El sistema dispone de herramientas que ayudan en la gestión de los albaranes.

 

1 Gestión del workflow

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos, y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dichos bloqueos.

Un bloqueo impide la evolución de un documento. Las razones y motivos del bloqueo pueden ser muy dispares, como pueden ser datos no cumplimentados o erróneos, condiciones no pactadas, artículos obsoletos, etc.

La relación de bloqueos a usar y su orden de aplicación se define en el tipo de workflow.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Tipos de workflow

Cada código de bloqueo tiene un estado inicial de ciclo de acciones, y en el registro de acciones de workflow se define su secuencia para autorizar dicho bloqueo.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones de workflow
Finanzas / Maestros / Workflow / Acciones

Una vez definido el tipo de workflow con sus acciones asociadas, éste deberá informarse en el campo Tipo workflow de la tipología de albaranes.

Para mayor información sobre la definición de circuitos de workflow puede visitar el apartado correspondiente.

La relación de bloqueos estándar disponibles se pueden consultar en la sección de Anexos:
 

2 Valoración económica del albarán

Si el usuario informa el precio de cada artículo de las líneas del albarán, el sistema respeta lo informado. Sin embargo, el sistema puede obtener el precio en base a las tarifas si el usuario ingresa el precio cero (0) en la línea.

La definición de tarifas se hace en el maestro de tarifas de precios de compras. Los precios definidos aquí deben mantenerse por un período de tiempo relativamente largo, y evitar el uso de esta parametrización para promociones puntuales.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Precios / Registro
Compras / Maestros / Tarifas / Registro

Las condiciones comerciales bajo las que se aplica una tarifa se definen en el maestro de condiciones de tarifado.

Menu path:
Compras / Maestros / Tarifas / Condiciones tarifados

Puede darse el caso de que las condiciones comerciales no dependan únicamente del proveedor, sino que además funcionen según el origen o destino de la mercancía. Las tarifas bajo este supuesto se definen en el formulario Condiciones de terceros según orígenes.

Menu path:
Maestros / Terceros / Datos / Condiciones entrega

Finalmente, es posible asignar tarifas a un proveedor en el maestro de proveedores.

Menu path:
Maestros / Terceros / Proveedores / Registro

El sistema busca el precio en base a las diferentes tarifas asignadas; ya sea a nivel de condiciones de tarifado, de proveedor-destino, o de maestro de proveedores, en ese orden.

De requerirse, se pueden definir además los siguientes descuentos especiales:

  • Descuentos generales, que son aquellos aplicables a todo el albarán. Los conceptos de descuentos que se definan en esta tarifa no podrán ser de clase artículo o familia.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Generales
  • Descuentos de compras por familias de artículos cuyo valor puede ser representado como un porcentaje, un importe, un número de unidades de regalo, etc.
    Menu path:
    Compras / Maestros / Tarifas / Descuentos / Familia

Para valorar el albarán en base a tarifas definidas, en la tipología de albarán se debe marcar el campo valorar con el tipo Tarifa. Además, también se puede activar el indicador de descuentos especiales.

  • En el caso de tarifas de precios finaliza la búsqueda cuando se encuentra precio para el artículo.
  • En el caso de descuentos generales se detiene la búsqueda cuando se encuentra una tarifa.
  • En el caso de descuentos familia, se realizan n búsquedas, una por nivel de familia o agrupación. En este último caso el sistema podría aplicar una tarifa diferente para cada nivel o subcódigo de familia.
 

3 Incluir impuestos en los precios

Los precios por defecto no incluyen el IVA, a menos que se active el indicador de IVA incluido en la tipología de albarán.

Por ejemplo, cuando el precio de la línea obtenido por tarifas no tiene el IVA incluido, pero sí el tipo de albarán, el sistema suma el IVA al precio para guardarlo en la línea del albarán. En cambio, si la línea de tarifa tiene el IVA incluido pero el tipo de albarán no, se restará el IVA al precio que se dará de alta en el albarán.

También, el sistema guarda todos los datos de IVA, por si el albarán se quiere imprimir como un albarán valorado, es decir, como si fuera una factura.

