Un activo permanente son todos aquellos derechos y bienes de una empresa a largo plazo, cuyo valor no puede transformarse en líquido en menos de un año. También incluye aquellos elementos que no tienen un valor propio o un vencimiento fijo, como pueden ser las propiedades o los terrenos.

La amortización es la distribución del gasto de los activos permanentes.

Jerárquicamente, la estructura del inmovilizado es la siguiente:

• Bienes.
• Elementos.
• Componentes.

Los bienes son un conjunto de elementos y estos a su vez son un conjunto de componentes, la unidad mínima de control de los activos permanentes.

Procedimientos para alterar o modificar los apuntes generados del control de activos fijos a nivel de bien, elemento y componente.

Definición de grupos de activos fijos, atendiendo a su naturaleza contable, familia de activo o grupo de amortización.

Es la unidad genérica, donde se establece tanto el grupo de inmovilizado como el grupo y código fiscal. Los bienes engloban los elementos, que a su vez contienen los componentes.

Su definición es libre, depende de las necesidades de la organización.

En este nivel de definición del inmovilizado, es donde se define la práctica totalidad de la información contable general y de costes: grupo contable donde están asignadas todas las cuentas contables para la gestión de las amortizaciones, el proyecto, la sección, la cuenta de explotación y el centro de coste.

Mediante esta opción se accede al registro y definición de los elementos de inmovilizado asignados a cada uno de los bienes de inmovilizado, desde el cual, si el usuario dispone de los permisos necesarios, es posible crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Los componentes son las unidades de información mínimas para el control del inmovilizado. Sus registros pueden expresar las adquisiciones factura a factura y el control económico del inmovilizado recae en este nivel de información, así como, los sistemas contables y métodos de amortización.

Mediante esta opción se accede al registro y definición de los componentes de inmovilizado asignados a cada uno de los elementos y bienes de inmovilizado, desde el cual, si el usuario dispone de los permisos necesarios, es posible crear, modificar y borrar dichas definiciones.

Procedimientos para la imputación o actualización de los movimientos de activos fijos / amortizaciones y procedimientos de simulación, a través de los siguientes tratamientos.

Procedimiento para la contabilización de las amortizaciones, generando los asientos contables de las amortizaciones correspondientes al período, proyecto y sistemas contables solicitados.

El ejercicio contable que figura en el histórico de amortizaciones, debe estar desagrupado en períodos contables.

Los movimientos a centros de coste se generan según la imputación programada para el ejercicio contable y la cuenta contable, o bien, se imputan directamente a la cuenta de explotación y centro de coste indicados en el elemento.

Este es un proceso reversible, existen dos acciones:

• Contabilizar: genera las contabilizaciones de las amortizaciones pendientes, cambiando el histórico del cuadro de amortizaciones a “Contabilizado”.
• Descontabilizar: genera las desamortizaciones correspondientes, cambiando el estado en el histórico de amortizaciones a Normal y generando un asiento de signo inverso.

El proceso se encuentra en el siguiente menú:

Procedimiento para el traspaso de elementos, permitiendo realizar cambios de códigos de bien y en consecuencia de las cuentas de inmovilizado, de códigos de proyecto contable, de sección contable, y de cuenta de explotación y centro de coste de los elementos seleccionados.

Genera automáticamente los apuntes contables para recoger los cambios efectuados, a nivel de todos los registros de maestros de inmovilizado y contabilidad general. Los apuntes se contabilizan en la fecha de ejecución del proceso y toman los datos del registro de parámetros por defecto.

El proceso es accesible desde el siguiente punto del menú:

Procedimiento para el cambio de amortización, permitiendo modificar el criterio de amortización de las componentes de inmovilizado seleccionadas.

Dentro de los márgenes del mínimo y el máximo admitidos fiscalmente, este objeto permite cambiar el sistema de amortización de componentes para así poder adaptar el beneficio anual de la empresa.

Este proceso no genera asientos contables pero sí cambia el histórico de amortizaciones en caso de que la fecha proceso no coincida con la fecha de finalización del período de amortización.

El proceso se encuentra en el siguiente menú:

Este proceso consiste en dividir un elemento en varios elementos, repartiendo el importe del elemento original proporcionalmente, según las condiciones indicadas en el formulario.

Los importes económicos de valor de adquisición, amortización acumulada e importes netos son repartidos proporcionalmente a cada uno de ellos.

El sistema requiere que se indique de la siguiente información:

• Serial o identificador del elemento a dividir.
• Tipo de división: Por porcentaje o importe.
• Número de divisiones.
• Valor porcentual o absoluto del importe a mover.
• Serie a utilizar en la codificación de los nuevos elementos, por defecto es "AUTO"

El proceso finaliza mostrando los datos del elemento origen con el importe de adquisición anterior a la división y el importe final después de aplicar las sucesivas divisiones.

También se muestran los identificadores y códigos de elemento de los nuevos registros generados.

El proceso es accesible desde el siguiente punto del menú:

Los procedimientos para dar de baja de forma total, parcial o venta de componentes del inmovilizado, generan automáticamente los correspondientes asientos contables según las Normas de Registro y Valoración (NRV). Los datos quedan reflejados en el registro de componentes del inmovilizado.

Una vez posicionados en el detalle de los componentes, en la parte inferior se muestra el detalle de los valores de amortización del componente en el que es posible realizar una baja total, parcial, o una venta.

En la ejecución de esta acción se generan dos apuntes contables para contabilizar la amortización pendiente hasta la fecha, en caso de que exista. Además te divide el componente en dos, uno es dado de baja, y el otro sigue activo por el importe restante (Valor de inventario - valor de baja). Con este componente el sistema genera otro cuadro que seguirá amortizando con normalidad.

