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El módulo de Gestión de Proyectos sigue una estructura de tipo jerárquico formada por diferentes niveles de agrupación: los proyectos se componen de tareas, que a su vez pueden estar descompuestas en otras tareas más detalladas. De hecho no existe límite en el número de niveles de detalle de las tareas de un proyecto.

El módulo de Gestión de Proyectos permite definir la planificación de un proyecto, que se estructura en los siguiente conceptos:

• Definición del proyecto propiamente dicho.
• Definición de las tareas que lo constituyen. Aquí se pueden definir diferentes niveles (fases, tareas, actividades, hitos, etc.)
• Definición de dependencias entre tareas de un proyecto o de distintos proyectos.

Por otra parte, también permite introducir registros de seguimiento, que almacenan información sobre el grado de avance de los proyectos. Así, se puede expresar para cada tarea de último nivel la fecha de inicio real de una actividad y la fecha prevista de finalización, o bien el número de días hábiles restantes hasta su final.

Además, de definir la planificación y seguimiento este módulo permite asociar a los proyectos:

• Las inversiones a las que está vinculado.
• Los documentos asociados.
• Propiedades diversas.
• Cuaderno de bitácora del proyecto.

En este capítulo se mencionan las tablas requeridas para la puesta en marcha del sistema de proyectos.

Definición de los tipos de tareas disponibles. Mediante este maestro es posible categorizar las diferentes tareas que constituirán los proyectos.

Por ejemplo: fases, tareas, actividades, hitos. Este maestro permite indicar el color con el que se dibujarán los diferentes tipos de tareas en el visualizador, así como aquellos que se considerarán hitos del proyecto (y que tienen una representación diferente en el visualizador).

Definición de las agrupaciones de proyectos permitidas. Este maestro permitirá el establecimiento de grupos de proyectos y será útil en la realización de consultas y obtención de informes.

Definición de las unidades organizativas existentes. Mediante este maestro es posible definir el organigrama de la organización. Este maestro permitirá asociar, opcionalmente, cada proyecto a la unidad organizativa correspondiente.

Para empezar a trabajar con un proyecto, en primer lugar se ha de crear su cabecera. Aquí, además del código y nombre del proyecto, se recogen datos como las fechas de planificación del proyecto, los usuarios responsables o su estado.

En este maestro se recoge la composición del proyecto (fases, tareas, etc.). Aquí se define la estructura y la planificación del proyecto. Basándose en los tipos de tareas definidos previamente y que serán creados a la conveniencia de la organización, se deberá crear la estructura jerárquica del proyecto. Para ello se debe utilizar el campo 'Nivel superior' que es el que permite crear la estructura en forma de árbol del proyecto.

Primero se definirán las fases, dentro de las fases las actividades y dentro de las actividades las tareas. Para ello previamente se debe haber definido tres tipos de tareas: fase, actividad y tarea. El nivel superior de una tarea será otra de tipo actividad. El nivel superior de una actividad será otra tarea de tipo fase.

La aplicación permite definir dependencias entre tareas de un proyecto o de proyectos diferentes. Cuando una tarea es dependiente de otra, la primera no puede comenzar antes del final de la segunda.

Los días de decalaje modifican la fecha mínima en que puede empezar la tarea dependiente respetando la dependencia. Sin días de decalaje la fecha en que puede comenzar la tarea dependiente es el día siguiente a la finalización de la principal.

Tenemos una tarea con fecha de finalización programada el día 20/7/2005 que tiene una tarea dependiente. A continuación se muestra la fecha en que, como mínimo, debe empezar la tarea dependiente según el valor de decalaje de la dependencia.

• Días de decalaje: 0 --> 21/7/2005
• Días de decalaje:-2 --> 19/7/2005
• Días de decalaje: 3 --> 24/7/2005

Cuando se crea una dependencia es posible que aparezca un conflicto de fechas. Existe un conflicto de fechas cuando el inicio de la tarea dependiente es igual o inferior a la fecha final de la tarea principal (más los días de decalaje). Cuando esto ocurre, las fechas de la tarea dependiente no se modifican automáticamente, sino que se activa el distintivo "Inconsistente" de la dependencia y aparece el botón "Resolver". Si el usuario pulsa el botón el sistema resuelve la inconsistencia de fechas desplazando la tarea dependiente tantos días como sea necesario para respetar la dependencia creada.

