Una vez definida una tipología se empieza a dar de alta pedidos.

1 Aplicación

Un pedido está formado por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales del pedido. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Compras / Pedidos / Consultar pedidos
Compras / Pedidos / Nuevo pedido
 

1.1 La cabecera del pedido

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento, almacén y tipo de pedido se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios. Para más información, ver la sección Configuración de grupos.

Al limpiar el formulario para ingresar un nuevo pedido, el sistema por defecto propone el tipo del pedido seleccionado en ese momento.

El almacén se obtiene a partir de la delegación o el departamento informado, y la delegación se rellena con los datos informados en el maestro de almacenes por delegación. De no encontrarse, la delegación se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

El departamento por defecto es el informado en las preferencias de grupos de usuarios o en la configuración de empresa.

El sistema propone por defecto la dirección del proveedor después de registrar el código de proveedor. La prioridad de búsqueda de direcciones es la siguiente:

  1. En el maestro de proveedores suministradores por almacén, para el almacén y proveedor indicado.
  2. En el maestro de artículos - proveedor
  3. En la configuración de empresa.

La fecha del pedido corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración del pedido de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de pedido y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado pro el usuario. Para más información ver la sección del Numerador de documentos.

El usuario registra el código del proveedor, y el sistema propone los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de proveedores, en ese orden.

 

1.2 Las líneas del pedido

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas del pedido mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea del pedido si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

En caso se gestionen artículos fabricados por la propia empresa, su uso podría estar vetado en documentos de compras, y se restringiría su uso sólo a movimientos internos de logística y documentos de ventas.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de pedidos, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente:

  • Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca en el maestro de artículos por proveedor, se escoge la que tiene mayor prioridad y se toma la variable logística asignada por defecto.
  • Si a este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el artículos por proveedores, y sino tiene el dato, propone la unidad base del maestro de artículos.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

El precio unitario se obtiene de la tarifa y permite que un usuario autorizado pueda cambiar el valor.

Cuando en la tipología de pedido no se marca para ocultar, se muestra la cantidad de precio y unidad de precio. La unidad de precio corresponde a la unidad de medida en la que se expresa el precio y la cantidad de precio corresponde a la unidad de precio por la cantidad de compra. La unidad de precios por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística.

Ejemplo 1

En una empresa del sector pesquero, interesa que se informe la cantidad de pescado, expresado tanto en unidades como en el peso. En este caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: Unidades
  • Unidad de medida alternativa: Kilogramos
Ejemplo 2

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de refresco en packs de 12 unidades. A nivel de compras, interesa gestionar el precio en unidades, pero el precio viene determinado por cada pack. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: pack de 12 unidades
  • Unidad de medida de precio: unidad

Los descuentos especiales se activan en el tipo de pedido y cuando no tienen descuentos especiales, se informa el descuento unitario.

El precio unitario y el porcentaje de descuento comercial permite al sistema calcular el importe neto cuando da de alta una línea, si hay descuentos especiales no se informa el descuento unitario y se activa el descuento del tipo de pedido.

En la tipología del documento, existe la pestaña INDICATIVOS donde se informa el valor del dato indicativo de documento de devolución, que distingue los pedidos: el valor S se trata de pedidos de devoluciones en cuyo caso, el precio lo pone en negativo o N se trata de pedidos normales.

El usuario también puede consignar la siguiente información para cada línea de pedido:

  • Datos contables para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura tome el presupuesto, proyecto, centro de costo, partida, etc. a imputar en la compra. En el apartado Registro de datos contables, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad
  • Información complementaria mediante notas. En el apartado Registrar notas de pedidos, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.
  • Adjuntar documentos como archivos multimedia. En el apartado Asociar documentos a pedidos, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.

En la tipología de pedidos se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR donde se permite seleccionar casillas para activar como dato oculto la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.

 

2 Uso

2.1 Pedido de compras con origen solicitudes

El sistema permite asociar un pedido a una solicitud. Este es el caso de suministros de almacén que se realizan por petición de algún departamento de la compañía.

Esta sección explica la parametrización de tipos de pedidos con origen solicitud y el método para vincular solicitudes con pedidos desde el propio documento.

2.1.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta el pedido, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización y la copia de líneas de origen.

La tabla origen a informar debe ser solicitud compras.

Se puede configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL.

La actualización de tabla origen, informa si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas tiene los siguientes valores:

  • Validar: el sistema muestra las líneas de la solicitud para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos.
  • Sí: al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas de la solicitud origen.
  • No: Con esta opción el usuario introduce cualquier artículo. El sistema no realiza acción alguna.

2.1.2 Asociar solicitudes desde el formulario de pedidos

Al generar la cabecera del pedido, cuando se informa el número de solicitud asociado en el documento origen, el sistema rellena en el pedido los datos del proveedor, divisa, descuento, anticipo en base a lo que dice la solicitud y en el selector de líneas a añadir se muestra y se permite seleccionar sólo líneas del documento de solicitud asociado; sin embargo, cuando el documento origen se deja en blanco el sistema permite seleccionar líneas pendientes de cualquier solicitud cuyo almacén corresponda al del pedido y de la misma empresa y/o proveedor.

