Una vez definida una tipología de documento es posible empezar a dar de alta facturas.

1 Aplicación

Una factura está compuesta por la cabecera y las líneas. Como está explicado en secciones anteriores, la cabecera establece las condiciones generales de la facturación de los productos o servicios, y las líneas establecen condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Compras / Facturas / Nueva factura
Compras / Facturas / Consultar facturas

1.1 La cabecera de la factura

Inicialmente el usuario registra un tipo de factura.

Al limpiar el formulario para registrar una nueva factura, el sistema por defecto propone el tipo de la factura seleccionado en ese momento.

A continuación se informa la empresa y una delegación y un departamento que pertenezcan a dicha empresa.

Preferencias de grupos de usuarios

Con el fin de facilitar la entrada de información, es posible asignar a un grupo una serie de valores por defecto a la factura, tales como el tipo de documento, la empresa, la delegación, el departamento o el almacén, entre otros. Esta configuración se realiza desde las preferencias y parámetros de grupos de usuarios. Para más información, ver la sección Configuración de grupos.

La fecha de la factura corresponde a la fecha de la factura del proveedor, aunque por defecto nos ofrece la fecha de alta en el sistema (el día de hoy). La fecha de operación es la fecha de referencia a efectos de determinación de los porcentajes de impuestos vigentes. La fecha valor sirve para realizar el cálculo de los distintos vencimientos de la factura en el registro de los mismos.

El sistema se encarga de la numeración de la factura de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de factura y siempre que el campo correspondiente se deje en blanco. En caso de que no se deje en blanco, el sistema respeta lo informado. Para más información ver la sección del Numerador de documentos.

El usuario entra el código del proveedor, y el sistema propone como dirección de envío de facturas la dirección de facturas de compras registrada en la configuración de empresa. Esta dirección puede ser modificada por el usuario.

Menu path:
Maestros / Parametrización / Configuración / Empresa

Llegado este punto, si el proveedor tiene definidas unas condiciones especiales (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.) según el destino o la delegación, el sistema las obtiene de las Condiciones de terceros según origen (Condiciones de entrega en el menú). En el caso de que no las encuentre en ese maestro, el sistema busca en el maestro de proveedores.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Condiciones entrega
Menu path:
Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

1.2 Las líneas de la factura

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de la factura mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite registrar un artículo si:

  • Está definido, no está bloqueado y no está dado de baja en el maestro de artículos.
  • Si tiene informado el estado de gestión, que este permita incluir el artículo en las facturas de compra.

El estado de gestión constituye un conjunto de parámetros, que determinan la disponibilidad de los artículos para ser utilizados en los diferentes documentos que componen los ciclos de compras, ventas y logística.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente:

  • Primero el sistema busca en el maestro de almacenes y artículos por proveedores, donde en el caso de que exista más de una variable logística para el artículo, escoge la que tenga mayor prioridad.
  • Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca en el maestro de artículos por proveedor y escoge la que tenga mayor prioridad.
  • Si en este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variables logísticas aquella que tenga la mayor prioridad.

Las cantidades a informar en cada línea se relacionan con sus unidades de medida de la siguiente manera:

  • Cantidad y unidad de medida de compras. Es importante precisar que el aplicativo no permite que la cantidad de compras informada en la factura sea cero. Indica la cantidad del artículo al cual hace referencia la línea, expresada en la unidad de medida del proveedor. Si la línea corresponde a una línea de algún albarán contra el que fue conformada la factura, esta cantidad será la del albarán, con opción a modificarla en casos de diferencias en cantidades.
  • Cantidad y unidad de precio, que se emplea para expresar los precios de la factura.

El sistema propone valores por defecto para ambas unidades. La unidad de precio, es en la que está definida la tarifa y se propone por defecto en base a la definición del maestro de artículos.

Ejemplo

En una empresa distribuidora, se adquieren latas de refresco en packs de 12 unidades. A nivel de compras, interesa gestionar el artículo en unidades, pero el precio viene determinado por cada pack. En ese caso se tendría:

  • Unidad de medida de compras: Unidades
  • Unidad de medida de precio: Pack de 12 unidades

En la tipología de facturas es posible ocultar la unidad precio, que además oculta la cantidad precio.

Finalmente, el registro del precio unitario del artículo y el porcentaje de descuento comercial a aplicar permiten al sistema calcular el importe neto al dar de alta la línea.

2 Uso

2.1 Facturas con origen albarán

El sistema permite asociar una factura a un albarán origen mediante tres métodos de facturación:

  • Conformación de albaranes en una factura
  • Autofacturación
  • Generación de facturas automáticas por medio del albarán mostrador

2.1.1 Conformación de albaranes

Para consolidar albaranes en una única factura se parametriza la tipología de facturas; después se da de alta una cabecera de factura con esta tipología y se seleccionan aquellos albaranes que conforman la factura.

