1 Principales funcionalidades

El sistema tiene a disposición una serie de funcionalidades que automatizan las tareas relacionadas a la gestión de los formularios.

Las licitaciones permiten establecer concursos de compra con los proveedores en donde se refleja el resultado de una serie de condiciones pactadas para un periodo de tiempo. Este documento permite establecer un importe inicial y un importe previsto para obtener un presupuesto referente una serie artículos y cantidades.

Para la generación de una nueva licitación es necesario realizar la parametrización en la tipología de concursos de compra, asi como las autorizaciones que se definen en el workflow.

Luego realizar la selección de artículos y de proveedores, para ambos registros existe la selección múltiple mediante filtros de búsqueda.

Realizado el llenado de los datos solicitados de cabecera se adjudica las líneas de concurso a partir de las ofertas previamente informadas.

Entre las tipologías posibles que se pueden generar en el sistema, se tiene:

  • Concurso simple que genera oferta.
  • Concurso con origen solicitud que genera oferta.
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Las principales funcionalidades disponibles en el sistema son:


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1.1 Generación automatizada de líneas de concursos

El sistema cuenta con un selector múltiple que permite definir de manera sencilla todos aquellos artículos que entrarán en el concurso, la selección de los artículos se realiza desde una pantalla con filtros de búsqueda por almácen, artículo, familia, tipo, clasificación y fabricante.

A partir del ingreso de los criterios de selección de artículos, el sistema permite mediante un proceso, generar de manera automática todas las líneas de artículos a concursar.

En este proceso se calculan las cantidades a pedir de cada artículo en función de los consumos realizados y el tipo de consumo informado por el usuario.

1.2 Determinación de proveedores a concursar

De manera similar a la selección de artículos, también permite realizar la selección de los proveedores para los que se generarán las ofertas del concurso mediante criterios de selección específicos como por ejemplo: almácen, tercero, CIF, tipo, clasificación y dirección.

1.3 Sistema de licitaciones para el proveedor

A partir de un concurso, los proveedores pueden presentar y actualizar sus ofertas, y otros datos como los artículos por lo que concursa, la referencia del proceedor, precio, formato de venta, etc.

Las licitaciones permiten generar previo requerimiento de la empresa un concurso público para proveedores que quieran ofertar sus productos o servicios.

Un proveedor puede ofertar uno o mas artículos del concurso y en las cantidades que consideren convenientes.

1.4 Sistema de adjudicaciones

El sistema permite adjudicar líneas a un proveedor. Al hacer esto, automáticamente se crean las tarifas para el proveedor y artículo y se crea un registro en el maestro de artículos-proveedor, con la referencia, unidad de medida, etc.

1.5 Generar pedidos adjudicados

El sistema genera pedidos a partir de aquellas ofertas que resulten adjudicadas a un proveedor, de manera transparente para el usuario.

La entidad de concursos dispone de una pantalla de selección múltiple que facilita en cada adjudicación marcar las líneas de oferta adjudicadas y eventualmente modificar las cantidades adjudicadas por proveedor. Previo a la adjudicación de una línea de concurso se controla que exista por lo menos una oferta registrada para la misma.

La adjudicación puede realizarse tanto individualmente para una línea de oferta como repartiendo la cantidad propuesta inicialmente entre varias líneas de oferta. Asimismo, se controla que el importe total adjudicado no supere el importe propuesto por línea.

La adjudicación de una línea de concurso es reversible mientras no se realicen pedidos sobre la misma.

1.6 Descartar ofertas no adjudicadas

De manera similar, el sistema anula aquellas ofertas que no resultasen adjudicadas.

1.7 Gestión de workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dicho bloqueo.

Un código de bloqueo identifica una circunstancia o condición (por ejemplo, artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.) que al producirse bloquea el documento.

Para más información, consultar la sección Condiciones de bloqueo o errores.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, aunque es posible configurar bloqueos que respondan a las particularidades propias de cada negocio. En la sección Gestión del workflow se amplía esta funcionalidad.