Una vez definida una tipología de documento es posible empezar a dar de alta acuerdos.

1 Aplicación

Un acuerdo está definido por la cabecera y las líneas. La cabecera establece las condiciones generales y las líneas las condiciones específicas para cada artículo o familia.

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1.1 La cabecera del acuerdo

Los acuerdos de compras se asocian siempre a un proveedor y exigen unos campos obligatorios como nombre del proveedor, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado.

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Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

Del maestro de terceros se obtiene también la divisa y el cambio, pero no los demás campos, como sí ocurre en los otros documentos de gestión (facturas, albaranes, etc.). El resto de condiciones se establecen en el propio acuerdo y sirven para determinar si los futuros pedidos del proveedor cumplen y, por lo tanto, pueden utilizar las condiciones establecidas en este acuerdo. Dicho de otra forma: el sistema también permite establecer condiciones diferentes a cantidad o importe, como, por ejemplo, condiciones relacionadas con la Entrega o con los Datos financieros (tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Se debe tener en cuenta que algunos proveedores tienen condiciones especiales según el destino o la delegación, y éstas se obtienen directamente de las Condiciones de terceros según origen.

1.1.1 La vigencia

La vigencia es el período de tiempo durante el cual el acuerdo es válido. Después de este período no podrá aplicarse este acuerdo a ningún pedido o cualquier otro documento.

La vigencia es de gran importancia, ya que, si no se alcanzan las condiciones mínimas de cantidad o importe durante este período, es posible exigir la devolución de la ventaja económica que garantizaba el acuerdo.

1.1.2 La prioridad de adjudicación

Si un proveedor dispone de varios acuerdos vigentes y no consumidos, y un pedido (plan de recepción, albarán o factura) puede vincularse con varios de ellos a la vez, el sistema elige siempre el que se haya indicado como más prioritario (siendo 0 el menos prioritario) en el campo llamado Prioridad de la cabecera del acuerdo.

Entre dos líneas de acuerdo con la misma prioridad, a la hora de hacer la vinculación con otro documento, el sistema elige por defecto la línea de acuerdo que tenga el precio más bajo.
 

1.2 Líneas de artículos del acuerdo

Las líneas de acuerdo determinan qué artículos forman parte del acuerdo y en qué condiciones concretas de precio, cantidad o descuento.

En el campo Artículo se debe especificar el código del artículo, definido en el maestro de artículos, y que su estado no esté bloqueado (B). De la misma manera, es obligatorio indicar la variable logística VL del maestro y que no esté bloqueada (B).

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Maestros / Artículos / Registro
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Maestros / Artículos / Variables logísticas

Además, si el artículo tiene informado el estado de gestión, este debe permitir incluir el artículo en los acuerdos de compra.

El estado de gestión constituye un conjunto de parámetros que determinan la disponibilidad de los artículos para ser utilizados en los diferentes documentos que componen los ciclos de compras, ventas y logística.

Una de las características de los acuerdos es que, a nivel de líneas del acuerdo, tanto el precio original de los artículos como el descuento se puede modificar, ya que por definición los acuerdos ofrecen precios diferentes a los de la tarifa.

Cada línea identifica un artículo en el que se pueden establecer valores opcionales:

  • Cantidad mínima: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
  • Cantidad máxima: limita las condiciones especiales hasta la cantidad de unidades aquí establecida.
  • Unidades: unidad de medida de las compras.
  • Importe mínimo: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
  • Importe máximo: limita las condiciones especiales hasta el importe total máximo aquí establecido.

1.2.1 Insertar líneas de artículos a partir de un selector

Desde la cabecera del acuerdo es posible acceder al selector de artículos por proveedor. Este selector permite añadir a un documento los artículos asignados a un proveedor; estos artículos deben estar previamente parametrizados en la tabla de artículos por proveedores.

Mediante el botón de insertar artículos se añaden al documento los artículos seleccionados con las cantidades informadas.

 

1.3 Líneas de familias de artículos del acuerdo

Determina que las condiciones de la línea del acuerdo se apliquen a toda una familia de artículos. En este caso, el sistema comprueba que la familia entrada esté definida en el maestro de familias de artículos.

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Maestros / Artículos / Auxiliares / Familias

Cada línea identifica una familia en la que se pueden establecer valores opcionales:

  • Importe mínimo: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
  • Importe máximo: limita las condiciones especiales hasta el importe total máximo aquí establecido.

Debido a que una familia puede contener infinitos artículos, no es posible establecer el importe o descuento para cada uno ellos. Estas condiciones especiales se definirán en la cabecera del acuerdo o en el precio del propio pedido, hasta llegar al límite máximo establecido en la línea de la familia.

2 Uso

Existen varias maneras de crear planes de recepción, pedidos, albaranes y facturas asociados o vinculados a un acuerdo:

  1. Llamar a acuerdos desde la línea de un documento (proceso automático)
  2. Generar documentos a partir de uno o varios acuerdos
  3. Copiar líneas de acuerdo desde un documento

Solo los planes de recepción, pedidos, albaranes y facturas que tienen activo el indicador de Acuerdos en su tipología pueden ser asociados a un acuerdo.

IMPORTANTE

Cuando se quiere realizar un documento asociado a un acuerdo, pero la cantidad utilizada en este documento implica que se superen la cantidad máxima o el importe máximo del acuerdo, el sistema no utiliza ese acuerdo. En este caso, usa otro acuerdo (si lo hay), o bien el plan de recepción, pedido, albarán o factura queda desvinculado de los acuerdos.

