El sistema dispone de herramientas que ayudan en la gestión de las facturas.

 

1 Gestión del workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dichos bloqueos.

Un bloqueo impide la evolución de un documento. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no cumplimentados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.

La relación de bloqueos a usar y su orden de aplicación se define en el tipo de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Tipos de workflow

Cada código de bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones de workflow se define su secuencia para autorizar dicho bloqueo.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones de workflow
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones

Una vez definido el tipo de workflow con sus acciones asociadas, este debe informarse en el campo Tipo workflow de la tipología de facturas.

Para mayor información sobre la definición de circuitos de workflow puede visitar el apartado correspondiente.

La relación de bloqueos estándar disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos:
 

2 Valoración económica de la factura

Si el usuario informa el precio de cada artículo de las líneas de la factura, el sistema respeta lo informado. Sin embargo, el sistema puede obtener el precio en base a las tarifas si el usuario ingresa el precio cero (0) en la línea.

La definición de tarifas se hace en el maestro de tarifas de precios de compras. Los precios definidos aquí deben mantenerse por un período de tiempo relativamente largo, y evitar el uso de esta parametrización para promociones puntuales.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Precios / Registro
Compras / Maestros / Tarifas / Registro

Las condiciones comerciales bajo las que se aplica una tarifa se definen en el maestro de condiciones de tarifado.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Condiciones tarifados

Puede darse el caso de que las condiciones comerciales no dependan únicamente del proveedor, sino que además funcionen según el origen o destino de la mercancía. Las tarifas bajo este supuesto se definen en el formulario Condiciones de terceros según orígenes.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Condiciones entrega

Finalmente, es posible asignar tarifas a un proveedor en el maestro de proveedores.

Menu path:
Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

El sistema busca el precio en base a las diferentes tarifas asignadas; ya sea a nivel de condiciones de tarifado, de proveedor-destino, o de maestro de proveedores, en ese orden.

De requerirse, se pueden definir además los siguientes descuentos especiales:

  • Descuentos generales, que son aquellos aplicables a toda la factura. Los conceptos de descuentos que se definan en esta tarifa no podrán ser de clase artículo o familia.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Generales
  • Descuentos de compras por familias de artículos, cuyo valor puede ser representado como un porcentaje, un importe, un número de unidades de regalo, etc.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Familia

Para valorar la factura en base a tarifas definidas, en la tipología de factura se debe activar el indicativo de Valorar. Además, también se puede activar el indicador de descuentos especiales. Si no se valora el documento, además de no solicitar el precio por línea, finalizada la introducción de la factura, esta no será valorada económicamente. Hay que tener en cuenta que, en el caso de las facturas, lo más habitual es que se se valore el documento.

  • En el caso de tarifas de precios finaliza la búsqueda cuando se encuentra precio para el artículo.
  • En el caso de descuentos generales se detiene la búsqueda cuando se encuentra una tarifa.
  • En el caso de descuentos familia, se realizan n búsquedas, una por nivel de familia o agrupación. En este último caso el sistema podría aplicar una tarifa diferente para cada nivel o subcódigo de familia.

3 Gestión de lotes

Un lote es un código asignado a una agrupación de artículos producidos en cantidad y un espacio temporal determinados.

Es posible asociar un número de lote a varias unidades del mismo artículo. Esto no impide, por ejemplo, informar números de lote que se registraron en facturas anteriores, porque el proveedor aún dispone de stock de esa misma producción.

Para trabajar con lotes es necesario configurar el maestro de artículos y la tipología de facturas.