La solicitud que se puede asociar al pedido no debe ser de tipo consumo. Además, la fecha del pedido tiene que estar dentro del período de atención de la solicitud.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas de las solicitudes origen pendientes de incluir al pedido.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere, estos se incluyen en las líneas del documento pulsando sobre el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador copia línea origen de la tipología de pedidos es diferente a la opción No.
 

2.2 Pedidos con origen oferta de compras

El sistema también permite asociar un pedido a una oferta de compras. Este es el caso en que al generar el documento se obtienen los precios y/o otras condiciones de una oferta enviada y adjudicada previamente al proveedor.

Las ofertas deben estar adjudicadas para poder asociar pedidos.

2.2.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta el pedido, en la tipología es preciso configurar unos parámetros.

La tabla origen a informar debe ser Oferta compras.

Se puede configurar una condición adicional para seleccionar la oferta origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL.

La actualización de tabla origen, informa si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la oferta y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas admite los siguientes valores:

  • Validar: el sistema muestra las líneas de la oferta para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos.
  • Sí: al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas de la oferta origen.
  • No: con esta opción el usuario introduce cualquier artículo. El sistema no realiza acción alguna.

2.2.2 Asociar ofertas desde el formulario de pedidos

Al dar de alta la cabecera, se ingresa en el campo origen el número de la oferta a asociar. Con ese identificador, el sistema trae información del proveedor, así como datos financieros y comerciales de la oferta.

La oferta que se puede asociar al pedido tiene que estar adjudicada. La empresa como la delegación deben coincidir en ambos documentos y la fecha del pedido tiene que estar dentro del período de vigencia de la oferta.

Si en la tipología del pedido se parametriza las copias de líneas del origen previa validación, entonces el formulario de líneas presentará una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas de la oferta origen pendientes de incluir al pedido.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere, estos se incluyen en las líneas del documento pulsando el botón Insertar artículos.

Cuando se realiza un pedido de compras en base a una oferta, entonces la línea de la oferta pasa a estado CURSADA.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador copia línea origen de la tipología de pedidos es diferente a la opción No.

2.3 Pedidos con origen pedido de ventas

El sistema también permite asociar un pedido de compra a un pedido de venta. Este es el caso en que al generar el documento se obtienen las condiciones de un pedido de venta.

Esta sección explica la parametrización de tipos de pedidos con origen pedidos de venta y el método para vincular pedido de compras con pedido de ventas desde el propio documento.

2.3.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta el pedido, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización y la copia de líneas de origen.

La tabla origen a informar debe ser Pedido de ventas.

Se puede configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la que se registra con una sentencia SQL.

La actualización de tabla origen, informa si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas tiene los siguientes valores:

  • Validar: El sistema muestra las líneas del pedido de ventas para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos.
  • Sí: Al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas del pedido de ventas origen.
  • No: Con esta opción el usuario introduce cualquier artículo. El sistema no realiza acción alguna.

2.3.2 Asociar pedidos de venta desde el formulario de pedidos

Al dar de alta la cabecera, en el caso de que se informe el número de pedido de ventas a asociar en el documento origen, el sistema trae al pedido los datos financieros y comerciales del pedido de venta asociado y en el selector de líneas a añadir se muestra y se permite seleccionar sólo líneas del documento de pedido asociado; sin embargo, cuando el documento origen se deja en blanco el sistema permite seleccionar líneas pendientes de cualquier pedido de venta cuyo almacén corresponda al del pedido y de la misma empresa y/o proveedor.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas de las solicitudes origen pendientes de incluir al pedido.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere, estos se incluyen en las líneas del documento pulsando sobre el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador copia línea origen de la tipología de pedidos es diferente a la opción No.

2.4 Pedidos con origen solicitudes

El sistema permite asociar un pedido a una solicitud. Este es el caso de suministros de almacén que se realizan por petición de algún departamento de la compañía.

Esta sección explica la parametrización de tipos de pedidos con origen solicitud y el método para vincular solicitudes con pedidos desde el propio documento.

2.4.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta el pedido, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización y la copia de líneas de origen.

La tabla origen a informar debe ser solicitud compras.

Se puede configurar una condición adicional para seleccionar la solicitud origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL.

La actualización de tabla origen, informa si se actualiza el campo cantidad servida en las líneas de la solicitud y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas tiene los siguientes valores:

  • Validar: el sistema muestra las líneas de la solicitud para que el usuario seleccione alguno de los posibles artículos.
  • Sí: al dar de alta la cabecera del pedido, el sistema copia todas las líneas de la solicitud origen.
  • No: Con esta opción el usuario introduce cualquier artículo. El sistema no realiza acción alguna.

2.4.2 Asociar solicitudes desde el formulario de pedidos

Al dar de alta la cabecera, se entra en el campo origen el número de la solicitud a asociar. Con esta información, el sistema trae al pedido los datos financieros y comerciales de la solicitud.

La solicitud que se puede asociar al pedido no debe ser de tipo consumo. Además, la fecha del pedido tiene que estar dentro del período de atención de la solicitud.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas de las solicitudes origen pendientes de incluir al pedido.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere, estos se incluyen en las líneas del documento pulsando sobre el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador copia línea origen de la tipología de pedidos es diferente a la opción No.