En primer lugar se generan dos apuntes contables para contabilizar la amortización pendiente hasta la fecha de la baja, en el caso de que exista amortización pendiente hasta esa fecha.

Por otra parte se realiza la desactivación del componente asentando tres apuntes contables para retroceder el valor de adquisición y la amortización acumulada hasta la fecha de la baja.

En primer lugar se contabiliza la amortización pendiente hasta la fecha de la baja, en el caso de que exista amortización pendiente hasta esa fecha.

Por otra parte se realiza la contabilización de la Venta del componente en la cuenta contable indicada dando de baja el componente. Por la diferencia entre la Venta y el VNC se abre una cuenta de beneficios del inmovilizado o pérdidas según corresponda.

Mediante esta tipología de acción se permite modificar el estado de un componente y desactivar su puesta en marcha de forma temporal hasta el momento en el que se decida poner en marcha la activación de la amortización.

Este proceso no genera apuntes contables.

Mediante esta acción es posible dar de baja un bien el cual ya no está en situación de continuar prestando servicio a su finalidad. En este caso se realizará un apunte contra Pérdidas procedentes del inmovilizado (671).

Una vez realizada esta acción el componente se encuentra fuera de servicio y por tanto no participa en las amortizaciones contables. Un ejemplo de la utilidad de esta acción puede ser el caso de las puestas en funcionamiento de equipamientos, en este caso no genera apuntes contables.

De forma estándar, el sistema proporciona una batería de informes a nivel de comprobación, amortización, situación, control de integridad y análisis desviaciones, detallados a continuación.

Informes para realizar una comprobación de los datos económicos a nivel de bien, elemento y componente, por sistema contable. Dónde nos indica los valores de inventario, residual y neto, la amortización acumulada y el estado en el momento de la consulta.

Desde cada informe se puede navegar al siguiente estrato, es decir, desde el de bienes se puede profundizar en la comprobación de los elementos y desde los elementos se puede consultar el informe de comprobación de los componentes.

• Comprobación bienes de activos fijos
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Bienes
  
• Comprobación elementos de activos fijos
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Elementos
  
• Comprobación componentes de activos fijos
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Componentes
  
• Cuadro amortizaciones desglosado por períodos
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Comprobación / Cuadro de amortizaciones
  

Mediante estos informes se puede obtener, agrupado por sistemas contables y bienes de inmovilizado, un estado de la situación de las amortizaciones de los bienes, elementos y componentes existentes en cada empresa.

Según las necesidades hay diferentes tipos de informe que se pueden consultar:

• Situación actual: Muestra la situación actual de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto.
  Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación actual
• Situación previsional a 5 años: Muestra la previsión de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto. Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación previsional a 5 años
• Situación histórica: Muestra la situación histórica de amortizaciones agrupada por bien, elementos, componente o proyecto. Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Amortizaciones / Situación histórica

Por el hecho de que el sistema mantenga en línea este registro, no se requiere intervención manual por parte del usuario, no existiendo la posibilidad de insertar, modificar o borrar registros del mismo.

Procedimientos varios para obtener informes de situación relativos al inmovilizado, tales como:

• Inventario del inmovilizado: Mediante este informe se puede obtener una situación global del inventario de inmovilizado a la fecha solicitada. El informe se presenta agrupado y desglosado por sistemas contables, bienes, elementos y componentes de inmovilizado, en el que se muestra al mayor detalle un estado de las amortizaciones a la fecha de situación informada.
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Inventario
  
• Elementos de inmovilizado inactivos: te informe permite obtener una relación de elementos de inmovilizado, agrupados por bienes, que se encuentran en estado inactivo, en el que se muestra por cada uno de ellos la situación del estado de sus amortizaciones.
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos inactivos
  
• Elementos de inmovilizado inactivos por proyecto: Este informe permite obtener una relación de elementos de inmovilizado, agrupados por proyectos y bienes, que se encuentran en estado inactivo, en el que se muestra por cada uno de ellos la situación del estado de sus amortizaciones.
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos inactivos por proyecto
  
• Histórico de elementos traspasados: Te permite obtener un listado histórico de los elementos traspasados a través del proceso.
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Altas, bajas y ventas / Traspasos
  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Situación / Elementos traspasados
  
• Estado totalmente amortizado: Este informe permite obtener una relación de los bienes, elementos y componentes en estado totalmente amortizados a la fecha de posición informada.
  Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Situación / Totalmente amortizados
• Altas, bajas y ventas: Mediante este informe se puede obtener una situación de amortizaciones, separado por altas, bajas y ventas, agrupado por bienes, elementos, componentes, proyectos o traspasos, y fechas de alta o baja, de todas las altas o bajas de inmovilizado que se hayan producido en el periodo de fechas indicado.
  Menu path: Finanzas / Activos permanentes / Situación / Altas, bajas y ventas

Informes para obtener un detalle por cuentas contables, proyectos, secciones y sistemas contables, con los posibles descuadres entre el saldo contable de las subcuentas de amortizaciones acumuladas y el histórico, por la parte de amortización contabilizada en el período de fechas indicado en la consulta. De la misma forma, se pueden obtener referidos al inmovilizado.

• Descuadre general --> amortización
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en las amortizaciones acumuladas
  
• Descuadre general --> inmovilizado
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  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en el inventario de los activos fijos
  
• Descuadre amortización en histórico
  Menu path:

  Finanzas / Activos permanentes / Informes / Control de integridad / Descuadres en el registro histórico de amortizaciones