Aparte del precio, el IVA se considera en los siguientes conceptos:

  • El cálculo de los descuentos especiales pueden incluir el IVA en el precio base.
  • En el cálculo del coste en valoración se añade el IVA no deducible, por ejemplo en casos de prorrata.
  • De igual manera en el cálculo del coste medio online se agrega el IVA no deducible.
 

4 Provisión de albaranes

Existe la posibilidad de contabilizar de forma agrupada los albaranes pendientes de facturar a fin de periodo.

4.1 Parametrización previa

En la tipología de albaranes se ha de informar el asiento programable para la provisión de albaranes.

4.2 Generación de provisiones de albaranes

Existe un proceso que permite generar el asiento de provisiones, llamado Generación de provisiones de albaranes pendientes de facturar.

Menu path:
Compras / Albaranes / Contabilización / Generación de provisiones

Este procedimiento permite realizar un asiento contable de provisión de todos los albaranes de compras que cumplen con el criterio de selección informado, a la fecha de provisión indicada. Por lo general los asientos suelen agrupar “n” albaranes.

Solo podrán generar provisiones aquellos albaranes que estén validados y no estén contabilizados.

Para generar las provisiones, se insertan los criterios de selección y se selecciona la opción de ejecutar el proceso.

Al ejecutarse, se muestra un mensaje indicando que el proceso ha finalizado con éxito.

El proceso genera dos asientos o grupos de asientos: uno es un contraasiento de anulación del asiento de provisión previo y el nuevo asiento de provisiones.

En este proceso no se selecciona los albaranes contabilizados por 2 motivos:

  1. Los albaranes contabilizados de manera normal tienen su propio circuito, y si el albarán está contabilizado, significa que ya ha sido imputado al resultado del ejercicio.
  2. Al estar en el último de los períodos contables del ejercicio contable, todos los albaranes que hasta entonces han generado provisiones a través de este proceso se contabilizan, de forma que se imputen al resultado del ejercicio. De ahí que el tratamiento contable en este último período sea distinto, ya que sería equivalente a un cierre de ejercicio en este aspecto.

5 Gestión de lotes

Un lote es un código asignado a una agrupación de artículos producidos en cantidad y un espacio temporal determinados.

Es posible asociar un número de lote a varias unidades del mismo artículo. Esto no impide, por ejemplo, informar números de lote que se registraron en albaranes anteriores, porque el proveedor aún dispone de stock de esa misma producción.

Para trabajar con lotes es necesario configurar el maestro de artículos y la tipología de albaranes.

5.1 Parametrización del maestro de artículos

La definición del tratamiento de control de lotes se hace en el maestro de artículos, y puede tomar alguno de los siguientes valores:

  • Registro: el sistema obliga a informar el número de lote al momento de registrar las líneas del albarán, aunque no actualiza esta información el stock ni verifica su existencia en el maestro de lotes por artículo. Se utiliza para mantener constancia de las entradas.
  • Seguimiento: el sistema no verifica la existencia del lote en el maestro de lotes por artículo. Si el número de lote no existe, se inserta automáticamente.
  • Control: el sistema obliga a informar el número de lote al momento de registrar las líneas del albarán. Para ello el lote debe estar registrado en el maestro de lotes por artículo.
  • Único: en este caso el sistema solo permite una unidad por lote. Este tratamiento se usa por ejemplo en la fabricación de máquinas, donde interesa que cada una tenga un número diferente. En cuanto a la trazabilidad, resulta mejor usar el número de lote en lugar del número de serie.

5.2 Parametrización de la tipología de albaranes

En la tipología de albaranes es posible configurar otras funcionalidades de los lotes.

Una línea puede implicar una actualización de stock para el almacén-cuenta y ubicación origen y otra actualización para el almacén-cuenta y ubicación destino. El tratamiento de los lotes se define en la tipología de albaranes.

  • Puede ser que NO se actualicen los lotes ni en origen ni en destino. En ambos casos se actualiza el stock con lote 0.
  • Solo se actualiza para la cuenta, almacén y ubicación ORIGEN.
  • Solo se actualiza para la cuenta, almacén y ubicación DESTINO.
  • Se actualiza en AMBOS casos.

Un lote es un campo que se puede ocultar.

