El packing list o lista de empaque es un documento adjunto al albarán de ventas, describe las cantidades y características específicas de la carga contemplada en dicho albarán.

Es un documento de gran importancia en el mundo de los intercambios logísticos y comerciales a nivel global. En concreto, se trata de uno de los documentos esenciales del transporte marítimo internacional. En el mismo se encuentra detallado todo lo que se va a exportar e incluye las medidas, peso y contenido de cada uno de los bultos.

El packing list debe tener el máximo detalle, claridad y exactitud posible, de esta forma, se consigue que las mercancías que se envían puedan ser identificadas de una forma sencilla a lo largo de todo el tránsito, incluyendo por supuesto las aduanas y el propio destinatario de dicho envío.

Igualmente, el packing list es un documento de gran importancia para poder formalizar el bill of landing o contrato marítimo por el que el barco puede iniciar su ruta, así como para impedir que se envíen mercancías no permitidas.

Por lo que el packing list es un elemento esencial, de él depende en gran medida el éxito de una operación de exportación. En efecto, un fallo en el packing list puede suponer graves problemas en las aduanas y finalmente retrasos o sobrecostes en nuestros envíos. Esto se debe a que en el lugar de origen tanto como en el de destino, se pesan y miden las mercancías y en el caso de que hubiera cualquier desfase en la información que se contiene en el packing list, se podrían producir retrasos en el envío hasta que la situación quedase esclarecida.

Por todo lo dicho anteriormente, la realización del packing list debe hacerse de forma correcta, detallada y precisa, con sumo cuidado para evitar dichos inconvenientes.

La información que debe contener todos los Packing list:

1. Fecha de expedición.

2. Datos de contacto de quien expide la mercancía (shipper).

3. Datos de contacto de quien recibe la mercancía (consignee).

4. Direcciones de origen y de destino del envío.

5. Total de bultos

6. Tipo de embalaje.

7. Descripción en detalle de cada uno de los bultos (descripción de la mercancía, número de unidades en cada bulto).

8. Datos de cubicaje (peso neto, peso bruto, dimensiones y volumen) de cada bulto y del total de los bultos.

9. Número de la factura comercial a la que el packing list está vinculado.

También se recomienda que, aunque no sea obligatorio, la lista de empaque incluya otros campos de información como:

Valor comercial de cada uno de los bultos, aunque esta información suele incluirse en el albarán que acompaña al packing list en la expedición.

Código arancelario de los productos de los que consta el envío (si existiese).

Código de barras identificativo de cada producto.

El packing list para el transporte y envío de mercancías es un documento indispensable que lista y aporta información de todos los bultos que forman un envío, facilitando si fuera el caso, a aduanas su labor al disponer de todos los datos listados y asociados a su correspondiente albarán comercial.

Así pues, hacer un packing list apropiado es una tarea básica si se quiere enviar productos o realizar exportaciones a otros países o a otras zonas.

Las diferentes acciones a considerar son:

Definir tipos de bultos.

Registro de packing list.

Gestión de bultos.

1 Registro del packing list

Un packing list es un documento en el que deben aparecer obligatoriamente los siguientes campos:

  • Lugar y fecha del embarque.
  • Detalles del exportador, incluyendo su nombres y dirección completa, así como firma y sello.
  • Información del consignatario o el comprador extranjero. En caso de que exista una carta de crédito de por medio, es posible que el nombre en este caso sea el banco; de ser assí, debe ser necesario especificar los detalles.
  • Número de factura de ventas, que identifica la transacción con fecha.
  • Pedido de venta, que debe incluir fecha, así como el número de la carta de crédito en caso de ser aplicable.
  • País de origen y país de destino final.
  • Nombre de la embarcación, número de vuelo o cualquier dato referente al medio de transporte en que se vaya a realizar el envío.
  • Detalles del modo de precarga, es decir, el movimiento de la mercancía antes de su entrega en el puerto de salida.
  • Lugar de recepción, el punto específico en que los productos serán recibidos después de completar los procedimientos aduanales de exportación.
  • Puerto de carga, el cual puede ser el mismo que el anterior, dependiendo si la carga se realiza en un punto distinto.
  • Puerto de descarga, el lugar a donde serán enviados los bienes y son descargados para entrega al comprador.
  • Lugar de entrega, puede ser el mismo que el de descarga, a reserva de que el comprador se encuentre en otro punto.
  • Términos de entrega y de pago, con base en el tipo de Incoterm utilizado en la transacción y por acuerdo del exportador e importador.
  • Números, marcas y símbolos de identificación de las mercancías, se refiere a cualquier requisitos necesario de marcaje, etiquetado en las parcelas o embalaje.
  • Número y tipos de paquetes, así como información física del envío. La cantidad total, pesos brutos y netos, dimensiones, así como si se encuentran en cajas de madera, cartón, pallets, etcétera.
  • Descripción de la mercancía, debe ser igual a como aparece en otros documentos y detallada.
  • Declaración para el efecto de confirmar que la información brindada es certera y cualquier otro detalle pertinente.

El packing list o lista de empaque, un documento elaborado por el exportador y cuyo principal objetivo es facilitar el reconocimiento selectivo de la mercancía dentro de un lote por parte de los inspectores de aduanas.

El packing list y la factura de ventas son documentos con ciertas similitudes, pero cada uno de ellos cumple una función completamente distinta en una exportación. La factura tiene como objetivo principal fijar las condiciones de la compraventa internacional por lo que los datos reflejan principalmente el valor de las mercancías, los métodos de pago y los términos de transporte internacional o incoterms. Por su parte, el packing list cumple el objetivo de reflejar fielmente los detalles de la carga. De ahí la importancia de aportar datos exactos de medidas, peso unitario, volumen, descripción, etc.

Aunque se trate de documentos distintos con funciones distintas, es muy importante tener en cuenta que la información contenida en el packing list y en la factura comercial debe corresponderse. Ambos documentos deben contener el mismo número de unidades de un producto, valor, peso y descripción.