2.5 Pedidos con origen órdenes de producción

Las órdenes de producción se emplean para gestionar la conversión de las materias primas en productos manufacturados.

Esta sección explica la parametrización de tipos de pedidos con origen orden de producción y la creación de pedidos con el fin de atender órdenes de producción mediante el proceso de aprovisionamiento.

2.5.1 Parametrización previa

En la tipología de pedido es preciso configurar la tabla origen.

También se debe parametrizar la tipología de órdenes de producción.

Menu path:
Producción / Órdenes de producción / Tipología

En la tabla de compra se especifica como tabla destino a Pedidos. A su vez, en documento compra se informa el tipo de pedido a generar.

2.5.2 Crear pedidos desde órdenes de producción

Desde la cabecera de la orden de producción, pulsando en el botón Aprovisionar. El sistema despliega una ventana para confirmar la ejecución del proceso.

Tras finalizar la ejecución del proceso, el sistema habilita la pestaña Pedidos compras que conduce al encabezado del documento.

 

2.6 Pedidos desde acuerdos

El sistema permite asociar las condiciones comerciales informadas en los acuerdos con diversos documentos de compra, incluidos los pedidos.

2.6.1 Parametrización previa

En la tipología de pedidos debe activarse el indicador acuerdos.

2.6.2 Aplicar condiciones de una línea de acuero

Al registrar una línea de pedido, el sistema busca acuerdos en los que determinadas condiciones sean iguales a las de la cabecera del pedido; además, se verifica el artículo y la variable logística si está informada en el acuerdo o el pedido. La fecha del documento debe pertenecer al período de vigencia del acuerdo.

Las condiciones comerciales y financieras que se verifican sobre el acuerdo son las siguientes:

  • tipo de efecto
  • forma de pago
  • delegación
  • dirección de recepción
  • tercero de facturación
  • dirección de facturación
  • % de descuento general
  • % descuento pronto pago
  • % retención

Al ingresar una línea, se aplicará el precio y descuento establecido en el acuerdo (por artículos o familias).

2.6.3 Copia de líneas de acuerdo

En lugar de entrar líneas de artículos, es posible copiar líneas de acuerdo desde la pestaña con el mismo nombre.

La pantalla muestra todos los artículos de los acuerdos que cumplan las condiciones de la cabecera del pedido

Se seleccionan los artículos a incluir en el pedido, modificando la cantidad deseada, y pulsar en el botón Insertar artículos.

Para mayor información sobre los acuerdos, visite el apartado correspondiente.

2.6.4 Generar pedidos de forma masiva

Es posible relacionar acuerdos con pedidos de forma masiva. Para ello se recurre al proceso de Generación de pedidos.

Menu path:
Compras / Acuerdos / Procesos / Generación de pedidos

En este objeto las líneas de acuerdo se obtienen al seleccionar cabeceras. A su vez, al seleccionar líneas de acuerdo el sistema muestra los pedidos de compra generados.

Al pulsar en el botón Generar pedido, el sistema crea pedidos a partir de las líneas de acuerdos que estén marcadas/seleccionadas.

2.7 Pedidos generados desde planes de recepción

Un plan de recepción es un documento de contrato marco que establece una serie de condiciones para recibir la mercancía, tales como fechas y cantidades determinadas. De este modo, facilita la creación de los pedidos, ya que el sistema genera las líneas del pedido en función de los distintos repartos asociados a cada plan de recepción.

Esta sección explica la parametrización de este tipo de pedidos y la manera de generarlas a partir de planes de recepción.

2.7.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta un pedido, en la tipología de pedido se activa el indicador Plan de recepción.

Posteriormente, se define un plan de recepción especificando en su tipología, el tipo de pedido destino.

2.7.2 Generación de pedidos

Existen varios modos de crear un pedido a partir de un plan de recepción:

  1. Desde la cabecera del plan de recepción
  2. Desde el formulario de Gestión de repartos
  3. Desde el proceso llamado Generar pedidos

A continuación se detalla cada uno de estos métodos.

Método 1: desde la cabecera del plan de recepción

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Nuevo plan
Compras / Planes de recepción / Consultar planes
  • Acceder a la cabecera del plan de recepción.
  • Acceder a la pestaña Reparto.
  • Seleccionar de los repartos pendientes aquellos de los que se quiera realizar un pedido.
  • Pulsar el botón Generar pedido: el sistema despliega un formulario que permite registrar la fecha del pedido.
  • Pulsar el botón Aceptar: el sistema marca la línea del reparto seleccionada como servida. La línea muestra también los datos y el link del pedido generado y el nivel de stock para ese artículo.

Método 2: desde el formulario 'Gestión de repartos'

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Gestión de repartos
  • Acceder al proceso a través del menú.
  • En la pantalla de consulta se acotan los resultados completando campos tales como empresa, proveedor, número del plan de recepción, fechas de entrega, entre otros.
  • Ejecutar la pantalla de consulta para mostrar todos los planes de recepción.
  • En la caja Reparto de plan de recepción, se seleccionan los repartos pendientes de los que se quiera realizar el pedido.
  • Pulsar el botón Generar pedido: el sistema despliega un formulario para entrar la fecha del pedido.
  • Tras aceptar la acción con el botón Aceptar, el sistema muestra el pedido/s generados en la caja Líneas de pedido.

