Una oferta de compras se define a partir de la necesidad de productos o servicios a solicitar por parte de una empresa, y el consiguiente ofrecimiento presentado por el proveedor para satisfacer dicha necesidad. En esta negociación se determinan:

  • Precio de compra.
  • Términos de recepción.
  • Condiciones comerciales.
  • Plazos.
  • Importes, etc.

Posteriormente, al confirmar la empresa su aceptación, el sistema permite la confección de cualquier tipo de documento: pedido, factura, etc; con cargo a la oferta registrada. A su vez, es posible establecer medidas de control ante cambios o modificaciones de parámetros claves de las condiciones iniciales de la oferta.

Desde una determinada oferta se puede consultar de forma inmediata, ágil y sencilla, el pedido o pedidos realizados contra la misma.

1 Parametrización inicial

Para comenzar a dar de alta ofertas de compra se deben definir algunos datos en tablas auxiliares y maestros.

Las ofertas de compras se pueden asociar a un proveedor. En las líneas de las ofertas se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, para crear una oferta es imprescindible definir al menos una tipología de oferta de compras.

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1.1 Auxiliares y maestros

Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., deben estar definidos en el maestro de artículos.

Para dar de alta un proveedor, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y ya que se trata de un proveedor, se le da de alta en el maestro de proveedores donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, etc.

Se debe de dar de alta al menos una empresa en el maestro de empresas.

1.2 Tipología de ofertas de compra

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de ofertas de compra que se desean gestionar en el sistema, cada uno con una naturaleza o funcionalidades diferentes de acuerdo a la necesidad que se requiera cubrir.

El criterio de definición de los tipos de oferta suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de compras. Así pues, podríamos distinguir, por ejemplo:

  • Ofertas de orientación de precios.
  • Ofertas de productos / servicios.
  • Ofertas de proveedores habituales.

El acceso a la tipología de ofertas de compra se realiza desde la siguiente ruta:

Menu path:
Compras / Maestros / Documentos / Ofertas

Al dar de alta el tipo de oferta de compra se puede parametrizar:

  • La definición del tipo, por lo general una abreviatura de máximo 4 caracteres.
  • La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
  • La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de oferta de compra, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
  • Se pueden establecer relaciones entre documentos, indicando el documento origen.
  • El indicador Valorar se emplea para calcular económicamente el documento.
  • Existe la definición de un circuito de workflow.
  • A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de oferta de compras se permite seleccionar los campos a ocultar.

2 Funcionamiento básico

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta ofertas de compra.

2.1 Aplicación

Una oferta es un documento que tiene cabecera y líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la recepción de mercancía, y las líneas las condiciones específicas de cada artículo.

Menu path:
Compras / Ofertas / Nueva oferta
Compras / Ofertas / Consultar ofertas

2.1.1 Cabecera de la oferta

Al limpiar el formulario para ingresar una nueva oferta, el sistema por defecto propone el tipo de oferta de compras seleccionado en ese momento.

La delegación que aquí se informe, debe estar definida en el maestro de delegaciones. De manera similar con el departamento, que debe estar definido en su maestro.

La fecha de la oferta corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración de la oferta de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de oferta y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. En caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

El código de proveedor al que hace referencia la oferta debe estar previamente definido en el maestro de proveedores. El sistema propone por defecto la dirección del proveedor después de registrar el código de proveedor, además de los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Importante

El sistema propone valores por defecto al momento de rellenar los formularios; sin embargo el usuario puede particularizarlos en función de lo que necesite. La serie de valores por defecto, tales como delegación, departamento y tipo de oferta se definen en el maestro de preferencias y parámetros de grupos de usuarios.

2.1.2 Líneas de la oferta

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de la oferta de compras mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea de la oferta si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Ejemplo de aplicación de los estados de gestión

Si una empresa fabrica sus propios artículos, resulta conveniente vetar su registro en los documentos de compras, y que su uso se limite a movimientos internos de logística y documentos de ventas.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de ofertas, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de compras registrada en el maestro de artículos por proveedor, y si no tiene el dato, propone la unidad base del maestro de artículos.

El precio unitario se obtiene de la tarifa y permite que un usuario autorizado pueda cambiar el valor.

2.2 Uso

2.2.1 Adjudicación de ofertas

El concepto de adjudicar una oferta hace referencia a la aceptación de una única selección de condiciones entre una serie de condiciones propuestas. Dichas condiciones viene definidas por las ofertas, tanto a nivel de cabecera (Vigencia, Proveedor, divisa, descuentos generales), como a nivel de línea (Artículo, cantidad, presentación, precio, descuentos, etc.).

El sistema posibilita realizar las adjudicaciones de ofertas de forma manual, o de manera automática. dependiendo de si el indicador Requiere adjudicación de la tipología de ofertas está marcado o no.

Adjudicar ofertas de forma automática implica que toda oferta entrada, estará adjudicada por defecto y, en consecuencia, podrá utilizarse como referencia en futuros acuerdos o pedidos de compras.

El sistema controla la situación de las ofertas mediante el campo de Estado de adjudicación, que encontramos tanto a nivel de cabecera como de línea; este último és, a efectos prácticos, el único a tener en cuenta para determinar si una línea de oferta está adjudicada o no. Teniendo esto en cuenta, una línea puede estar:

  • [P]Pendiente: La línea de oferta todavía no ha sido aceptada por el comprador, el sistema permite modificar los parámetros de la línea mientras se encuentra en este estado.
  • [A]Adjudicada: La línea de oferta ya ha sido aceptada por el comprador, y posiblemente vinculada a un concurso de compras, una vez adjudicado el sistema no permite modificar sus parámetros.
  • [N]Anulada: La línea de oferta ha sido rechazada por el comprador, el sistema no permite modificar líneas anuladas.


Si la adjudicación es manual, ésta se puede realizar mediante el botón de Adjudicar ubicado, o bien en el formulario de cabecera de ofertas, para aplicar las modificaciones a todas las líneas; o bien, en el formulario de líneas, para actualizar línea a línea.