Uno de los pilares de cualquier empresa es el equipo de personas que la integran. Axional Finanzas dispone de un amplio módulo para poder gestionar estos recursos humanos que forman parte de la compañía.

En este capítulo se detallan los distintos maestros relacionados con los recursos humanos de la empresa, que se pueden agrupar en los siguientes grandes apartados:

• Empleados.
• Puestos de trabajo.
• Competencias.
• Auxiliares (horarios laborales, estudios, etc.).
• Control de presencia.
• Gestión de gastos de los empleados.
• Integración de nóminas.

Los empleados de la empresa se pueden dar de alta en el maestro de empleados. De igual forma, el sistema cuenta con una serie de tablas que sirven para almacenar información complementaria de estos empleados.

Los principales maestros de los empleados que existen en el sistema son los siguientes:

• Maestro de empleados.
• Competencias de empleados.
• Ausencias y bajas.
• Niveles de estudios.
• Documentación.
• Experiencia.
• Familiares.
• Contratos.
• Software.
• Idiomas.

Los trabajadores de la empresa se pueden dar de alta en el maestro de empleados. Se trata de un repositorio que almacena y guarda los datos, tanto personales como profesionales, de cada una de las personas que forman parte de la sociedad.

Desde el maestro de empleados se puede viajar hasta otra serie de maestros relacionados con el mismo, tales como los contratos o niveles de estudios, a través de unas pestañas. En los próximos apartados se van a dar más detalles estas tablas auxiliares.

Esta opción permite asignar competencias a cada uno de los empleados de la empresa.

Se pueden asignar los niveles que se considere que tengan cada una de estas competencias. De este modo, cuando se evalúen las competencias de los empleados, se les puede asignar un nivel de evaluación de cada competencia a cada uno de ellos. El sistema incluye un gráfico que muestra para cada empleado sus niveles en las competencias que tenga asociadas, comparando los niveles que tiene cada competencia con el nivel evaluado del empleado.

En esta opción del menú se almacenan las posibles bajas que puedan causar cada uno de los empleados de la empresa. Cada una de las bajas o ausencias de los empleados incluye información como la fecha de inicio y de fin de la baja o el motivo, e incluso si está justificada.

Los niveles de estudios de los trabajadores también se pueden guardar en su propio maestro, indicando si se cuenta con un certificado de titularidad del título, así como las características del propio título y la escuela o universidad en el que se obtuvo.

El sistema cuenta con un archivo para la documentación de los empleados, el cual es útil para guardar, por ejemplo, una foto del DNI del trabajador o de las altas y bajas que pueda causar, e incluso puede almacenarse el currículum o la carta de presentación que el trabajador proporcionó en el momento de postularse como candidato para ocupar su puesto de trabajo.

La experiencia aportada por el trabajador puede ser incluida en esta opción del maestro de los empleados. Además de la empresa, se puede incluir el sector de la misma, así como las fechas en las que el empleado ejerció su trabajo.

El sistema permite también la introducción de datos de los familiares de los trabajadores, de modo que se puede tener información registrada sobre las personas que cuenten con algún nivel de parentesco con los empleados de la empresa.

Resulta cada vez más habitual que los trabajadores cuenten con más de un contrato a lo largo de su paso por la empresa. Desde este maestro se pueden archivar dos distintos contratos firmados por el empleado y la compañía, de los cuales se pueden informar datos que van desde las fechas de inicio y fin del contrato hasta el horario del trabajador.

El sistema permite tener organizados los conocimientos en software de cada uno de los trabajadores desde esta opción. Cada uno de los software existentes en la base de datos puede asociarse al empleado con un nivel específico.

El conocimiento de idiomas por parte de los empleados suele ser en la mayoría de las organizaciones una cualidad imprescindible. Esta herramienta permite definir los idiomas que manejan cada uno de los trabajadores de la empresa, así como especificar su nivel en cuanto a lectura, escritura, etc.

En todas las organizaciones empresariales existen distintos puestos de trabajo y cada uno de ellos tiene sus propios objetivos, horarios, perfiles dependientes, etc. Aquí se pueden definir estos puestos de trabajo, así como detallar sus características e incluso existe la posibilidad de organizarlos para crear una jerarquía interna.