3.1 Parametrización del maestro de artículos

La definición del tratamiento de control de lotes se hace en el maestro de artículos, y puede tomar alguno de los siguientes valores:

  • Registro: el sistema obliga a informar el número de lote al momento de registrar las líneas de la factura, aunque no actualiza esta información el stock ni verifica su existencia en el maestro de lotes por artículo. Se utiliza para mantener constancia de las entradas.
  • Seguimiento: el sistema no verifica la existencia del lote en el maestro de lotes por artículo. Si el número de lote no existe, se inserta automáticamente.
  • Control: el sistema obliga a informar el número de lote al momento de registrar las líneas de la factura. Para ello el lote debe estar registrado en el maestro de lotes por artículo.
  • Único: en este caso el sistema solo permite una unidad por lote. Este tratamiento se usa por ejemplo en la fabricación de máquinas, donde interesa que cada una tenga un número diferente. En cuanto a la trazabilidad, resulta mejor usar el número de lote en lugar del número de serie.

3.2 Parametrización de la tipología de facturas

En la tipología de facturas es posible configurar ocultar o desocultar el campo de los lotes.

Cuando el campo es visible, es posible informar el número de lote en la línea de la factura.

Si en la parametrización del tipo de documento se ha indicado que no se desea visualizar el número de lote de las líneas, este campo no aparecerá en la pantalla. Por lo tanto, en el caso de facturas directas, el sistema gestionará los lotes utilizando siempre el lote 0. En facturas con origen otro documento en el que haya informado un número de lote en las líneas, el sistema usará el lote del documento origen, aunque luego este no se visualice por pantalla.

4 Validar catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos gestionados por entidades como las delegaciones, departamentos o almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

4.1 Catálogo por delegación / departamento

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo de productos

Luego, el catálogo se asocia, bien a la delegación en el maestro de delegaciones o bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro
Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

Para cualquiera de los dos casos, es necesario que en el indicador Validar catálogo de la tipología de la factura, se seleccione el valor correspondiente a Delegación o Departamento. Si se desean usar todos los artículos registrados, la opción a seleccionar debe ser No.

4.2 Catálogo por proveedor

Los proveedores, por su parte, también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos/proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar, por un lado, catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y a su vez también validar el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados serán los de ambos catálogos que tengan en común.

Este mecanismo posibilita pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica, por ejemplo.

 

5 Registro de datos contables

El registro de los datos contables, tal y como se indicó en la sección Modelo, es necesario en alguno de los siguientes casos:

  • Contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Realizar reparto o distribución de gastos de una compra global.
  • Realizar compras del tipo inversiones.
  • Informar datos contables para llevar una contabilidad analítica.

Se requiere que el indicativo de acceso a datos contables de la tipología de factura esté activado:

Con ello se puede acceder a esta funcionalidad en la pestaña Datos contables, accesible desde las líneas de la factura.

El registro de datos contables exige de manera obligatoria el registro del porcentaje de distribución, que no es otro que el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. Cuando el porcentaje es definido, el sistema propone el importe correspondiente.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calculará el porcentaje correspondiente.

Cuando se termina de insertar una línea de facturas, el sistema puede proponer de forma automática la introducción de datos contables de la línea insertada.

6 Visualizar el docflow

Mediante esta opción se accede a una pantalla especial con un diagrama que representa a la factura y todos los documentos relacionados con la misma.

Cada figura representa a un documento y muestra información de su tipología, numerador y fecha del documento. Desde cada una es posible acceder al documento correspondiente mediante un enlace.

7 Copiar facturas

El sistema puede realizar la copia de una factura. Este proceso se llama desde el botón Copiar ubicado en la parte inferior de la cabecera de la factura.

Al pulsar este botón, el sistema despliega un formulario que permite particularizar algunos campos en el nuevo factura a generar. Estos campos son:

  • Tipo de documento
  • Proveedor
  • Dirección del proveedor
  • Empresa
  • Delegación
  • Departamento
  • Fecha factura
  • Número de factura: se puede dejar en blanco, y el sistema lo calculará en función del serializador asociado a la tipología
  • Origen
  • Número de factura del proveedor
  • Clasificación de gestión
  • Indicador para revalorar factura: en caso de que el indicador esté activo, se fuerza la revalorización de la nueva factura

Si para el documento a generar se mantiene la delegación y el mismo proveedor y dirección de la factura origen, el sistema respeta los datos comerciales y financieros informados.