En este contexto las fechas mencionadas son las de planificación.

El distintivo de inconsistencia también aparece en el mantenimiento de tareas y significa que alguna de las dependencias de la tarea necesita ser resuelta.

Como resultado de una dependencia las fechas de la tarea dependiente se pueden atrasar (si se resuelve la inconsistencia mediante el mencionado botón), pero el sistema no obliga a adelantarlas. Por ejemplo, si está planificado que la tarea principal acabe el 31/7/05 y la tarea dependiente empieza el 16/8/05, con cero días de decalaje, el sistema no obligará a adelantar ésta última al 1/8/05.

En el visualizador se muestra con sendas marcas el hecho de que una tarea es dependiente de otra y de que una tarea tiene una o más tareas dependientes.

El seguimiento permite recoger información sobre el avance de los proyectos. Para cada tarea de la que se realiza el seguimiento se puede introducir la fecha de seguimiento, la fecha en que realmente se ha iniciado la tarea, la fecha de finalización real o prevista y el esfuerzo restante.

Realmente, de los dos últimos datos el usuario sólo necesita introducir uno ya que el sistema calculará el otro en función de la fecha de seguimiento. Es decir, al introducir la fecha final real, el sistema calculará el esfuerzo restante y viceversa.

Es importante señalar que el día de seguimiento se considera dentro de la parte restante del proyecto.

Como resultado de un seguimiento el sistema actualizará los datos correspondientes de la tarea: fecha inicio real, fecha final real y esfuerzo restante, así como la fecha del seguimiento realizado (campo 'Último seguimiento' de la tarea). Esta última fecha también la actualiza en el proyecto correspondiente.

Sólo es posible introducir registros de seguimiento para aquellas tareas que sean de último nivel, es decir, que no tengan descomposición en otras subtareas. Esto excluye a los hitos. Es decir, una tarea cuyo hijo (o hijos) sea un hito sí podrá tener seguimiento.

Dado que un hito no tiene en realidad un esfuerzo asociado, su seguimiento tiene un tratamiento especial:

• El esfuerzo restante siempre será cero, independientemente de si la fecha final real es inferior o superior a la de seguimiento.
• La fecha de inicio real es irrelevante
• La fecha de final real es la importante. Cualquier valor es válido. El sistema pondrá la fecha inicial real igual a la indicada como final real.

El visualizador de proyectos permite la consulta de la planificación y avance de uno o más proyectos simultáneamente de manera gráfica.

Es posible seleccionar la escala temporal de visualización. Las opciones son diaria, semanal y mensual.

En el visualizador se muestra la planificación de cada una de las tareas del proyecto con una barra, cuyo color se configura en el mantenimiento de tipos de tareas, que va desde la fecha de inicio a la fecha de fin de planificación.

Para las tareas que tienen algún seguimiento introducido (hay que recordar que únicamente se puede introducir seguimiento para tareas finales, o sea, sin desglose) se muestran dos líneas superpuestas a la barra de planificación de la tarea.

La primera transcurre desde la fecha de inicio real de la tarea hasta el día anterior a la fecha del último seguimiento de la tarea. Esta barra, que muestra las jornadas de trabajo transcurridas, se muestra en diferentes colores según la siguiente regla:

• Amarillo: la fecha de finalización real es inferior a la fecha final planificada. La tarea va con adelanto.
• Verde: la fecha de finalización real es igual a la fecha final planificada. La tarea va en tiempo.
• Rojo: la fecha de finalización real es superior a la fecha final planificada. La tarea va con retraso.

La segunda barra transcurre desde la fecha del último seguimiento de la tarea hasta la fecha de finalización real y representa la previsión de finalización. El día de seguimiento se considera que forma parte del esfuerzo restante de la tarea.

El sistema realiza un cálculo de las jornadas reales avanzadas y de las jornadas restantes en función de los seguimientos de las tareas finales que una cierta tarea no final contiene. Los hitos no intervienen en este cálculo.