Desde los puestos de trabajo de los empleados es posible acceder mediante pestañas a los siguientes módulos:

• Tareas asociadas a un puesto de trabajo.
• Riesgos del puesto de trabajo.
• Controles: Formas de realizar controles sobre el puesto de trabajo.

En esta tabla se pueden dar de alta las distintas competencias que se espera que tengan los trabajadores de la empresa. Son las competencias que se asociarán luego a cada uno de los empleados.

Hasta ahora se han detallado los maestros más importantes relacionados con los recursos humanos de la empresa. Sin embargo, existen otros auxiliares que también merecen su mención, los cuales son:

• Horarios laborales. Definición de los diversos horarios que pueden existir en la empresa.
• Clasificación de empleados. Otro nivel de clasificación de los empleados.
• Tipos de software. Definición del software que se va a asociar a los empleados según sus conocimientos.
• Estudios. Alta de los diferentes niveles de estudios que pueden tener los trabajadores: licenciatura, máster, doctorado, etc.
• Competencias por puesto. Aquí se pueden asignar competencias a los puestos de trabajo que existan en la sociedad.
• Delegaciones. Definición de las distintas delegaciones a las que puede pertenecer el empleado. Estas definiciones serán usadas para codificar las clasificaciones de los empleados.
• Tipos de documentos. Alta de los tipos de documentos que van a asociarse a los trabajadores, tales como DNI, currículum, etc.

El sistema cuenta con una serie de herramientas para poder tener un control de presencia de los recursos humanos de la empresa. Estas herramientas son:

• Cuadrante teórico. En este cuadrante del control de presencia se muestran los tramos de fechas y turnos de trabajo de los empleados. Posteriormente, desde el programa del TPV, se registra el cuadrante real, es decir las entradas y salidas diarias de los operarios dentro de su puesto de trabajo.
• Cuadrante real. Desde aquí se pueden modificar los horarios de entrada, salida del puesto de trabajo y demás acciones registradas para los empleados.
• Turnos. Definición de los turnos de trabajo de la empresa.
• Acciones de presencia.

Además, existen una serie de listados relacionados con el control de presencia. Se detallan a continuación:

• Cuadrante teórico por delegación. Listado que muestra el informe del cuadrante teórico por delegación.
• Cuadrante teórico por empleado. Listado que muestra el informe del cuadrante teórico por empleado y delegación.
• Cuadrante real por delegación. Listado que muestra el informe del cuadrante real por delegación.
• Cuadrante real por fecha. Listado que muestra el informe del cuadrante real por delegación y empresa a una fecha concreta.

Axional Finanzas permite llevar un control de los gastos vinculados a los recursos humanos de la empresa, tales como las dietas, el kilometraje o, en su caso, los hoteles. Para ello, cuenta con un completo sistema de gestión de gastos, que incluye:

• El registro de gastos de empleados.
• El maestro de los coeficientes de gastos de los empleados.
• Un listado de comprobación de gastos.
• Un proceso de gestión de gastos que genera un informe del estado de los gastos de los empleados.

A continuación, se detallan estas cuatro opciones relacionadas con los gastos asociados a los trabajadores.

Registro que permite imputar los gastos de los trabajadores. El sistema contempla la posibilidad de informar diferentes tipos de gastos por empleado y fecha:

• Dietas fijas o a mano alzada, un tanto por día, valoradas según la tarificación definida en el maestro de coeficientes.
• Kilómetros, valorados también según la tarificación definida en el maestro de coeficientes.
• Gastos de hotel.
• Gastos de restaurante.
• Gastos de autopista.
• Gastos de taxi.
• Gastos de parking.
• Otros gastos no especificados

Además, los registros de gastos pueden tener cuatro estados diferentes. Estos estados permitirán ofrecer una mayor versatilidad a los procesos de gestión de gastos vinculados a los empleados.

• Borrador. Significa que la información está en proceso de registro.
• Pendiente de aprobar. La información registrada está en proceso de aprobación por parte del responsable.
• Aprobado. En este caso, la información registrada ya está aprobada por el responsable y no admite cambios.
• Contabilizado. La información previamente aprobada ya ha sido contabilizada.