En caso de que sean diferentes, el sistema obtiene nuevamente las condiciones comerciales y financieras para la delegación y el proveedor y dirección nuevos, y los devuelve en la factura a generar.

Una vez el usuario haya actualizado los campos con los datos de la nueva factura, se pulsa el botón ACEPTAR para ejecutar el proceso de copia.

El sistema registra una nueva cabecera de factura con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, las características, los datos contables y los descuentos asociados.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera de la factura.
 

8 Generar facturas interempresa

La facturación interempresa es la facturación resultante del intercambio comercial entre empresas del grupo.

El programa permite generar facturas de compra interempresa, directamente a partir de la factura de ventas, para eso debe estar correctamente parametrizada la tipología, en el campo facturación interempresa, con la tipología de documento a generar en las compras. De esta forma, lo que en ventas es el proveedor, en las compras será el cliente y viceversa.

Existen varios circuitos desde los que generar la factura de compras interempresa, según la operativa de la empresa.

8.1 Parametrización previa

En el proceso de compra interempresa debe observarse lo siguiente con respecto al proveedor y la delegación:

  • El proveedor debe estar definido en el maestro de proveedores y su tercero debe asociarse a una delegación en el maestro de delegaciones. Esto porque en el documento interempresa de ventas actúa como la delegación.
  • La delegación desde la que se realiza la compra debe estar definida en el maestro de delegaciones, y su tercero debe estar asociado en el maestro de clientes. Esto porque en el documento interempresa de ventas actúa como cliente.

Ambos terceros deben estar asociados a empresas distintas. Para garantizar ello, el sistema valida que:

  • En el maestro de terceros, el campo holding de ambos terceros debe ser distinto. También se requiere que el CIF de la empresa y el CIF del tercero de facturación sean diferentes.
  • En el maestro de delegaciones el valor del campo sociedad no coincide entre la delegación desde la que se efectúa una compra y aquella cuyos códigos de Tercero y Dirección coincidan con los del Proveedor y dirección en el documento.
  • El tercero de facturación a informar en la factura de compras pertenezca a una empresa

Luego, al configurar un tipo de factura de venta, en el campo factura interempresa se informa el tipo de factura de compra creado en el paso anterior.

Example

Esta parametrización se visualiza mejor con un caso:

  • El primer paso es definir un tipo de factura de compras, por ejemplo: FCIE (factura de compras interempresa), cuya tabla origen auxiliar es facturas de ventas.
    Review pending
  • Luego, en la tipología de facturas de venta se informa en el campo factura interempresa el tipo de factura de compra a generar, que en este caso será FCIE.

8.2 Generar factura de compras interempresa desde cabecera

Para generar un factura de compras interempresa desde un factura de ventas, se selecciona el botón
GENERAR FACTURA INTEREMPRESA, ubicado en la parte inferior de la cabecera.

Una vez ejecutado el proceso se puede acceder a la factura de compras desde la pestaña Factura interempresa.

Sobre la factura de compras generada, se ha de considerar lo siguiente:

  • El campo origen auxiliar guarda el número de la factura de ventas origen.
  • Para determinar la delegación y departamento puede darse alguno de los siguientes casos:
    • Si el circuito no empieza con pedidos, la delegación y departamento se obtienen a partir del tercero y dirección de facturación del factura de ventas. El sistema busca primero si están definidos en el maestro de departamentos. Si no se encuentran, se busca una delegación en su respectivo maestro, cuyo tercero y dirección sean los de facturación, y se toma el departamento por defecto para la delegación encontrada.
    • Si el circuito empieza con pedidos, la delegación y departamento son las informadas en el pedido de compras.
  • El sistema obtiene el tercero y dirección a partir del departamento o la delegación informada en la factura de ventas. Primero se busca si se han asignado el tercero y la dirección al departamento, en su respectivo maestro. En el caso de que no estén definidos, el sistema toma el tercero y la dirección asignada en el maestro de delegaciones.

