Las facturas rectificativas, son un tipo de factura que las empresas deben emitir cuando necesitan rectificar errores que se hayan podido cometer en una factura ordinaria, ya sea un error en los datos, una equivocación en el precio, ofrecer erróneamente un descuento o cuando se devuelve una mercancía al proveedor

Los supuestos más habituales en los que es necesario emitir una factura rectificativa son los siguientes:

  • Cuando se produce una devolución total o parcial de un producto: en el caso en que un producto sea devuelto al proveedor, se debe emitir una factura rectificativa en la que se justifique la devolución de ese producto y, de esta manera, reflejar este movimiento en la contabilidad de la empresa. Este movimiento es imprescindible para que cuadre la contabilidad de la empresa.

  • Cuando se comete un error en una factura ordinaria: en el caso de que una empresa emita previamente una factura de carácter ordinario con errores en la misma, será necesario emitir posteriormente una factura rectificativa que corrija dichos errores.

  • Cuando se incumplan requisitos legales: es necesario emitir una factura rectificativa cuando se contemple que no se ha cumplido la normativa en materia de requisitos legales que deberían estar incluidos en la factura.

  • Cuando se cometen errores con el tipo impositivo de IVA: si se confunde el tipo impositivo de IVA de uno o varios productos de la factura es necesario emitir una factura rectificativa.

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1 Parametrización

1.1 Tipología de la factura rectificativa

Desde la definición de la tipología de las facturas se puede parametrizan los distintos tipos de documentos facturas que deseamos gestionar en el sistema. El criterio de definición de los mismos suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de compras.

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Mediante el indicativo de abono se define si la factura tiene funcionalidades rectificativas, sus valores posibles serían:

  • S: se trata de facturas abonos o de devoluciones. Cuando se genera una factura en esta modalidad, el sistema de forma automática modifica los precios de las líneas de la misma a negativo, para así valorar todo la factura en negativo.

  • N: se trata de facturas normales.

2 Registro

Toda factura de abono o rectificativa deberá contener claramente su condición de rectificativa, así como el motivo por el que se emite. Los datos a cumplementar serán los mismos de cualquier factura de compras, conteniendo el NIF de los dos actores de la transacción, dirección, y su nombre. También se dejará constancia de los datos identificativos de ambas facturas; la factura de compra que da causa a la rectificación, y la factura rectificativa.