También es posible ocultar datos como la fecha de caducidad y el número de referencia del fabricante activando el campo datos del lote.

Estos datos son útiles en los movimientos de entrada de artículos con control de lotes de seguimiento, en los que la entrada de la línea del movimiento va ligada al registro del lote en el maestro de lotes.

Cuando el campo es visible, es posible informar el número de lote en la línea del albarán.

6 Validar catálogos de artículos

Los catálogos son subconjuntos de artículos gestionados por entidades como las delegaciones, departamentos o almacenes. La definición de cada catálogo varía dependiendo de la entidad.

6.1 Catálogo por delegación / departamento / almacén

La definición de los catálogos de delegación y de departamento son similares. Primero se define el catálogo junto a los artículos que lo conforman en el maestro de catálogos.

Menu path:
Maestros / Artículos / Catálogo de productos

Luego, el catálogo se asocia, bien a la delegación en el maestro de delegaciones o bien al maestro de departamentos.

Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Registro
Menu path:
Maestros / Terceros / Delegaciones / Departamentos
Maestros / Registro

Por otra parte, el catálogo de un almacén lo componen las referencias activas y vigentes que hay para el almacén en el maestro de niveles de stock.

Para cualquiera de los tres casos, es necesario que en el indicador Validar catálogo de la tipología del albarán, se seleccione el valor correspondiente a Delegación, Departamento o Almacén. Si se desean usar todos los artículos registrados, la opción a seleccionar debe ser No.

6.2 Catálogo por proveedor

Los proveedores, por su parte, también pueden gestionar su propio catálogo, que en este caso está conformado por todos los artículos registrados en el maestro de artículos/proveedor, siempre que tenga activo el indicador Validar catálogo en el maestro de proveedores.

Es posible validar, por un lado, catálogos para delegaciones, departamentos o almacenes, y a su vez también validar el catálogo por proveedores. En este caso, los artículos validados serán los de ambos catálogos que tengan en común.

Este mecanismo posibilita pactar con los proveedores relaciones de cantidad mínima económica, por ejemplo.

7 Registro de datos contables

El registro de los datos contables, tal y como se indicó en la sección Modelo, es necesario en alguno de los siguientes casos:

  • Contabilizar compras de artículos no codificados.
  • Realizar reparto o distribución de gastos de una compra global.
  • Realizar compras del tipo inversiones.
  • Informar datos contables para llevar una contabilidad analítica.

Se requiere que el indicativo de acceso a datos contables de la tipología de albarán esté activado:

Con ello se puede acceder a esta funcionalidad en el desplegable de la pestaña Costes ▽, accesible desde las líneas de albarán.

El registro de datos contables exige de manera obligatoria el registro del porcentaje de distribución, que no es otro que el porcentaje que se desea asignar al registro de datos contables respecto del total neto de la línea. Cuando el porcentaje es definido, el sistema propone el importe correspondiente.

También es posible informar primero el importe, y el sistema calculará el porcentaje correspondiente.

Cuando se termina de insertar una línea de albaranes, el sistema puede proponer de forma automática la introducción de datos contables de la línea insertada.

8 Visualizar el docflow

Mediante esta opción se accede a una pantalla especial con un diagrama que representa al albarán y todos los documentos relacionados con el mismo.

Cada figura representa a un documento y muestra información de su tipología, numerador y fecha del documento. Desde cada una es posible acceder al documento correspondiente mediante un enlace.

9 Cancelar líneas de albaranes

En ocasiones se requiere cancelar las líneas de un albarán, por ejemplo para que estas no aparezcan en los listados de albaranes pendientes de facturar.

Este proceso se puede ejecutar a nivel de cabecera como de líneas, y solo en aquellos albaranes que tengan el estado validado o parcial.

9.1 Cancelar desde la misma línea de albaranes

Una línea de albarán puede cancelarse pulsando el botón Cancelar. Este botón se habilita solo si el estado de la línea es diferente a facturado o anulado.

Antes de ejecutar el proceso el sistema consulta el motivo de anulación, que deberá informarse de manera obligatoria.

