Todo proveedor es un tercero, siendo un requerimiento previo registrar la información básica de las personas físicas o jurídicas con la que se mantiene una relación comercial en en el maestro de terceros. Mediante el tratamiento de terceros la aplicación identifica con un código único al cliente en todos los procesos.

A continuación se muestra la relación de maestros y auxiliares donde se deben registrar diferentes componentes para poder definir un a un proveedor y sus condicones comerciales a ser utilizado en la generación de documentos de distintas naturalezas.

Importante

La información que se completa en la definición de un proveedor agiliza el alta de un documento de compras desde un punto de vista administrativo (direcciones, datos bancarios y condiciones de pago), así como condiciones comerciales, representante, transportista habitual, central de pagos, etc.

1 Registro

En el maestro de proveedores es donde se parametrizan a los terceros que mantienen con la empresa una relación tanto de proveedor como de acreedor, mediante el cual se puede definir: las condiciones comerciales, los descuentos, los procesos de compras o la gestión de relaciones.

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Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

1.1 Identificación

Identificación
Proveedor Estado
Grupo Fecha alta
Federación Fecha baja
Comercial Cliente
  • Proveedor, este dato corresponde al código del proveedor. Este código constituye la clave única de esta tabla y se valida sobre el maestro de terceros.

  • Grupo de empresas, en este apartado se indica que sociedades de las definidas en el sistema pueden trabajar con el proveedor. Se valida sobre el maestro de holding, que es una agrupación de empresas o sociedades, ademas este dato permite la definición de directivas de seguridad en función de las empresas que puede ver el usuario.

  • Federación, es en un criterio de agrupación de proveedores, el cual se puede utilizar en el momento de consultar información estadística por dicho criterio. El tercero federación informado deberá estar previamente definido en el maestro de terceros.

  • Fecha de alta, mediante esta opción se define el inició de la relación comercial entre la empresa y proveedor, la cual puede ser interesante a la hora de obtener información estadística.

  • Fecha de baja, es la definición de la finalización de la relación comercial con el proveedor, la cual, al igual que la fecha de alta y además de otras connotaciones, son de importancia para obtener información estadística.

  • Comercial, cuando un proveedor cambia de razón social o de tipo de sociedad, es preciso crear un nuevo tercero, lo cual implica que todas las compras que se realicen al nuevo tercero no estarían relacionadas con el tercero antiguo. Ante esta situación, mediante el tercero comercial podemos vincular ambos terceros, lo que nos permitiría obtener información consolidada de todos los terceros asignados a un tercero comercial. Por defecto, al crear un proveedor nuevo, el sistema propone como tercero comercial el propio proveedor.

  • Cliente, en este apartado se define el código de cliente que el proveedor tiene asignado como cliente a la empresa. Este dato es importante reseñarlo en toda aquella información que se le pueda enviar al proveedor, ya que de esta forma nos identificaría con mayor rapidez.

2 Datos logisticos

El sistema permite la posibilidad de definir una serie de parametros desde los cuales se podrá gestionar ciertos aspectos logisticos, como lo son:

  • Transportista, este dato corresponde con el código del transportista que habitualmente realiza las entregas de los suministros del proveedor. Este transportista será el que el sistema proponga por defecto al introducir un pedido a este proveedor. Ahora bien, si para el proveedor en cuestión se utilizan distintos transportistas en función de la dirección de envío, y estos se han establecido en el maestro de condiciones por direcciones de entrega, el sistema propondrá entonces el que esté asignado en dicho maestro según la dirección de envío indicada en el documento. El transportista definido puede ser el que contrate la empresa, o bien el que el proveedor tiene contratado.

  • Tipo transporte, indicativo de la tipología de transporte utilizada en las entregas realizadas por el proveedor. El tipo de transporte definido, de no haber ninguna condición a nivel del maestro de condiciones por direcciones de entrega, será el que el sistema proponga por defecto cuando se genere un pedido al proveedor al que hace referencia el registro.

  • Medio transporte, es la definición del transporte utilizado en las entregas del proveedor.