Método 3: desde el Proceso 'Generar pedidos'

Menu path:
Compras / Planes de recepción / Procesos / Generar pedidos
  • Mediante la pantalla de consulta, se filtran los repartos de los que se quiera generar los pedidos. Solo los campos Almacén y Fecha del pedido son obligatorios. Pulsar el icono ejecutar . El sistema automáticamente genera y muestra todos los pedidos creados que cumplen con los filtros de la consulta.

    Si la cabecera y las condiciones (fecha pedido, proveedor, etc.) de los pedidos de diferentes repartos coinciden, y las fechas de inicio y fin del reparto son iguales, el sistema automáticamente agrupa repartos como líneas de un único pedido.

Para mayor información, ver el documento Plan de recepción.

 

2.8 Creación de albaranes

Un albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido.

En esta sección, se explica la parametrización de un tipo de pedido y la manera de asociar y generar albaranes.

2.8.1 Parametrización previa

En la tipología de pedidos se define el tipo de albarán a generar.

El tipo de albarán destino debe estar parametrizado en su tipología, en ella se configura la relación pedido - albarán. Entre los principales campos se tienen:

  • La tabla origen, cuyo valor a referenciar es el documento pedido.
  • El indicativo actualizar origen. Sirve para actualizar las líneas del documento origen sea sumando o restando según se especifique.
  • Copiar líneas, que posibilita incorporar las líneas del pedido al albarán.

Para más información, ver la sección Parametrización de albaranes.

2.8.2 Generar albaranes

Existen dos modos de vincular pedidos y albaranes:

  • Desde la cabecera del albarán
  • Desde el proceso Generación de albaranes desde pedidos

A continuación se detalla cada uno de estos métodos.

Método 1. Desde la cabecera del albarán

Al dar de alta la cabecera del albarán, en caso de que se informe el número de pedido de a asociar en el documento origen, el sistema trae al albarán los datos financieros y comerciales del pedido asociado y en el selector de líneas a añadir se muestra y se permite seleccionar sólo líneas no pendientes o parciales del pedido asociado; sin embargo, cuando el documento origen se deja en blanco el sistema permite seleccionar líneas pendientes de cualquier pedido cuyo almacén corresponda al del pedido, de la misma empresa y/o proveedor y no servidas.

El pedido que se pueden asociar al albarán tiene como estado validado o parcialmente servido. Además, tanto la empresa como el almacén deben coincidir en ambos documentos.

El formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas del pedido origen pendientes de incluir al albarán.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere asociar, estos se insertan en el albarán al pulsar el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador copiar líneas de la tipología de albaranes es diferente a la opción “No”.
Método 2. Desde el proceso 'Generación de albaranes desde pedidos'

A este proceso se accede desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Albaranes / Procesos / Generación de albaranes desde pedidos

La pantalla está dividida en tres cajas:

  • Cabecera de pedidos
  • Líneas de pedidos
  • Albaranes generados

La caja cabecera de pedidos de compras contiene el selector situación, que permite filtrar por tres valores

  • Pendientes: Pedidos en estado Validado o Parcial
  • Servidos: Pedidos en estado Servido
  • Todos: Pedidos en estado Validado, Parcial o Servido.

La caja de línea del pedido que muestra las líneas de aquellos pedidos seleccionados en la caja de cabecera de pedidos.

Por último, la caja de albaranes de compras, que permite visualizar los albaranes que han sido generados a partir de los pedidos seleccionados en la caja de cabecera de pedidos.

Para generar el albarán se deben seleccionar las líneas de pedido que conformarán el albarán. Luego, se pulsa el botón GENERAR ALBARANES, que lanza el proceso correspondiente.

Para mayor información, puede visitar el apartado dedicado a la Generación de albaranes desde pedidos de compras seleccionados.

 

2.9 Facturación

Es habitual que la factura de compras tenga su origen en un albarán. A su vez, el albarán suele tener el pedido como documento origen.

No obstante, una factura también puede generarse desde un pedido. Por ejemplo, un pedido pasa directamente a facturarse, sin pasar por un albarán, cuando el objeto de facturación es un servicio, en lugar de un bien material.

2.9.1 Parametrización previa

Antes de efectuar la facturación, en la tipología de factura es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización del origen y la copia de líneas de origen (si se requiere que se actualice el origen).

La tabla origen a informar debe ser pedidos. Luego, se puede configurar una condición de selección para seleccionar el pedido origen, que debe registrarse como una sentencia SQL.

Ejemplo de condición de selección

Si el tipo de documento pedido contra el cual se enlaza la factura debe estar validado, o tener el estado parcial, la sentencia SQL a parametrizar sería:

gcompedh.estcab IN ("V", "P")

En la actualización de tabla origen se informa si se actualiza el campo cantidad servida de las líneas del pedido y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas toma alguno de los siguientes valores:

  • Validar: el formulario de líneas de factura muestra una tabla con un selector para poder agregar líneas del pedido a la factura.
  • Sí: al dar de alta la cabecera de la factura, el sistema copia todas las líneas del pedido origen.
  • No: el sistema no realiza acción alguna respecto a las copia de líneas del pedido origen.

