Las reservas de stock se generan con la finalidad de asegurar que las existencias estén disponibles en el momento en el que se necesitan, ante los cambios a lo largo del tiempo entre la demanda y la oferta.

Esto le supone a la empresa una garantía frente a diversos riesgos como: el aumento inesperado de la demanda, problemas en el sector de producción o con los proveedores, etc.

Una empresa puede generar reservas por los siguientes motivos:

• Establecer prioridades en la entrega de artículos apenas estén disponibles.
• Separar artículos de algun lote en específico para un pedido u órden de fabricación en concreto.

En el proceso de reserva debe observarse lo siguiente:

Mediante esta opción se define los tipos de reservas, donde se puede parametrizar su codificación y nomenclatura, definir la cuenta de stock por defecto del tipo de reserva con posibilidad de ser modificada en el registro de reservas, y el tratamiento del tercero de depósito.

• Código de la cuenta de stock donde se reserva

Es la cuenta de stocks desde la cual se realizarán las reservas de stocks, ya sean éstas contra un documento, o mediante el registro manual.

Las reservas que que se generen contra un documento, tendrán asignada, por defecto, la cuenta de stock que se definen en los tipos de reservas. El sistema permite la posibilidad de modificar esta cuenta, siempre y cuando la nueva cuenta a informar esté parametrizada como alternativa para el almacén del documento y la cuenta informada.

Para que se pueda llevar a cabo dicha modificación en el registro de reservas, además de requerir que la nueva cuenta esté como alternativa, también es preciso que el orden de tratamiento de alternativos, contemple como posibilidad el almacén (éste engloba al almacén y las cuentas de stocks), de lo contrario no se permitiría su modificación.

• Días de stock planificado a reservar

Número de días a futuro desde la fecha actual, a partir de los cuales no se generan reservas de stock planificado. Es decir solamente se reserva en base a stock planificado si el stock está disponible antes del plazo indicado.

• Días de retardo para cancelar una reserva de stock prometido

Mediante la definición de este indicativo se puede afectar a las reservas realizadas en base al stock planificado o stock futuro. El sistema permite reservar material para un pedido de ventas, en base a las entradas futuras con origen un pedido de compras. Es decir, se puede reservar stock planificado de un documento de compras, como un pedido o un suministro, para dar servicio a un pedido de ventas. El sistema verifica siempre que la fecha de recepción del pedido o suministro sea anterior a la fecha de entrega del pedido de ventas. De esta forma, asegura que el material llegue a tiempo.

Ahora bien, si una vez realizada la reserva, se modifica la fecha de recepción de la compra (pedido o suministro), el sistema automáticamente anula la reserva. A veces, interesa que se permitan unos días de margen o de retardo en la fecha de recepción. Este parámetro indica los días de retardo permitidos a la recepción de la compra, respecto a la fecha de entrega del pedido de ventas. Las reservas no se anulan hasta que la fecha de entrega de la compra sea posterior a la venta por el número de días indicados.

Este formulario permite establecer algunas propiedades relativas al proceso de reserva de material en pedidos de ventas, órdenes de fabricación, solicitudes de consumo. etc. Una propiedad es la posibilidad de buscar material en almacenes-cuentas-depósitos-artículos y formatos alternativos, si no hay stock suficiente para dar servicio a un documento.

Además de las propiedades de reserva existen otros parámetros que pueden afectar al proceso. Estos son:

• El indicador de reservas parciales, si no se permiten reservas parciales para una línea y no hay suficiente stock considerando el artículo principal y los alternativos, el proceso no generará ninguna reserva.

• Las consistencias de reserva,permiten forzar que el stock reservado sea del mismo artículo, o del mismo artículo y formato, o del mismo artículo, formato y lote. Si una consistencia de reserva fuerza mismo artículo, impide que se puedan servir n unidades de un artículo y m de un alternativo. Todas las unidades han de ser de un mismo artículo sea o no el de la línea del pedido.

• El orden de reservas que se informa en el maestro de variables logísticas,. indica si un lote sale antes que otro del almacén en función de la fecha de entrada en éste.

En cada registro se define la aplicación de alternativos, que informa los conceptos para los que se permiten alternativos, el orden de búsqueda, etc. Una propiedad básica, es la que determina si se reserva o no lote. Si la reserva de material explicita el número de lote, se actualiza el saldo de stock adjudicado a nivel de de stocks por cuentas. En caso contrario, el saldo de reserva se refleja en el stock global.

En el ciclo de ventas, las propiedades de reserva se asignan por defecto en el maestro de clientes, pudiéndose particularizar en cada pedido.

Reservas parciales:

• Si, se permiten reservas parciales globalmente, en función del stock disponible, con respecto a la cantidad pedida agregada por artículo-VLS. de las líneas del pedido.

• Línea, no se permiten reservas parciales por línea, por lo que que en caso de emitirse una reserva de una línea, se hará por el total pedido.

• Pedido, no se permiten reservas parciales en el total del pedido, de modo que se reserva por la totalidad del pedido o no se reserva ninguna cantidad. Esta opción facilita no tener que desactivar el indicativo de Reservas parciales para todas las líneas del documento.