  • Plazo entrega, mediante esta opción se define el plazo medio de entrega del proveedor, independientemente del artículo. Si para determinados artículos que suministra un proveedor, el plazo medio de entrega de no se correspondiente a los plazos reales para algunos artículos, en el maestro de artículos por proveedor se podrán indicar los días de desviación respecto del plazo medio aquí indicado.

  • Calidad, este indicativo informa si el proveedor dispone de certificación de calidad o no, los posibles valores son:

    • S: cuando se realice una entrada en el registro de suministros, contra algún pedido del proveedor, ésta se podrá realizar contra cualquier tipo de cuenta de stock destino.

    • N: cuando se realice una entrada en el maestro de suministros, la cuenta destino del stock lo asigna el tipo de suministro.

    Esta es una medida de precaución para evitar que puedan entrar en el stock procedentes de proveedores que no cumplen con un determinado nivel o grado de calidad, Si no se deseara que el sistema realizara este control, bastaría con parametrizar todos los proveedores con este indicativo a "S".

  • Días demora, este dato hace referencia al número de días de desviación o diferencia respecto al plazo medio de entrega del proveedor, independientemente del artículo. Si esta desviación dependiese del artículo entonces debe de indicarse en el maestro de artículos por proveedor.

3 Datos financieros

3.1 Central de pagos

Existen ocasiones en las que un proveedor pudiese pertenecer a una central de pagos, de forma que los pagos que cursemos, no los cursamos al proveedor directamente, sino que lo debemos realizar a través de dicha central. Cuando esto ocurre, en el maestro de proveedores se puede definir el código de la central de pagos a la que pertenezca. El código que se informe deberá estar previamente definido en el maestro de terceros.

3.2 Central de compras

Existen ocasiones en las que un proveedor pudiese pertenecer a una central de compras, de forma que los pedidos que cursemos, no los cursamos al proveedor directamente, sino que lo debemos realizar a través de dicha central. Cuando esto ocurre, el sistema permite definir el código de la central de compras a la que pertenezca. El código que aquí se informe deberá estar previamente definido en el maestro de terceros.

4 Datos de facturación

4.1 Tercero facturación

En ocasiones en que el proveedor que genera la factura no coincide con el proveedor que envía la factura. Para estos casos el sistema permite informar un tercero de facturación por cada proveedor, que en la mayor parte de los casos coincidirá con el propio proveedor. Cuando se introduzca una factura en el maestro de facturas de compras, el sistema, por defecto, el sistema propondrá el tercero de facturación que se ha definido en el maestro de proveedores, con opción a modificarlo.

4.2 Dirección facturación

En ocasiones en que la dirección desde la que se factura a la empresa, no es la misma que la dirección del proveedor; es decir, la dirección de entrega del pedido y la dirección de facturación son distintas. Para estos casos, el sistema permite la posibilidad de informaríamos la dirección de facturación.

Al dar de alta un documento donde se requieran los datos de facturación, como por ejemplo facturas de compras, el sistema, por defecto, propondrá la dirección de facturación que se ha definido en el maestro de proveedores, con opción a modificarla. Si no se ha informado dicha dirección el sistema propondrá la dirección del proveedor.

El código de dirección de facturación debe ser previamente definido en el maestro de tipos de direcciones, y direcciones de terceros (en combinación con el código del tercero de facturación informado).

5  Datos economicos

El sistema permite definir una serie de datos economicos, como lo son:

  • Indicativo de portes, mediante el cual se define el tipo o modalidad de transporte a utilizar

  • Divisa o código de moneda habitual, Este dato hace referencia a la moneda o divisa en la que habitualmente expresa, el proveedor en cuestión, los importes y precios de los documentos (ofertas, pedidos, albaranes y facturas).

  • Redondeo

    o número de decimales significativos. En todos los cálculos de importes en divisas se aplicará redondeo automático por el número de decimales significativos del proveedor. En caso de que no se defina ningún valor de redondeo el sistema cogerá el valor definido para la divisa en el maestro de monedas.
  • Descuento comercial, el sistema permite definir el porcentaje de cargo ó descuento comercial que deseamos aplicar, por defecto, cuando introduzcamos un documento (oferta, pedido, albarán, factura) al proveedor en cuestión. De no haber definida ninguna condición a nivel del maestro de condiciones por direcciones de entrega, el sistema nos propondrá el que aquí se haya indicado, con opción a modificarlo.