Este maestro permite definir coeficientes de gastos para combinaciones de sociedad, tipo de empleado y rangos de fechas, de manera que se pueden mantener en línea diferentes combinaciones de valoraciones a lo largo del tiempo.

Mediante esta opción se accede al informe de comprobación imputación de los gastos generados por los empleados. La información se muestra ordenada por fecha, empleado y empresa.

Opción para la gestión masiva de estados de gastos de empleados, en la que el sistema presenta todos los registros correspondientes al estado solicitado, mostrando un formulario de selección de registros para su tratamiento masivo.

Además, desde este informe también es posible evolucionar los registros seleccionados hasta el estado siguiente; por ejemplo, de Borrador a Pendiente de aprobar.

La nómina es la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo.

En este sentido, el sistema dispone de un cargador de nóminas mediante el cual es posible insertar en el sistema y generar el asiento mensual de las nóminas a partir de un archivo Excel .xls. La carga del archivo se realiza en el formulario Registro archivo nómina, desde donde es posible ejecutar diversos procesos relacionados con la gestión de las nóminas.

El cargador proporciona tres funcionalidades principales:

• El registro de las nóminas.
• La creación del asiento contable de las nóminas.
• La integración de las nóminas, que corresponde a la distribución, refacturación y contabilización de los servicios prestados entre las empresas de un mismo grupo.

Los procesos de contabilización e integración se ejecutan de manera independiente, ajustando el estado de las líneas procesadas a la nueva situación. Los procesos de refacturación y contabilización entre empresas de un mismo grupo requieren del proceso de integración previo.

El cargador permite:

• Cargar nóminas en el sistema a partir de un fichero Excel (xls).
• Contabilizar las nóminas por empresa.
• Integrar las nóminas.
• Generar las facturas correspondientes a la integración.
• Retroceder todos lo procesos anteriores.

Antes de iniciar el procedimiento es necesario realizar una serie de pasos previos para que los procesos funcionen correctamente.

Los trabajadores deben estar previamente dados de alta en el sistema a través del maestro de empleados.

También es necesario que cada trabajador tenga asignada una empresa y que se indique qué tanto por ciento representa de su nómina, así como el concepto de la misma. Esta asignación se realiza desde el formulario Asignación empleados.

Entre los campos obligatorios, el Concepto nómina permite definir el tipo de nómina a la que corresponde entre las seleccionables. Por ejemplo nómina, paga o finiquito.

En relación al porcentaje de asignación, existen dos posibilidades:

• El trabajador solo tiene una empresa asignada: se indica que esta empresa representa el 100% de su nómina.
• El trabajador tiene varias empresas asignadas: el trabajador debe tener tantos registros como empresas asignadas, y de cada una se debe indicar que tanto porciento representa de su nómina, de tal manera que la suma de las asignaciones del trabajador de todas sus empresas sea equivalente al 100%.

Mediante este formulario se definen los conceptos que se contabilizan en la nómina.

Los campos a definir son:

• Concepto: nombre tal y como aparece en la tabla cper_payroll_line
• Nombre del concepto: nombre del concepto
• Sistema contable
• Cuenta
• Posición: Debe o Haber
• Signo: Positivo o Negativo
• Descripción: descripción del apunte

Mediante este formulario se definen los meses, los diferentes tipos de cálculo y el valor destino de cada uno de ellos. El nombre de los meses debe coincidir con el nombre registrado en el archivo de Excel.

En este ejemplo se ha definido el mes de Octubre como el concepto nom_periodo en diferentes idiomas o según el número de mes: October, Octubre, 10 De la misma forma se ha definido la nómina como concepto nom_tipical en varios posible idiomas, siendo el valor destino siempre Nómina.

En esta tabla se define un registro único por empresa y base de datos, que indica el tipo de factura de venta y de compra (previamente definidas en las tipologías correspondientes) al generar las facturas interempresa, el código del artículo a facturar y el proyecto y sección a asignar a la factura.

El archivo de Excel requiere algunos campos obligatorios*, mientras que otros son opcionales. Es importante respetar el nombre en mayúsculas de las columnas, mientras que el orden de los campos no tiene relevancia.