Es posible agrupar las facturas conformadas por:

  • Proveedor
  • Tipo de dirección
  • Tipología de factura a generar
  • Divisa
  • Tipo de efecto
  • Forma de pago
  • % Descuento general
  • % Descuento pronto pago
  • Tercero comercial
  • Tipo de IVA

Parametrización previa

Antes de la conformación de albaranes es necesario configurar los campos tabla origen y copiar líneas de la tipología de facturas.

El documento origen del tipo de factura debe ser Suministros. Además, es posible añadir alguna condición selección adicional que debe registrarse como sentencia SQL.

El tipo de factura también debe tener el indicador copiar líneas entrado con el valor , para la copia automática de líneas; o con el valor Validar.

Entrada de factura

Para dar alta una cabecera del tipo de factura se ha de considerar lo siguiente:

  • No se requiere informar el documento origen.
  • Es obligatorio informar el campo referencial factura proveedor.

Al entrar en la cabecera de la factura se visualizan desde la pestaña Conformar ▽ diversas opciones relacionadas al proceso de conformación.

Albaranes compras conformar

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que tengan la misma divisa y tercero de facturación que la factura de conformación.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Conformar otros terceros

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

  • Ambos documentos (albarán y factura) tienen la misma divisa.
  • El tercero de facturación ha de ser el mismo tercero comercial que el informado en el maestro de proveedores.

La segunda caja contiene los albaranes conformados. Las facturas se generan tras seleccionar los albaranes pendientes y tras pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Conformar por CIF

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

  • Ambos documentos (albarán y factura) tienen la misma divisa.
  • El tercero de facturación del albarán coincida con aquellos terceros que estén registrados con el mismo CIF informado en la Factura.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Conformar por delegación

Este formulario muestra dos cajas. La primera contiene una tabla multiselección con aquellos albaranes pendientes de conformar que cumplan lo siguiente:

  • Ambos documentos (albarán y factura) tengan la misma divisa.
  • El tercero de facturación y la delegación han de ser las mismas en el albarán y la factura.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Conformar otros proveedores

Es posible también conformar albaranes pertenecientes a otros proveedores. En este caso, la primera caja contiene una tabla multiselección con albaranes pendientes de conformar que tengan la misma divisa y delegación.

La segunda caja contiene los albaranes conformados.

Los albaranes pendientes se añaden a la factura tras seleccionarlos y pulsar sobre el botón CONFORMAR.

Desconformar albaranes

Los albaranes pueden ser desconformados de la factura desde cada formulario de conformación (albaranes compras conformar, conformar otros terceros, conformar por CIF, conformar por delegación, conformar otros proveedores).

Para ello se seleccionan los albaranes a desconformar de la caja Albaranes conformados, y se selecciona el botón DESCONFORMAR.

También es posible acceder directamente al formulario Desconformar albaranes, que muestra una tabla multiselección con los albaranes conformados en la factura.

Desde esta caja es posible seleccionar aquellos albaranes a desconformar de la factura, y pulsar en el botón DESCONFORMAR.

 

2.1.2 Autofacturación

El proceso de autofacturación se usa en casos donde el cliente es quien determina las condiciones de facturación.

Parametrización previa

Para este proceso es necesario configurar en el maestro de proveedores el campo modo autofacturación y elegir una modalidad distinta a No autofacturable.

  • Diaria
  • Semanal
  • Cada 10 días
  • Quincenal
  • Mensual

También debe informarse el modo de agrupación albaranes, seleccionando alguno de los siguientes valores:

  • Tercero y más campos: los albaranes del mismo proveedor son agrupados en una factura. Se hace ruptura por alguno de los siguientes campos:
    • Proveedor
    • Tipo de dirección
    • Tipología de factura a generar
    • Divisa
    • Tipo de efecto
    • Forma de pago
    • % Descuento general
    • % Descuento pronto pago
  • Tercero comercial: idéntico al anterior, aunque en lugar de la ruptura por proveedor, se hace una ruptura por el tercero comercial definido en el maestro de proveedores.
  • Por tipos de IVA: idéntico al primer caso, con la diferencia que se genera una factura para cada tipo de IVA diferente que hay en las líneas de los albaranes del proveedor.
  • No agrupar: se genera una factura por cada albarán.

Condiciones destino

Los campos modo autofacturación y agrupación albaranes también pueden definirse en un nivel más específico que el de los proveedores: el formulario de Condiciones de terceros según orígenes.

Otra condición indispensable para que funcione la autofacturación de albaranes es definir en la tipología de albarán el tipo de factura a generar en el documento destino.

Funcionamiento

Es posible acceder al proceso de autofacturación desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Facturas / Procesos / Autofacturación

Desde esta opción se indican las condiciones de selección para generar las facturas.