Dependiendo de la situación de la línea, puede darse alguno de los siguientes casos:

  • Si la cantidad facturada de la línea es 0, la línea es anulada en su totalidad.
  • Si la cantidad facturada de la línea es diferente a 0, se genera una línea adicional con el estado anulado y por la cantidad pendiente de facturar. La línea original cambia a estado facturado , y la cantidad se iguala a la cantidad facturada.

En ambos casos se guarda el motivo de anulación en una nota a nivel de líneas.

9.2 Cancelar líneas desde la cabecera

Se puede también cancelar líneas desde la cabecera de un albarán con estado validado o parcial, pulsando el botón Cancelar.

Cuando se anula un albarán completo, el sistema ejecuta el proceso en las líneas con cantidad facturada menor que la cantidad del artículo, y de acuerdo a los siguientes casos:

  • Si la cantidad facturada de la línea es 0, la línea es anulada en su totalidad.
  • Si la cantidad facturada de la línea es diferente a 0, se genera una línea adicional con estado anulado y por la cantidad pendiente de facturar. La línea original cambia a estado facturado, y la cantidad se iguala a la cantidad facturada.

Al final, si el albarán no tenía ninguna línea en estado facturado, el estado de la cabecera queda en estado anulado; en caso contrario queda en estado facturado.

Tras anular el albarán, el sistema inserta una nota informando el motivo de la anulación.

9.3 Activar albaranes desde la cabecera o línea

El proceso que permite revertir la cancelación se ejecuta desde el botón Activar.

Es posible llamar a este proceso desde la cabecera del albarán y activar todas las líneas del documento.

Desde cada línea de albarán también se puede llamar a este proceso.

10 Copiar albaranes

El sistema puede realizar la copia de un albarán. Este proceso se llama desde el botón Copiar ubicado en la parte inferior de la cabecera del albarán.

Al pulsar este botón, el sistema despliega un formulario que permite particularizar algunos campos en el nuevo albarán a generar. Estos campos son:

  • Tipo de albarán
  • Código de la empresa
  • Almacén
  • Almacén destino, que sólo se usa en caso de traspasos
  • Código de delegación
  • Código de departamento
  • Fecha de recepción del albarán
  • Código del proveedor
  • Dirección del proveedor
  • Documento origen
  • Referencia del proveedor
  • Indicador para cancelar albarán origen: en caso el indicador esté activo, el albarán de resultado tiene cantidades con signo opuesto al albarán original
  • Indicador para revalorar albarán: en caso de que el indicador esté activo, se fuerza la revalorización del nuevo albarán

Si para el documento a generar se mantiene la delegación y el mismo proveedor y dirección del albarán origen, el sistema respeta los datos comerciales y financieros informados.

En caso de que sean diferentes, el sistema obtiene nuevamente las condiciones comerciales y financieras para la delegación y el proveedor y dirección nuevos, y los devuelve en el albarán a generar.

Una vez el usuario haya actualizado los campos con los datos del nuevo albarán, se pulsa el botón ACEPTAR para ejecutar el proceso de copia.

El sistema registra una nueva cabecera de albarán con los datos informados en el formulario, y hace la copia de las líneas, las notas, archivo documental, características, datos contables y descuentos asociados.

Si el usuario selecciona la opción Cancelar, se cierra el formulario de copia y se regresa a la pantalla de cabecera del albarán.
 

11 Generar albaranes interempresa

Un albarán de compras interempresa se puede generar a partir de un albarán de ventas.

Existen diversos circuitos que se pueden seguir durante la facturación interempresa:

11.1 Parametrización previa

En el proceso de compra interempresa debe observarse lo siguiente con respecto al proveedor y la delegación:

  • El proveedor debe estar definido en el maestro de proveedores y su tercero debe asociarse a una delegación en el maestro de delegaciones. Esto porque en el documento interempresa de ventas actúa como la delegación.
  • La delegación desde la que se realiza la compra debe estar definida en el maestro de delegaciones, y su tercero debe estar asociado en el maestro de clientes. Esto porque en el documento interempresa de ventas actúa como cliente.

