Para cada posible origen de impactos a contabilidad, se requiere disponer de un patrón de contabilización. Este patrón se registra mediante hojas de cálculo. Cada libro contiene una hoja donde registrar los datos origen (de factura, amortizaciones, tesorería, etc) y cómo destino una o más hojas donde definir el mapeo de valores destino.

En general, cada libro de hojas de cálculo contiene una primera hoja de trabajo donde el programa registrará los datos a procesar. Por tanto se trata de una hoja origen cuya disposición es similar al formulario de referencia.

Por tanto el Libro de hojas de cálculo actúa cómo una función de transformación:

Origen f(x) Resultado

El Origen se actualiza sobre una primera hoja:

El nombre de la hoja es de libre criterio, aunque es recomendable que refiera al formulario origen (Factura, Amortizaciones, Tesorería, Caja, etc.)
En el diseño de una hoja origen pueden distingurse 4 tipos de área de datos:

Datos de cabecera

Cada plantilla requiere de datos genéricos para incorporar valores a destino: empresa, diario, sistema, concepto, fecha factura, número de factura etc. Son datos únicos que pertenecen a la cabecera del formulario origen o que se recuperan cómo auxiliares relacionados con dichos datos de cabecera.

Los datos de tipo cabecera, se definen mediante un Título de campo a la izquierda del valor y una etiqueta de celda en la celda que contendrá el valor.

En el ejemplo:

• la celda A11 contiene el Título de campo: Fecha de emisión
• la celda D11 donde, se espera el valor, esta etiquetada como ccomfach.fecfac

Datos únicos estructurados

Algunos orígenes proporciona datos únicos propios de cabecera pero que son iterativos en cuanto a contenido. Así la cabecera de facturas contiene campos específicos para cuatro tipos de impuestos, direcciones proporcionan dos valores de teléfono o fax, etc. En estos casos las celdas de valor se agrupan bajo un título que indica su contenido.

En el ejemplo:

• la fila 26 presenta título informativo del tipo de datos que se registran en las celdas inferiores.
• la fila 27 hasta la fila 30, en cada celda de datos guardan una etiqueta propia de la celda.
• la celda A27 contendrá la primera operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp1.
• la celda A28 contendrá la segunda operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp2.
• la celda A29 contendrá la tercera operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp3.
• la celda A30 contendrá la cuarta operación impositiva y por tanto esta etiquetada como ccomfach.opimp4.

Las demás columnas siguen el mismo esquema.

Multilínea censado

Define un área donde se incorpora un número predeterminado de filas con datos relacionados con la cabecera del documento: Por ejemplo, vencimientos de factura, detalle de arqueo de caja y similares. Cada fila presenta datos de un registro individual, más valores auxiliares si estos son necesarios.

En este tipo de área, la fila de encabezado informa del contenido esperado en cada columna de celdas inferiores. Asimismo cada celda de título contiene la etiqueta que indica la tabla de origen (ccomefec) y el nombre del campo (fecvcen).

En el ejemplo:

• la celda A34 contiene el Título de campo:Vencimiento
• la celda A34 también contiene la etiqueta de referencia ccomefec.fecven
• la celda A35 donde, se espera el valor, no esta etiquetada

Las etiquetas indican la tabla de origen (ccomefec), que es distinta de la tabla principal, y el nombre del primer campo esperado(vencimiento)

Multilínea indeterminado

Típicamente corresponde a un número indeterminado de registros de detalle vinculados a la cabecera: líneas de factura, registros de amortizaciones, contrapartidas de tesorería, etc.
La Hoja de cálculo es rellenada con tantas línes cómo registros origen son procesados. Cada fila, incorpora cuantos datos requiere su tratamiento posterior y por ello puede incluir datos de su tabla origen, campos pre-calculados, campos adicionales de auxiliares del registro

Los datos se agrupan bajo una línea de título y pueden alcanzar tantas líneas cómo admmirela Hoja de cálculo. Las celdas de esta fila muestran los títulos de cada columna y contienen la etiqueta identificativa de tabla origen y campo.

En el ejemplo la celda A58 contiene el Título de campo: Lin. ID y además esta etiquetada como ccomfacl.linid La etiqueta indica la tabla principal de origen (ccomfacl) y el nombre del campo (linid)

El contenido de las celdas de esta hoja de cálculo es rellenado (push flow) por el proceso inicial de contabilización. Consulte en el apartado dedicado a ello, errores frecuentes relacionados con la definción de áreas, campos y fórmulas

A partir de los datos recibidos en la primera hoja, es necesario rellenar las hojas de cálculo destino, cuyo contenido sirve de base para incorporar datos en el área contable. Por convenio, nombramos cada hoja destino de acuerdo con la tabla principal donde insertara datos:

En ciertos casos, la Hoja de cálculo gobierna más de un destino, según los datos recibidos. Para el registro de asientos es esencial recibir información del tipo de cuenta, criterio de activación para costes y posibles datos de asignación presupuestaria. Para cada destino es preciso revisar la oportunidad de los campos esperados. Pueden definirse campos extra, ajenos a la tabla destino.

En el diseño de fórmulas para recuperación de datos, se contemplan dos modelizaciones:

En ambos tipos la hoja de cálculo dispone de una fila inicial de título de columna, que además contiene las etiquetas especificativas de cada campo destino

En este modo de disposición, una línea marca el encabezado a partir del que se insertaran las fórmulas para rellenar valores destino. El proceso copiará la línea de fórmulas tantas filas cómo fílas orígen contengan valores a evaluar. Cada celda puede contener datos fijos, fórmulas que refieran a celdas de la propia hoja, fórmulas respecto a la hoja origen o combinaciones de todo lo anterior.

Este tipo de hoja destino, contiene diversas líneas con fórmulas a evaluar. La fila de título (y de etiquetas de tabla.campo destino) és única. No obstante cada linea puede contener distintas fórmulas para definir el valor de columna.

A continuación se resaltan algunas de las incidencias más notables:

Hoja source, de recepción de datos del ERP

Hoja(s) destino, de preparación de datos hacia ERP

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