El sistema dispone de herramientas que ayudan a la gestión de los pedidos.
 

1 Gestión de workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dichos bloqueos.

Un bloqueo impide la evolución de un documento. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no cumplimentados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.

La relación de bloqueos a usar y su orden de aplicación se define en el tipo de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Tipos de workflow

Cada código de bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones de workflow se define su secuencia para autorizar dicho bloqueo.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones de workflow
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones

Una vez definido el tipo de workflow con sus acciones asociadas, éste debe informarse en el campo Tipo workflow de la tipología de Pedidos.

El bloqueo del pedido se realiza pulsando el botón Bloquear ubicado en la parte inferior del documento.

Mientras que la autorización se realiza con el botón Autorizar, o a través del formulario “Autorización de pedidos de compras por usuario” ubicado en la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Work Flow / Autorizar

Para mayor información sobre la definición de circuitos de workflow puede visitar el apartado correspondiente.

La relación de bloqueos estándar disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos:

2 Visualizar el docflow

Mediante esta opción se accede a una pantalla especial con un diagrama que representa al pedido y todos los documentos relacionados con el mismo.

Cada figura representa a un documento y muestra información de su tipología, numerador y fecha del documento. Desde cada una es posible acceder al documento correspondiente mediante un enlace.

 

3 Valoración económica del pedido

Si el usuario informa el precio de cada artículo de las líneas del pedido, el sistema respeta lo informado.

Sin embargo, el sistema puede obtener el precio en base a las tarifas si el usuario ingresa el precio cero (0) en la línea.

Para obtener los precios registrados en el sistema, el usuario debe ingresar el precio como cero.

La definición de tarifas se hace en el maestro de tarifas de precios de compras. Los precios definidos aquí deben mantenerse por un período de tiempo relativamente largo, y evitar el uso de esta parametrización para promociones puntuales.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Precios / Registro
Compras / Maestros / Tarifas / Registro

Las condiciones comerciales bajo las que se aplica una tarifa se definen en el maestro de condiciones de tarifado.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Condiciones tarifados

Puede darse el caso de que las condiciones comerciales no dependen únicamente del proveedor, sino que además están en función del origen de la mercancía. Las tarifas bajo este supuesto se definen en el maestro de proveedor-destino.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Condiciones entrega

Finalmente, es posible asignar tarifas a un proveedor en el maestro de proveedores.

Menu path:
Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

El sistema busca el precio en base a las diferentes tarifas asignadas; ya sea a nivel de condiciones de tarifado, de proveedor-destino, o de maestro de proveedores, en ese orden.

El sistema también permite especificar un porcentaje de descuento que se desea aplicar al importe total de la línea.

No obstante, si el usuario requiere aplicar más de un descuento para cada línea de pedido, descuentos por importe, por cantidad etc. entonces se emplean descuentos especiales.

De requerirse lo anterior, se debe definir los siguientes descuentos especiales:

  • Descuentos generales: son aquellos aplicables a todo el pedido. Los conceptos de descuentos que se definan en esta tarifa no pueden ser de clase artículo o familia.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Generales
  • Descuentos de compras por familias de artículos: cuyo valor puede ser representado como un porcentaje, un importe, un número de unidades de regalo, etc.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Familia

Para valorar el pedido en base a tarifas definidas, en la tipología de pedido se debe marcar el campo valorar con el tipo Tarifa; además, también se puede activar el indicador de descuentos especiales.

El indicativo Fecha valoración permite definir la fecha para realizar la búsqueda de precios y descuentos. Entre los escenarios configurables tenemos las siguientes fechas:

  • Valoración con fecha del pedido (documento). En este caso la tarifa de precios y descuentos aplicadas serán aquellas cuya vigencia comprenda la fecha de generación del documento.
  • Valoración con fecha inicio de entrega del pedido.
  • Valoración con la fecha final de entrega del pedido.

Se realiza la acción de valorar económicamente el pedido, cuando el usuario pulsa el botón Validar del formulario.

 

4 Incluir el IVA en los precios

Los pedidos cuentan con el campo IVA Incluido para identificar si incluye o no el IVA: cuando el indicador está activo, las líneas de los pedidos tienen el precio con el IVA incluido; en el caso contrario, el precio es sin IVA.

Al registrar una línea de pedido, a parte del indicador de precio incluido, se tiene en cuenta que la línea de tarifa puede tener o no IVA incluido.

