La programación de los procesos de reparto, comienza por la definición de los datos contables que constituyen el origen de los procesos de reparto. Estos datos contables constituyen el criterio de selección de los saldos contables de los que se realiza la distribución o reparto entre cada una de las combinaciones de unidades contables definidas como líneas de reparto de destino.

Tal como queda indicado en el apartado de "Configuración contabilidad costes", la información se alimenta directamente de la contabilidad general y por ende del registro de documentos que la originaron.

A continuación, se detallan procedimientos para el mantenimiento y comprobación de apuntes en la contabilidad de costes.

Acceso al registro de apuntes de costes o analítica en tiempo real, a partir del cual se podrá consultar el movimiento contable que ha generado el coste.

Este mantenimiento permite asignar a una determinada cuenta contable unos ingresos o gastos repartidos entre un número determinado de centros de coste / cuentas de explotación.

Para un mayor conocimiento en la forma de tratamiento, recomendamos la lectura de la herramienta de ayuda que figura en el procedimiento.

Acceso al registro de apuntes de costes o analítica del área diferida, a partir del cual se podrá consultar el movimiento contable que ha generado el coste.

El sistema permite introducir apuntes contables y asignar movimientos de costes quedando en estado pendiente de contabilizar, sin actualizar los saldos de las cuentas contables ni de costes.

Los registros de costes del área diferida pasarán al área de tiempo real, cuando se ejecute el proceso de contabilización de los movimientos de la contabilidad general del borrador a real.

Informe de comprobación del registro de costes o analítica en el área de información real, según criterio de selección.

La información se presenta ordenada por fecha de contabilización y orden de registro, con posibilidad de acceso al registro de movimiento contable.

Informe de comprobación del registro de costes o analítica en el área de información diferida, según criterio de selección.

La información se presenta ordenada por fecha de contabilización y orden de registro, con posibilidad de acceso al registro de movimiento contable.

La selección de los datos de origen

Generación:

• Ambos. El proceso de reparto se realiza, por un lado, considerando saldos de origen en contabilidad general y en contabilidad de costes, y por el otro, distribuyendo esos saldos mediante movimientos de contrapartida en ambas áreas.
• Contabilidad General. El proceso de reparto considera saldos de contabilidad general, y los distribuye mediante movimientos en la misma área.
• Contabilidad de Costes. El reparto considera saldos de contabilidad general, y los distribuye mediante movimientos en la misma área.

La selección de los datos contables indicados en el Origen, puede realizarse informando valores en cualquiera de las unidades contables que configuran el modelo de datos de los movimientos contables, exceptuando el código de Sociedad. Desde el mayor nivel de dimensión analítica (Proyecto), hasta unidades de dimensión analítica inferior (Cuenta auxiliar y Dimensión). Los campos donde se informan los valores de origen no disponen de relación de integridad con cada uno de los maestros de datos respectivos. Esto permite el uso de metacaracteres de base de datos para completar o sustituir la codificación de las unidades contables, lo cual amplía las opciones de selección de saldos de origen.

• Contabilidad General y en Contabilidad de Costes: Proyecto, Sección, Cuenta, Grupo auxiliar, Cta. auxiliar, Dimensión 1, Dimensión 2, y Sistema.
• Contabilidad de Costes: Cuenta de explotación, y Centro de coste

Algunos ejemplos que incluyen el uso de los metacaracteres para completar la definición de los saldos contables de origen son:

Los campos de contrapartida permiten definir valores de destino de los saldos de origen. Por ejemplo, La entrada de un código de cuenta en el campo de contrapartida de los movimientos contables, provoca la generación automática de otro apunte similar al introducido, pero en el que se intercambian el código de cuenta por el de código de contrapartida, manteniendo todos los datos de la cabecera del asiento.

En caso de completar el programa mediante la definición de líneas de reparto, los valores de contrapartida, son propuestos por el sistema al limpiar datos para inicio de la transacción al introducir cada una de las líenas de reparto. No obstante, esos valores pueden ser modificados por el usuario, sustituyendo el valor definido en la contrapartida por un nuevo valor.

Orden de prioridad en la asignación de los valores de destino:

• Destino de extensiones de líneas de reparto
• Líneas de reparto
• Contrapartida de cabecera programa

Por tanto, los valores de las entidad contables informados en la Contrapartida de la cabecera del programa, constituyen los valores de destino del asiento de reparto para las líneas de destino en las que no se definan valores para las entidades respectivas.