  • Descuento pronto pago, el sistema permite definir el porcentaje de pronto pago que deseamos aplicar, por defecto, cuando introduzcamos un documento (oferta, pedido, albarán, factura) al proveedor en cuestión.

  • Royalty

  • Minimo pedido

  • Importe de tolerancia

  • Porcentaje de tolerancia

6 Destinos

El sistema permite la posibilidad de ampliar la definición de las condiciones comerciales considerando la dirección de la que proviene el aprovisionamiento, y la delegación de destino de una compra a un proveedor.

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Maestros / Terceros / Datos / Condiciones entrega

Mediante esta opción se accede a la definición y parametrización de las condiciones comerciales de proveedores en función de las direcciones de origen, desde la cual se define toda una serie de parámetros comerciales como: tarifas de precios y descuentos, descuento comercial y pronto pago, modo de facturación, entre otros.

El sistema obtiene los datos comerciales según el siguiente criterio:

  • Si existe condiciones comerciales definidas en el formulario de destinos para el proveedor, aplican estas condiciones comerciales.
  • El sistema busca en el maestro de proveedor las condiciones comerciales.
  • El sistema busca en la definición del tercero las condiciones comerciales.

7 Condiciones comerciales

Las condiciones comerciales se dividen en tarifas de precios, tarifas de descuentos generales, y tarifas de descuentos por familia.

7.1 Tarifas de precios

Para cada proveedor es necesario definir las tarifas de precios asignadas a cada uno de los artículos susceptibles de ser suministrados por parte del proveedor. Para ello, se dispone del maestro de tarifas de precios de compras, en el que a nivel de líneas se detallan los artículos y sus precios de compra. Asimismo, a cada artículo pueden asociarse una serie de descuentos cuya aplicación se limita a nivel individual.

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Compras / Maestros / Tarifas / Precios / Registro
Compras / Maestros / Tarifas / Registro

7.2 Tarifas de descuentos generales

Las tarifas de descuentos generales son aquellas que incoporan agrupaciones de descuentos susceptibles de ser aplicados de manera genérica sobre cualquiera de los documentos de compras cuyo proveedor tenga asociada la tarifa definida.

7.3 Tarifas de descuentos por familia

Estas tarifas de descuentos permiten la definición de agrupaciones de descuentos aplicados a nivel de artículo en función de la familia a la cual pertenezca.

8 Workflow

El sistema permite gestionar y definir el workflow de documentos con la finalidad de asegurar el adecuado procesamiento de los documentos del área de compras. Por un lado, se garantiza la integridad de la información mediante la verificación de condiciones de validación implementadas de manera estándar, a través de las cuales se comprueba que los datos cumplan los requisitos básicos para que el documento sea validad y pueda seguir su curso. Por otro lado, existe la posibilidad que de manera particularizada se definan unas condiciones adaptadas a las necesidades de workflow de la empresa.

9 Entrada rapida de terceros

La entrada rápida de terceros permite introducir en el sistema la información relacionada con un tercero de forma rápida y sencilla; mediante un único formulario el sistema genera datos de varias entidades relacionadas con el tercero, como son la dirección principal, domiciliación bancaria e incluso datos del proveedor.

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Maestros / Terceros / Datos / Entrada rĂ¡pida

Importante

Los proveedores generadas desde el formulario terceros y maestro de provedores tienen más parámetros de los que aparecen en el formulario de entrada rápida, estos son omitidos para facilitar la entrada de datos; en consecuencia, la información generada desde el formulario de entrada rápida adopta muchos valores por defecto, en algunos casos en función de la parametrización del usuario, y en otros utiliza los valores generalmente más utilizados. Por esta razón, la pantalla de entrada rápida está abocada a ser adaptada en cada implementación, modificando los parámetros de entrada, y ajustando la generación de proveedores según las necesidades de cada empresa.