Tras generar una factura interempresas, la factura de ventas origen quedará marcada con el indicativo de modificación en No, para que no pueda volver a generar otro factura de compras.

8.3 Generación masiva de facturas interempresa

El proceso de generación de facturas interempresa permite generar facturas de compras interempresa a partir de las facturas de ventas seleccionados.

A este proceso se accede desde la siguiente ruta:

Menu path:
Ventas / Facturas / Procesos / Interempresa

Al entrar, el sistema presenta una pantalla con campos de consulta donde el usuario podrá insertar los criterios de selección de facturas de ventas antes de ejecutar el proceso.

Ejecutado el proceso, el sistema muestra el detalle de los facturas interempresa generados. Desde cada número de factura, el usuario puede acceder a tanto a la cabecera del factura origen como del factura interempresa generado.

8.4 Generación de facturas de devolución interempresa

El sistema también permite generar facturas de ventas interempresa desde facturas de compras. Esto ocurre por ejemplo en las devoluciones interempresa.

Los circuitos permitidos son:

La parametrización previa se realiza informando el tipo de factura de ventas interempresa en el campo factura interempresa de la tipología de factura de compras.

Una vez configurada la tipología de factura, es posible seleccionar el botón Generar factura interempresa, ubicado en la parte inferior de la cabecera de la factura de compras del tipo definido.

Sobre la factura de ventas generado, las consideraciones son similares a las de la generación de la factura de compras interempresa:

  • El campo origen auxiliar guarda el número de la factura de compras origen
  • Para determinar la delegación y departamento puede darse alguno de los siguientes casos:
    • Si el circuito no empieza con pedidos, la delegación y departamento se obtienen a partir del tercero y dirección de facturación del factura de compras, buscando primero si están informados en el maestro de departamentos, y en caso no se encuentren, en el maestro de delegaciones.
    • Si el circuito empieza con un pedido de compras, la delegación y departamento se obtienen de dicho pedido.
  • El sistema obtiene el tercero y dirección a partir de la delegación informada en el factura de ventas. El sistema toma el tercero y la dirección asignadas a dicha delegación en el maestro de delegaciones.
 

9 Revalidación de facturas

Este proceso permite realizar la validación masiva de las facturas que cumplan con el criterio de selección en la pantalla de filtro, y que no se encuentren contabilizadas.

Cada factura será sometida a las reglas de gestión estándares del sistema, las propias y las específicas de la organización (workflow), se verifican las condiciones de bloqueo definidas de manera estándar, así como aquellas diseñadas específicamente para la empresa.

Una vez realizadas todas las validaciones, el proceso presenta el detalle de la relación de facturas que han sido seleccionados, en dónde se observa la situación en que ha quedado cada uno de ellos, puesto que puede ocurrir que, facturas que están en estado validado pasan a bloqueadas y viceversa.

Un ejemplo típico de la utilidad de este procedimiento es el caso de un proveedor que ha sido bloqueado por una circunstancia de cartera de pagos. Todos las facturas nuevas que hayan entrado en el sistema se habrán quedado bloqueadas por encontrarse el proveedor bloqueado.

Una vez solventado el problema y desbloqueado el proveedor, mediante este procedimiento se vuelven a validar todas las facturas que dicho proveedor tenía bloqueados por tal motivo, y automáticamente quedarán en situación de validadas.

10 Impresión de facturas

Las facturas generadas por el sistema pueden ser impresas desde el objeto de impresión de facturas.

Menu path:
Compras / Facturas / Impresión
Compras / Facturas / Impresión / Impresión

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

10.1 Impresión desde la cabecera de una factura

Una factura se puede imprimir desde la cabecera seleccionando el ícono impresión del panel de herramientas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Este botón despliega una ventana emergente desde la cual es posible elegir una plantilla de impresión.