En el ejemplo de reparto siguiente, la parametrización del programa de reparto, por lo que respecta al campo Proyecto, corresponde a los siguientes valores:

• Cabecera de programa, Proyecto contrapartida: ACMMAD
• Líneas de reparto,

Si bien en la contrapartida de la cabecera del programa se define como proyecto de destino ACMMAD, en una de las líneas de reparto se sustituye este valor por ACMBCN. En las otras dos líneas de reparto, el campo Proyecto se deja en blanco, por lo que se asume el de cabecera ACMBCN.

Las líneas de reparto constituyen una ampliación a la definición de la contrapartida, ya que permiten dividir el destino de los saldos de origen en varias líneas, a cada una de las cuales se le asocia un porcentaje fijo de reparto. El sistema controla que la suma de los porcentajes asignados a las líneas de reparto sea 100.

Las extensiones permiten extender la definición del programa de reparto no utilizando como criterio de distribución un porcentaje fijo, sino la proporción del saldo agregado de cada una de las combinaciones de unidades contables, obtenida a partir de uno o varios datos contables (por ejemplo, Cuenta contable o Proyecto y Cuenta contable), con respecto a la suma de los saldos de las distintas combinaciones de unidades contables informadas a modo de registro en las Extensiones de líneas de un programa de reparto.

Cada una de las combinaciones de datos contables sobre las que se pondera el reparto de los saldos de origen, está vinculada a una contrapartida contable. Esta contrapartida se compone de los datos contables informados a nivel de Extensiones líneas, además de aquéllos datos complementarios informados a nivel de Líneas de destino o Contrapartida de cabecera.

El reparto de saldos se realiza sobre la agregación de los datos contables informados en los tres grados de definición de la contrapartida. En caso que éstos no completen el 100% de las unidades contables de los apuntes a generar, se asumen como contrapartida los valores de los saldos de origen distribuidos correspondientes a los datos contables no informados.

En las Extensiones de líneas de reparto, existe la posibilidad de informar el ejercicio y período de inicio y fin que se desea utilizar para obtener los saldos contables en base a los cuales calcular los porcentajes relativos de distribución de saldos. En caso de no informar el ejercicio y períodos, se consideran, para obtener esos porcentajes los saldos agregados para el período de reparto informado al lanzar el proceso.

Para la definición de registros de origen de extensiones (cada uno de los cuales constituye una de las combinaciones de datos contables cuyo saldo agregado se pondera para el reparto) se pueden utilizar wildcards. Es por eso que en los campos de Origen de las Extensiones no hay relaciones de integridad con las tablas de maestro de Proyecto, Sección, Cuenta, etc.

Un ejemplo, es cuando se desea repartir el saldo de origen en función de los saldos de determinadas cuentascontables, por ejemplo del grupo 7.

En este ejemplo de extensiones de líneas de reparto se reparten equitativamente los saldos de origen entre tres secciones distintas: VENTAS, SC230 y COMPRAS, asociadas al proyecto de destino ACMBCN con un porcentaje de distribución del 60%.

En este apartado se realiza una descripción del procedimiento llevado a cabo para elaborar un programa de contabilidad de costes cuya parametrización esté alineada con la estrategia de análisis de costes de la empresa en general o de una unidad de negocio en particular.

El módulo de contabilidad de costes permite agregar dos nuevas dimensiones financieras (Centro de coste y Cuenta de explotación), con respecto a las dimensiones de Proyecto y Sección, comunes a todas las funciones abarcadas por el sistema. De acuerdo con este modelo, en el siguiente gráfico se muestra un diagrama que simboliza un sistema de reparto de costes indirectos o de estructura, designados mediante cuentas de explotación. Estos costes se distribuyen por centro de coste según criterios que permitan asignarlos de manera proporcional a unidades estadísticas asociadas a las actividades que los generan.

Se puede interpretar que en la estructura matricial existe un doble flujo de autoridad: vertical desde el punto de vista jerárquico y horizontal desde el punto de vista técnico o de proyecto.