Si la tarifa no tiene el IVA incluido y el pedido sí, el sistema suma el IVA al precio para guardarlo en la línea de pedido. En cambio, si la línea de tarifa tiene el IVA incluido y el tipo de pedido no, se restará el IVA al precio al dar de alta la línea de pedido; si los dos son iguales no se toca el precio.

Para documentos con descuentos especiales y precios con IVA incluido, el cálculo del precio base, el precio base IVA y los diferentes costes resta previamente el IVA al precio. Todos los costes se obtienen en base al precio sin IVA.

También, el sistema se encarga de calcular todos los datos de IVA, por si se quiere imprimir el documento como un pedido valorado, es decir como si fuera una factura.

A parte del precio, el IVA se considera en los siguientes conceptos:

  • El cálculo de los descuentos especiales pueden incluir el IVA en el precio base.
  • En el cálculo del coste, en valoración se añade el IVA no deducible, por ejemplo en casos de prorrata.
  • En el cálculo del coste medio online se agrega el IVA no deducible.
 

5 Anticipos

Un anticipo se define como una entrega a cuenta o el depósito adelantado de un monto económico, previa a la recepción de la mercancía. Hay varias consideraciones a tener en cuenta en el funcionamiento de los anticipos.

El indicativo de anticipos determina la función que realiza el tipo de pedido en cuanto a los pagos anticipados.

Los posibles valores son:

  • Generar: se genera un anticipo si al entrar un pedido se informa en la cabecera el importe de pago anticipado. Está permitido la reserva de anticipos existentes de forma manual. Solo en este caso, también hay que informar el tipo de anticipo en la tipología de pedido.
  • Automático: realiza la reserva automática de uno o más anticipos ya existentes. Se crean tantas líneas de reserva, como registros de anticipos que son seleccionados por el sistema en orden según fechas.
  • Manual: se detalla la reserva de forma manual contra uno o varios anticipos existentes.
  • No: no se mantiene ningún control de anticipos.

El tipo de anticipo sólo se informa si es de tipo G (Generar).

En el caso de Generar, para crear el anticipo, se debe seleccionar el botón ANTICIPO de la cabecera del pedido.

Se visualiza el formulario de anticipo, ingresar el importe a anticipar y seleccionar la opción Aceptar.

Desde la cabecera de pedido de compras se puede acceder a la pestaña Anticipos

El detalle se visualiza recorriendo los registros de la vista.

En caso el indicativo en la tipología tiene el valor Automático o Manual, el anticipo debe registrarse desde el formulario ubicado en el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Anticipos / Consultar anticipos
Compras / Anticipos / Nuevo anticipo

Generado el anticipo y su correspondiente liquidación, se accede al registro de liquidaciones y rebaja el importe liquidado o incluso liquida una parte contra otro ya existente.

 

6 Compromisos de inversión

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de éstos. Cuando realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión.

En ese sentido, se parametrizan los tipos de pedidos para que representen compromisos de gasto. En la tipología de pedidos se puede parametrizar el campo Compromiso inversión con los siguientes valores:

  • Si: genera un compromiso de inversión para el presupuesto informado en la cabecera o en los datos contables de las líneas del pedido, siempre que el pedido no esté bloqueado.
  • Evolución: genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del pedido, independientemente si el documento está bloqueado o no.
  • No: el sistema no lleva ningún control de presupuestos.

A nivel de cabecera se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

A nivel de líneas, en los datos contables, se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

Si a nivel de cabecera se informa un presupuesto y en una línea se informa datos contables con un presupuesto diferente, el sistema va tomar el presupuesto de la línea, y en el caso de que no se informe a nivel de línea, se toma el de cabecera.

El compromiso de inversión se ve reflejado en el formulario presupuestos.

7 Validación catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos que pueden ser asociados por entidades como delegaciones, departamentos o almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

7.1 Catálogo por delegación/ departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo / Catálogo

Luego, el catálogo es asociado bien a la delegación en el maestro de delegaciones.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro

O bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

El catálogo de un almacén lo compone las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

7.2 Activar en el tipo de pedido

En la tipología del pedido, existe el indicador Validar catálogo, útil para empresas en las que ciertas entidades, como delegaciones, departamentos o almacenes, gestionan un subconjunto de artículos. Facilita la validación de artículos para mostrar sólo los que pertenecen al subconjunto de la entidad.