Si fuera necesario, es posible modificar el nombre de las columnas para coincidir con el fichero enviado por la asesoría laboral: póngase en contacto con el desarrollador de la aplicación para modificar o adaptar el nombre de las columnas.

En los siguientes capítulos se definen paso a paso cada uno de los procesos posibles a través del Cargador de nóminas.

Desde este formulario es posible cargar las nóminas del archivo de Excel en el sistema. Este archivo ha tenido que ser creado según se indica en el apartado Normas para la creación del archivo de Excel.

Procedimiento:

• Pulsar el icono limpiar para vaciar el formulario si hubiera un registro previo.
• Seleccionar el archivo desde la opción Escoge un fichero.
• Pulsar el botón insertar . El archivo se ha cargado.
• Pulsar el botón Cargar Nómina. Cada registro del archivo de Excel se convierte en una línea.
  • Carga incorrecta: las líneas incorrectas se muestran en color rojo y el sistema muestra el tipo de error al final de cada línea y en el registro Log ID. En este caso, se debe retroceder la carga pulsando el botón Retroceder Carga, corregir el archivo de Excel y volver a repetir el procedimiento.
  • Carga correcta: las líneas se muestran todas en color verde . Es posible revertir el proceso del registro de los archivos mediante el botón Retroceder.

Tanto si se ha contabilizado o no, es posible integrar las nóminas cargadas previamente.

Procedimiento:

• Pulsar el botón Contabilizar Nómina.
• Indicar la empresa de contabilización.
• Pulsar el botón ACEPTAR:
  • Contabilización incorrecta: las líneas no contabilizadas no cambian ni el color ni el estado. Al final de la línea se describe el motivo de la incidencia, así como en el Log ID del proceso.
  • Contabilización correcta: las líneas contabilizadas cambian su color y el estado pasa a ser Contabilizado. El sistema muestra en la última columna el número de apunte, que es un enlace a la tabla Apuntes. Es posible revertir el procedimiento mediante el botón Retroceder contabilización.

Tanto si se ha integrado o no, es posible contabilizar las nóminas del archivo cargado previamente.

Procedimiento:

• Pulsar el botón Integrar Nómina
  • Integración incorrecta: se anula la carga en Nómina trabajadores. Mediante el enlace LOG ID es posible conocer el motivo del error.
  • Integración correcta: las líneas contabilizadas cambian su color y su estado pasa a ser Integrado. Aparece la pestaña Nóminas que enlaza a el formulario de reparto de la nómina de los trabajadores para las diferentes empresas indicadas a través del formulario Asignación empresas. Es posible revertir el proceso mediante el botón
    Retroceder integración
    
    

Únicamente si se ha realizado la integración correctamente es posible realizar la facturación de las nóminas.

Procedimiento:

• Pulsar el botón Generar facturas.
  • Facturación incorrecta: no se genera ninguna factura. Mediante el enlace LOG ID es posible conocer el motivo del error.
  • Facturación correcta: se generan las facturas de ventas y compras correspondientes a las empresas participantes según el reparto de la nómina de los trabajadores. Estas facturas se pueden mediante las pestañas Facturas venta y Factura compras . El estado del fichero pasa a Facturado. Es posible revertir el proceso de facturación mediante el botón Retroceder facturación.

Existe la posibilidad de generar simultáneamente facturas de múltiples archivos integrados mediante el cargador de nóminas, con la opción de filtrar por empresa, ejercicio y período. El formulario Generación de facturas de nóminas está disponible en

Procedimiento:

• Acceder al formulario indicado.
• Indicar la empresa, período y ejercicio en la pantalla de consulta.
• Pulsar el botón ejecutar : la pantalla muestra las empresas facturadas y el número del archivo, que es un link a la factura.
• Es posible revertir el proceso de facturación desde el formulario Retroceder facturas de nóminas generadas, seleccionando nuevamente la empresa, periodo y ejercicio desde la pantalla de consulta.
  Menu path:

  Finanzas / Maestros / Recursos humanos / Integración Nóminas / Procesos / Retroceder facturación interempresa

A continuación se expone el mapa de reacciones para las entidades del área de recursos humanos.