Ambos terceros deben estar asociados a empresas distintas. Para garantizar ello, el sistema valida que:

  • En el maestro de terceros, el campo holding de ambos terceros debe ser distinto. También se requiere que el CIF de la empresa y el CIF del tercero de facturación sean diferentes.
  • En el maestro de delegaciones el valor del campo sociedad no coincide entre la delegación desde la que se efectúa una compra y aquella cuyos códigos de Tercero y Dirección coincidan con los del Proveedor y dirección en el documento.
  • El tercero de facturación a informar en el albarán de compras pertenezca a una empresa

Al definir un tipo de albarán de compras, el campo origen auxiliar toma el valor albarán de ventas.

Luego, al configurar un tipo de albarán de venta, en el campo albarán interempresa se informa el tipo de albarán de compra creado en el paso anterior.

Example

Esta parametrización se visualiza mejor con un caso:

  • El primer paso es definir un tipo de albarán de compras, por ejemplo: ACIE (albarán de compras interempresa), cuya tabla origen auxiliar es Albaranes de ventas.
  • Luego, en la tipología de albaranes de venta se informa en el campo albarán interempresa el tipo de albarán de compra a generar, que en este caso será ACIE.

11.2 Generar albarán de compras interempresa desde cabecera

Para generar un albarán de compras interempresa desde un albarán de ventas, se selecciona el botón
GENERAR ALBARÁN INTEREMPRESA, ubicado en la parte inferior de la cabecera.

Una vez ejecutado el proceso se puede acceder al albarán de compras desde la pestaña Albarán interempresa.

Sobre el albarán de compras generado, se ha de considerar lo siguiente:

  • El campo origen auxiliar guarda el número del albarán de ventas origen.
  • Para determinar la delegación y departamento puede darse alguno de los siguientes casos:
    • Si el circuito no empieza con pedidos, la delegación y departamento se obtienen a partir del tercero y dirección de facturación del albarán de ventas. El sistema busca primero si están definidos en el maestro de departamentos. Si no se encuentran, se busca una delegación en su respectivo maestro, cuyo tercero y dirección sean los de facturación, y se toma el departamento por defecto para la delegación encontrada.
    • Si el circuito empieza con pedidos, la delegación y departamento son las informadas en el pedido de compras.
  • El sistema obtiene el tercero y dirección a partir del departamento o la delegación informada en el albarán de ventas. Primero se busca si se han asignado el tercero y la dirección al departamento, en su respectivo maestro. En el caso de que no estén definidos, el sistema toma el tercero y la dirección asignada en el maestro de delegaciones.

Tras generar un albarán interempresas el albarán de ventas origen quedará marcado con el indicativo de modificación en No, para que no pueda volver a generar otro albarán de compras.

11.3 Generación masiva de albaranes interempresa

El proceso de generación de albaranes interempresa permite generar albaranes de compras interempresa a partir de los albaranes de ventas seleccionados.

A este proceso se accede desde la siguiente ruta:

Menu path:
Ventas / Albaranes / Procesos / Interempresa

Al entrar, el sistema presenta una pantalla con campos de consulta donde el usuario podrá insertar los criterios de selección de albaranes de ventas antes de ejecutar el proceso.

Ejecutado el proceso, el sistema muestra el detalle de los albaranes interempresa generados. Desde cada número de albarán, el usuario puede acceder a tanto a la cabecera del albarán origen como del albarán interempresa generado.

11.4 Generación de albaranes de devolución interempresa

El sistema también permite generar albaranes de ventas interempresa desde albaranes de compras. Esto ocurre por ejemplo en las devoluciones interempresa.

Los circuitos permitidos son:

La parametrización previa se realiza informando el tipo de albarán de ventas interempresa en el campo albarán interempresa de la tipología de albarán de compras.

Una vez configurada la tipología de albarán, es posible seleccionar el botón Generar albarán interempresa, ubicado en la parte inferior de la cabecera del albarán de compras del tipo definido.

Sobre el albarán de ventas generado, las consideraciones son similares a las de la generación del albarán de compras interempresa:

  • El campo origen auxiliar guarda el número del albarán de compras origen
  • Para determinar la delegación y departamento puede darse alguno de los siguientes casos:
    • Si el circuito no empieza con pedidos, la delegación y departamento se obtienen a partir del tercero y dirección de facturación del albarán de compras, buscando primero si están informados en el maestro de departamentos, y en caso no se encuentren, en el maestro de delegaciones.
    • Si el circuito empieza con un pedido de compras, la delegación y departamento se obtienen de dicho pedido.
  • El sistema obtiene el tercero y dirección a partir de la delegación informada en el albarán de ventas. El sistema toma el tercero y la dirección asignadas a dicha delegación en el maestro de delegaciones.