Una vez ejecutado el proceso de facturación, se presenta la relación de facturas emitidas, con opción a consultar con mayor detalle cualquiera de ellas accediendo al registro de las mismas.

2.1.3 Factura mostrador

Este mecanismo permite generar una factura de manera transparente al dar de alta un albarán.

Parametrización previa

En la tipología de albarán se debe informar que la tabla de destino es una factura e indicar el tipo de factura que se debe generar al dar el alta el albarán.

Generación transparente de factura

Si al dar de alta un albarán su estado no es bloqueado, la factura se da de alta automáticamente.

Es obligatorio informar el campo referencia proveedor, que por lo general viene a ser el número de albarán del proveedor.

El sistema genera una factura con la tipología correspondiente, a la que se puede acceder desde la pestaña Factura compras.

2.2 Facturas con origen pedido

El sistema permite generar una factura a partir de un pedido origen.

Esta sección explica la parametrización de un tipo de factura con origen pedido y el método de vinculación de ambos documentos.

2.2.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la factura, en la tipología es preciso configurar la tabla origen, una condición de selección (si se requiere), la actualización del origen y la copia de lineas de origen.

La tabla origen a informar debe ser pedidos. Luego, se puede configurar una condición de selección para seleccionar el pedido origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL.

Ejemplo de condición de selección

Si el tipo de documento pedido contra el cual se enlaza la factura debe estar validado, o tener el estado parcial, la sentencia SQL a parametrizar sería:

gcompedh.estcab IN ("V", "P")

En la actualización de tabla origen se informa si se actualiza el campo cantidad servida de las líneas del pedido y el signo de actualización (suma o resta).

El indicador copiar líneas toma alguno de los siguientes valores:

  • Validar: el formulario de líneas de factura muestra una tabla con un selector para poder agregar líneas del pedido a la factura.
  • Sí: al dar de alta la cabecera de la factura, el sistema copia todas las líneas del pedido origen.
  • No: el sistema no realiza acción alguna respecto a las copia de líneas del pedido origen.

2.2.2 Asociar pedido desde el formulario de facturas

Al dar de alta la cabecera de la factura se informa en el campo origen el número del pedido a asociar. Con esta información, el sistema trae a la factura los datos financieros y comerciales del pedido.

En caso de que en la tipología de la factura se haya indicado en el campo Copiar líneas el valor , el proceso automáticamente insertará las lineas del pedido origen en la factura, aunque permite modificar los artículos.

En caso de haber informado en el campo Copiar líneas del valor Validar, el formulario de líneas presenta una caja con una tabla multiselección en la que se visualizan las líneas del pedido origen pendientes de incluir en la factura.

Tras seleccionar los artículos y modificar las cantidades que requiere asociar, estos se insertan en la factura al pulsar el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

El listado de líneas de origen es visible si el indicador Copiar líneas de la tipología de facturas es diferente a la opción No.

2.3 Facturas de anticipo

El sistema permite registrar los anticipos, o pagos anticipados, que se entregan a proveedores y a partir de aquí generar una factura de compras para declarar el IVA asociado a dicho anticipo, tal y como se exige fiscalmente.

Esta sección explica la parametrización de la creación de una factura mediante un anticipo y el método de vinculación de ambos documentos.

2.3.1 Parametrización previa

En este tipo de facturación existen dos tipologías a parametrizar. Por una parte, se debe configurar la tipología de anticipos, y, por otra, crear la tipología de facturas que automáticamente debe quedar asociada al anticipo.

La tipología de anticipos se debe de configurar de modo que en la sección de facturación aparezca el tipo de factura y el artículo a generar. Este será el tipo de factura que deberá también darse de alta y configurarse en la tipología de facturas.

Por lo tanto, se debe dar de alta una tipología de facturas que tome como tabla origen los anticipos. En este caso los valores de Actualización de la tabla origen y Copiar líneas deberán tener la opción No.

2.3.2 Crear factura de anticipo

Una vez creadas y configuradas las tipologías, para que se genere una factura de compras de un anticipo, se debe dar de alta un registro de anticipos con la tipología correcta y validarlo.

Automáticamente el sistema genera una factura de compras asociada a dicho anticipo y con el IVA correspondiente para su declaración. Por lo tanto, el estado del anticipo se actualiza a Facturado.

2.4 Facturas con origen otra factura

El sistema permite generar una factura a partir de otra factura origen. Este caso está pensado especialmente para las facturas de abono o facturas rectificativas.

Esta sección explica la parametrización de un tipo de factura con origen otra factura y el método de vinculación de ambos documentos.

2.4.1 Parametrización previa

Antes de dar de alta la factura, es necesario configurar una tipología de factura. En ella, la tabla origen a informar debe ser facturas. Además, se puede configurar una condición de selección para seleccionar la factura origen, la que puede registrarse como una sentencia SQL o simplemente dejar el campo vacío y que la factura origen pueda tener cualquier estado.

