Un albarán de ventas es un documento mercantil que sirve como prueba documental de la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía firma este documento para dejar constancia de que la mercancía solicitada se está recibiendo en las cantidades acordadas y en buen estado.

El albarán también es importante para la empresa transportista, debido a que la conformidad de la recepción lo deja al margen de cualquier incidencia o reclamo.

Las empresas suelen trabajar de manera general con dos tipos de albaranes:

• albarán sin valorar: informa la descripción de la mercancía sin incluir datos sobre los precios de los productos.
• albarán valorado: informan del valor de cada producto y del importe total de los mismos.

Un albarán no implica el pago de la mercancía y por ello no debe confundirse con una factura, ni mucho menos la sustituye. Mientras el albarán sirve de garantía y justificante de la entrega correcta de la mercancía y no tiene funciones tributarias, una factura sí justifica el pago de una operación comercial, con efectos tributarios y validez fiscal.

Los modelos y formatos existentes de albaranes son muy variados, aunque siempre incluyen la siguiente información:

• Fecha de emisión del albarán
• Número identificador del documento
• Datos del comprador y del vendedor
• Lugar y fecha de entrega
• Firma y sello del receptor en señal de conformidad
• Descripción de la mercancía: cantidad, especificaciones, referencias

Dependiendo del país, el albarán puede recibir otros nombres como: nota o guía de remisión, guía de despacho, remito, nota de entrega o sustento de entrega, entre otros.

Axional SD dispone de una plataforma amigable, intuitiva y accesible vía web que permite generar albaranes tomando como referencia formularios o plantillas vigentes, consultar albaranes existentes e identificar otros documentos relacionados como pedidos o facturas, con la flexibilidad necesaria para incorporar todas las características funcionales requeridas por el negocio.

El sistema tiene a disposición una serie de funcionalidades que permiten automatizar las tareas relacionadas a la gestión de los albaranes.

Estas se parametrizan en la tipología de albaranes. La naturaleza y comportamiento de cada tipo de albarán se define por el conjunto de funcionalidades que se le asocian.

Entre las muchas tipologías posibles que se pueden configurar en el sistema, se tiene por ejemplo:

• Albaranes sin origen
• Albaranes con distintos orígenes (pedidos, otros albaranes, facturas de ventas, etc.)
• Albaranes mostrador que crean factura automática
• Albaranes que mueven stock
• Albaranes entre compañías
• Albaranes de ajuste de diferencias en factura
• Albaranes donde los precios tienen IVA incluido
• Albaranes con importes anticipados
• Albaranes de devolución
• Albaranes de liquidación de descuentos/bonificaciones fuera de factura

Las principales funcionalidades disponibles en el sistema son:

Un circuito de workflow está formado por un conjunto ordenado de condiciones de bloqueos y de la secuencia de acciones a realizar para autorizar dicho bloqueo.

Un código de bloqueo identifica una circunstancia o condición (por ejemplo, artículos obsoletos, condiciones no pactadas, validación por parte de un usuario, etc.) que al producirse bloquea el documento.

El sistema tiene configurado por defecto una serie de bloqueos estándar, aunque es posible configurar bloqueos que respondan a las particularidades propias de cada negocio.

Es posible valorar los albaranes en base a criterios requeridos por el usuario, a través de la parametrización de diversas condiciones de tarifas y descuentos.

El sistema guarda en una tabla la información de los impuestos asociados a los albaranes. Estos datos se usan, por ejemplo, en la impresión de facturas proforma.

También es posible aplicar regímenes tributarios especiales a los albaranes, informando diferentes claves impositivas.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no.

En ocasiones se realizan varios envíos de mercancía al cliente, generando varios albaranes. Existe un proceso de facturación que permite agrupar o no entregas en una misma factura y generar facturas agrupadas o no según las necesidades.

Al igual que en el caso de albaranes de compras, se pueden generar facturas mediante un proceso de conformación que además, habilita la agrupación de varios albaranes en la misma factura.

Por último, el sistema permite generar una factura mostrador en base a la entrada de un albarán. Es decir una factura creada de forma automática desde la entrada de albaranes. En la factura mostrador, la relación albarán-factura es 1 a 1.