Los posibles valores de este indicador son:

  • Delegación (D): los artículos se validan sobre el catálogo de la delegación del pedido. Sólo se consideran las referencias vigentes y no bloqueadas.
  • Departamento (P): los artículos se validan sobre el catálogo del departamento del pedido. Sólo se consideran las referencias vigentes y no bloqueadas.
  • Almacén (A): los artículos se validan sobre el catálogo del almacén
  • No (N): válida sobre el maestro de artículos

Independiente a este indicador, el sistema evita la selección de artículos bloqueados o de baja, o los artículos que tienen asociado un estado de gestión que no permite su entrada en todos los pedidos o en pedidos del tipo de documento en cuestión.

7.2.1 Proveedores

Los proveedores por su parte también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos/proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y también el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados son los que ambos catálogos tienen en común. Este mecanismo posibilita, por ejemplo, pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica.
 

8 Reflejo en tesorería a medio plazo

El sistema permite reflejar a medio plazo las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

El tipo de pedido es considerado en la proyección financiera de los gastos a futuro, si el indicador Tesorería de la tipología de pedidos está activo. Los movimientos de tesorería consideran entre otra información: la fecha de vencimiento, el importe en divisa local, la forma de cobro o pago, la cuenta financiera, y el origen o aplicación del gasto.

Este indicador informa los documentos actualiza la tesorería a medio plazo y posiciona en tesorería el monto económico correspondiente tomando en cuenta dos aspectos:

  • La forma de pago especificada en el pedido, la cual indica el plazo de posicionamiento.
  • La fecha inicial del plazo de entrega de la mercadería y/o servicio indicado en las líneas del pedido, puesto que, a priori y en el peor de los casos, es cuando el proveedor emite la factura. Esta fecha se considera como base para el cálculo del plazo mediante la forma de pago.

Para actualizar a medio plazo se registra:

Si tmoviles, por el monto económico del pedido mediante la modificación y/o inserción del registro correspondiente los pedidos.

Las fases y circuitos que sigue un documento dentro de la organización están ligados a las reglas de negocio y gestión establecidos, definidos a cualquier nivel: definidos a cualquier nivel: departamentos, personas, documentos, etc y desde un punto de vista cuantitativo y cualitativo.

8.1 Premisa de cálculo

Para hacer una cálculo virtual de los vencimientos de un pedido, se considera la forma de pago y el tipo de efecto informado en el pedido y los días de pago indicados en la condiciones de pago del tercero. Se detallan a continuación estos aspectos.

8.1.1 Forma de pago

La forma de pago se informa en la cabecera del pedido.

Se establecen las reglas para la generación de vencimientos. Registra las condiciones de pago de los terceros y se cuenta con posibilidad de establecer distintas condiciones de pago para un mismo tercero.

8.1.2 El tipo de cálculo

Establece modalidades de cálculo o generación de vencimientos para las formas de cobro y de pago de terceros.

  • Días o meses de método fijo, aquellos pagos fraccionados, que el importe de los efectos es siempre el mismo.
  • Días o meses método variable, permite hasta cuatro plazos o vencimientos de importes variables en función de un porcentaje de reparto.
  • Operación de contado, no calcula ni genera vencimientos

La unidad de tiempo, calcula el vencimiento en días (D) o meses (M)

8.1.3 Las condiciones de pago de terceros

Se propone la forma de pago existente en condiciones de pago de terceros con prioridad más alta y que no esté Cerrada para tomar las reglas de generación de vencimientos.

El campo tipo, registra la condición de modalidad para pago Pago o Cobro.

Para el cálculo de vencimiento con día de pago o cobro domingo se desplaza a lunes el vencimiento.

Término de pago

Define la cantidad de vencimientos que genera y el cálculo temporal

La combinación del método de pago y de la condición de tercero permite tres posibles reglas

  • Cálculo por días
  • Cálculo por meses
  • Cálculo por días o meses condicionado a día de semana y/o semana del mes, contrasta con los días fijos de pago en ficha de tercero

8.2 Proceso de regeneración de la tesorería a medio plazo

Los movimientos de tesorería se generan con el IVA incluido. Recordar que en la definición de IVA se considera lo siguiente:

  • Zona impositiva origen
  • Zona impositiva destino (la dirección de recepción)
  • Clave impositiva del artículo
  • Clave impositiva del tercero
  • Clave impositiva del tipo de pedido

Para ejecutar la regeneración de tesorería a medio plazo se debe acceder desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Finanzas / Tesorería / Procesos / Regeneración medio plazo

Una vez ejecutado el proceso, se muestra el detalle de la simulación de todos los movimientos de tesorería.