El indicador copiar líneas toma alguno de los siguientes valores:

  • Validar: el formulario de líneas de factura muestra una tabla con un selector para poder agregar líneas de la factura origen a la factura destino.
  • Sí: al dar de alta la cabecera de la nueva factura, el sistema copia todas las líneas de la factura origen.
  • No: el sistema no realiza acción alguna respecto a las copia de líneas de la factura origen.

Factura abono

Esta opción se utiliza principalmente para las facturas de abono, en las que se tiene como origen otra factura a la que rectifican. Por lo tanto, en este caso habrá que marcar el campo Abono como .

2.4.2 Registro de la factura

Una vez creada y configurada la tipología, se debe dar de alta una cabecera de factura de dicha tipología y validarla. Además, en el campo Origen hay que informar de la factura origen, de la que se quiera hacer el abono.

Cuando la factura destino se ha asociado a la factura origen, según se haya configurado en la tipología de facturas el campo Copiar líneas, se añadirán las líneas de artículo de una u otra forma, como se indica en la sección anterior.

Cantidad abonada

Cuando una factura es rectificada mediante otra factura, en las líneas de esta factura origen se puede ver que la Cantidad abonada ha aumentado en función de la cantidad que se halle en la línea de la factura destino. El campo de la cantidad abonada solo aparece si así está configurado en los campos de ocultación de la tipología de facturas.

Una particularidad de las facturas origen factura de tipo abono, que son la mayoría, es que los importes automáticamente se generan en negativo, tanto los de las líneas como los de la cabecera.

2.5 Facturas asociadas a acuerdos

El sistema permite asociar las condiciones comerciales informadas en los acuerdos con diversos documentos de compra, incluidas las facturas.

Para ello, en la tipología de factura debe activarse el indicador Acuerdos.

2.5.1 Llamar acuerdos desde la línea de la factura

Al entrar una línea de factura, el sistema busca acuerdos en los que determinados campos sean iguales que los de la cabecera de la factura o en su defecto no estar informados (NULL), y la fecha de la factura esté dentro del periodo de vigencia del acuerdo.

Los campos de la cabecera donde se hace la búsqueda son los siguientes:

  • tipo de efecto
  • forma de pago
  • delegación
  • dirección de recepción
  • tercero de facturación
  • dirección de facturación
  • % descuento general
  • % descuento pronto pago
  • % retención

Al insertar una línea, se aplicará el precio y descuento establecido en el acuerdo (por artículos o familias).

2.5.2 Generar facturas de forma masiva

Es posible relacionar acuerdos con facturas de forma masiva. Para ello se recurre al proceso de Generación de facturas.

Menu path:
Compras / Acuerdos / Procesos / Generación de facturas

En este objeto las líneas de la factura se obtienen al seleccionar cabeceras. A su vez, al seleccionar líneas de acuerdo el sistema muestra las facturas de compra generadas.

Al pulsar el botón GENERAR FACTURAS, el sistema crea facturas a partir de las líneas de acuerdos que estén seleccionadas.

2.5.3 Copia de línea de acuerdo

En lugar de entrar líneas de artículos, es posible ir a la pestaña Copiar líneas de acuerdo.

La pantalla muestra todos los artículos de los acuerdos que cumplan las condiciones de la cabecera de la factura.

Se seleccionan los artículos a incluir en la factura, modificando la cantidad deseada, y se pulsa en el botón INSERTAR ARTÍCULOS.

Para mayor información, visite el apartado correspondiente a Acuerdos.

2.6 Impuestos

Toda factura de compras está sometida a impuestos que la gravan, dependiendo de la tipología del bien o servicio que se esté adquiriendo, del origen y/o la actividad de la empresa y el tercero.

Una vez generada la cabecera de la factura, se dispone de la zona de la empresa y la del tercero, que deben ser únicas para todos los artículos de ese documento. De este modo, el tipo de impuesto aplicado definitivamente a la factura de compras se va estableciendo en cada línea y se puede ver detallado en la pestaña Impuestos por documento.

Para poder definir correctamente los impuestos del documento, antes hay que tener parametrizados una serie de campos y tablas maestros que definen la Regla de aplicación de impuestos, explicada en el siguiente apartado.

En la cabecera de la factura se crea una tabla donde se agrupan los importes según el impuesto aplicado, y este importe se suma al bruto de la factura. En el campo importe total se muestra el resultado final de base imponible, menos descuentos, más impuestos.

Estos impuestos son los que se mostrarán en el cálculo de las declaraciones fiscales correspondientes de cada empresa.

2.6.1 Reglas de aplicación de impuestos

Las reglas de aplicación de impuestos son el conjunto de características impositivas que definen el tipo de impuesto a aplicar en un artículo.