2.9.2 Asociar pedidos y facturas

Al dar de alta una factura, en el caso de que se informe del número de pedido de a asociar en el documento origen, el sistema trae a la factura los datos financieros y comerciales del pedido asociado y en el selector de líneas a añadir se muestra y se permite seleccionar sólo líneas no pendientes o parciales del pedido asociado; sin embargo, cuando el documento origen se deja en blanco el sistema permite seleccionar líneas pendientes de cualquier pedido cuyo almacén corresponda al del pedido, de la misma empresa y/o proveedor y no facturadas.

El pedido que se puede asociar a la factura tiene como estado validado o parcialmente facturado. Además, tanto la empresa como la delegación deben coincidir en ambos documentos.

En caso de que en la tipología de la factura se haya indicado en el campo Copiar líneas el valor , el proceso automáticamente insertará las líneas del pedido origen en la factura, aunque es posible modificar los artículo

En caso de haber informado en el campo Copiar líneas del valor validar, el formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas del pedido origen pendientes de incluir a la factura.

En la tipología de factura se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR, que permite seleccionar, entre otros datos .que no se visualice en la línea la cantidad facturada.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere asociar, estos se insertan en la factura al pulsar el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador Copiar líneas de la tipología de facturas es diferente a la opción No.
 

2.10 e-Procurement de pedidos

A través de este documento se generan pedidos de manera rápida, fácil y sencilla, para que tanto proveedores como personal propio puedan generar o consultar ofertas o pedidos, con opción a obtener su estado.

  • Este formulario genera pedidos tomando como referencia:
    • El catálogo de artículos en base a los niveles y subniveles de familias de productos
    • Formulario o plantillas de consumos vigentes.
  • Se permite la consulta de las características principales, acceso a imágenes y visualización del stock disponible del catálogo completo de artículos.

Los formularios e-Procurement no sólo proporciona a los usuarios un entorno de gran usabilidad de cara al suministro interno, sino que permite a su vez llevar a cabo un mayor control sobre los consumos de cada departamento.

También dispone de herramientas que le facilitan la búsqueda de artículos.

2.10.1 e-Procurement (familias)

Menu path:
Compras / Pedidos / e-Procurement (familias)

El formulario está dividido en cuatro cajas:

  • Desplegado por familias/artículos
  • Detalle de artículos
  • Cesta de la compra
  • Últimos pedidos

Opción que selecciona un artículo desde el menú de familias

En la caja izquierda Desplegado de artículos por familias se encuentra el menú de familias de artículos. Para desplegar seleccionar el código de familia que acompaña a la descripción de la misma. Bajo demanda se abre el menú y muestra las subfamilias que pertenecen a la familia seleccionada. Cuando una familia que contiene artículos, se muestra los artículos. Al seleccionar artículo mediante el código que acompaña a la descripción, aparece en la caja derecha Detalle del artículo la ficha ampliada del artículo.

Opción búsqueda de familias y artículos

En los campos de Búsqueda se realiza la búsqueda de familias y de artículos. Se permiten búsquedas independientes o bien combinadas.

Opción búsqueda de familias

Se indica en el campo Búsqueda de familia la descripción de una familia. El sistema busca las familias en cuya descripción aparezca el texto introducido, ya sea en una parte de su descripción o en su totalidad. Aparece un nuevo apartado Resultado de la búsqueda, en el se muestra todas las familias encontradas. Para seleccionar una familia, pulsar en su código, y el sistema muestra el menú de subfamilias abierto por la familia seleccionada.

Búsqueda de artículos

Para buscar un artículo existen diversas opciones:

  • Código: se registra un código de artículo completo o parcial como argumento de búsqueda en la opicon Artículos. Esto muestra la lista de artículos que cumplen con el argumento de búsqueda. Para continuar con el procedimiento se selecciona el Código en el desplegable adjunto al campo que ha introducido para mostrar el Detalle del artículo.
  • Descripcion: se registra la Descripción del artículo completa o parcial como argumento de búsqueda en el apartado en el campo de Búsquedas. El sistema busca los artículos cuyo código aparezca el texto introducido, ya sea en una parte de su descripción o en su totalidad. Para continuar con el procedimiento se selecciona el Código en el desplegable adjunto al campo que ha introducido para mostrar el Detalle del artículo.
  • Familia: se registra el código de familia completo o parte del código en el campo de Búsquedas. El sistema busca los artículos cuyo código coincida con el argumento de búsqueda. Aparece el Resultado de la búsqueda, en el que se muestra todos los artículos encontrados. Seleccionar el código de una familia, y el sistema muestra el menú de subfamilias abierto por la familia seleccionada. Para seleccionar un artículo seleccionar su código, y el sistema muestra la ficha ampliada del artículo seleccionado. Para continuar con el procedimiento se selecciona el Código en el desplegable adjunto al campo que ha introducido para mostrar el Detalle del artículo.

Búsquedas combinadas

Se realizan búsquedas combinadas. Es decir, puede indicar un nombre de familia y un nombre de artículo o bien un código de artículo o código de familia; a continuación el sistema busca los artículos que coincidan con el nombre de artículo o código y que pertenezcan al formulario actual.