En este caso, los N centros de coste pueden interpretarse desde el punto de vista de los ámbitos disciplinares, o departamentos, más significativos en los que se divide la estructura funcional de la empresa en general, así como para un determinado proceso de negocio en particular. Las cuentas de explotación se definen en dos sentidos:

• Como líneas de negocio, de manera que su alcance se extiende a varios centro de coste, ya que pueden entenderse como funciones que obtienen soporte de diversas disciplinas a lo largo de procesos interdepartamentales.
• En el sentido inverso, se desarrollan funciones que facilitan productos o servicios comunes a las necesidades de diversos departamentos.

En el esquema adoptado, los costes se reparten por centro de coste en el eje de abcisas (y) y las cuentas de explotación en el de ordenadas (x).

Los procedimientos relacionados con Contabilidad de costes se definen de manera esquemática en el siguiente listado:

• Procedimientos de imputación asociados a apuntes vinculados con el registro contable, tales como:
  • Imputación manual, en la que el usuario define el reparto de costes de las líneas de un movimiento contable, a partir del enlace que lo relaciona con costes.
  • Imputación automática, generada a partir de apuntes ocasionados por procesos de facturación, interfases externas, etc.
• Imputación automática a través de programas de imputación de costes.
• Redistribución automática de costes mediante programas de distribución de costes.
• Apuntes manuales de redistribución no vinculados con Contabilidad general.

Los procedimientos con los que cuenta el sistema de cara a realizar imputaciones automáticas de costes se resumen en el siguiente listado:

• Definir relaciones contables asociadas a procesos de gestión, las cuales definen modos de contabilización para líneas de asientos programables del área de gestión. Se parametrizan desde el maestro de Contabilización de Gestión. Estas Relaciones se asignan en base a asociaciones entre:
  • Tipos de contabilización. Se utilizan para la contabilización de los distintos documentos del sistema, y generalmente se asocian a artículos o familias de los mismos.
  • Asientos contables. Generalmente su programación se relaciona con modelos de operaciones de gestión.
• Definir programas de imputación de costes.

> El primero de los procedimientos permite realizar la imputación del saldo de la línea de un asiento programable generado a través de un proceso de gestión. En este caso, la línea de tipo de asiento se asocia con una relación contable que da lugar a la imputación de costes. La imputación ocasionada se realiza sobre la combinación de cuenta de explotación y centro de coste indicados en la Relación. En estos casos, se imputa el 100% del saldo asociado a la línea, a una única agrupación de Cuenta y Centro.

En caso que, desde el área de Gestión, no se especifique una Cuenta y Centro en una determinada relación contable, el sistema verifica que la cuenta contable definida en esa Relación esté asignada en algún programa de imputación de costes del área de Finanzas.

> El segundo de los procedimientos puede desencadenarse en caso que no se haya efectuado imputación de costes de una línea de asiento, en primera instancia, debido a que no está asociada a una relación contable. La definición de programas de imputación de costes sobre Cuentas de explotación/Centros de coste se realiza en base a la asignación de los saldos de cuentas contables, por proyecto y sección, ponderados por un porcentaje de reparto, a una serie de Cuentas/Centros.

En los siguientes gráficos se muestran de manera esquemática las dos metodologías de asignación de costes mencionadas, así como las entidades que intervienen en los procesos.

Los procedimientos de imputación implican la generación de movimientos contables en los que se detalla el reparto de las cantidades asociadas a líneas de asientos contables, que son susceptibles de generar imputación de costes mediante uno de los dos procedimientos descritos.

Para realizar la imputación manual de una línea de asiento contable, se accede al movimiento contable en el que se incluyen las líneas cuyos importes se desea imputar. Debe tenerse en cuenta que para facilitar la opción de imputación de costes, la cuenta contable de la línea desde la que se imputa debe estar ser de tipo Coste, parametrizado desde el maestro de cuentas contables (ccuentas). Normalmente, este tipo de cuenta se asocia a las cuentas de gestión (grupos 6 y 7), de cara a tomarlas en consideración para realizar la contabilidad por centros de costes.

En la siguiente tabla, se muestra un ejemplo de imputación manual de costes a partir de una línea de asiento contable.

La definición de programas de imputación de costes desde el área de Contabilidad de costes se lleva a cabo a través de la opción de Programas - Imputación. Desde esta opción se asignan las cuentas contables -por proyecto y sección- a los programas de imputación definidos por el usuario.