Para configurar una regla se deben parametrizar las tablas que la conforman y que se encuentran en el maestro de impuestos:

  • Clases de impuestos: permiten agrupar las diferentes figuras impositivas del marco legal de referencia. El código de clase de impuesto (IVA, IRPF, IGIC, IPSI, etc.) permite gestionar el tratamiento de cada tipo de impuesto y ordenar su precedencia para la obtención de las cuotas fiscales.
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Clases de impuestos
  • Zonas fiscales: Código de cuatro caracteres que corresponde a la zona de impositiva tanto del tercero como de la empresa. Por defecto ESCO (España continental).
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Zonas fiscales
  • Claves impositivas por terceros, documento o artículo: Permite obtener el tipo de impuesto y el tipo de operación asociados al tercero, documento o artículo. Pueden tener naturaleza de Bien o de Servicio.
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Clave fiscal por terceros
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Clave fiscal por documento
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Clave fiscal por artículo
  • Claves de operaciones impositivas: Codifica tantos tipos de operaciones impositivas como considere necesario una empresa tener diferenciadas para poder emitir las declaraciones fiscales correspondientes. Estas claves
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Claves de operaciones impositivas
  • Operaciones impositivas: Código de 6 dígitos que define el tipo de operación realizada, en la que se informa del libro registro al que aplica, la clave de operación y la naturaleza y si aplica autofactura, como en las operaciones de inversión de sujeto pasivo.
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Operaciones impositivas
  • Tipo de impuesto: Registra todas las combinaciones posibles de impuestos que aplican según legislación fiscal. Se debe crear un tipo por cada clase de impuesto, porcentaje, base de cálculo y si aplica deducción o prorrata.
    Menu path:
    Finanzas / Impuestos / Maestros / Tipos de impuestos

Una vez definidas las reglas de aplicación de impuestos, estas se informan automáticamente en cada línea de la factura al añadir el artículo, que tiene asociada su clave impositiva. El sistema va a buscar la zona del tercero, la de la empresa y la clave de artículo, y devuelve la regla correspondiente.

2.7 Cálculo de los vencimientos

Una vez insertada una factura de compras, a partir de la configuración de ciertos parámetros como los tipos de efecto y las condiciones de pago, se crean los vencimientos de dónde se obtiene el número de Efectos en cartera de pagos a generar, así como sus respectivas fechas de vencimiento. El procedimiento realizado para el cálculo de los Vencimientos consiste en:

  1. A la Fecha de valor de la factura se le agregan los plazos en los que se distribuyen los pagos, establecidos en la Forma de pago asignada a la factura. El resultado son las fechas teóricas de vencimiento de plazos de pago.
  2. A continuación, estas fechas son analizadas a través de las Condiciones de pago de terceros (cterpago) aplicables para la combinación de Tercero, Tipo de efecto, y Forma de pago. Las restricciones impuestas a través de las condiciones de pago suponen unos determinados días de pago del mes, así como los días de retroceso, o días máximos que una fecha de vencimiento puede ser adelantada para que coincida con uno de los días de pago definidos.

2.7.1 Parámetros que intervienen en la generación de efectos

Una vez activada la generación de efectos de cartera, debe tenerse en cuenta la definición de una serie de parámetros a partir de los cuales se configuran los efectos emitidos.

Parámetros de información general

En cuanto a la Información general, la Fecha de factura, Proyecto, Sección y Serie de justificante se obtienen directamente a partir de la cabecera de factura.

Parámetros financieros

Respecto a los Datos financieros, la Cuenta financiera y el Tipo de efectos, ambos se definen en el registro de la factura, y pueden venir predefinidos en el maestro de terceros. Son datos obligatorios en el momento de agregar la factura, pero se pueden modificar según condiciones pactadas puntualmente siempre que estén definidas en el maestro de efectos.

  • Portes (Debidos / Pagados)
  • Tipo de efecto
  • Forma de pago
  • Divisa
  • Cambio
  • Descuento general
  • Descuento pronto pago
  • % Retención
  • Importe factura

Fecha de vencimiento

La Fecha de vencimiento corresponde a la calculada por el sistema, en base a la Forma de pago especificada en la factura y la Fecha valor de la factura.

Forma de pago

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Auxiliares / Formas de pago

La tabla de formas de pago es consultada en la generación de efectos y de ella se extrae el número de efectos a generar y los intervalos de vencimiento de los mismos. Para contemplar la diversidad de formas de cobro y de pago de los terceros se han establecido dos modalidades de cálculo o generación de vencimientos.

Tipo cálculo:
  • Fija. Se consideran de tipo fijo aquellos pagos fraccionados, que independientemente del número de vencimientos, el importe de los efectos es siempre el mismo.
  • Variable. El método variable permite definir hasta cuatro plazos o vencimientos y importes variables en función de unos porcentajes de reparto.
  • No generar.