A través del maestro de artículos alternativos se puede registrar los artículos y variables logísticas alternativos para un artículo y variable logística registrado en el mástero de referencia.

Para cada artículo y variable logística de referencia se puede establecer el orden de prioridad de elección de sus alternativos, a la hora de considerarlos en las adjudicaciones de stocks. También se indicará la relación existente contr la cantidad del alternativo.

La utilidad de establecer estas relaciones consiste en que, cuando el sistema intenta adjudicar stock del artículo y variable logística masters o de referencia, de no haber stock suficiente en el almacén, cuenta y depósito por defecto para atender a la cantidad que refleja el documento origen de la reserva, puede utilizar stock existente para otros artículos-formatos alternativos. Siendo más explícitos, los artículos y formatos forman parte de las 5 entidades que pueden admitir el uso de alternativos en el proceso de reserva de stock. La definición de las diferentes entidades alternativas y su orden de aplicación se define en las propiedades de adjudicación. Dichas entidades son:

• Almacenes-cuentas alternativos
• depósitos alternativos
• Artículos alternativos
• Variables logísticas alternativos
• Lotes alternativos

En el ejemplo preparado, se prevén dos opciones de selección de Artículos alternativos para la combinación Artículo-VL de la línea del pedido. El orden de prioridad asignado a cada una de las opciones de alternativos incidirá en el orden de búsqueda de stock disponible para emitir las reservas.

Cuando se realizan reservas de stocks de pedidos de ventas a través del proceso de reserva, el sistema en principio considerará el almacén informado en el pedido y la cuenta de stock asignada al tipo de documento de que se trate el pedido. Ahora bien, el sistema de no disponer de stock suficiente para el almacén y cuenta previstos por defecto, realiza la adjudicación o reservar de otros almacenes y cuentas, en los cuales sí podrían tener stock de los artículos correspondientes. Estos son los denominados almacenes y cuentas alternativos, los cuales se definen en el Maestro de almacenes alternativos, relacionando para un almacén y cuenta másters, todos aquellos almacenes y cuentas susceptibles de ser consideradas por el sistema para las propuestas de adjudicación de stocks, indicando para cada una de ellas la prioridad u orden de consideración.

En ocasiones se debe señalar que en relación con el tratamiento de almacenes alternativos, el sistema también contempla el tratamiento de artículos alternativos, de forma que, cuando el sistema puede proponer stock alternativo, existen dos opciones a seguir cuando se combinan ambos aspectos:

• Intente proponer stock del mismo artículo y variable logística a los que hace referencia la línea del pedido, pero de almacenes y cuentas alternativos a los principales, siguiendo el orden de prioridades establecido. De no encontrar stock suficiente en todos los almacenes alternativos existentes, entonces el sistema intentará proponer stock de los artículos y variables logísticas alternativos al artículo y variable logística principal (los del pedido), siguiendo el orden de prioridades establecido para dichos artículos. Para cada artículo alternativo se procederá de la misma forma que si se tratara del artículo y variable logística principales, en cuanto al orden de búsqueda y tratamiento de los almacenes.

• Intente proponer stock invirtiendo el ciclo en el tratamiento de los artículos y almacenes alternativos. De tal forma que primero se intenta proponer stock de artículos y variables logísticas alternativos al principal, antes de comprobar la existencia de stock del artículo y variable logística principales en los almacenes alternativos.

El criterio que el sistema adopte será el que se haya parametrizado en la configuración de empresa, para la modalidad de tratamiento de almacenes y artículos alternativos.

Al realizar las adjudicaciones o reservas de stocks, éstas se pueden llevar a cabo, básicamente, en tres modalidades:

• Manualmente, desde la línea del pedido, se realiza la reserva correspondiente a las cantidades a adjudicar, las cuales nunca pueden superar la cantidad pendiente de la línea, ni la cantidad de stock disponible.

• Automática directa, esta modalidad consiste en generar reservas, de forma automática, de las cantidades que el sistema pueda adjudicar para el pedido seleccionado, en base a los stocks disponibles y a las cantidades pendientes del pedido en cuestión.

• Automática condicionada, esta modalidad consiste en generar reservas, de forma automática, de las cantidades que el sistema pueda adjudicar para los pedidos que cumplan las condiciones establecidas en alguna de las condiciones definidas en el maestro de condiciones de adjudicación.

El registro de las reservas se realiza mediante el formulario reservas de stock, al cual se puede acceder a través de varias opciones:

• Desde el registro de cabeceras o condiciones de adjudicaciones.

• Desde el registro de adjudicaciones de compuestos, siempre que se trate de un artículo compuesto de forma que su stock se gestione por componentes.

• Desde una línea de pedido.

El documento reserva es el objeto de la necesidad para la que se realiza la reserva. El programa contempla las siguientes documentos de reserva:

• Pedidos de ventas.
• Solicitudes de consumo.
• Órdenes de fabricación.
• Solicitudes de reparación.
• Órdenes de trabajo.

Se contempla la posibilidad de realizar reservas para un tercero, sin especificar un documento de reserva. En este caso, se deja sin informar este campo.

