Un acuerdo de ventas es un documento con un tipo de condiciones comerciales especiales en ciertos artículos asociadas al consumo de un determinado volumen, ya sea por cantidad o importe, que una empresa vende a un cliente. Es posible añadir otro tipo de condiciones al acuerdo, como, por ejemplo, la forma de pago.

El acuerdo está siempre a ligado un período de vigencia.

Un acuerdo está definido por la cabecera y las líneas. La cabecera establece las condiciones generales y las líneas las condiciones específicas para cada artículo.

Los acuerdos de ventas se asocian siempre a un cliente y exigen unos campos obligatorios como nombre del cliente, dirección, país, etc., que se obtienen directamente del maestro de terceros una vez seleccionado.

Del maestro de terceros se obtiene también la divisa y el cambio, pero no los demás campos, como sí ocurre en los otros documentos de gestión (facturas, albaranes, etc.). El resto de condiciones se establecen en el propio acuerdo y sirven para determinar si los futuros pedidos del cliente cumplen y, por lo tanto, pueden utilizar las condiciones establecidas en este acuerdo. Dicho de otra forma: el sistema también permite establecer condiciones diferentes a cantidad o importe, como, por ejemplo, condiciones relacionadas con la Entrega o con los Datos financieros (tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Se debe tener en cuenta que algunos clientes tienen condiciones especiales según el destino o la delegación, y éstas se obtienen directamente de las Condiciones de terceros según origen.

La vigencia es el período de tiempo durante el cual el acuerdo es válido. Después de este período no podrá aplicarse este acuerdo a ningún pedido o cualquier otro documento.

La vigencia es de gran importancia, ya que, si no se alcanzan las condiciones mínimas de cantidad o importe durante este período, es posible exigir la devolución de la ventaja económica que garantizaba el acuerdo.

Si un cliente dispone de varios acuerdos vigentes y no consumidos, y un pedido (o albarán o factura) puede vincularse con varios de ellos a la vez, el sistema elige siempre el que se haya indicado como más prioritario (siendo 0 el menos prioritario) en el campo llamado Prioridad de la cabecera del acuerdo.

Las líneas de acuerdo determinan qué artículos forman parte acuerdo y en qué condiciones concretas de precio, cantidad o descuento.

En el campo Artículo se debe especificar el código del artículo, definido en el maestro de artículos, y que su estado no esté bloqueado (B). De la misma manera, es obligatorio indicar la variable logística VL del maestro y que no esté bloqueada (B).

Una de las características de los acuerdos es que, a nivel de líneas del acuerdo, tanto el precio original de los artículos como el descuento se puede modificar, ya que por definición los acuerdos ofrecen precios diferentes a los de la tarifa.

Cada línea identifica un artículo en el que se pueden establecer valores opcionales:

• Cantidad mínima: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
• Cantidad máxima: limita las condiciones especiales hasta la cantidad de unidades aquí establecida.
• Unidades: unidad de medida de las ventas.
• Importe mínimo: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
• Importe máximo: limita las condiciones especiales hasta el importe total máximo aquí establecido.

Determina que las condiciones de la línea del acuerdo se apliquen a toda una familia de artículos. En este caso, el sistema comprueba que la familia entrada esté definida en el maestro de familias de artículos.

Cada línea identifica una familia en la que se pueden establecer valores opcionales:

• Importe mínimo: permite establecer un proceso de liquidación automática al final de vigencia del acuerdo. Si no se alcanza el mínimo durante la vigencia, permite pedir la devolución de la ventaja económica al no alcanzar el mínimo.
• Importe máximo: limita las condiciones especiales hasta el importe total máximo aquí establecido.

Las tipologías de acuerdos definen y parametrizan los distintos tipos de acuerdos marco que se desean gestionar en el sistema. Es aquí donde se indica, por ejemplo, si un acuerdo permite ampliaciones o no.

Para definir una tipología de acuerdo, tendremos en cuenta los siguientes puntos:

• La definición del código del Tipo de acuerdo, generalmente una abreviatura de máximo 4 caracteres.
• La ampliación de la Descripción en el campo correspondiente.
• La selección de una Serie que sirve para numerar los documentos generados para este tipo de acuerdo, que debe estar previamente definida mediante el Numerador de documentos.
• La selección de una opción del Estado del documento, que por defecto es Activo.
• La opción Validar catálogo valida los artículos que se añaden en las líneas contra la delegación, el departamento o el almacén (según el caso) de la cabecera del acuerdo. La opción No únicamente valida que el artículo no esté bloqueado en el maestro de artículos.