12 Impresión de albaranes

Los albaranes generados por el sistema pueden ser impresos desde el objeto de impresión de albaranes.

Menu path:
Compras / Albaranes / Impresión / Plantilla estándar

El número máximo de páginas a imprimir está limitado por usuario, por tanto se recomienda hacer la impresión de documentos en grupos reducidos (5, 10 o 20).

Las plantillas disponibles son:

Impresión de un albarán de compra (plantilla de impresión estándar de los albaranes) Impresión de un albarán de compra depósito Impresión de un albarán de compra (devolución)

13 Anticipos

Los anticipos no son más que entregas a cuenta o en depósito de importes económicos, previa recepción de mercancía.

El indicativo de anticipos de la tipología de albaranes determina qué controles o acciones se realizan sobre los pagos anticipados del albarán.

Este indicativo permite los siguientes valores:

  • Generar: Se genera un anticipo, el cual a su vez podrá generar una factura (si declara IVA). Es imprescindible informar el tipo de anticipo a generar. El importe del pago anticipado se detalla en el proceso de creación del anticipo.
  • Automático: Se realizan reservas contra uno o varios anticipos existentes y dichas reservas se generarán automáticamente. Se crearán tantas líneas de anticipos, como distintos registros de anticipos sean seleccionados para reservar. Los anticipos a reservar son seleccionados en orden de fechas.
  • Manual: Se detallan reservas de forma manual contra uno o varios anticipos existentes.
  • No: No se mantiene ningún control de anticipos.

Solo tiene sentido informar el campo tipo de anticipo en el caso de que el indicativo de control de anticipos tenga informado Generar.

Si el indicativo en la tipología tiene el valor Generar, para registrar el anticipo, debe seleccionarse el botón ANTICIPO de la cabecera del albarán.

Se debe ingresar el importe a anticipar en el campo correspondiente y seleccionar la opción Aceptar.

El anticipo generado podrá visualizarse desde la pestaña Anticipos accesible desde la cabecera.

En caso el indicativo en la tipología tiene el valor Automático o Manual, el anticipo debe registrarse desde el formulario ubicado en el siguiente punto de menú:

Menu path:
Compras / Anticipos / Consultar anticipos
Compras / Anticipos / Nuevo anticipo

Se ha de considerar que un albarán puede a la vez de generar un anticipo, liquidar parcialmente o totalmente el resto del importe el albarán contra anticipos generados anteriormente. Para mayor información, visitar la sección dedicada a Anticipos.

14 Compromisos de inversión

El sistema permite definir presupuestos y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

Cuando se realiza el control de presupuestos, aparte de imputar gastos, honorarios y consumos, también interesa tener constancia de los compromisos de gastos contraídos sobre la inversión.

En ese sentido y para que representen compromisos de gasto, se puede parametrizar el campo compromiso inversión de la tipología de albaranes con los siguientes valores:

  • Sí: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del albarán, siempre que el albarán no esté bloqueado.
  • Evolución: se genera un compromiso de inversión para cada uno de los presupuestos informados en la cabecera o en los datos contables de las líneas del albarán, independientemente si el albarán está bloqueado o no.
  • No: el sistema no lleva ningún control de presupuestos.

A nivel de cabecera se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

A nivel de líneas, en los datos contables se puede informar el presupuesto y partida al que se desea imputar el compromiso de gasto.

Este compromiso de inversión se ve reflejado en el formulario presupuestos de inversiones.

Para mayor información, visitar la sección dedicada a presupuestos y partidas.

 

15 Movimientos de tesorería

Todas las facturas, incluidas las que tienen su origen en albaranes, pueden contabilizarse y generar efectos. Cobrar o pagar estos efectos implica realizar movimientos en las cuentas financieras que están bajo el control del módulo de tesorería.

