Este proceso permite ejecutar los programas de redistribución de saldos por proyectos contables.

Para ello, se tiene en cuenta las líneas correspondientes al código del programa de redistribución seleccionado por el usuario.

Cada línea indica el proyecto, la sección contable y la cuenta contable origen cuyo saldo se va a distribuir, en el porcentaje indicado o calculado, para los proyectos y cuentas contables indicadas como destino.

La programación de los procesos de reparto, comienza por la definición de los datos contables que constituyen el origen de los procesos de reparto. Estos datos contables constituyen el criterio de selección de los saldos contables de los que se realiza la distribución o reparto entre cada una de las combinaciones de unidades contables definidas como líneas de reparto de destino.

La selección de los datos de origen

Generación:

• Ambos. El proceso de reparto se realiza, por un lado, considerando saldos de origen en contabilidad general y en contabilidad de costes, y por el otro, distribuyendo esos saldos mediante movimientos de contrapartida en ambas áreas.
• Contabilidad General. El proceso de reparto considera saldos de contabilidad general, y los distribuye mediante movimientos en la misma área.
• Contabilidad de Costes. El reparto considera saldos de contabilidad general, y los distribuye mediante movimientos en la misma área.

La selección de los datos contables indicados en el Origen, puede realizarse informando valores en cualquiera de las unidades contables que configuran el modelo de datos de los movimientos contables, exceptuando el código de Sociedad. Desde el mayor nivel de dimensión analítica (Proyecto), hasta unidades de dimensión analítica inferior (Cuenta auxiliar y Dimensión). Los campos donde se informan los valores de origen no disponen de relación de integridad con cada uno de los maestros de datos respectivos. Esto permite el uso de metacaracteres de base de datos para completar o sustituir la codificación de las unidades contables, lo cual amplía las opciones de selección de saldos de origen.

• Contabilidad General y en Contabilidad de Costes: Proyecto, Sección, Cuenta, Grupo auxiliar, Cta. auxiliar, Dimensión 1, Dimensión 2, y Sistema.
• Contabilidad de Costes: Cuenta de explotación, y Centro de coste

Algunos ejemplos que incluyen el uso de los metacaracteres para completar la definición de los saldos contables de origen son:

Los campos de contrapartida permiten definir valores de destino de los saldos de origen. Por ejemplo, La entrada de un código de cuenta en el campo de contrapartida de los movimientos contables, provoca la generación automática de otro apunte similar al introducido, pero en el que se intercambian el código de cuenta por el de código de contrapartida, manteniendo todos los datos de la cabecera del asiento.

En caso de completar el programa mediante la definición de líneas de reparto, los valores de contrapartida, son propuestos por el sistema al limpiar datos para inicio de la transacción al introducir cada una de las líenas de reparto. No obstante, esos valores pueden ser modificados por el usuario, sustituyendo el valor definido en la contrapartida por un nuevo valor.

Orden de prioridad en la asignación de los valores de destino:

• Destino de extensiones de líneas de reparto
• Líneas de reparto
• Contrapartida de cabecera programa

Por tanto, los valores de las entidad contables informados en la Contrapartida de la cabecera del programa, constituyen los valores de destino del asiento de reparto para las líneas de destino en las que no se definan valores para las entidades respectivas.

En el ejemplo de reparto siguiente, la parametrización del programa de reparto, por lo que respecta al campo Proyecto, corresponde a los siguientes valores:

• Cabecera de programa, Proyecto contrapartida: ACMMAD
• Líneas de reparto,

Si bien en la contrapartida de la cabecera del programa se define como proyecto de destino ACMMAD, en una de las líneas de reparto se sustituye este valor por ACMBCN. En las otras dos líneas de reparto, el campo Proyecto se deja en blanco, por lo que se asume el de cabecera ACMBCN.

Las líneas de reparto constituyen una ampliación a la definición de la contrapartida, ya que permiten dividir el destino de los saldos de origen en varias líneas, a cada una de las cuales se le asocia un porcentaje fijo de reparto. El sistema controla que la suma de los porcentajes asignados a las líneas de reparto sea 100.

Las extensiones permiten extender la definición del programa de reparto no utilizando como criterio de distribución un porcentaje fijo, sino la proporción del saldo agregado de cada una de las combinaciones de unidades contables, obtenida a partir de uno o varios datos contables (por ejemplo, Cuenta contable o Proyecto y Cuenta contable), con respecto a la suma de los saldos de las distintas combinaciones de unidades contables informadas a modo de registro en las Extensiones de líneas de un programa de reparto.