• El indicador Ampliar es necesario para poder ampliar cantidades o importes máximos de un acuerdo existente. Para más información, ver el apartado Ampliaciones.
• El indicador Valorar hace que se valore o no económicamente el documento.
• La pestaña de Anticipos permite determinar qué tipo de control o acciones realiza el tipo de acuerdo en cuanto a los pagos o cobros anticipados que se realicen sobre él. Las posibles opciones son:
  • Generar: genera el anticipo informado en el campo Tipo de anticipo, ya definido previamente en la Tipología de anticipos. Este anticipo a su vez puede generar una factura (si declara IVA).
  • Automático: se generan reservas contra uno o más anticipos existentes.
  • Manual: detalla reservas de forma manual contra uno o más anticipos existentes.
  • No: no existe control de anticipos.
• La pestaña de Impresión permite seleccionar la forma y formato de impresión seleccionado en el campo Objeto impresión o, por el contrario, el formato por defecto. Las posibles opciones permiten:
  • Sí [S]: imprimir automáticamente acuerdos validados tras ser creados o modificados.
  • Preguntar [P]: imprimir acuerdos validados tras ser creados o modificados, después de solicitar la conformidad del usuario.
  • No [N]: dejar a criterio del usuario el momento y formato de la impresión del documento.

Un pedido, albarán o factura puede tener asociado ninguno o infinitos acuerdos diferentes. Es decir, un pedido puede contener n líneas diferentes, cada una de ellas contra un acuerdo diferente.

De la misma manera, un acuerdo de venta puede tener asociados ninguno o múltiples pedidos, albaranes o facturas diferentes. Por ejemplo, el cliente ha hecho dos pedidos del mismo artículo que cumplían las condiciones contra el mismo acuerdo y no se había consumido el límite máximo.

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digraph G { node [style = rounded]; node [style = filled]; node [fontname="Arial" fontsize="10line" fontcolor="white" fixedsize="true" width="1.5" height="1.5"]; edge [color=black]; graph [nodesep="2"] {rank=same; n2;n3}; n2 [label="Acuerdo \nde\n venta", color="#616161", fillcolor="#FFA000"]; n3 [label="Pedidos\no \nAlbaranes\no \nFacturas", color="#616161", fillcolor="#673AB7"]; n2 -> n3 [dir=both headlabel=" 0...n", taillabel=" 0...n"]; }

Existen varias maneras de crear pedidos, albaranes y facturas asociados o vinculados a un acuerdo:

1. Llamar a acuerdos desde la línea de un documento (proceso automático)
2. Generar documentos a partir de uno o varios acuerdos
3. Copiar líneas de acuerdo desde un documento

Durante la creación de albaranes, pedidos y facturas es posible llamar a líneas asociadas a un acuerdo. De hecho, es un proceso automático.

Al entrar un línea, si la tipología de documento tiene activo el indicador de buscar acuerdos comerciales, el disparador busca acuerdos que cumplan las condiciones obligadas por el acuerdo. Es decir, que los campos del acuerdo tipo de efecto, forma de pago, delegación, dirección de entrega, tercero de facturación, dirección de facturación, medio de transporte, % Dto. general, % Dto. pronto pago y % Retención tienen que ser iguales que los de la cabecera del documento o su valor en el acuerdo tiene que ser NULL (sin valor informado).

Al incluir la línea del pedido, albarán o factura, si esta línea se vincula con un acuerdo, el sistema pone automáticamente en el pedido, albarán o factura el precio y el descuento establecidos en la línea del acuerdo. Además de establecer automáticamente el precio, el sistema también computa el consumo del acuerdo; es decir, la cantidad acumulada y el importe acumulado de la línea del acuerdo.

Por ejemplo, en el caso de la creación de un pedido, el sistema detecta automáticamente si ese cliente y el resto de datos de la cabecera cumplen con las condiciones de un acuerdo existente. Luego se insertan las líneas del pedido, y el sistema detecta si este o estos acuerdos que cumplen con las condiciones del pedido contienen los artículos insertados en el pedido.