CÁLCULO DEL AVANCE REAL DE LA TAREA NO FINAL

Para cada tarea final de la tarea se calcula el grado de avance según la siguiente fórmula:

dra = dp - dr

• dr = días restantes (informado en el último seguimiento realizado de la tarea). Si la tarea no tiene ningún seguimiento dr se considera igual a dp.
• dp = días planificados (esfuerzo total, informado en la tarea).
• dra = días reales avanzados.

Se hace el sumatorio de todas los 'dra' de las tareas de la fase. Le llamamos sdra.

Ahora se obtiene el porcentaje que representa esa cantidad (sdra) respecto a la suma de jornadas planificadas de las tareas de la fase (sumatorio de esfuerzos totales). Le llamamos pfa (porcentaje avance fase).

Las jornadas de avance real de la fase son pfa * esfuerzo total de la fase. Si el resultado es negativo, se convierte a cero.

El avance real de la tarea se dibuja desde la mínima de las fechas de inicio reales de las tareas finales que engloba. Si hay alguna tarea que no tiene seguimiento se considera que su fecha de inicio real es igual a la fecha de inicio de planificación.

COLOR DE LA BARRA DE AVANCE

• Si alguna de las fechas reales finales supera la fecha de final de planificación de la fase a Rojo.
• Si no se da esta situación, entonces el color lo determina la siguiente condición.
• • Si la fecha real final (máxima de las fechas reales finales de las tareas finales que contiene) es superior a la fecha planificada de la fase el proyecto acumula un retraso y el período real de inicio a fin se colorea en ROJO.
  • Si la fecha real final (máxima de las fechas reales finales de las tareas finales que contiene) es igual a la fecha planificada de la fase, el proyecto sigue la planificación prevista y el período real de inicio a fin se colorea en AMARILLO.
  • Si la fecha real final (máxima de las fechas reales finales de las tareas finales que contiene) es anterior a la fecha planificada de la fase el proyecto acumula un adelanto y el período real de inicio a fin se colorea en VERDE.

CÁLCULO DE LO RESTANTE DE LA TAREA NO FINAL

Se dibuja una barra que va desde el día siguiente a la fecha en que finaliza la barra de avance hasta la máxima de las fechas finales reales de las tareas finales englobadas.

En este ejemplo se calcula el avance y lo restante de la fase F1. La estructura de la fase es:

• F1
• • A1.1
  • • T1.1.1
    • T1.1.2
    • T1.1.3
  • A1.2
  • • T1.2.1

En este ejemplo la tarea T1.2.2 no tiene seguimiento. Por tanto las fechas reales y el esfuerzo restante (que aparecen en cursiva) se han tomado de los datos de planificación tal como se ha explicado anteriormente.

Por tanto, se dibujará en el visualizador una barra de avance de un día el día 30/6/03 (mínima de las fechas de inicio reales) y una barra de esfuerzo restante desde el día 1/7/03 al 24/7/03 (máxima de las fechas de final reales).

Para el cálculo del avance y restante de la actividad A1.1, se considerarían las tareas T1.1.1, T1.1.2 y T1.1.3. Y para la actividad A1.2, las tareas T1.2.1 y T1.2.2. Lógicamente, el porcentaje de avance de la fase o actividad se debe calcular sobre el esfuerzo total de la fase (actividad) correspondiente.

Las tareas que tienen una dependencia de otra tarea aparecen con una marca especial al principio de la barra de planificación. Al posicionar el cursor sobre dicha marca el visualizador resalta la tarea de la que depende, en el caso de que pertenezca al mismo proyecto.

Las tareas que tienen tareas dependientes aparecen con una marca especial al final de la barra de planificación.

Este informe permite obtener para los proyectos y tareas seleccionados las fechas de final planificada y real, así como la desviación en días de esfuerzo dedicado (así como el porcentaje que representa sobre el esfuerzo planificado) y la desviación en días de la fecha final real respecto a la prevista. Desviaciones positivas significan retrasos. Desviaciones negativas, adelantos.

Este informe permite obtener la lista de tareas que se ven afectadas por otras tareas, de las que dependen, y que van atrasadas o adelantadas (fecha final real diferente de la fecha final planificada).

Permite obtener la lista de tareas que están en curso en entre las fechas indicadas por el usuario. El uso habitual de este informe será el obtener las tareas que deben ser abordadas desde el último seguimiento realizado hasta la fecha en que está previsto el próximo.