 

9 Registro de datos contables

El registro de los datos contables se puede requerir:

  • Al realizar compras del tipo inversiones.
  • Al contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Al realizar repartos o distribuciones de gastos de una compra global.
  • Al informar centros de coste para llevar una contabilidad analítica.

9.1 Parametrización previa

Se activa el indicador Datos contables del tipo de pedido para pedidos que contienen líneas que deben ser diferenciadas por datos contables, cuentas, proyectos, presupuestos, etc., específicos

9.2 Registro de datos contables

Una vez efectuada la parametrización, se puede acceder a la funcionalidad clicando la pestaña Datos contables , accesible desde las líneas del pedido.

Si se informa la cuenta contable en los datos contable, solamente se considera si la línea de asiento programable es de tipo Datos contables.

De manera obligatoria se registra el porcentaje de distribución, que es otro el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. El sistema por defecto propone el 100%; tras definir su valor, el sistema calcula el importe correspondiente en automático.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calcula el porcentaje correspondiente.

 

10 Facturación interempresa

La facturación interempresa es el resultado de realizar operaciones de intercambio comercial entre empresas de un mismo grupo.

En la tipología de facturas de ventas se indica el tipo de factura de compra interempresa a generar.

Al generar una factura interempresa, la factura de ventas origen quedará marcada con el indicativo de modificación N para que no pueda generar otra factura de compras.

Un pedido de compras interempresa se realiza con un tercero asociado a la delegación del documento y un proveedor que pertenecen a sociedades diferentes pero definidas dentro del sistema.

Entre los circuitos contemplados en el sistema se tiene un tramo cuyo origen son pedidos de compras, que generan pedidos de ventas.

Circuito A

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Circuito B

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También es posible facturar desde pedidos, sin pasar por un albarán. Por ejemplo, un pedido pasa directamente a facturarse, cuando el objeto de facturación es un servicio, en lugar de un bien material.

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10.1 Parametrización previa

Para que un documento sea intererempresa, el sistema considera 2 terceros del pedido. El tercero asociado a la delegación o tercero origen y el tercero de facturación o tercero destino, y:

  • Verifica que el tercero de facturación este asociado a una empresa. Es decir, está asignado a una empresa en cempresa.
  • El CIF de los dos terceros sea diferente.

En el proceso de compra interempresa se observa lo siguiente en relación al proveedor y la delegación:

  • El tercero debe asociarse a una delegación en el maestro de delegaciones.
  • La delegación desde la que se realiza la compra debe estar definida en el maestro de delegaciones, y su tercero debe estar asociado en el maestro de clientes. Esto porque en el documento interempresa de venta actúa como cliente.

Ambos terceros se asocian a empresas distintas. El sistema valida que:

  • En el maestro de terceros, el campo holding de ambos terceros sea distinto. También se requiere que el CIF de la empresa y el CIF del tercero de facturación sean diferentes.
  • En el maestro de delegaciones el valor del campo sociedad no coincide entre la delegación desde la que se efectúa una compra y aquella cuyos códigos de Tercero y dirección coincidan con los del Proveedor y dirección en el documento.
  • El tercero de facturación del pedido pertenezca a una empresa.

Al definir una tipología de pedidos, en el campo pedido de ventas se informa el tipo de pedido de venta destino, definido previamente en su tipología de documento.

10.2 Generar un pedido de ventas interempresa desde la cabecera

Se genera el pedido interempresa desde un pedido de compras, seleccionando el botón
Generar pedido interempresa ubicado en la parte inferior de la cabecera.

Una vez ejecutado el proceso accede al pedido de ventas accediendo a la pestaña Pedido interempresa.

Luego, el sistema muestra el encabezado del pedido de ventas.

Tras generar un pedido interempresa, el pedido de compras origen queda marcado con el indicativo de modificación en No para que no pueda volver a generar otro pedido.

10.3 Generación masiva de pedidos interempresa

El pedido interempresa automatiza la gestión de pedidos, permite la generación masiva de pedidos de compra para una empresa a partir del pedido de compra de otra empresa; el tercero asociado a la delegación y el proveedor pertenecen a sociedades diferentes pero definidas dentro del sistema.

Las relaciones comerciales entre empresas, pueden tener distintos signos. Por ejemplo, un cliente puede tener a la vez una relación comercial como proveedor, un proveedor puede ser también subcontratista, etc.