Una vez completadas las líneas del pedido, la cantidad y el importe consumidos se reportan en el formulario del acuerdo correspondiente.

Para mayor eficacia, el sistema permite la generación de pedidos, albaranes y facturas a partir de acuerdos.

• Generar pedidos a partir de un acuerdo:
  Menu path:

  Ventas / Acuerdos / Procesos / Generación de pedidos
• Generar albaranes a partir de un acuerdo:
  Menu path:

  Ventas / Acuerdos / Procesos / Generación de albaranes
• Generar facturas a partir de un acuerdo:
  Menu path:

  Ventas / Acuerdos / Procesos / Generación de facturas

Se puede generar uno o varios pedidos teniendo en cuenta las líneas las condiciones de uno o varios acuerdos.

Procedimiento:

• Acceder a través del menú a Ventas/Acuerdos/Procesos/Generación de pedidos.
• Llenar en las columnas de consulta los datos por los que se desee filtrar la información, o dejarlo en blanco si no se desea hacer ningún filtro.
• Seleccionar la tipología de acuerdo a partir de la cual se van a generar los pedidos. Al ejecutar el proceso, la pantalla muestra tres listados, por este orden:
  • Un listado de acuerdos que cumplen con las condiciones de consulta con las que se ha ejecutado el proceso. El sistema muestra por defecto los acuerdos Vigentes, pero permite filtrar también por acuerdos Caducados/cerrados y por acuerdos Futuros.
  • Un listado de líneas de los acuerdos seleccionados en el primer listado.
  • Un listado de pedidos ya generados previamente y que estén asociados con los acuerdos seleccionados en la primera vista.
• Seleccionar la línea o las líneas de los acuerdos con las que se desee crear un nuevo pedido.
  
  
  La línea muestra la cantidad máxima y el importe máximo del artículo, según lo que quede disponible en el acuerdo, es decir, lo que quede por consumir. Para añadir la cantidad deseada de ese artículo en el pedido debe modificarse la columna Cantidad máxima de la línea del acuerdo seleccionada.

• Clicar en el botón Generar pedido situado en la parte inferior: el sistema genera tantos pedidos como clientes y acuerdos diferentes (si tienen diferentes condiciones) se hayan seleccionado.

Desde un documento, en vez de entrar líneas de artículos, es posible Copiar líneas de acuerdo. Si se accede a la pestaña, se muestra un listado con todas las líneas origen (líneas de acuerdo) que se podrían vincular con este pedido. Es decir, aparecen solo las líneas de los acuerdos cuyas cabeceras encajan con las cabeceras de los pedidos, según las fechas de vigencia, el cliente, la empresa, los datos financieros, etc.

Procedimiento:

• Acceder a través del menú a Ventas/Pedidos/Nuevo pedido.
• Rellenar el encabezado y crear el pedido.
• Seleccionar la pestaña Copiar líneas de acuerdo. La pantalla muestra todos los artículos de todos los acuerdos que cumplen las condiciones del encabezado del pedido.
• Seleccionar el artículo o los artículos que se deseen incluir en las líneas de pedido modificando la cantidad deseada, hasta el máximo permitido.
• Clicar en el botón Insertar artículos situado en la parte inferior: el sistema ha insertado todas las líneas de artículos seleccionadas.

 

El sistema permite ampliar el acuerdo por sus líneas tantas veces como se desee, accediendo a la pestaña Ampliaciones desde las líneas de acuerdos.

Una vez insertada la línea de un acuerdo, cuando éste permite ampliaciones, esa línea ya no se puede modificar. Únicamente pueden modificarse el importe (mínimo y máximo) y la cantidad (mínima y máxima) a través de una ampliación de la línea, incluso cuando estos importes y cantidades se habían consumido.

Las sucesivas ampliaciones de la línea han de ser, por lógica, posteriores a la última ampliación.

Solo las tipologías de acuerdo que tengan activo el indicador de Ampliar tienen la posibilidad de ampliación del acuerdo.

Si bien el período de vigencia y las condiciones como cantidad o importe máximos son los criterios que determinan cuándo finaliza un acuerdo, existe la posibilidad de cerrar un acuerdo incluso cuando estos criterios son todavía válidos. Es decir, no se puede realizar ningún pedido, albarán o factura contra un acuerdo cerrado.

