Tal como queda indicado en el apartado de "Configuración contabilidad costes", la información se alimenta directamente de la contabilidad general y por ende del registro de documentos que la originaron.

A continuación, se detallan procedimientos para el mantenimiento y comprobación de apuntes en la contabilidad de costes.

Acceso al registro de apuntes de costes o analítica en tiempo real, a partir del cual se podrá consultar el movimiento contable que ha generado el coste.

Este mantenimiento permite asignar a una determinada cuenta contable unos ingresos o gastos repartidos entre un número determinado de centros de coste / cuentas de explotación.

Para un mayor conocimiento en la forma de tratamiento, recomendamos la lectura de la herramienta de ayuda que figura en el procedimiento.

Acceso al registro de apuntes de costes o analítica del área diferida, a partir del cual se podrá consultar el movimiento contable que ha generado el coste.

El sistema permite introducir apuntes contables y asignar movimientos de costes quedando en estado pendiente de contabilizar, sin actualizar los saldos de las cuentas contables ni de costes.

Los registros de costes del área diferida pasarán al área de tiempo real, cuando se ejecute el proceso de contabilización de los movimientos de la contabilidad general del borrador a real.

Informe de comprobación del registro de costes o analítica en el área de información real, según criterio de selección.

La información se presenta ordenada por fecha de contabilización y orden de registro, con posibilidad de acceso al registro de movimiento contable.

Informe de comprobación del registro de costes o analítica en el área de información diferida, según criterio de selección.

La información se presenta ordenada por fecha de contabilización y orden de registro, con posibilidad de acceso al registro de movimiento contable.

Los procedimientos relacionados con Contabilidad de costes se definen de manera esquemática en el siguiente listado:

• Procedimientos de imputación asociados a apuntes vinculados con el registro contable, tales como:
  • Imputación manual, en la que el usuario define el reparto de costes de las líneas de un movimiento contable, a partir del enlace que lo relaciona con costes.
  • Imputación automática, generada a partir de apuntes ocasionados por procesos de facturación, interfases externas, etc.
• Imputación automática a través de programas de imputación de costes.
• Redistribución automática de costes mediante programas de distribución de costes.
• Apuntes manuales de redistribución no vinculados con Contabilidad general.

Procedimientos para la imputación y distribución de costes, en sus diferentes casuísticas, según se comenta a continuación.

Los procesos de distribución de costes afectan solamente a la contabilidad de costes sin alterar la contabilidad general.

La definición de programas de imputación de costes permite, mediante la asignación adecuada de porcentajes de imputación, distribuir costes específicos generados en la organización sobre combinaciones de unidades analíticas que representan un origen de estos costes según criterios de actividad, área o unidad de negocio, o producto.

Para la definición de los programas de imputación, inicialmente se identifica el origen de los movimientos contables a partir de cuyos saldos (de debe o de haber) se realiza la imputación de costes. Este origen se relaciona con un programa de imputación, el cual se compone de una cabecera identificativa y de tantas líneas de imputación como sea necesario para ponderar la distribución de los saldos de origen entre combinaciones de centros de coste y cuentas de explotación.

Los programas de imputación de costes actúan en cada contabilización efectuada. No obstante atendiendo a su definición, no puede manejar cuestiones relacionadas con la capacidad productiva, costes de subactividad o otros datos de proceso fabril.

Codificación de los porcentajes de imputación para el programa de imputación automática de costes, que una vez codificado, se pasará a la definición del mismo estableciendo los porcentajes de imputación para poder ser asignados a las cuentas contables que proceda.

Estas distribuciones porcentuales pueden asignarse directamente a cuentas contables mediante el programa de imputación o bien utilizarse desde el maestro de movimientos de coste.

Programación o asignación de imputaciones automáticas de costes para las cuentas contables indicadas. Consisten en asignar a aquellas cuentas de costes que se desee el programa de imputación que previamente se hayan definido en el maestro de programas de imputación de costes.

Definición de los programas de distribución de costes, referentes a la información de origen: proyectos, secciones, cuentas contables, cuentas de explotación y centros de coste.