El proceso de los pedidos interempresa se genera desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Interempresa

Se ingresan los criterios de selección de pedidos de compras antes de ejecutar el proceso.

Se ejecuta el proceso, el sistema muestra el detalle de los pedidos interempresa generados. Desde cada número de pedido, el usuario puede acceder tanto a la cabecera del pedido origen como del pedido interempresa generado.

11 Copiar pedidos

Copia la información del pedido para la creación de otro nuevo pedido de similares características.

El sistema genera una nueva cabecera de pedido con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, archivo documental, características, datos contables y descuentos asociados.

Al pulsar el botón Copiar, el sistema despliega un formulario para particularizar algunos campos en el nuevo pedido:

  • Tipo de pedido.
  • Código de la empresa.
  • Delegación.
  • Departamento.
  • Almacén.
  • Código del proveedor.
  • Fecha de pedido.
  • Documento origen.
  • Fechas de entrega de mercancía

Si para el documento a generar se mantiene el mismo proveedor, el sistema respeta los datos comerciales y financieros informados.

En caso sean diferentes, el sistema obtiene nuevamente las condiciones comerciales y financieras para el proveedor, y los devuelve en el pedido a generar.

Una vez actualizado los datos del nuevo pedido, se pulsa el botón Aceptar para ejecutar el proceso de copia.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera del pedido.

Cuando realiza copia de pedido para un diferente proveedor, delegación o dirección, el sistema pone los precios en ceros para que el sistema busque la tarifa actualizada que le corresponde.

12 Impresión de pedidos

En esta opción se procede a la emisión e impresión de pedidos de compras.

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

Las plantillas de impresión de pedidos se ejecuta directamente por la opción de impresión de pedidos o presionando el icono de impresión desde el documento de pedidos; las plantillas disponibles son:

  • Plantilla estándar
  • Plantilla con IVA
  • Plantilla con IVA por referencia proveedor
  • Plantilla b2b
  • Plantilla depósitos

En el tipo de pedido seleccionado se identifica el tipo de plantilla de impresión por defecto y cuando se realiza la impresión se genera en el formato correspondiente al tipo.

12.1 Mediante el icono de impresión

Las diferentes plantillas son seleccionables el icono de impresión:

12.2 Mediante las rutas de impresión

Las rutas para las diferentes opciones de impresión son las siguientes:

Impresión pedidos de compras plantilla estándar:
Menu path:
Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla estándar

Plantilla con IVA:
Menu path:
Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla con IVA

Impresión pedidos de compras plantilla con IVA por referencia proveedor:
Menu path:
Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla con IVA por referencia proveedor

Impresión pedidos de compras plantilla pedidos B2B:
Menu path:
Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla b2b

Impresión pedidos de compras de reposición de depósitos:
Menu path:
Compras / Pedidos / Impresión / Plantilla depósitos

13 Anulaciones de líneas de pedido

Esta opción anula una o más líneas del pedido que no están completamente servidas y se registra el motivo sustenta la anulación.

La acción de anular se realiza de manera masiva para todas las líneas cuando presiona el botón Anular desde el encabezado del documento, o de manera parcial o total por una o más líneas seleccionadas del documento desde la pestaña Anular líneas.

La línea anulada se identifica porque se muestra con el estado Servido y con un icono de triangulo amarillo con el signo de admiración.

13.1 Desde el encabezado

A través del botón ANULAR se pueden anular todas las líneas del pedido pendientes de ser servidas.

13.2 Desde la pestaña Anular líneas

En la pestaña Anular líneas es posible seleccionar una o más líneas del pedido, seguido del botón ANULAR. La cantidad anulada de las líneas seleccionadas corresponden al total pendiente de atención de cada artículo.

En las dos opciones anteriores, cuando se pulsa el botón ANULAR, el sistema despliega el formulario para registrar el código de bloqueo del motivo de la anulación. Este código debe estar definido previamente en el maestro de bloqueos.

Se registra el código de bloqueo y la cantidad anulada, la cual no debe ser superior a la cantidad pendiente de servir; el sistema permite detallar la causa de la anulación en el campo de notas.

Con los datos consignados, se completa la acción pulsando el botón de insertar (+) del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Las líneas anuladas se identifican con el icono triangulo amarillo.