Unidad de tiempo:

  • Días
  • Meses
  • No generar

Ejemplos:

  • Se generan 6 vencimientos del mismo importe cada uno, con un margen de 30 días entre sus fechas de vencimiento, siendo el primer plazo 30 días después de la fecha factura.
  • Se crean 2 vencimientos del mismo importe, el primero 30 días después de la fecha factura y el segundo a 60 días.
  • Se crean 2 vencimientos el primero del 70% del total, 30 días después de la fecha factura y el segundo del 30% del total, a 60 días.

Como estas formas de pago están limitadas, en caso de que se quiera emitir vencimientos con varios tipos de efecto o se pacte con el proveedor que los pagos serán de varios efectos con importes variables se puede asociar una factura a un acuerdo de compra en el que se informa, en los efectos ponderados, de las especificaciones de los pagos pactadas.

2.8 Contabilización de facturas

En este apartado se describe la definición, a través de ejemplos estandarizados, de modelos de asientos programables que son utilizados como plantillas para la contabilización de las facturas de compra.

La contabilización de facturas de compras es un proceso ineludible para el correcto registro de las operaciones de compras así como para la generación de registros en cartera de efectos y de impuestos (IVA o retenciones).

Todo documento susceptible de contabilizar, deberá tener asignado el modelo de asiento que le corresponda en la parametrización de su tipología de documento. Previamente, este modelo de asiento debe haber sido definido en el maestro de asientos programables.

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Maestros / Contabilización / Asientos

2.8.1 Cabecera de asientos programables

En la cabecera de la programación de asientos se informa de las siglas con las que se quiere nombrar el asiento, la descripción de este asiento, si está asociado a una serie de justificante, qué diario y sistema contable le corresponde y si hay que duplicar el asiento el primer día del mes siguiente o es único.

Desde la pantalla de la cabecera se pueden ver las líneas configuradas del asiento y los documentos que tienen ese asiento asociado.

2.8.2 Líneas de asientos programables

En la pestaña de Líneas de asiento se configura una plantilla con todas las tipologías de apuntes, que genera un asiento contable completo y cuadrado.

Se tienen en cuenta y parametrizan los siguientes campos:

  • Orden: Orden en que se procesan y generan los apuntes, pero teniendo en cuenta siempre que primero se consideran los apuntes cuyo tipo de cuenta sea de Cabeceras o Terceros y, posteriormente, los restantes de líneas.
  • Documentos: Este dato es, de momento, meramente informativo, por lo que se informa con un asterisco y así que considere todas las opciones.
  • Movimientos traspaso: Operativo en movimientos de almacén como lo son los suministros, expediciones o movimientos internos. Informa que almacén se considera para determinar el proyecto, sección, centro de coste y cuenta de explotación de los apuntes correspondientes a la línea de asiento programable.
  • Nemotécnico Cuenta: Código de cuenta contable o patrón de cuenta, con la que se genera el apunte contable. Este dato no es obligatorio informarlo y el sistema dispone de varias opciones para obtenerlo.
    • Cuenta o patrón informado. Siempre que se informe la cuenta en este campo, ésta prevalecerá sobre cualquier otra parametrización; es decir, ésta será la cuenta con la que se generará el apunte.
    • Datos contables de línea. Si no se ha informado ningún código o patrón de cuenta y, el tipo de cuenta parametrizado no corresponde a Tercero ni a Cabecera, si la línea del documento que se está procesando posee datos contables asociados con la cuenta contable informada, en el maestro de datos contables de línea; entonces la cuenta ahí existente, será la que prevalezca sobre cualquier otro tipo de parametrización, a excepción del caso anterior.
    • Relaciones contables. Si no se ha informado ningún código o patrón de cuenta ni existen datos contables a nivel de la línea del documento y, el tipo de cuenta parametrizado no corresponde a Tercero ni a Cabecera
  • Auxiliar: Código del dato auxiliar asociado a la cuenta contable con la cual se genera el apunte contable. Este dato no es obligatorio informarlo y el sistema dispone de varias opciones para obtenerlo.
    • Dato auxiliar informado. Siempre que se informe el dato auxiliar en este campo, éste prevalecerá sobre cualquier otra parametrización.
    • Datos contables de línea. Si no se ha informado ningún código auxiliar y, el tipo de cuenta parametrizado no corresponde a Tercero ni a Cabecera, si la línea del documento que se está procesando posee datos contables asociados con el dato auxiliar informado, en el maestro de datos contables de línea; entonces el dato auxiliar ahí existente, será el que prevalezca sobre cualquier otro tipo de parametrización, a excepción del caso anterior.
    • Relaciones contables. Si no se ha informado ningún código auxiliar ni existen datos contables a nivel de la línea del documento y, el tipo de cuenta parametrizado no corresponde a Tercero ni a Cabecera.
  • Relación artículos: Tipo de relación contable a tener en cuenta para la obtención de la cuenta del maestro de relaciones contables. Cuando el sistema tiene que obtener la cuenta contable del maestro de relaciones contables, lo hace mediante tres parámetros o variables:
    • Tipo de contabilización
    • Asiento contable
    • Relación contable
  • Tipo: El tipo de cuenta hace referencia al tipo de datos a tener en cuenta para la obtención de la cuenta contable con la que se genera el apunte.
    • Tercero Este valor del indicativo se usa en todos aquellos casos en los que la cuenta está directamente relacionada con el tercero del documento. En este caso, la cuenta con la que se genera el apunte se obtiene del maestro de relaciones contables de terceros, para el tipo de relación del tercero que se haya indicado.
    • Datos contables Se usa cuando existe la posibilidad de que los datos contables se introduzcan directamente en las líneas del documento.
    • Cabecera Se utiliza en aquellos casos en que la obtención de la cuenta del apunte no depende de la naturaleza de los artículos. Suele utilizarse solo cuando es una cuenta fija.
    • Líneas No considera los datos contables sino los datos informados en las líneas del asiento o a nivel de relaciones contables.
    • Descuentos La cuenta se obtiene del maestro de relaciones contables para el tipo de contabilización que el artículo del descuento tiene asociado.
    • Especial Utilizado para implementaciones no estándar.
  • Relación terceros: Tipo de relación contable a considerar, del maestro de relaciones contables con terceros, cuando el tipo de cuenta seleccionada es de Terceros.
  • Posición contable: Indicativo de la posición contable del apunte a generar. Tres valores posibles:
    • Debe. El sistema genera un apunte deudor, independientemente del signo que éste pueda tener.
    • Haber. El sistema genera un apunte acreedor, independientemente del signo que éste pueda tener.
    • Contable. El sistema genera un apunte deudor o acreedor, en función del signo del importe resultante.
  • Signo: Valor del signo del importe del apunte a considerar en el momento de la generación del asiento contable.
    • Positivo. El apunte se genera siempre y cuando el importe resultante del mismo sea positivo; de lo contrario se desestima.
    • Negativo. El apunte se genera siempre y cuando el importe resultante del mismo sea negativo; de lo contrario se desestima.
    • Ambos. Este es el caso más normal y el generalmente utilizado. En este caso, el apunte se considera independientemente del signo.
  • Agrupación: Tipo de agrupación de los apuntes generados en el caso de que intervenga más de un documento en el proceso de contabilización.
    • Documento. Genera un apunte contable por documento. Esta tipología es útil para la trazabilidad.
    • Cuenta. Genera un apunte contable por cada cuenta interviniente, permitiendo la agrupación de las líneas de diferentes documentos entre ellas. La ventaja de esta tipología es el ahorro de apuntes generados, pero en contra está la pérdida de trazabilidad y que si se desea descontabilizar un documento, se debe retroceder todo el bloque.
    • No agrupación. No crea ninguna agrupación de apuntes.
  • Proyecto: Código de proyecto contable, con el que se genera el asiento. Puede no estar preestablecido en la programación del asiento, ya que el sistema lo obtiene de diferentes formas:
    1. Proyecto informado en la línea de asiento programable.
    2. Datos contables de línea.
    3. Relaciones contables.
    4. Departamentos.
  • Sección: Código de la sección contable, con el que se genera el asiento. Puede no estar preestablecida en la programación del asiento, ya que el sistema la obtiene de diferentes formas:
    1. Sección informada en la línea del asiento programable.
    2. Datos contables de línea.
    3. Relaciones contables.
    4. Familia del artículo.
    5. Departamentos.
  • CC: Código de concepto contable programado con el que se desea generar el apunte contable. Debe estar previamente definido en el maestro de conceptos programados.
  • Concepto fijo: Concepto fijo con el que se desea generar el apunte en contabilidad.
  • Concepto variable: El concepto variable hace referencia a unos identificadores a partir de los cuales, el sistema elabora y genera el concepto a traspasar al apunte contable. Por defecto, el sistema está provisto de aquellos más utilizados y solicitados:
    • NTE Nombre del tercero
    • NOT Notas u observaciones
    • DES Descripción artículo
    • N+D Notas u observaciones más descripción del artículo
    • REF Referencia
    • CON Tipo contable
  • Contrapartida: Es el número de orden correspondiente a la línea de asiento programable del que se obtiene la cuenta de contrapartida.
  • Importe: Fórmula o expresión a utilizar para la obtención del importe del apunte a generar. El sistema ya contempla todas aquellas expresiones generalmente necesarias para la obtención de cualquier clase de importe, ya sea a nivel de cabecera de documento o de sus líneas En la ayuda del objeto se detallan las tipologías existentes.