Sin embargo, también es posible controlar a medio plazo de las entradas y salidas futuras de dinero, de manera que se pueda tener una previsión de los gastos y la liquidez.

Para que un tipo de albarán sea considerado en esta previsión de gastos a futuro, se debe activar el indicador tesorería de la tipología de albaranes.

El cálculo de tesorería a medio plazo toma en consideración la forma de pago informada en la cabecera del albarán, para calcular los importes y fechas de vencimiento correspondientes.

Para ejecutar la regeneración de tesorería a medio plazo se debe acceder desde el siguiente punto de menú:

Menu path:
Maestros / Contabilización / Regeneración de tesorería

Una vez ejecutado el proceso, se muestra el detalle de la simulación de todos los movimientos de tesorería.

16 Diferencia de albaranes

Es posible que tras la conformación de albaranes en facturas, existan diferencias entre las líneas de estos documentos. Estas diferencias pueden gestionarse a través de la funcionalidad de diferencias entre factura y albarán.

La gestión de las diferencias la pueden realizar los usuarios con autorización.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Usuarios

Para que una factura pueda gestionar estas diferencias, debe activarse el indicador diferencia factura en la tipología de facturas.

La corrección de las diferencias se hace desde un tipo de albarán cuya naturaleza definida en la tipología tome el valor diferencias factura.

También es necesario definir un concepto, que es el que define la diferencia entre las líneas de la factura y las líneas origen del albarán en una relación de uno a uno.

Menu path:
Compras / Facturas / Diferencias Albarán - Factura / Conceptos

Desde la cabecera de la factura se puede acceder al formulario Diferencia factura-albarán. Al seleccionar el botón PROCESAR se generan los albaranes de acuerdo a la tipología definida en el concepto.

Para mayor información consultar el apartado Diferencias factura compra.

17 Precios de venta al público PVP

Esta funcionalidad está disponible para el módulo de RETAIL.

El precio de venta al público (PVP) es el importe económico con el que el comprador debe satisfacer al vendedor. Se calcula a partir de la suma del coste base más los márgenes de venta.

La obtención de los precios de venta al público puede ser muy compleja. Por un lado, el sistema permite determinar que conceptos conforman el coste base. Por otro lado la definición de los márgenes de venta puede realizarse según diferentes entidades como artículos o familias de artículos.

Para que un albarán pueda modificar el precio PVP debe estar validado y el valor informado en el indicativo de actualización de PVP de la tipología de albarán debe tomar alguno de los siguientes valores:

  • Online: actualiza los registros de modificación masiva de PVP en la validación del documento.
  • Batch: actualiza los registros de modificación masiva de PVP previo requerimiento.

    El valor a seleccionar en condiciones normales sería Online, ya que permite automatizar la inserción de registros de propuesta de modificación de precios.

Es en el proceso de modificación de precios de venta al público, donde se hace la propuesta del coste base PVP a partir de los albaranes de compras que se encuentren validados y tengan el indicativo de actualizar PVP activo.

Menu path:
Retail / PVP / Procesos / Generación de PVP

Para mayor información, consultar el apartado de artículos y precios de venta al público.
 

18 Declaración INTRASTAT

El Intrastat es el sistema que recoge las estadísticas de tráfico de mercancías entre países de la Unión Europea.

De cara a la confección del intrastat, en la tipología de albarán es posible informar la naturaleza de la transacción, es decir, indicar si es una compraventa en firme, un leasing, un trueque, etc.

También se permite registrar el código del régimen estadístico.

Existe un proceso que permite el registro de INTRASTAT para las exportaciones realizadas a la Unión Europea en el periodo indicado, llamado generación del fichero para la declaración del Intrastat.

Menu path:
Finanzas / Impuestos / Intrastat / Fichero intrastat

En este proceso se seleccionarán aquellos albaranes no bloqueados cuya dirección de envío pertenezca a la UE.

Para cada albarán y en base a la información existente en el registro de expedientes de exportación de cada uno de ellos, se genera un registro de INTRASTAT. Cada albarán que sea tratado se marca como procesado a través del registro de autorizaciones, asignándole un registro con el código de bloqueo 91 (INTRASTAT GENERADO).

Para más información, consultar la sección Generación Fichero Intrastat.