14 Circuitos de gestión

Un circuito representa un flujo de administrativo existente dentro de la organización. Los circuitos definidos se asocian a todos aquellos documentos que lo conforman, estos pueden ser ofertas, pedidos, albaranes, facturas, entre otros.

Un pedido se asocia al circuito dentro de su tipología, mediante el código del circuito existente en el maestro de circuitos de gestión.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Circuitos

Cuando se define un circuito, además de su descripción, se asigna un fichero que contiene la imagen del circuito diseñada en alguna herramienta como powerpoint. La imagen permite al usuario conocer el circuito administrativo y los documentos asociados.

15 Tipo ADO

El indicativo tipo ADO se emplea cuando el pedido generará movimientos de contabilidad pública. En la tipología del documento se informa el tipo de documento ADO de los movimientos a generar.

16 Expedientes de importación

Se accede al registro de expedientes de exportación e importación para transacciones internacionales de compra y venta dentro de la Unión Europea, es obligatorio declarar los movimientos de mercancía en el fichero Instrastat. Se informar un registro por documento, en un fichero tipo texto (CSV) con una estructura requerida por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para efectos tributarios de importaciones/exportaciones.

Flujo del fichero intrastat de importaciones: se asocia expedientes de importación a pedidos, se muestra valores por ficha de terceros y datos según tipología de documento (Naturaleza transacción y régimen estadístico)

Generación fichero Intrastat para importaciones

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Flujo de fichero exportaciones.

Se propone el envío de la facturación a la dirección expedida en los créditos de las entidades bancarias, se permite modificar las direcciones de facturación y de envío de la mercancía para la impresión de documentos como pedidos, facturas comerciales y facturas de aduanas sin registrar el cambio de dirección en el maestro de direcciones.

Generación fichero Intrastat para exportaciones

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En la generación del fichero, se autocompletan los campos:

  • Número de documento al que hacer referencia el fichero.
  • Código Incoterm
  • Dirección de procedencia
  • Despacho de aduana
  • País de origen: código de país de dos cifras registrado en maestro de países
  • Fecha de salida del proveedor
  • Partida arancelaria: código de un producto recogido en el sistema armonizado de la Organización mundial de aduanas (OMA)

17 Revalorización

Este proceso se ejecuta a voluntad y recalcula precios, descuentos e importes del pedido que se encuentra en estado validado.

Se inicializa las condiciones comerciales de cada línea, en precios y descuentos, se ponen los precios en cero y se eliminan los descuentos existentes en ese momento, luego se valoran según las condiciones comerciales vigentes aplicando las reglas de gestión estándares del sistema, las propias y las específicas de la organización (workflow).

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Revalorización

ATENCIÓN

Este proceso no se utiliza para empresas que tienen condiciones pactadas con el proveedor y registradas manualmente, y no a través de la parametrización de condiciones comerciales, ya que el proceso pone en cero los precios y descuentos de los pedidos para ser actualizados con los valores registrados en las condiciones comerciales vigentes, teniendo como consecuencia la pérdida de las condiciones pactadas con el proveedor.

Después de ejecutar el proceso, se muestra el detalle de los pedidos seleccionados, en donde se observa la valorización de cada uno.

18 Revalidación

Este proceso permite realizar la validación masiva de los pedidos que cumplan con el criterio de selección en la pantalla de filtro.

Para cada línea de pedido que no se encuentre total o parcialmente servida; se le aplica las reglas de gestión del sistema, propias y específicas de la organización (workflow).

Una vez realizado el proceso, se presenta el detalle de la relación de pedidos que han sido seleccionados, en dónde se observa la situación en que ha quedado cada uno de ellos, puesto que puede ocurrir que, pedidos que están en estado validado pasan a bloqueados y viceversa.

Menu path:
Compras / Pedidos / Procesos / Revalidación
Ejemplo de aplicación

La utilidad de este procedimiento es el caso de proveedor que no tiene tarifa de precios para una nueva campaña. Los pedidos nuevos pertenecientes a dicha campaña que han entrado en el sistema quedan quedado bloqueados por no estar definida la tarifa de precios.

Una vez definida la tarifa, se vuelven a validar todos los pedidos que dicho proveedor tenía bloqueados y automáticamente quedarán en situación de validados.

Resultado del proceso de revalidación:

19 Registro B2B

Mediante esta opción se accede al registro de pedidos de compras B2B, desde el cual, los proveedores se conectan al sistema para visualizar los pedidos cursados hacia ellos.

