En muchas ocasiones, la empresa necesita controlar el riesgo comercial asociado a sus clientes; es decir, el importe máximo que la organización permite de deuda al cliente sin que ello le pueda acarrear consecuencias financieras negativas. Axional ERP dispone de un sistema de gestión del riesgo que permite a la empresa establecer un límite de crédito para sus clientes, de modo que puede disponer fácilmente de información actualizada sobre el riesgo para anticiparse de las adversidades que un impago le pueda ocasionar.

Existen dos maestros para gestionar todo el control del riesgo de clientes. Por un lado, está el maestro de riesgos de clientes, donde el sistema mantiene los importes de los diferentes niveles de riesgo. Por otro lado, existe el maestro de créditos de clientes, en el que se detallan los créditos concedidos a los clientes por divisa, A continuación se explica en detalle el funcionamiento del riesgo.

Cuando una empresa decide realizar un control de riesgo de sus clientes, se ha de activar los tipos de documentos de gestión que afectan en el control de riesgo (pedidos, albaranes y facturas). A su vez, hay que indicar sobre qué clientes se quiere gestionar el riesgo en el propio maestro de clientes.

La activación se realiza en las diferentes tipologías de pedidos, albaranes y facturas, cuyos tipos de documento se requieren en el control. De este modo, el sistema actualiza los niveles de riesgo de forma automática en la entrada de documentos si el tipo de documento y el cliente tiene activados el control de riesgo.

A continuación, se detalla cómo hay que definir los clientes y las tipologías de documentos si la empresa quiere llevar el control del riesgo.

El riesgo se puede controlar a nivel de empresa, delegación o de forma genérica a toda la base de datos. El programa mantiene en paralelo los acumulados de riesgo a nivel de delegación, empresa y genéricos a toda la base de datos.

A parte de un cliente, también se puede realizar control de riesgo para el tercero de facturación del documento, para el grupo del cliente y para la federación. Este aspecto se indica en la propia ficha del cliente.

De la misma manera, tanto al tercero de facturación, como al grupo y a la federación, se les pueden asignar créditos a nivel de una delegación, de una empresa o de forma general.

Existen dos campos dentro de las tipologías de pedidos, albaranes y facturas que influyen en el riesgo: control del riesgo y evolución del riesgo.

En la tipología de los documentos se define si llevan o no un control del riesgo:

• No. El sistema no considera este tipo de documento para el cálculo del riesgo.
• Sí. Cuando el sistema valora este tipo de documento, calcula el riesgo siguiendo la modalidad establecida en la evolución del mismo.
• Adjudicar (solo en pedidos). Los pedidos actualizan el riesgo, igual que en la opción anterior, pero solo cuando se ejecuta la adjudicación o propuesta de extracción, no en el momento de la creación del pedido. Útil cuando los pedidos se crean de forma muy anticipada respecto la entrega. En este caso se desvirtúa el nivel riesgo real, lo que puede invalidar otras operaciones con el cliente.

Cuando se indica que una tipología de documento debe llevar control de riesgo, es importante configurar de qué manera debe llevarlo, lo cual depende del indicativo de evolución del riesgo. Hay tres posibilidades:

• Evolución. Cuando el sistema valora el documento, actualiza los valores registrados en el maestro de riesgos de clientes. En este caso, aunque se exceda el crédito establecido para el cliente, no se lleva a cabo ninguna acción de bloqueo.
• Comprobación. El sistema realiza las mismas funciones que en la opción anterior, pero en caso de que con la introducción del documento el importe total del riesgo del cliente supere el importe del crédito establecido, el sistema bloquea dicho documento.
• Control. Esta opción funciona igual que la anterior, pero en este caso también se bloquea el crédito del cliente, y no solo el propio documento que ha excedido dicho crédito. De este modo, queda automáticamente bloqueado todo documento introducido que influya en el riesgo de este cliente, mientras se esté excediendo el crédito.

En el maestro de créditos de clientes se indican y definen los créditos concedidos a los clientes por parte de la empresa. El sistema permite definir, para un mismo cliente, distintos créditos en función de la divisa y el tipo de crédito, además de poder establecerlos por intervalos de tiempo o vigencias.

Para definir el crédito a un cliente es necesario acceder desde la pestaña Créditos cliente , que da acceso al formulario de crédito para ese cliente.

En aquellos casos en los que un crédito esté asegurado, el sistema permite indicar la aseguradora en el mismo registro del crédito del cliente.

Tomando este crédito como referencia, se puede mantener actualizado el riesgo de cada cliente en línea, teniendo en cuenta todos aquellos documentos que se hayan considerado como propios de dicha situación: pedidos, mercancía reservada, albaranes y facturas, así como la posición en cuentas a cobrar de todos sus efectos en cartera.

De este modo, se puede conocer en todo momento la posición de riesgo de los clientes, además de su crédito disponible y dispuesto.

Para poder realizar el control y cálculo del riesgo de los clientes, y así poder evaluarlo, es preciso indicar por cada cliente el importe de crédito concedido. Es decir, aquel importe que la empresa permite que un cliente le adeude (ya sea en pedidos, albaranes, facturas o cartera de cobros) sin correr demasiado riesgo.

Si un cliente supera el importe del crédito concedido, el sistema advierte de tal circunstancia bloqueando el documento que haya sido el que ha provocado la superación del importe del crédito.

Y, si así se ha establecido en la tipología de los documentos, también se procedería al bloqueo del propio crédito, lo cual conllevaría el bloqueo de todo documento que sea considerado en el cálculo del riesgo. Además de aparecer como bloqueado, en el registro del crédito del cliente también se guarda el número de documento que ha provocado dicho bloqueo.