedido vía e-procurement es necesario informar en la tipología de formularios.

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Formularios


No obstante, en caso la tipología de pedidos no se informara en este campo, el sistema busca los datos definidos en el maestro de parámetros de grupo de usuarios, para la tabla gcomped_e, donde se informa además la delegación, departamento, almacén y el tipo de documento que se desee llenar desde el e-procurement.

Menu path:
Maestros / Parametrización / Configuración / Valores por defecto por grupos de gestión


Para la generación de documentos de tipo pedido e-procurement, el artículo debe tener un proveedor asociado. La opción asignado debe estar seleccionada.

Menu path:
Maestros / Artículos / Proveedores
Maestros / Terceros / Proveedores / Artículos

2.2 Generar pedidos vía E-procurement

Posterior al registro del formulario, se podrá visualizar la información de la cabecera de formularios y los artículos obtenidos del registro.



Una vez completado el registro y validado el formulario, ir hacia el registro e-procurement para pedidos.

Menu path:
Compras / Solicitudes / e-Procurement (formularios)


Los artículos que sean seleccionados en esta caja pasarán a la caja de detalle de artículo.



Luego seleccione el ícono del carrito de compras para añadir a la cesta de compras.



También se permite añadir todos los artículos a la cesta mediante el botón cargar formulario a la cesta.



Seleccionar la opción Generar documento para generar el pedido con los artículos ubicados en la cesta. Es posible modificar la cantidad solicitada en caso el usuario lo desee.



El pedido generado se podrá visualizar en la parte inferior.



3 Validación catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos que pueden ser asociados por entidades como delegaciones, departamentos o almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

3.1 Catálogo por delegación/ departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo / Catálogo

Luego, el catálogo es asociado bien a la delegación en el maestro de delegaciones.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro

O bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

El catálogo de un almacén lo compone las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

3.2 Activar en el tipo de formulario

En la tipología del formulario, existe el indicador Validar catálogo, útil para empresas en las que ciertas entidades, como delegaciones, departamentos o almacenes, gestionan un subconjunto de artículos. Facilita la validación de artículos para mostrar sólo los que pertenecen al subconjunto de la entidad.

Los posibles valores de este indicador son:

  • Delegación (D): los artículos se validan sobre el catálogo de la delegación del formulario. Sólo se consideran las referencias vigentes y no bloqueadas.
  • Departamento (P): los artículos se validan sobre el catálogo del departamento del formulario. Sólo se consideran las referencias vigentes y no bloqueadas.
  • Almacén (A): los artículos se validan sobre el catálogo del almacén
  • No (N): válida sobre el de artículos

Independiente a este indicador, el sistema evita la selección de artículos bloqueados o de baja, o los artículos que tienen asociado un estado de gestión que no permite su entrada en todos los formularios o en la sección de formularios del tipo de documento en cuestión.

3.2.1 Proveedores

Los proveedores por su parte también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos/proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y también el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados son los que ambos catálogos tienen en común. Este mecanismo posibilita, por ejemplo, pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica.
 

4 Generación de formularios desde consumos

El sistema permite visualizar formularios de compras a partir de las estadísticas de consumos realizadas para una empresa, delegación, departamento, artículo, familia, entre otros.

Las cantidades de líneas de formulario se visualizan desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Formularios / Procesos / Generación de formularios (vista previa)

Los campos de entrada requieren que también se informe el año mes inicio y año mes fin, ya que el sistema tomará los consumos unicamente que estén dentro del rango de fecha informado. También se deberá informar el tipo de formulario a generar y los días de consumo, ya que las cantidades se calculan en base a los días de consumo informados en la consulta



El sistema muestra los formularios según los parámetros ingresados, para la validación del usuario.

Los días de consumo permite calcular cuantos periodos se tomarán en el rango de fechas ingresados en el sistema y sobre ello evaluar las cantidades que se va tener para cada formulario.

Seleccionar la numeración del campo cantidad para la generación del formulario. La opción cantidad representa el cálculo para los días consumo informados en la consulta.



Se muestra el detalle del formulario generado.

5 Actualización de cantidad máxima

A través de este proceso, se modifica la cantidad máxima de formularios existentes, en base a los consumos y el porcentaje asignado por el usuario. Se accede desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Formularios / Procesos / Actualización de cantidad máxima

El usuario puede parametrizar la ejecución de este proceso, para que solo abarque formularios que cumplan con ciertas condiciones en campos como: tipo de documento, fecha de formulario, delegación, departamento, artículo o VL, y el porcentaje de consumo.

Sobre el porcentaje

El porcentaje de consumo informado por el usuario representa la fracción que corresponde al consumo, previo al cálculo de la cantidad máxima

Por ejemplo, si la cantidad máxima de un artículo en un formulario y para un periodo determinado es de 20, y el porcentaje informado sea 50%, entonces esas 20 unidades representan el 50% del nuevo valor que tomará la cantidad máxima, que será 40.

Además requiere que se informe el año-mes inicio y fin, ya que el sistema tomará los consumos unicamente que estén dentro del rango de fecha que se informe.



Una vez ejecutado el proceso, el sistema muestra los formularios creados.

 

6 Copia de formularios

Esta opción permite realizar una copia del formulario generado, al seleccionar el botón Copiar.



Se muestra la ventana con los campos habilitados del formulario a copiar, modifique los campos que se desea modificar y seleccionar la opción aceptar para guardar cambios y generar la copia.

 

7 Impresión de formularios

Esta opción permite realizar la impresión de los formularios en formatos predeterminados, seleccionando el ícono de la impresora.



Una vez seleccionada la impresora, se mostrará las opciones de impresión, asi como la especificación de páginas. Click en la opción previsualizar en caso desee revisar la hoja antes de ser impresa.



Desde esta opción también se puede realizar la opción de descarga del documento.

 

8 Gestión del workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dichos bloqueos.

Un bloqueo impide la evolución de un documento. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no cumplimentados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.

La relación de bloqueos a usar y su orden de aplicación se define en el tipo de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Tipos de workflow

Cada código de bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones de workflow se define su secuencia para autorizar dicho bloqueo.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones de workflow
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones

Una vez definido el tipo de workflow con sus acciones asociadas, éste deberá informarse en el campo Tipo workflow de la tipología de formularios.

Para mayor información sobre la definición de circuitos de workflow puede visitar el apartado correspondiente.

La relación de bloqueos estándar disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos:
  • Lista de bloqueos estándar aplicables a la cabecera de formularios.
  • Lista de bloqueos estándar aplicables a las líneas de formularios.