Los acuerdos muestran en la parte inferior de la pantalla los botones Cerrar y Marcar como servido. Estos botones tienen la capacidad de inutilizar el acuerdo: el estado cambiará de Válido a Cerrado o a Servido, según el caso.

Ambas acciones son reversibles mediante los botones Abrir y Activar, respectivamente.

Cuando un acuerdo o línea con ampliación se bloquea con en botón Cerrar, el sistema crea para esa línea (o para todas las líneas del acuerdo, si se cierra la cabecera) una nueva ampliación con el número 99, con la diferencia entre la cantidad consumida y la cantidad máxima de acuerdo y ampliaciones, en negativo.

Mediante esta opción se accede al docflow de los documentos relacionados con el acuerdo.

El usuario puede ver, en un gráfico, la evolución del acuerdo. Se pueden analizar los documentos en los que ha evolucionado el acuerdo, como pueden ser pedidos, albaranes o facturas. En cada una de las figuras representativas de los documentos existe un enlace con el documento correspondiente.

Además, se puede observar dicha estructura en forma de árbol, con información como la tipología, la fecha y el número de cada documento.

Con el objetivo de ofrecer visibilidad sobre los indicadores que permiten valorar el rendimiento de los acuerdos, y para facilitar el acceso y el control sobre los mismos, el sistema ofrece el dashboard, los informes de seguimiento y los canales de acuerdos.

Un dashboard es una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores, métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de los acuerdos. Esto permite conocer datos de valor, analizar tendencias y fijar líneas de actuación, por lo que se reduce a los acuerdos con una antigüedad inferior a un año.

La tabla Acuerdos de ventas muestra un listado de todos los acuerdos (según el filtro previo de las columnas de consulta) y permite segmentar la búsqueda por acuerdos Vigentes, Cerrados/caducados o Futuros. La tabla Línea del acuerdo despliega todas las líneas pertenecientes a todos los acuerdos seleccionados en la tabla de Acuerdos de ventas. La tabla Documentos de consumo muestra todos los consumos realizados contra las líneas seleccionadas en la tabla Líneas de acuerdo.

La mitad inferior del dashboard muestra diversos gráficos de los principales indicadores relacionados con los acuerdos del último año:

• Acuerdos vigentes: todos los acuerdos que se encuentran vigentes a la fecha de hoy, segmentados por tipo de acuerdo.
• Acuerdos por tipo, por estado: todos los acuerdos, segmentados por tipo de acuerdo y por el estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado).
• Acuerdos por tipo, por mes: todos los acuerdos, vigentes o no, segmentados por el tipo de acuerdo y el mes de la fecha del acuerdo.
• Importe consumido: importe consumido del acuerdo, segmentado por tipo de documento de consumo (pedido, albarán o factura), y por estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado) mediante el desplegable.
• Cantidad consumida: cantidad consumida del acuerdo, segmentado por tipo de documento de consumo (pedido, albarán o factura), y por estado de vigencia (vigente, caducado, futuro, cerrado) mediante el desplegable.

Todos estos gráficos son fácilmente imprimibles y exportables a formatos de imagen mediante el icono situado en cada gráfico.

Los listados de seguimiento facilitan al acceso a la información relacionada con los acuerdos mediante una serie de informes. Los informes disponibles desde el menú de la aplicación son: Detalles, detalle de línea, seguimiento, por clientes, por clientes y familia, por clientes y artículos y por características.

Los informes disponen de múltiples links que facilitan el acceso a los acuerdos, las líneas, los documentos de consumo cuando los haya, etc.

Los canales han sido diseñados para mostrar y acceder fácilmente, a los acuerdos y a la información relacionada, desde el escritorio de cada usuario. La configuración en el escritorio la realiza el propio usuario según sus necesidades o preferencias. Los canales disponibles para acuerdos de ventas son: Acuerdos de ventas vigentes, Acuerdos de ventas vigentes por artículo, y Acuerdos de ventas vigentes por familia.

Además, los canales disponen de múltiples links que facilitan el acceso a los listados de seguimiento de los acuerdos, así como a los mismos acuerdos y a sus líneas.