Para comenzar a dar de alta facturas se necesita hacer una parametrización inicial, es decir, que algunos datos estén definidos previamente en tablas auxiliares y maestros.

Las facturas de compras se asocian siempre a un proveedor y exigen unos campos obligatorios, como nombre del proveedor, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado. En las líneas de las facturas se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, antes de crear una factura es imprescindible definir previamente la tipología de facturas.

1 Auxiliares y maestros

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Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Los proveedores se dan de alta primero en el maestro de terceros, desde donde es posible configurar las condiciones financieras (domiciliaciones, condiciones de pago, direcciones, etc.). Luego es necesario realizar un registro en el maestro de proveedores, donde se registran las condiciones comerciales asociadas al proveedor (divisa, tarifas, descuentos, etc.).

También es necesario dar de alta por lo menos una delegación de la empresa en el maestro de delegaciones. Del mismo modo, se debe informar de un departamento, el cual tiene que estar previamente definido en el maestro de departamentos para la delegación introducida.

2 Tipologías de facturas

La entrada de facturas requiere que primero se definan las diversas tipologías de facturas, cada una con una naturaleza o funcionalidad diferente según la necesidad que se requiera cubrir.

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Compras / Maestros / Documentos / Facturas

En la definición de la tipología de factura destaca:

  • La definición del código del tipo de factura, de máximo 4 caracteres.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de factura, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
  • Se han de establecer las relaciones de las facturas con los otros documentos, indicando el documento origen. Esto será detallado más adelante.
  • La opción Validar catálogo valida los artículos que se añaden en las líneas contra la delegación o el departamento (según el caso) de la cabecera de la factura. La opción No únicamente valida que el artículo no esté bloqueado en el maestro de artículos.

El indicador Validar catálogo es útil para aquellas empresas en las que ciertas entidades, como delegaciones, departamentos o almacenes, gestionan un subconjunto de artículos. La validación sobre el formulario de artículos solo muestra aquellos artículos que pertenecen al subconjunto de la entidad.
  • En la pestaña de contabilización, hay que indicar el código del asiento a generar para la factura, para que el sistema lo encuentra cuando se desee contabilizar una factura de la tipología en cuestión.
  • En la misma pestaña, el indicativo de compromiso de inversión hace que se imputen compromisos sobre presupuestos de partidas.
  • En la pestaña de diferencia con albaranes se pueden indicar los albaranes de compras y ventas a generar cuando se ha pactado facturar las diferencias encontradas en la conciliación de albaranes de compras mediante un abono de compras o mediante un cargo de ventas, respectivamente. Hay otro modo de trabajar con diferencias-albarán factura, para el cual es necesario activar el indicador de diferencia factura en la pestaña de valoración. Las distintas opciones y funcionalidades de diferencias van a ser detalladas más adelante.
  • El indicador Valorar hace que se valore o no económicamente el documento.
  • Es posible trabajar con facturas con IVA incluido si se indica esta opción en la tipología.
  • Para dar de alta facturas de tipo abono, hay que marcar el indicativo correspondiente.
  • La opción de Anticipos permite determinar qué tipo de control o acciones realiza el tipo de factura en cuanto a los pagos o cobros anticipados que se realicen sobre ella. Las posibles opciones son:
    • Generar: genera el anticipo informado en el campo Tipo de anticipo, ya definido previamente en la Tipología de anticipos. Este anticipo a su vez puede generar una factura (si declara IVA).
    • Automático: se generan reservas contra uno o más anticipos existentes.
    • Manual: detalla reservas de forma manual contra uno o más anticipos existentes.
    • No: no existe control de anticipos.
  • Existe la posibilidad de definir un circuito de workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de factura el usuario puede definir los campos a ocultar.