2.1 Llamar a acuerdos desde la línea de un documento

Durante la creación de planes de recepción, pedidos, albaranes y facturas es posible llamar a líneas asociadas a un acuerdo. De hecho, es un proceso automático.

Al entrar un línea, si la tipología de documento tiene activo el indicador de buscar acuerdos comerciales, el disparador busca acuerdos que cumplan las condiciones obligadas por el acuerdo. Es decir, que determinados campos del acuerdo tienen que ser iguales que los de la cabecera del documento o su valor en el acuerdo tiene que ser NULL (sin valor informado).

Campos condicionantes
Tipo de efecto
Forma de pago
Delegación
Dirección de recepción
Tercero de facturación
Dirección de facturación
% Dto. general
% Dto. pronto pago
% Retención

La fecha del plan de recepción, pedido, albarán o factura tiene que estar dentro del período de vigencia del acuerdo.

Al incluir la línea del pedido, albarán o factura, si esta línea se vincula con un acuerdo, el sistema pone automáticamente en el plan de recepción, pedido, albarán o factura el precio y el descuento establecidos en la línea del acuerdo. Además de establecer automáticamente el precio, el sistema también computa el consumo del acuerdo; es decir, la cantidad acumulada y el importe acumulado de la línea del acuerdo.

Por ejemplo, en el caso de la creación de un pedido, el sistema detecta automáticamente si ese proveedor y el resto de datos de la cabecera cumplen con las condiciones de un acuerdo existente. Luego se insertan las líneas del pedido, y el sistema detecta si este o estos acuerdos que cumplen con las condiciones del pedido contienen los artículos insertados en el pedido.

Una vez completadas las líneas del pedido, la cantidad y el importe consumidos se reportan en el formulario del acuerdo correspondiente.

2.2 Generar documentos a partir de un acuerdo

Para mayor eficacia, el sistema permite la generación de pedidos, albaranes y facturas a partir de acuerdos.

  • Generar pedidos a partir de un acuerdo:
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    Compras / Acuerdos / Procesos / Generación de pedidos
  • Generar albaranes a partir de un acuerdo:
    Menu path:
    Compras / Acuerdos / Procesos / Generación de albaranes
  • Generar facturas a partir de un acuerdo:
    Menu path:
    Compras / Acuerdos / Procesos / Generación de facturas

2.2.1 Ejemplo: generación de pedidos paso a paso

Se puede generar uno o varios pedidos teniendo en cuenta las líneas las condiciones de uno o varios acuerdos.

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú a Compras/Acuerdos/Procesos/Generación de pedidos.
  • Llenar en las columnas de consulta los datos por los que se desee filtrar la información, o dejarlo en blanco si no se desea hacer ningún filtro.
  • Seleccionar la tipología de acuerdo a partir de la cual se van a generar los pedidos. Al ejecutar el proceso, la pantalla muestra tres listados, por este orden:
    • Un listado de acuerdos que cumplen con las condiciones de consulta con las que se ha ejecutado el proceso. El sistema muestra por defecto los acuerdos Vigentes, pero permite filtrar también por acuerdos Caducados/cerrados y por acuerdos Futuros.
    • Un listado de líneas de los acuerdos seleccionados en el primer listado.
    • Un listado de pedidos ya generados previamente y que estén asociados con los acuerdos seleccionados en la primera vista.
  • Seleccionar la línea o las líneas de los acuerdos con las que se desee crear un nuevo pedido.

    La línea muestra la cantidad máxima y el importe máximo del artículo, según lo que quede disponible en el acuerdo, es decir, lo que quede por consumir. Para añadir la cantidad deseada de ese artículo en el pedido debe modificarse la columna Cantidad máxima de la línea del acuerdo seleccionada.

  • Pulsar el botón Generar pedido situado en la parte inferior: el sistema genera tantos pedidos como proveedores y acuerdos diferentes (si tienen diferentes condiciones) se hayan seleccionado.


Utilizar el mismo procedimiento para generar albaranes y facturas, desde el acceso del menú correspondiente.

2.3 Copiar líneas de acuerdo desde un documento

Desde un documento, en vez de entrar líneas de artículos, es posible Copiar líneas de acuerdo. Si se accede a la pestaña, se muestra un listado con todas las líneas origen (líneas de acuerdo) que se podrían vincular con este pedido. Es decir, aparecen solo las líneas de los acuerdos cuyas cabeceras encajan con las cabeceras de los pedidos, según las fechas de vigencia, el proveedor, la empresa, los datos financieros, etc.

2.3.1 Ejemplo: copiar líneas de acuerdo en el pedido paso a paso

Procedimiento:

  • Acceder a través del menú a Compras/Pedidos/Nuevo pedido.
  • Rellenar el encabezado y crear el pedido.
  • Seleccionar la pestaña Copiar líneas de acuerdo. La pantalla muestra todos los artículos de todos los acuerdos que cumplen las condiciones del encabezado del pedido.
  • Seleccionar el artículo o los artículos que se deseen incluir en las líneas de pedido modificando la cantidad deseada, hasta el máximo permitido.
  • Pulsar sobre el botón Insertar artículos situado en la parte inferior: el sistema ha insertado todas las líneas de artículos seleccionadas.

Utilizar el mismo procedimiento para copiar líneas de albaranes y facturas, desde el acceso del menú correspondiente.