Detalle del artículo

El código de artículo seleccionado, ya sea desde una búsqueda realizada o explorando el menú hasta llegar al artículo, en la caja derecha Detalle del artículo aparece la ficha ampliada del artículo.

Esta muestra:

  • Detalles del artículo: muestra el código del artículo, la marca, el modelo, foto del artículo, el fabricante, y su descripción.
  • Características: muestra las características del artículo, la descripción y el valor de la misma.
  • Añadir a la cesta: en el detalle aparece una línea por cada variable logística del artículo, así como información sobre el código de la variable logística, su descripción, el fabricante, la unidad de medida y el stock actual. Pulsar sobre la cantidad que aparece junto al carrito de la compra para añadir el artículo seleccionado a la cesta de compra. Si el artículo no tiene proveedor, no se puede añadir el artículo a la cesta.

    Cuando se presiona el icono +, se despliega la marca del modelo, normas, modelo, etc.

Procedimiento para la selección del artículo para ser cargado a la cesta

Para añadir un artículo a la cesta, en el apartado Añadir a la cesta del detalle ampliado del artículo, se registra la cantidad deseada y se pulsa sobre en el carrito de la compra. Cuando se añade un nuevo artículo a la cesta, se ve en el apartado la Cesta de la compra el nuevo artículo introducido.

Operaciones en la cesta de compra

Los artículos que están seleccionados en la cesta de compras, pueden ser editados para cambiar la cantidad del pedido, se puede eliminar el artículo de la cesto, o se puede vaciar la cesta de la compra haciendo pulsando en el botón Vaciar la cesta. La opción de editar la línea del artículo despliega el siguiente formulario:

Opción que genera el pedido

Terminada la selección de los artículos, se pulsa el botón GENERAR DOCUMENTO. Esto genera un pedido por cada grupo de artículos de un mismo proveedor y en sus líneas se tiene los artículos correspondientes. Para los artículos que no tienen un proveedor asignado, el sistema envía un mensaje de error.

Ver el pedido generado

Una vez se ha generado el pedido, es posible visualizarlo pulsando en la serie del documento que aparece en la caja de Últimos pedidos para el pedido correspondiente.

Generación del pedido pending

2.10.2 e-Procurement (formularios)

Menu path:
Compras / Pedidos / e-Procurement (formularios)
  • Mediante la pantalla de consulta, se filtran los pedidos por delegación y formulario, la pantalla de filtro no tiene datos obligatorios.
  • El sistema automáticamente genera y muestra los formularios creados que cumplen con los filtros de la consulta y que estén activos y vigentes. Para ello se verifica la fecha inicial, que debe ser menor o igual a la fecha del sistema; y la fecha de fin, que debe mayor o igual a la fecha del sistema.

Se muestra el formulario de pedidos con la información correspondiente a lo registrado en los datos de filtro.

El formato está dividido en cuatro apartados

  • Identificación
  • Búsqueda de formularios /artículos
  • Detalle de artículos
  • Cesta de la compra
  • Últimos pedidos

El apartado de Identificación muestra información del formulario que cumplen con la condición del filtro.

Además dispone de herramientas que facilitan la búsqueda de artículos.

Opción que selecciona un artículo desde el apartado Artículos

En la caja Artículos muestra la lista de artículos que pertenecen al formulario actual. Para seleccionar un artículo, pulsar en el código que acompaña a la descripción. En la caja Detalle del artículo se muestra la ficha ampliada del artículo.

Y es posible visualizar información adicional del artículo seleccionado:

Opción para buscar por familias y artículos

En los campos de Búsquedas se realizan búsquedas por código de familia y/o código de artículo. Pueden ser búsquedas independientes o bien combinadas.

Opción para búsqueda en el formulario

Se muestran los artículos que pertenecen al tipo de formulario. El sistema busca los artículos que pertenezcan al formulario actual. Muestra el Resultado de la búsqueda con los artículos. Para buscar un artículo existen diversas maneras:

  • Código: se registra un código de artículo el campo Artículo de Búsquedas.
  • Descripción: se registra la Descripción del artículo completa o parcial como argumento de búsqueda. El sistema busca los artículos cuya descripción aparezca el texto introducido, ya sea en una parte de su descripción o en su totalidad.

Búsquedas combinadas

Se puede realizar la búsqueda de los artículos por más de un dato de argumento de búsqueda, que puede ser: Código de artículo y/o descripción del artículo, y/o código de familia, y/o descripción de familia.

Detalle del artículo

Se selecciona un artículo, ya sea desde una búsqueda realizada o explorando el menú hasta llegar a la familia que contiene el artículo. En la caja derecha Detalle del artículo aparece la ficha ampliada del artículo. En ésta se muestra:

  • Detalles del artículo: el código del artículo, la marca, el modelo, el fabricante, y su descripción.
  • Características: se muestran todas las características del artículo, la descripción y el valor de la misma.
  • Añadir la cesta: aparece una línea por cada variable logística del artículo. El código de la variable logística, su descripción, el fabricante, la unidad de medida y el stock actual. Al principio un campo de entrada para indicar la cantidad que se desea pedir, se añade el artículo a la cesta. Si el artículo no tiene proveedor no se puede añadir a la cesta.