Cada una de las combinaciones de datos contables sobre las que se pondera el reparto de los saldos de origen, está vinculada a una contrapartida contable. Esta contrapartida se compone de los datos contables informados a nivel de Extensiones líneas, además de aquéllos datos complementarios informados a nivel de Líneas de destino o Contrapartida de cabecera.

El reparto de saldos se realiza sobre la agregación de los datos contables informados en los tres grados de definición de la contrapartida. En caso que éstos no completen el 100% de las unidades contables de los apuntes a generar, se asumen como contrapartida los valores de los saldos de origen distribuidos correspondientes a los datos contables no informados.

En las Extensiones de líneas de reparto, existe la posibilidad de informar el ejercicio y período de inicio y fin que se desea utilizar para obtener los saldos contables en base a los cuales calcular los porcentajes relativos de distribución de saldos. En caso de no informar el ejercicio y períodos, se consideran, para obtener esos porcentajes los saldos agregados para el período de reparto informado al lanzar el proceso.

Para la definición de registros de origen de extensiones (cada uno de los cuales constituye una de las combinaciones de datos contables cuyo saldo agregado se pondera para el reparto) se pueden utilizar wildcards. Es por eso que en los campos de Origen de las Extensiones no hay relaciones de integridad con las tablas de maestro de Proyecto, Sección, Cuenta, etc.

Un ejemplo, es cuando se desea repartir el saldo de origen en función de los saldos de determinadas cuentascontables, por ejemplo del grupo 7.

En este ejemplo de extensiones de líneas de reparto se reparten equitativamente los saldos de origen entre tres secciones distintas: VENTAS, SC230 y COMPRAS, asociadas al proyecto de destino ACMBCN con un porcentaje de distribución del 60%.

El sistema de planes auxiliares permite la definición de proyectos, secciones y cuentas que van a ser utilizados en el sistema de reporting auxiliar.

A partir de la tabla de planes auxiliares cmapplan se accede a las tablas de parametrización de proyectos, secciones, y cuentas que van a ser utilizados en un determinado plan de cuentas auxiliar. A partir de los parámetros definidos, se confecciona la reasignación de los proyectos, secciones, y cuentas primarias a partir de los cuales se vaya a componer el plan.

Asociando las entidades a una nueva designación se facilita su recodificación de cara a una interpretación alternativa de las mismas, y mediante la reasignación de varias de estas entidades a un mismo parámetro auxiliar se obtienen agrupaciones, a partir de las cuales es posible realizar análisis basados en balances y presupuestos que representen agrupaciones de las entidades originales.

Niveles de agrupación

Los niveles de agrupación de los códigos de proyecto, sección y cuenta auxiliar han de reflejar la agregación de la información que se realiza por reducción de código. En tanto que en los informes se presentan las entidades auxiliares agrupadas por códigos comunes hasta el nivel de agrupación indicado por el usuario, es oportuno que la longitud del código de las entidades auxiliares se establezca según el nivel de agregación de información contable que realizan las diferentes entidades.

A continuación se muestra una representación del proceso de definición de entidades auxiliares.

En el ejemplo siguiente, la agrupación de cuentas se realiza en base a la agregación de las cuentas auxiliares hasta el tercer nivel.

Mediante este informe se puede obtener un extracto detallado de apuntes contables por código de cuenta, reflejando el saldo contable acumulado por cada una de ellas.

Esta función permite obtener balances de situación para cada una de las cuentas auxiliares cuya longitud de caracteres se encuentre dentro del nivel de agrupación definido en la consulta. Las agregaciones de movimientos reales de Debe y Haber reflejadas en el balance de cada cuenta auxiliar, se realizan considerando su saldo en aquellos proyectos y secciones primarios incluidos en los parámetros de la consulta, ya sea a través de su denominación primaria, auxiliar, o referidos de manera genérica en base a los niveles de agrupación propuestos.

Esta función permite obtener presupuestos auxiliares de proyectos, secciones, y cuentas por períodos, a partir de un determinado tipo de presupuesto, definido en el apartado correspondiente del módulo de finanzas. Cada tipo de presupuesto estará elaborado a partir de cuentas de una longitud de uno a n dígitos, en función del alcance que se desee dar al presupuesto en cuestión. En el caso de cuentas definidas a partir de una menor longitud y precisión en su nivel de definición, se simplifica la confección del presupuesto, asimismo el nivel de representatividad de las partidas incluidas se amplía agregando distintos niveles de asignación presupuestaria.