Menu path:
Compras / Pedidos / Registro b2b

La estructura del pedido está compuesta por la cabecera, las líneas de pedido y la planificación de entregas.

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La cabecera del pedido muestra los datos de identificación del pedido: número de pedido, fecha de alta del documento y fecha de entrega. Incluso la información del comprador referente al código de la delegación y el departamento.

También muestra la información del proveedor en la sección PEDIR A:

En la sección de RECEPCIONAR EN el proveedor encuentra la identificación del receptor y la dirección de recepción de la mercancía. Por defecto la es la asociada al departamento, en caso de que no tuviera, se toma la dirección de la delegación de recepción.

En el apartado de datos financieros se encuentran las condiciones concernientes al pedido (divisa, cambio, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Desde la cabecera del registro se accede a las Líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

Se muestra el listado de artículos que integran el pedido con la descripción ampliada y la cantidad de pedido que referencia a la línea expresada en la unidad informada y el precio del artículo.

El sistema indica la cantidad de artículos servidos: por completo o en parte.

En la pestaña Planificación entregas, se visualizan los pedidos planificados para servir durante la semana, según fechas de entrega en esta planificación de entregas.

También se puede ingresar al formulario desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Pedidos / Seguimiento / Planificación / Planificación de descarga

20 Selector de artículos por proveedor

La pestaña Selector de artículos por proveedor adiciona un documento entre los artículos asignados a un proveedor; estos artículos deberán estar previamente parametrizados en la tabla de artículos por proveedor.

20.1 Parametrización previa

Menu path:
Maestros / Artículos / Proveedores
Maestros / Terceros / Proveedores / Artículos

Mediante esta opción se accede a la definición y parametrización de condiciones comerciales por artículos y proveedores, desde la cual, el usuario que dispone de los permisos necesarios, crea, modifica y borra dichas definiciones.

Al definir un proveedor se asignan las condiciones comerciales genéricas. A través de esta opción existe la posibilidad de particularizar dichas condiciones por cada artículo que un proveedor suministra.

Consideraciones

  • Permite asignar un proveedor a un artículo para uno o más almacenes.
  • Posibilita la asociación de un proveedor como principal para un artículo, para ello, se utiliza el indicador de asignación en el maestro de artículo por proveedor. El sistema solo permite asignar un proveedor principal para un mismo artículo y grupo de almacén.
  • Dos grupos de almacenes diferentes, pueden tener más de un almacén en común. cuando el sistema determina el proveedor de un pedido de reposición en base a un artículo y almacén y se encuentra que hay más de un proveedor aplicable al maestro de artículos proveedor, entonces selecciona la definición de mayor prioridad.

En el formulario del filtro, se debe registrar el dato que permita ubicar el artículo que se desea parametrizar:

  • El Grupo de almacén es el código de jerarquía de almacenes a la que se aplica la definición. Debe estar previamente definido en el maestro de jerarquías.

Ejemplo

Permite visualizar la asignación de proveedores por áreas geográficas:

Una empresa que opera en Francia, Inglaterra y España compra un artículo, A000110, a un proveedor determinado, P000111, exceptuando los almacenes de Inglaterra que compran a un proveedor P000221. Además, los 4 almacenes de la región inglesa de West Midlands compran a otro proveedor, P000344. Para solucionar el ejemplo, se define 2 grupos de almacenes.

Uno con código, G0110, por ejemplo, que contiene todos los almacenes de Inglaterra, y otro con código G0220, que agrupa los almacenes de la región de West Midlands. En el maestro de artículos por proveedor, se entra un registro con el proveedor P000111, y el indicador de proveedor principal activo y sin grupo de almacén. Se define también otro con el proveedor P000221 y el grupo de almacenes G0110, correspondiente a Inglaterra y otro con proveedor P000344 y el grupo correspondiente a West Midlands.

A la definición general, es decir, sin grupos de almacén le asignamos una prioridad baja, 20 por ejemplo. A la definición correspondiente al grupo de Inglaterra, se le asigna una prioridad mayor a 20, 40 por ejemplo. La prioridad mayor es para el grupo perteneciente al grupo de almacenes de West Midland 60.

  • VPL: Variables logísticas dónde se define los distintos formatos en que una compañía realiza la gestión de stocks de sus artículos

  • Se establece una cantidad mínima y máxima que se tiene en cuenta cuando se confecciona documentos de suministros, que de no cumplir es una posible condición de bloqueo en el workflow.