10.2 Impresión de una factura y sus correspondientes albaranes

A través de esta opción se puede proceder a la impresión simultánea de una factura de compras y los albaranes asociados a la misma. El proceso de impresión generará un único documento PDF con los documentos correspondientes.

Menu path:
Compras / Facturas / Impresión / Impresión factura-albaranes
Compras / Facturas / Impresión factura-albaranes

11 Anticipos

Los anticipos no son más que entregas a cuenta o en depósito de importes económicos, previa recepción de mercancía.

El indicativo de anticipos de la tipología de facturas determina qué controles o acciones se realizan sobre los pagos anticipados de la factura.

Este indicativo permite los siguientes valores:

  • Generar: Se genera un anticipo, el cual a su vez podrá generar una factura (si declara IVA). Es imprescindible informar el tipo de anticipo a generar. El importe del pago anticipado se detalla en el proceso de creación del anticipo.
  • Automático: Se realizan reservas contra uno o varios anticipos existentes y dichas reservas se generarán automáticamente. Se crearán tantas líneas de anticipos, como distintos registros de anticipos sean seleccionados para reservar. Los anticipos a reservar son seleccionados en orden de fechas.
  • Manual: Se detallan reservas de forma manual contra uno o varios anticipos existentes.
  • No: No se mantiene ningún control de anticipos.

Solo tiene sentido informar el campo tipo de anticipo en el caso de que el indicativo de control de anticipos tenga informado Generar.

Si el indicativo en la tipología tiene el valor Generar, para registrar el anticipo, debe seleccionarse el botón ANTICIPO de la cabecera de la factura.

Se debe ingresar el importe a anticipar en el campo correspondiente y seleccionar la opción Aceptar.

El anticipo generado podrá visualizarse desde la pestaña Anticipos accesible desde la cabecera.

En caso el indicativo en la tipología tiene el valor Automático o Manual, el anticipo debe registrarse desde el formulario ubicado en el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Anticipos / Consultar anticipos
Compras / Anticipos / Nuevo anticipo

Se ha de considerar que una factura puede a la vez de generar un anticipo, liquidar parcialmente o totalmente el resto del importe la factura contra anticipos generados anteriormente. Para mayor información, visitar la sección dedicada a Anticipos.

12 Compromisos de inversión

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión.

En ese sentido y para que representen compromisos de gasto, se puede parametrizar el campo compromiso inversión de la tipología de facturas con los siguientes valores:

  • Sí: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas de la factura, siempre que la factura no esté bloqueada.
  • Evolución: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas de la factura, independientemente de si la factura está bloqueada o no.
  • No: el sistema no lleva ningún control de presupuestos.

A nivel de cabecera se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

A nivel de líneas, en los datos contables se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

Este compromiso de inversión se ve reflejado en el formulario presupuestos.

Para mayor información, visitar la sección dedicada a presupuestos y partidas.

13 Diferencia de facturas

Es posible que tras la conformación de albaranes en facturas, existan diferencias entre las líneas de estos documentos. Estas diferencias pueden gestionarse a través de la funcionalidad de diferencias entre factura y albarán.

La gestión de las diferencias la pueden realizar los usuarios con autorización.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Usuarios

Para que una factura pueda gestionar estas diferencias, debe activarse el indicador diferencia factura en la tipología de facturas.

La corrección de las diferencias se hace desde un tipo de albarán cuya naturaleza definida en la tipología tome el valor diferencias factura.

También es necesario definir un concepto, que es el que define la diferencia entre las líneas de la factura y las líneas origen del albarán en una relación de uno a uno.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Conceptos

Desde la cabecera de la factura se puede acceder al formulario Diferencia factura-albarán. Al seleccionar el botón PROCESAR se generan los albaranes de acuerdo a la tipología definida en el concepto.

Para mayor información consultar el apartado Diferencias factura compra.
 