Para obtener el listado que resume el presupuesto previsto para un proyecto, sección, y/o cuenta primarios o auxiliares, se realiza una consulta en la que se indican referencias de entidades auxiliares o primarias específicas o genéricas. En el caso de entidades primarias concretas, éstas deben tener correspondencia con alguna de las de tipo auxiliar, así como

El procedimiento funcional a partir del cual se obtiene el presupuesto auxiliar consiste en la ejecución de una búsqueda en las tablas de reasignación de proyectos, secciones, y cuentas, de aquellos registros que cumplan las condiciones de selección, tanto desde el punto de vista de entidades primarias como auxiliares. A partir del conjunto de entidades primarias englobadas por el plan auxiliar, y restringidas a la selección, se obtienen los saldos de movimientos por cuenta y lo presupuestado durante el período de referencia, siendo ambos agregados por entidades auxiliares.

El nivel de agrupación de las distintas entidades definido por el usuario tiene por objeto mostrar el código de las entidades auxiliares hasta la longitud de caracteres que indica el nivel especificado.

Se distinguen dos casos a partir de los cuales el saldo presupuestado que se obtiene para una determinada cuenta auxiliar es nulo, debido al desajuste entre las condiciones de parametrización y las restricciones introducidas en la consulta.

• Uno de los casos pude venir dado a partir del hecho que la cuenta primaria introducida en la consulta tenga un número de caracteres distinto del previsto en base a la definición del tipo de presupuesto.
• El caso simétrico puede originarse debido a que la cuenta auxiliar seleccionada para obtener el presupuesto de un determinado ejercicio no tenga el número de caracteres mediante el cual se especifican las cuentas de presupuestarias que se definen en el Presupuesto de referencia.

Para el conjunto de cuentas auxiliares que abarca la consulta se obtiene una serie de líneas en cada una de las cuales se incluye el saldo real y previsto para el período de estudio, de los cuales surge la desviación y su porcentaje relativo. Para cada cuenta auxiliar incluida en el resumen presupuestario se obtiene una línea diferenciada cuyo alcance está limitado a los proyectos y secciones primarios y auxiliares especificados en la consulta. En este sentido, los saldos reales y presupuestados de las cuentas auxiliares recogidas en el informe se corresponderán con los registrados en el ámbito de los proyectos y secciones primarios que estén asociados a los P y S auxiliares abarcados en el presupuesto.

Asimismo, a través de cada una de las cuentas auxiliares existe un enlace que permite acceder a los apuntes contables que han generado el saldo real reflejado en el informe.

En este ejemplo, se describe un caso de obtención de presupuesto auxiliar para un determinado período, en el que se obtiene un saldo previsto nulo para una determinada cuenta auxiliar, así como el modo de facilitar la agrupación de cuentas primarias para obtener el presupuesto por proyecto y sección auxiliares.

En primer lugar, se reasignan los proyectos definidos en el maestro contable, asociándolos a los proyectos auxiliares P1, para el Proyecto general y las delegaciones ACME Barcelona y ACME Madrid, y P2 para los proyectos representativos de las unidades logísticas de ambas ciudades.

En el caso de las secciones, la única sección definida se asocia a una sección auxiliar denominada S.

En la tabla siguiente se muestra la reasignación de cuentas efectuada en el Plan alternativo. En este caso, se realiza una reasignación de cinco cuentas individuales de gasto a la cuenta auxiliar 6AAA.AAAAA (CUENTAS 6 NIVEL 10), de modo que el nivel de agrupación con el que se asocian estas cuentas es de 10 dígitos. Por otro lado, se realiza una reasignación de las cuentas primarias que comienzan por 60 con la cuenta auxiliar C60 (CUENTA AUXILIAR 60)

En esta tabla se puede observar el resultado de una consulta de presupuesto auxiliar para el ejercicio 2001. Las condiciones impuestas en la consulta consisten en

En este caso, el saldo previsto para la cuenta auxiliar 6AAA.AAAAA es cero debido a la discordancia entre el nivel del Presupuesto de cuentas de mayor, de 3 dígitos, y la longitud de las cuentas asociadas a esta cuenta auxiliar, de nivel 10 todas ellas. Asimismo, dado que existen saldos presupuestados para cuentas de nivel tres, la suma de éstos se resume en saldo previsto para la cuenta auxiliar C60, ya que ésta se restringe únicamente a las cuentas que empiezan por 60.