En lo que a la información a generar o destino se refiere, se habrá de definir en las líneas de detalle de los programas de distribución. Estos programas de distribución de costes, generalmente se utilizan para redistribuir costes de departamentos o secciones de la organización considerados no operativas a departamentos operativos o de explotación.

Costes directos de determinados centros de coste/cuentas de explotación a otros centros de coste/cuentas de explotación como costes indirectos.

La imputación permitirá la obtención de cuentas de resultados analíticas por unidad de ventas o producción.

Proceso para ejecutar los programas de distribución de los saldos producidos por los movimientos de costes.

Tiene en cuenta las líneas del programa de distribución de costes seleccionado. Las líneas indica el centro de coste, la cuenta de explotación y la subcuenta contable orígenes, con los saldos a distribuir, en el porcentaje indicado, para los centros de coste, cuentas de explotación y cuentas contables indicadas como destino.

A continuación, se detallan dos procedimientos considerados especiales por su forma operativa, precisando acceso exclusivo a la base de datos, debido a lo cual, se recomienda para su realización la intervención del personal técnico responsable de los sistemas de información.

Procedimiento para resumir los movimientos de costes pertenecientes a un ejercicio determinado borrado de la base de datos. Los movimientos de costes, origen del apunte resumen, ligados a la contabilidad general, serán borrados perdiendo todo enlace con la misma. Solo tratar ejercicios contables ya borrados.

La regeneración de los saldos de costes se produce a partir de la información contenida en el diario de apuntes de costes del área de tiempo real, sin tener en cuenta los de la área diferida.

Existe una extensa gama de informes dentro del área de costes, creados con diferentes criterios de contenido y utilización.

Informe de situación global por centros de coste en lo que a saldos de costes y saldos presupuestarios se refiere, teniendo en cuenta los centros seleccionados y el ejercicio indicado.

Se presenta dividido por áreas en las que se muestra la información propiamente dicha y una representación gráfica de diversos aspectos relacionados con los saldos y presupuestos de cada centro. Las áreas serán las siguientes : Saldos, Presupuestos, Desviaciones año actual, Desviaciones año anterior y una representación gráfica en forma de Análisis Z.

A través de esta opción se podrá obtener un metacubo de saldos de costes por ejercicios, presentando la información como una tabla de doble entrada compuesta de filas y columnas.

Las filas hacen referencia a proyectos, secciones, centros de costes y cuentas de explotación, y las columnas a períodos de cada uno de los ejercicios seleccionados, existe múltiples posibilidades para conjugar los distintos agrupadores y así obtener distintos enfoques de los mismos resultados.

Opción para acceder a la consulta de saldos acumulados de costes, los cuales el sistema mantiene en línea de forma automática. Estando situados en el saldo de un determinado ejercicio, periodo, proyecto, sección, cuenta contable, centro y cuenta de explotación, en la parte inferior de la pantalla se muestran los restantes saldos de los distintos períodos del ejercicio. Adicionalmente se muestra una representación gráfica de dichos saldos.

Si se observara que algún saldo no fuese correcto, mediante el proceso de regeneración de costes se podría, a partir de los movimientos de costes existentes, volver a generar todos los saldos. Este procedimiento debido a la manipulación masiva de información, recomendamos sea realizado por el personal técnico responsable de los sistemas de información.

Informes de saldos acumulados para obtener una comprobación de los registros de costes o analítica a nivel de : Ejercicios, Períodos, Proyectos, Secciones, Cuentas contables, Centros, Centros y cuentas contables, Centros y cuentas de explotación, Cuentas de explotación y Cuentas de explotación y centros.

Edición de diferentes balances de saldos de costes a nivel de centros, cuentas contables y cuentas de explotación.

Edición de los diferentes balances de saldos de costes comparativos por ejercicios y períodos a nivel de centros, cuentas contables y cuentas explotación.

Compara por el nivel deseado, los saldos de costes acumulados del ejercicio solicitado con los del ejercicio anterior, calculando y mostrando los porcentajes de variación.