19 Análisis ABC

El análisis ABC es un proceso basado en el principio de Pareto mediante el cual se clasifican los artículos según su volumen de compras.

Ejemplo de clasificación ABC

Una vez ordenados de mayor a menor % del total de ventas, se definen 3 clases de productos:

  • Clase A: El 20% de los artículos representa el 75% de las ventas.
  • Clase B: El 30% de los artículos representan el 15% de las ventas.
  • Clase C: El 50% de los artículos representan el 10% de las ventas

Para decidir si un tipo de albarán ha de ser considerado en el cálculo del ABC de compras, se debe informar el campo “ABC compras” en la tipología. Los valores que puede tomar son:

  • Sumando: el tipo de albarán actualiza el ABC de compras sumando.
  • Restando: el tipo de albarán actualiza el ABC de compras restando.
  • No: el tipo de suministro no actualiza el ABC de compras.

Se deberá definir un tipo de clasificación de Compras y definir para cada uno los tipos A,B,C (típicamente 3) un porcentaje mínimo y uno máximo. Los porcentajes deben sumar entre los tipos asignados a cada clasificación el 100% del porcentaje.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Definición ABC / Clasificación ABC

Es posible también definir en el formulario de tipos de cálculo ABC los diferentes tipos de cálculo del consumo medio especificando el periodo de inicio en base a un retroceso, definido mediante un número de meses y/o años tomando como referencia el mes actual.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Definición ABC / Tipos de cálculo de ABC

El proceso para calcular el Análisis ABC por artículo se encuentra en la suiguiente ruta:

Menu path:
Logística / Stocks / Análisis / Análisis ABC

Para la ejecución del proceso ABC de compras, las variables deberán tomar los siguientes valores:

  • Clasificación: compras.
  • Modo de cálculo ABC: por importe.

20 Acciones auxiliares

 

20.1 Registrar notas de albaranes

Antes de dar de alta una nota de albarán, se debe definir previamente un tipo de nota en el maestro de tipologías de notas. Para más información, ver la sección Tipología de notas.

Menu path:
Maestros / Auxiliares / Tipos de notas

A parte de indicar el tipo de nota, el nombre de la tabla y la descripción, en este maestro se define si las notas se imprimen y en qué zona del documento impreso se muestran:

  • No: Las notas no serán impresas al imprimir el documento.
  • Cabecera: Las notas se imprimirán en la cabecera del documento.
  • Pie: Las notas se imprimirán a pie de página del documento.

Las notas se pueden asociar a una cabecera o a una línea de albarán de manera independiente. El acceso al registro de notas de cabecera es el siguiente:

Desde cada línea se accede a la opción del registro de notas asociadas, como se puede apreciar:

En ambos casos, el registro se hace en un formulario similar que exige como campos obligatorios el código de tipo de nota y el número de orden de la nota dentro del documento.

Es posible registrar más de una nota por cabecera o por línea de albarán.
 

20.2 Asociar documentos a albaranes

Para insertar información multimedia asociada a un documento del tipo albarán, es necesario definir un tipo de documento en el maestro correspondiente.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Terceros / Clasificación / Tipos de documentos

Al igual que en las notas, los documentos pueden asociarse tanto a la cabecera como a la línea de albaranes, y su acceso se encuentra en diferentes pestañas.


En ambos casos, el sistema requiere que se informe el tipo de documento y la fecha del fichero. El archivo multimedia es cargado desde el botón CHOOSE FILE.

 

20.3 Registrar valores de características de albaranes

Antes de registrar valores de características a un albarán, es necesario definir tales características en su respectivo maestro.

Menu path:
Finanzas / Maestros / Auxiliares / Características

Se puede configurar el conjunto de características para asociarse a un tipo de albarán informando del código de grupo de características en el maestro de características y luego informando de este grupo en la tipología de albaranes.

Para registrar los valores de características del albarán se accede desde la opción Características de la pestaña Documentos .

Todas las características definidas en el maestro de características que estén asociadas al tipo de albarán serán copiadas con los valores sin informar.

Se debe tener en cuenta que los albaranes que tengan asociados algún documento previo, obtendrán de manera automática las características con los valores indicados en dicho origen.