Preparación de la cesta de compras

En este apartado se seleccionan los artículos desde al caja Detalle del artículo a la cesta de la compra.

Operaciones de la cesta de la compra

Se puede editar la línea del artículo para modificar las cantidades. También es posible vaciar la cesta de la compra pulsando el botón Vaciar la cesta. Si desea eliminar la línea del artículo, pulsar en el icono eliminar.

Adicionalmente, se cuenta con el botón Cargar formulario en la cesta para realizar la selección de todos los artículos del formulario a la cesta de compra. Se pone en la cantidad de pedido la cantidad máxima que tiene registrado el artículo.

Operación para generar pedido

Cuando el pedido está completo, pulsar el botón Generar pedido. Se genera un pedido por cada grupo de artículos de un mismo proveedor y en sus líneas están los artículos correspondientes.

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Ver el pedido generado

Después de generado el pedido, este puede ser visualizado, pulsando sobre la serie del documento que aparece en la caja de "Últimos pedidos" para el pedido correspondiente.

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2.11 Pedidos por reposición

Es fundamental reaprovisionar el stock de los almacenes antes de que se agoten y no se pueda hacer frente a la demanda de los clientes.

Los valores del cálculo de necesidades de reaprovisionamiento (cantidad y fecha de la reposición) se registran en documentos llamadas planificaciones de reaprovisionamiento por Artículo-Variable Logística y Almacén.

2.11.1 Métodos de planificación de reaprovisionamiento

El sistema contempla tres métodos de reaprovisionamiento:

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  1. Niveles de stocks: llamado también mín-máx planning. Con este método, el sistema calcula las necesidades de reaprovisionamiento cuando el stock potencial (por artículo-variable logística en el almacén que realiza la reposición) está por debajo del nivel de stock de reposición predefinido.
  2. El stock potencial se calcula teniendo en cuenta entradas y salidas de stock que cumplan determinadas condiciones, según la fórmula detallada a continuación:

    Stock potencial =
    Stock actual + Propuestas de movimiento + Pedidos de compra + Órdenes de producción + Órdenes de mantenimiento - Solicitudes internas - Pedidos de venta


    Por su lado, la cantidad a reaprovisionar se calcula con la siguiente fórmula.


    Cantidad a generar =
    Stock máximo + Stock de reposición - Stock mínimo - Stock potencial

  3. Punto de pedido: este método utiliza los mismos parámetros de base descritos en el método niveles de stock, con la diferencia que genera el reaprovisionamiento cuando el stock está por debajo del stock mínimo.
  4. MRP: La planificación de necesidades materiales se realiza en base a un escenario de planificación en el que se contempla la previsión de ventas, de demanda, de emisión de órdenes de producción y de compras.

2.11.2 Parametrización previa

Es necesario definir los niveles de stocks por la combinatoria artículo, variable logística y almacén en el que se realice la reposición.

Menu path:
Maestros / Artículos / Niveles de stock
Logística / Stocks / Niveles / Registro
Producción / Planificación / PDP-Punto de pedido / Niveles de stock

Mediante esta opción se accede a la parametrización de los diferentes niveles de stock como máximo, mínimo, crítico, reposición, etc. De esta manera el sistema gestiona automáticamente la generación de documentos de reposición de stock, evitando posibles rupturas de stock.

Los aspectos destacados están ubicadas en tres secciones:

  • Consumo medio: el consumo medio indica el número medio de unidades consumidas con frecuencia diaria, contempladas para cada combinación de artículos, variable logística, y almacén. Se puede calcular a partir de consumos de períodos anteriores.
  • Niveles de stock: los niveles de stock se pueden expresar en forma de días o stock. Si se define en días, con el consumo medio el sistema calcula los niveles de stock; sin embargo, el usuario puede ingresar manualmente los valores para cada nivel.
    • Los días de horizonte son los días entre los cuales se consideran los documentos (compras, ventas, órdenes, etc.) en el cálculo del stock potencial.
    • Los días de stock máximos son equivalentes al máximo número de días previstos entre dos pedidos de reposición, contemplando el nivel de consumo medio diario.
    • Los días de reposición de stock se consideran como el período medio de días entre el lanzamiento de dos pedidos de aprovisionamiento consecutivos.
    • Días stock mínimo expresa el mínimo número de días de consumo medio entre dos pedidos de reposición consecutivos.

      stock crítico < stock mínimo < stock reposición < stock de aviso < stock máximo

  • Stock:

    con el fin de evitar rupturas de stock en el sistema se definen diferentes niveles de control de stock. Cuando se rebasan esos niveles el sistema ejecuta diversos procedimientos los cuales se parametrizan en el campo modalidad.

    Para un reaprovisionamiento automático debe seleccionarse la modalidad Generar pedido.

    Asimismo, en el maestro de artículos por proveedores es obligatorio informar para cada artículo, todos los proveedores por los que pueda ser suministrado: de haber más de un proveedor, el formulario también determina qué proveedor es el prioritario a la hora de confeccionar la propuesta del pedido.

    Menu path:
    Maestros / Artículos / Proveedores
    Maestros / Terceros / Proveedores / Artículos

    Para asignar el artículo al proveedor, es imprescindible marcar el campo Asignado, tal y como muestra la siguiente imagen.