14 Declaración INTRASTAT

El Intrastat es el sistema que recoge las estadísticas de tráfico de mercancías entre países de la Unión Europea. La inserción de datos en el registro de valores estadísticos Intrastat se realiza a partir de documentos tales como Facturas con origen albarán, facturas directas del área de gestión, Facturas mostrador (sobre un tercero genérico) y Facturas de compra y venta del área financiera.

De cara a la confección del intrastat, en la tipología de factura es posible informar la naturaleza de la transacción, es decir, indicar si es una compraventa en firme, un leasing, un trueque, etc.

También se permite registrar el código del régimen estadístico.

Existe un proceso que permite el registro de INTRASTAT para las exportaciones realizadas a la Unión Europea en el periodo indicado, llamado generación del fichero para la declaración del Intrastat.

Menu path:
Finanzas / Impuestos / Intrastat / Fichero intrastat

En este proceso se seleccionarán aquellas facturas no bloqueados cuya dirección de envío pertenezca a la UE.

Para cada factura y en base a la información existente en el registro de expedientes de exportación de cada uno de ellos, se genera un registro de INTRASTAT. Cada factura que sea tratado se marca como procesado a través del registro de autorizaciones, asignándole un registro con el código de bloqueo 91 (INTRASTAT GENERADO).

Para más información, consultar la sección Generación Fichero Intrastat.

15 Análisis ABC

El análisis ABC es un proceso basado en el principio de Pareto mediante el cual se clasifican los artículos según su volumen de compras.

Ejemplo de clasificación ABC

Una vez ordenados de mayor a menor % del total de ventas, se definen 3 clases de productos:

  • Clase A: El 20% de los artículos representa el 75% de las ventas.
  • Clase B: El 30% de los artículos representan el 15% de las ventas.
  • Clase C: El 50% de los artículos representan el 10% de las ventas

Para decidir si un tipo de factura ha de ser considerado en el cálculo del ABC de compras, se debe informar el campo “ABC compras” en la tipología. Los valores que puede tomar son:

  • Sumando: el tipo de factura actualiza el ABC de compras sumando.
  • Restando: el tipo de factura actualiza el ABC de compras restando.
  • No: el tipo de suministro no actualiza el ABC de compras.

Se deberá definir un tipo de clasificación de Compras y definir para cada uno los tipos A,B,C (típicamente 3) un porcentaje mínimo y uno máximo. Los porcentajes deben sumar entre los tipos asignados a cada clasificación el 100% del porcentaje.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Definición ABC / Clasificación ABC

Es posible también definir en el formulario de tipos de cálculo ABC los diferentes tipos de cálculo del consumo medio especificando el periodo de inicio en base a un retroceso, definido mediante un número de meses y/o años tomando como referencia el mes actual.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Definición ABC / Tipos de cálculo de ABC

El proceso para calcular el Análisis ABC por artículo se encuentra en la suiguiente ruta:

Menu path:
Logística / Stocks / Análisis / Análisis ABC

Para la ejecución del proceso ABC de compras, las variables deberán tomar los siguientes valores:

  • Clasificación: compras.
  • Modo de cálculo ABC: por importe.

16 Seguimiento

De forma estándar, el sistema proporciona una batería de informes a nivel de proveedores, delegaciones, departamentos, características, etc, detallados a continuación.

  • Detalle de facturas de compras

    Mediante este informe se puede obtener un detalle de las facturas de compras, teniendo en cuenta el criterio de selección aplicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Detalle

    La información se presenta ordenada por delegación, fecha más reciente y número de factura, mostrando a un nivel de detalle de cada factura, tanto información referente a la cabecera (delegación, fecha, proveedor, documento origen el que se ha registrado, etc.) como de sus líneas (artículo, cantidad factura, precio, etc.).

  • Por proveedores

    Este informe nos facilita el detalle de facturas recibidas, por proveedores, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por proveedores

    La información se presenta ordenada por proveedor, tipo de factura y número de factura, mostrando además el origen, la delegación, el departamento, la fecha de la factura, el número de factura del proveedor, el estado y código de error, el importe en su divisa, la divisa y el importe en moneda local.