    • Cantidad mínima: genera de forma automática en la propuesta de compras de reposición de stock bajo mínimos, indica la cantidad mínima a pedir por artículo y proveedor.

    • Cantidad máxima: es una de las posibles condiciones de bloqueo que soporta el sistema de forma estándar. Permite establecer una cantidad máxima, ya sea por condición propia o del proveedor; por encima de estas se bloquea la línea.

Esta información se registra en las siguientes situaciones:
  • Cuando se genera de forma automática propuestas de pedidos de reposición de stocks bajo mínimos, para conocer cual o cuales son los proveedores de un determinado artículo y seleccionar al proveedor prioritario.
  • Cuando un artículo tiene varios proveedores y cada uno aplica un tipo de IVA o tipo de retención distinto.
  • A nivel de proveedor, para llevar un control de calidad de sus artículos y productos, o a nivel de artículos y proveedores para aquellos casos que son para determinados artículos.

20.1.1 Registro de Selector de artículos

Se registra la cabecera del documento de salida donde se registra el código del proveedor.

En la pestaña Selector artículo Proveedor se cuenta con tres opciones:

  • Selector artículo proveedor
  • Selector artículo proveedor (prioritario)
  • Selector de artículo por almacén

Selector artículo por proveedor

La función de seleccionar artículos por proveedor. Permite añadir a un documento abierto los artículos seleccionados con la cantidad informada a un proveedor, estos artículos están previamente parametrizados en la tabla artículos por proveedor.

Existe la opción de ocultar campos según los indicadores de ocultación en la tipología del documento, de la misma manera se ocultan en los documentos.

Se edita la línea seleccionada para modificar la cantidad:

Después se inserta el artículo:

Los datos a mostrar deben estar Activos y Vigentes en los maestros respectivos de artículos por almacén, maestro de artículos, maestro de variables logísticas y maestro de unidades de medida.

21 Acciones auxiliares

 

21.1 Registrar notas de pedidos

Se permite acceder al registro de notas asociada a cabeceras y líneas de pedidos para registrar notas al documento.

21.1.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta una nota de pedido, se define un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

Se definen tipologías de notas u observaciones que se asocian a cualquier tipo de documento del sistema (ofertas, solicitudes, acuerdos, pedidos, albaranes, facturas).

A parte de indicar el tipo de nota, el nombre de la tabla y la descripción, se define si las notas se imprimen y en qué zona del documento impreso se muestran:

  • No: Las notas no serán impresas al imprimir el documento.
  • Cabecera: Las notas se imprimirán en la cabecera del documento.
  • Pie: Las notas se imprimirán a pie de página del documento.

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de pedido de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde la línea se accede a la opción del registro de notas asociadas:

En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de pedido.
 

21.2 Asociar documentos a pedidos

Se registra información multimedia asociada a un documento del tipo pedido. Para esto es necesario definir el tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de pedidos.


El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

El acceso al registro de notas desde las líneas es el siguiente:

En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

21.3 Registrar gestiones de pedidos

Se registran las gestiones que realiza el usuario sobre los terceros, tales como visitas comerciales, reclamaciones sobre el pedido, coordinaciones por mailing, etc.

Antes de registrar una gestión de pedido, se debe definir previamente un tipo de gestión en el maestro de tipologías de gestiones.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Auxiliares / Tipos de gestiones

Es obligatorio definir el tipo y la descripción de gestión. Opcionalmente, el sistema permite delimitar la referencia de esta clasificación; por ejemplo, si se va a acotar solo a pedidos de compras, entonces en tabla origen se coloca gcompedh y en caso contrario se deja en blanco.

Las gestiones se asocian a la cabecera del pedido. El acceso al registro de gestiones es a través del botón selector ubicado en la pestaña Documentos.

Los principales campos que se pueden registrar:

  • El tipo de gestión
  • Código del agente que interviene
  • Usuario responsable de la supervisión de la próxima gestión
  • Datos de la empresa y del tercero
  • Fecha de la gestión
 

21.4 Registrar valores de características de pedidos

Las características se definen en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se configura el conjunto de características para asociarse a un tipo de pedido informando el código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de pedidos.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Tipos de características

Los valores de características del pedido se accede desde la opción Características de la pestaña Documentos .

Las características definidas en el maestro de características asociadas al tipo de pedido serán copiadas con los valores sin informar.

Los pedidos que tengan asociados algún documento previo, obtendrán de manera automática las características con los valores indicados en dicho origen.