    En este maestro también se puede definir el tipo de pedido a generar. Los niveles de prioridad se establecen entre 0 y 99, siendo este último el de mayor prioridad.

    Cómo obtener parámetros para el reaprovisionamiento

    Obtener el proveedor prioritario:

    • Cuando se generan pedidos de reposición de stock, puede ser preciso conocer cuál o cuáles son los posibles proveedores de un artículo considerando el almacén para el cual se realiza un seguimiento del nivel de stock. Un artículo puede estar presente en varios almacenes, y puede suceder que el proveedor prioritario de cara a realizar los pedidos de reposición no sea el mismo para todos los almacenes.
    • El sistema busca el proveedor prioritario en el maestro de artículos por almacén, la búsqueda se realiza considerando la combinación de Artículo - Variable logística y Almacén; en caso se encuentre un registro en el que el Proveedor asignado tenga el máximo grado de prioridad, 99, este proveedor es para el cual se realiza el pedido. Si no encuentra, se consulta el maestro de artículos por proveedor, donde el sistema busca un registro con la misma combinación con un proveedor con grado de prioridad 99. En caso que lo encuentre, el proveedor definido será para el cual se generará el pedido de reposición.
    • Es posible que se haya pactado con el proveedor plazos de entrega, cantidad mínima a servir, etc. Estos parámetros son importantes para el cálculo de la cantidad y fecha de reposición.

    Obtener el tipo de pedido:

    Considerar que los pedidos de compras que se generan son del tipo de Reposición. La parametrización se efectúa en la tipología del pedido.

2.11.3 Generación de pedidos de reposición

Existen dos modos para crear un pedido de reposición:

  • Creando propuestas de reaprovisionamiento
  • Desde el proceso Reposición directa

La generación de pedidos puede ser directa o previa revisión de las planificaciones de reaprovisionamiento, tal como se aprecia en el siguiente gráfico.

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A continuación se detallan cada uno de estos modos.

MODO 1: Creando propuesta de reaprovisionamiento

Este modo implica la ejecución de dos procesos sucesivos. El primero genera las planificaciones de reaprovisionamiento; un segundo proceso genera los pedidos de compras y las órdenes de producción a partir de las planificaciones.

En primer lugar se generan planificaciones de reaprovisionamiento. El proceso es accesible desde el siguiente menú.

Menu path:
Logística / Reaprovisionamiento / Procesos / Reposición automática de stock
Producción / Planificación / PDP-Punto de pedido / Planificación por niveles de stock

En este proceso se seleccionan sólo aquellos artículos cuyo método de planificación sea en base a los niveles de stock.

En el formulario de consulta se establecen las condiciones para acotar las propuestas de reaprovisionamiento a generar.

Los artículos y almacenes que se consideran son aquellos cuya modalidad en el maestro de niveles de stock sea G (generar pedido), C (consumir hasta cero y generar) y V (generar cuando varíe el stock).

También se pregunta el modo de selección de los artículos, hay tres valores posibles: Directo, sin condiciones de comprador o proveedor, Por comprador permite preguntar por comprador y Por proveedor permite preguntar por proveedor.

Si se informa el almacén suministrador, sólo se generan documentos de reposición para aquellos artículos que se suministran desde el almacén centro indicado.

En caso se informa el tipo de documento de reposición con un valor diferente a *, s e provisionan aquellos artículos para los que el documento a generar tiene el tipo indicado.

Una vez finalizada la generación, el sistema presenta las planificaciones y errores.

En la columna de observaciones se detallan los errores producidos. Aquellas generadas con éxito disponen de un enlace que conduce al detalle de la propuesta.

Las propuesta de reaprovisionamiento también son accesibles desde la siguiente ruta:

Menu path:
Producción / Planificación / Datos comunes / Propuestas reaprovisionamiento / Propuestas de reaprovisionamiento
Logística / Reaprovisionamiento / Movimientos

Las propuestas que se deseen lanzar se marcan con la opción en el campo Lanzar documento ubicada en la sección STATUS.

Una vez marcadas las propuestas deseadas, acceder desde el menú al proceso Generar documentos definitivos. Al ejecutar el proceso, el sistema reporta aquellos pedidos realizados.

Menu path:
Logística / Reaprovisionamiento / Procesos / Generación documentos definitivos
Producción / Planificación / Datos comunes / Propuestas reaprovisionamiento / Generar documentos definitivos

Las propuestas de reaprovisionamiento también se pueden realizar mediante el proceso de planificación por punto de pedido (PDP) ubicado en las siguientes rutas:

Menu path:
Logística / Reaprovisionamiento / Procesos / Planificación por PDP
Producción / Planificación / PDP-Punto de pedido / Planificación por PDP

MODO 2: Desde el proceso Reposición directa

Este procedimiento permite generar directamente los pedidos de compra de forma automática. En una sola llamada se generan los registros de planificaciones de reaprovisionamiento y se validan con el resultado final de los pedidos de compra generados.

Menu path:
Logística / Reaprovisionamiento / Procesos / Planificación por PDP
Producción / Planificación / PDP-Punto de pedido / Planificación por PDP