  • Por proveedores y familias

    Este informe nos facilita el detalle de facturas recibidas, por proveedores y familias, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por proveedores y familias

    La información se presenta ordenada por proveedor, tipo de factura, número de factura y código de familia, mostrando además el origen, la delegación, el departamento, la fecha de la factura, el número de factura del proveedor, el estado y código de error, el importe neto en su divisa, el código de la divisa y el importe neto en moneda local. Asimismo, también se muestra el código de familia con su descripción, la cantidad facturada, la cantidad abonada, el importe neto en su divisa y el importe neto en moneda local.

  • Por proveedores y artículos

    Este informe nos facilita el detalle de facturas recibidas, por proveedores y artículos, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por proveedores y artículos

    La información se presenta ordenada por proveedor, tipo de factura, número de factura y código de artículo, mostrando además el origen, la delegación, el departamento, la fecha de la factura, el número de factura del proveedor, el estado y código de error, el importe neto en su divisa, el código de la divisa y el importe neto en la moneda local. Asimismo, muestra el código de artículo con su descripción, el código de variable logística, la cantidad facturada, la cantidad abonada, el importe neto en su divisa y el importe neto en moneda local.

  • Por delegaciones

    Este informe nos facilita el detalle de facturas recibidas por delegaciones, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por delegaciones

    La información se presenta ordenada por delegación, tipología y números de factura, mostrando la fecha de las facturas, el proveedor, su importe en divisa y en moneda local y el estado de las mismas.

  • Por departamentos

    Este informe nos facilita el detalle de facturas recibidas por delegaciones y departamentos, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por departamentos

    La información se presenta ordenada por delegación, departamento, tipología y números de factura, mostrando la fecha de las facturas, el proveedor, su importe en divisa y en moneda local, y el estado de las mismas.

  • Por características

    Este informe nos facilita el detalle de facturas de compras realizadas, clasificadas por sus características y valores de las mismas, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado.

    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Por características
  • Albaranes facturados por proveedores
    Menu path:
    Compras / Facturas / Seguimiento / Albaranes facturados por proveedores

    Se obtiene una relación de facturas con sus albaranes correspondientes, teniendo en cuenta el criterio de selección indicado. La información se presenta ordenada por proveedores, facturas y albaranes, mostrando el detalle de las líneas de cada uno de los albaranes correspondientes. Tanto desde las facturas como desde los albaranes se puede acceder, para un consulta en mayor detalle, al registro correspondiente de cada uno de ellos.

17 Acciones auxiliares

 

17.1 Registrar notas de facturas

Antes de dar de alta una nota de factura, se debe definir previamente un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas. Para más información, ver la sección Tipología de notas.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

A parte de indicar el tipo de nota, el nombre de la tabla y la descripción, en este maestro se define si las notas se imprimen y en qué zona del documento impreso se muestran:

  • No: Las notas no serán impresas al imprimir el documento.
  • Cabecera: Las notas se imprimirán en la cabecera del documento.
  • Pie: Las notas se imprimirán a pie de página del documento.

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de factura de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde cada línea se accede a la opción del registro de notas asociadas. En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de factura.
 

17.2 Asociar documentos a facturas

Para insertar información multimedia asociada a un documento del tipo factura, es necesario definir un tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Al igual que en las notas, los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de facturas, y su acceso se encuentra en diferentes pestañas.


En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

 

17.3 Registrar valores de características de facturas

Antes de registrar valores de características a una factura, es necesario definir tales características en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se puede configurar el conjunto de características para asociarse a un tipo de factura informando del código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de facturas.

Para registrar los valores de características de la factura se accede desde la opción Características de la pestaña Documentos

Todas las características definidas en el maestro de características que estén asociadas al tipo de factura serán copiadas con los valores sin informar.

Se debe tener en cuenta que las facturas que tengan asociados algún documento previo, obtendrán de manera automática las características con los valores indicados en dicho origen.