EL código del documento de reserva es el número de documento para el que se realiza la reserva. Valida sobre el documento informada como documento de reservas. El documento a seleccionar no debe estar bloqueado; en el caso de pedidos de ventas no pueden estar servidos. Si la reserva se realiza sobre solicitudes de consumo, no puede estar remitida. En el caso de las solicitudes de reparación, órdenes de trabajo y órdenes de reparación, no pueden estar terminadas o cerradas.

Al realizar la reserva o el picking de un pedido, se tendrán en cuenta las condiciones de consistencia definidas en el pedido. Las reglas de consistencia se entienden como una condición aplicada sobre todas las reservas de una línea de pedido, de modo que eventualmente tengan el mismo Almacén que la cabecera del pedido, el mismo Artículo y/o Variable logística y/o Lote que la línea procesada.

Estas reglas se han de diferenciar con respecto a las reglas de artículos/formatos/lotes/almacenes alternativos. Si bien, para una línea de pedido de ventas las reservas se pueden hacer para un artículo alternativo, las reglas de consistencia pueden obligar a que todas las líneas de reserva referencien a un mismo artículo. Esta circunstancia puede ser también aplicable en caso que existan relaciones de variable/s logística/s alternativa/s o almacen/es alternativo/s, respecto a la VL de la línea o el almacén de cabecera, respectivamente.

Este proceso permite realizar reservas de stocks de los pedidos de ventas, clientes y artículos que cumplan las condiciones de selección indicadas.

consideraciones que el sistema toma en cuenta para la generación de reservas:

• Sólo se seleccionarán aquellos pedidos en cuya tipología esté informado el tipo de reserva a generar y que, además, no se encuentren servidos o bloqueados.

• Se considerarán aquellas líneas de pedido que tienen cantidades pendientes; es decir, que no estén totalmente servidas, adjudicadas o en propuestas de extracción. Además será condición necesaria que los artículos de dichas líneas tengan activo el indicador de control de stocks en el maestro de artículos. Por último, no se seleccionarán aquellos artículos cuyo estado de gestión tenga desactivada la realización de reservas.

• El almacén de partida en las reservas de stocks es el que se haya especificado en cada pedido, y la cuenta de stock a considerar inicialmente es la que tenga asignada el tipo de reserva asignado a cada tipo de pedido

• Ante stock insuficiente, el proceso puede acceder a almacenes, cuentas, depósitos, artículos, formatos y lotes alternativos. En el registro de clientes, se indican las entidades sujetas a alternativos y el orden de selección por defecto para los pedidos del cliente. Posteriormente dichas condiciones se puede modificar para cada pedido en concreto.

• En el registro de clientes se definen las consistencias de reserva por defecto, a cumplir en los pedidos del cliente. Las consistencias de reserva permiten establecer que todos los almacenes y/o artículos y/o variables logísticas y/o lotes de las reservas de una línea del pedido sean los mismos. Al igual que el orden de alternativos, las consistencias pueden ser particularizadas para cada pedido en concreto.

Los porcentajes de adjudicación que se solicitan son de gran utilidad para realizar adjudicaciones priorizando por las cantidades adjudicadas resultantes. El primer porcentaje a tener en cuenta es el indicado a nivel de línea, puesto que aquella línea cuya cantidad adjudicada respecto de la cantidad pedida, no represente el porcentaje indicado, será descartada del proceso.

A continuación, y excluyendo las líneas descartadas anteriormente, el porcentaje del artículo, ya que puede haber más de una línea con el mismo artículo, sobre todo si se utilizan variables logísticas. Y por último, excluyendo los artículos descartados anteriormente, el procentaje establecido a nivel del pedido en su totalidad.

• Un parámetro importante es el indicador de reservas parciales existente a nivel de cabecera y de líneas del pedido. Si un pedido no permite reservas parciales para el pedido completo, el proceso ha de poder reservar toda el material del pedido. En caso contrario no se genera ninguna reserva. Si no se admiten reservas parciales por línea, cada línea de pedido se reserva en su totalidad o no reservada. Un pedido puede permitir reservas parciales, y una línea en concreto se ha de servir de forma completa. En la cabecera del pedido se informará la posibilidad de entregas parciales y se desactivará el indicador de la línea en concreto.

El sistema permite reservar material para un pedido de ventas, en base a las entradas futuras con origen un pedido de compras. Es decir, se puede reservar stock planificado de un documento de compras, como un pedido o un suministro, para dar servicio a un pedido de ventas. El sistema verifica siempre que la fecha de recepción del pedido o suministro sea anterior a la fecha de entrega del pedido de ventas. De esta forma, asegura que el material llegue a tiempo.

Si una vez realizada la reserva se modifica la fecha de recepción de la compra (pedido o suministro), el sistema automáticamente anula la reserva. Mediante la definición del parámetro días de retardo para cancelar una reserva se controla el margen de días de retardo permitidos a la recepción de la compra, respecto a la fecha de entrega del pedido de ventas. Las reservas no se anulan hasta que la fecha de entrega de la compra sea posterior a la venta por el número de días indicados.