A continuación, desde la opción Programas - Porcentajes, se realiza la distribución del saldo agregado en el programa a través de las cuentas contables asignadas. El reparto se realiza sobre Cuentas de explotación / Centro de coste, en cuyos saldos se acumula el porcentaje asignado de las líneas afectadas por el proceso de imputación automática.

A continuación se detalla un ejemplo de definición de un programa de imputación de costes. En primer lugar se define el programa, posteriormente se realiza la asignación de cuentas por proyecto y sección, así como las líneas de imputación del programa.

La definición de las líneas del programa permite distribuir el saldo agregado a partir de los movimientos de las cuentas contables. Para ello se fijan los porcentajes de reparto para cada una de las intersecciones de cuenta explotación y centro de costes.

Los programas de distribución de costes distribuyen los saldos de las Cuentas de explotación / Centros de coste, acumulados durante un período a partir de las imputaciones devengadas por los procedimientos de imputación de movimientos de costes.

• Distribución manual, mediante la introducción de movimientos de costes no vinculados con el diario contable.
• Definición de programas de distribución automática de costes.

Para efectuar una distribución manual de costes se accede al registro de costes, desde el cual se pueden introducir los movimientos de distribución de un determinado saldo de costes.

Los programas de distribución de costes, generalmente se utilizan para confeccionar un sistema de redistribución de costes de departamentos o secciones de la organización considerados como no asociados de manera directa con la operativa desarrollada en los departamentos de explotación. Esta imputación permitirá la obtención de cuentas de resultados analíticas por unidad de venta o producción.

En el siguiente gráfico se observa cómo un programa de distribución se descompone en una serie de números de orden de programa. Del número de orden (1, ..., N), se deriva la secuencia de ejecución de los apartados de distribución de costes de que consta el programa.

En la tabla ejemplo, los parámetros de Origen de los costes distribuidos en las cuentas de explotación / centros de coste, admiten una definición de tipo genérico (*), así como particularizado para un determinado Proyecto, Sección, y Cuenta contable.

El programa de distribución acumula el saldo de los importes de los movimientos contables asociados a los indicadores de origen, así como a la

Los parámetros de contrapartida se asignan a valores de tipo NULL, de manera que en los movimientos de contabilidad de costes si alguno de los campos de contrapartida está informado, los códigos de origen se cancelarán con los códigos de contrapartida en los movimientos de contabilidad de costes.

Las diversas líneas entre las cuales se distribuyen La agregación de los saldos de costes de cada uno de los apartados que componen un programa se realiza a partir de cuentas contables, por proyecto y sección. Definiendo los parámetros de cuenta de explotación, centro de coste, y cuenta contable.

La asignación de costes que se efectúa para repartir el saldo de origen de cada uno de los apartados que componen un programa de distribución, se realiza entre las líneas que componen el detalle de cada apartado, y se puede realizar en base a tres criterios diferenciados, tales como:

• Asignando un porcentaje fijo a cada una de las líneas, de modo que un determinado tanto por ciento del saldo se debe imputar al centro de coste / cuenta de explotación y cuenta destino.
• En base al porcentaje que representa el saldo de cuenta contable
• Según un programa de movimientos de estadísticos.

> A continuación

> A continuación, se detallan dos apartados de un programa de distribución orientado a los tipos de actividad desarrollados en .

• Porcentaje fijo de distribución. Se asigna un porcentaje específico para cada una de las líneas entre las que se realiza el reparto.
• Cuenta porcentaje. Permite implementar un sistema de imputación de costes dinámico, ya que el reparto se efectúa en base al porcentaje que representa el saldo de cada cuenta porcentaje respecto al total de saldos de las cuentas patrón de un mismo detalle de programa.
• Movimientos estadísticos. La distribución se realiza según las unidades estadísticas imputadas a la Cuenta de explotación / Centro de coste de destino, en el mantenimiento de movimientos estadísticos.

El cálculo del porcentaje de distribución de costes depende de la cantidad de unidades estadísticas imputadas a la cuenta de explotación / centro de coste destino en el mantenimiento de movimientos estadísticos. A su vez, la definición de un programa de distribución de costes está compuesta de una serie de líneas entre las que se distribuyen los costes.

El reparto de costes por movimientos estadísticos para la cuenta de explotación MANUTENCIÓN, se basa en la distribución que presenta la unidad estadística de EMP, tomada como referencia para asignar los costes generados para a centros de coste y cuenta de cuenta de explotación.