2.8.3 Tipos de asiento de contabilización

Existen varios asientos tipo, que se utilizan en la contabilización de las facturas de compra, Estos asientos, se caracterizan por tener una cuenta contable de gasto y una cuenta contable de tercero, el resto de cuentas varían según su tipología o naturaleza. Además, dependiendo de las necesidades de la empresa, estos asientos pueden parametrizarse para que generen contabilidad analítica o de costes.

Las principales tipos de cuentas contables utilizadas en estos asientos son:

  • Cuenta de gasto: Refleja la base imponible o importe neto de la factura. En el Plan General de Contabilidad son las cuentas del grupo 60* para las compras de mercancías y el 62* para la de servicios.
  • Cuenta de tercero: Refleja el total de la factura, el saldo de esta cuenta indica la deuda con el proveedor si empieza por 40* o acreedor si el comienzo es 41*
  • Cuenta de impuestos: En la linea de este apunte se indica el importe de los impuestos a declarar.
  • Provisiones: En algunos casos la empresa provisiona los importes pendientes de recibir factura a final de mes y utiliza esta cuenta, en lugar de la de gasto, para contabilizar la factura real, ya que el gasto se entró en el momento de la provisión.
  • Anticipos: Si se trabaja con anticipos a proveedores, se puede utilizar una cuenta específica para contabilizarlos, en el momento de descontarlo de la factura de compras.
  • Descuentos: Según la operativa de la empresa, un descuento se puede contabilizar como menos gasto o como ingreso y desglosarlo de la linea de la base imponible, para tener más detalle de la operación.

En caso de necesidades de la empresa, se puede establecer un proyecto y sección fijo, para que se impute el importe de alguna o todas las lineas. También se puede trabajar directamente con los datos contables, pestaña que se encuentra en las lineas de la factura y que permite generar un desglose analítico por linea de artículo.

Asiento de facturas sin contabilización previa de albaranes

Orden Relación
artículos
Tipo Relación
terceros
Posición
contable
Signo Agrupación Importe
1   Tercero P Contable Ambos Documento -cabecera.imptot
3 COM Líneas   Contable Ambos Documento lineas.impnet
Relación contable con terceros (proveedor)

Tercero Nombre Tipo tercero Cuenta Tipo relación Retención
A00001 Suministros deportivos Proveedor Proveedores. 4000 P
Relación contable con artículos

Tipo contabilización Descripción Asiento Relación Cuenta Centro Cuenta explotación
CIC Línea ciclismo AC COM 6000.00005

Asiento de facturas con contabilización previa de albaranes

Orden Relación
artículos
Tipo Relación
terceros
Posición
contable
Signo Agrupación Importe
1   Tercero P Contable Ambos Documento -cabecera.imptot
3   Tercero F Contable Ambos Documento cabecera.imptot

Devolución

Orden Relación
artículos
Tipo Relación
terceros
Posición
contable
Signo Agrupación Importe
1   Tercero P Debe Ambos Documento -cabecera.imptot
3 COM Datos contables   Haber Ambos Documento -lineas.impnet

2.9 Cartera de efectos

Los efectos comerciales en cartera o cartera de efectos son aquellos que mantiene la empresa en su poder a la espera de que llegue el vencimiento de los mismos para presentarlos al cobro.

Una vez finalizado el proceso de Compra al crear una factura, el siguiente paso es el de liquidar el importe de dicha factura. La cartera proporciona las herramientas necesarias para crear remesas bancarias, agrupar y dividir efectos, declarar impagos, y liquidar efectos.

El proceso de generación de los efectos de cartera asociados a una factura de compras se realiza al contabilizar la factura en cuestión. Para ello, es necesario que en el asiento programable asociado a la tipología de la factura se haya definido una línea de asiento cuyos datos de origen sean de tipo Tercero.

Para generar un apunte contable vinculado a cartera, debe definirse una línea de asiento programable de tipo:

  • Tercero, para la que debe existir una relación contable de terceros de tipo proveedor.
  • Cabecera, para la que debe existir una cuenta de valor fijo (p.ej. 60600.0000).

En ambos casos, la cuenta contable debe haber sido parametrizada para activar cartera, en el maestro de cuentas contables.

Es necesaria la relación de tercero, ya que la gestión de la cartera genera los apuntes contables que registran la entrada y salida de pagos en las cuentas de anticipo, proveedores, etc. y que deben quedar registrados en los libros de contabilidad que luego se presentan fiscalmente. Estos movimientos de la cartera de efectos, son los que posteriormente dan la información de la deuda con proveedores, la morosidad, tesorería. La información traspasada a la cartera de efectos depende de la parametrización de las cuentas asociadas, además de los datos financieros que se informan en la factura de compras, las condiciones y formas de pago, que se traspasan a los vencimientos y posteriormente a la cartera.