Los albaranes se pueden contabilizar de manera individual o en un proceso masivo. El proceso contrario es la descontabilización (individual o masiva) de albaranes de venta.

El propio albarán de ventas puede actualizar el stock si la cuenta origen y/o destino Se puede definir cuentas de origen y destino para el stock en un almacén. Estas cuentas logísticas se utilizan para diferenciar los estados en los que se puede encontrar el stock en un momento determinado. Si el movimiento no actualiza stock se trata d

La estructura de un albarán está compuesta por la cabecera y las líneas, y estas pueden relacionarse con otros elementos, como en el siguiente gráfico.

• En la cabecera del albarán se indican los datos generales del documento.
• Una vez entrada la cabecera, se pasa a dar de alta las líneas del albarán. Es aquí donde se establecen las condiciones específicas para cada artículo.
• El registro de datos contables es accesible desde las líneas del albarán. Este formulario sirve para:
  • Ventas de servicios, en los que se usan artículos de código genérico, a fin de especificar los datos contables a los cuales imputar la venta cuando se efectúe la contabilización de la misma.
  • Imputar ingresos contra presupuesto y partida.
  • Informar el centro de costes y la cuenta de explotación que permita llevar una contabilidad analítica.
• Es posible el registro de más de una nota u observaciones asociada a las cabeceras y líneas de los albaranes, e imprimirlas o no junto al documento.
• Se pueden registrar documentos y/o imágenes asociadas a las cabeceras y líneas de los albaranes, y disponer de ellos para su consulta.
• Las características son atributos adicionales que se pueden asociar al albarán. Los valores informados en cada característica pueden ser de libre elección, o tomar uno o más valores de una lista previamente definida.
• Cuando se trate de ventas de mercancía de otro país, es posible asociar expedientes de exportación a los albaranes. Un expediente contiene información referente a la exportación, y se emplea para generar de forma automática los datos de la declaración Intrastat.
• Si el tipo de albarán lo permite, se pueden asociar descuentos especiales, tanto a la cabecera como a las líneas de albaranes.
• Hay artículos a los que se asigna un número de serie exclusivo para toda su vida útil. Esto permite realizar el seguimiento de cada artículo individual a lo largo de su vida útil. En las ventas se puede informar los números de serie para poder realizar seguimiento en reclamaciones o devoluciones.

Un albarán puede asociarse con otros documentos de gestión y con entidades del área financiera.

Por ejemplo, un albarán puede tener su origen en un pedido y generar una factura como destino.

Un albarán también puede ser creado desde un movimiento interno y este a su vez tener su origen en pedidos.

Un albarán también puede ser creado desde una propuesta de picking. La propuesta de movimiento se realiza en base a uno o más pedidos de ventas.

Los pedidos pueden tener planes de entrega como origen, lo que es reflejado en el siguiente ejemplo.

Un albarán se puede dar de alta directamente, sin requerir un documento previo.

Los pedidos pueden generar albaranes, ya sea con o sin movimientos intermedios. De igual forma, un grupo de n pedidos se pueden asociar en un albarán usando el proceso de generación de albaranes desde pedido.

Existen tres mecanismos para poder facturar albaranes:

• La conformación, en el que se da de alta la cabecera de una factura y se asocian los albaranes seleccionados.
• La generación de facturas de cliente, en el que se generan facturas en base a una selección de albaranes.
• Es posible generar facturas de forma automática y transparente al dar de alta albaranes, si se trata de una factura mostrador.

La facturación interempresa es el resultado de realizar operaciones de intercambio comercial entre empresas de un mismo grupo.

Los flujos contemplados por el sistema son:

Mediante la contabilización los albaranes se reflejan en el diario contable.

Cuando se desee contabilizar albaranes, se debe informar en la tipología el código del asiento planilla a tener en cuenta en la generación del asiento contable.

Es posible reflejar en la tesorería a medio plazo los albaranes pendientes de facturar.

Se puede crear un albarán de devolución de mercancía al cliente a partir de la información del albarán origen.

De manera similar, se puede generar un albarán de devolución a partir de una factura.