Un plan de entrega es un elemento imprescindible en toda empresa, mediante el cual se planifica las cantidades a entregar en correlación a los pedidos programados en fechas determinadas. Un correcta planificación de las entregas contribuye en optimizar la planificación de reaprovisionamiento del stock. Su finalidad consiste en reducir costos, tiempos y recursos empleados para concluir la entrega de los pedidos programados, dando como resultado una mayor productividad y mejor atención al cliente, impactando positivamente en la rentabilidad de la empresa.

Las ventajas del desarrollo de un plan logístico de entrega es que permite una planificación de los proceso de la cadena de suministros, evitando la improvisación y un mal uso de recursos. Esto genera una serie de beneficios que están relacionados con los objetivos de la empresa, como pueden ser:

• Mayor productividad, al contar con una planificación, todas las actividades relacionadas se ejecutan de manera más eficiente. Esta acción repercute directamente en la producción, beneficiándola con un incremento de la misma.
• Mejor gestión de stock, con una plan de entrega se puede conocer mejor la demanda, ajustando la producción, compra de productos y condiciones de almacenamiento.
• Sistema de información: otra ventaja es la gran cantidad de información que se obtiene en sus etapas de control y análisis de las operaciones logísticas. La misma se puede aprovechar para realizar ajustes que permitan una mejora continua de la eficiencia de la empresa.
• Coordinación entre actividades logísticas, gracias a la planificación las actividades logísticas se encuentran coordinadas hacia un mismo objetivo. Esto genera un mejor uso de recursos, aumentando la eficiencia de su funcionamiento general.
• Incremento de la rentabilidad: la disminución de gastos, tiempos de producción, coordinación de actividades, gestión de stock y una mejora en el servicio al cliente se verán reflejados en la rentabilidad de la empresa.

El albarán es un documento de uso mercantil que sirve para acreditar la entrega de un producto. Los beneficios que tienen son:

• Para el comprador: el albarán funciona como una prueba documentada que los bienes han sido entregados y recibidos por el destinatario. Si hay algún error o problema durante o después de la transacción, este documento es la prueba de ello. Con el albarán, si un pedido no se ha entregado o está dañado, el cliente tiene un período de tiempo para realizar un reclamo.
• Para el vendedor: este documento es también una herramienta de control, ya que facilita la gestión e identificación de los productos que salen del almacén y son enviados a diversos destinatarios.

Un albarán debe de tener básicamente los siguientes apartados informativos:

• Datos del remitente: quien envía la mercancía. Son el nombre de la empresa, dirección, NIF o CIF, nº de teléfono, e-mail, nombre de persona de contacto e incluso número o referencia de proveedor si la empresa cliente o destinataria lo solicitara.
• Datos del destinatario: quien recibe la mercancía. Sone el nombre de la empresa, dirección, NIF o CIF, nº de teléfono, e-mail, nombre de persona de contacto e incluso número o referencia de cliente (útil para la empresa remitente del envío).
• Datos sobre la mercancía remitida. Son la referencia y/o nombre de la mercancía enviada, tamaño, peso total y/o individual.
• Fecha de salida de la mercancía desde la cual la mercancía sale de las instalaciones del remitente.
• Nº de Referencia del pedido correspondiente al que pertenece el albarán emitido: todo albarán de entrega debe de estar referenciado a un pedido solicitado por el comprador.
• Apartado de “Observaciones”, apartado donde el destinatario puede anotar cualquier observación respecto a la mercancía recibida.

El packing hace referencia al proceso de acondicionamiento y empaquetado de los pedidos para su posterior expedición. Las principales tareas que engloba esta operativa son:

• Selección del embalaje y empaquetado: se hace en función del tamaño, número de productos y de sus características específicas. La resistencia de la caja y el material de relleno adecuado son fundamentales para preservar en buenas condiciones el contenido del envío.
• Verificación final de la cantidad, peso y cubicaje o peso volumétrico. Esta comprobación es esencial para llegar a tiempo en caso de error previo en el picking y como garantía de que el paquete cumple con los requisitos del servicio de transporte.
• Etiquetado para su expedición, se pega en el exterior de la caja de cartón y contiene el número de referencia del pedido, la dirección de envío y, en ocasiones, también el código de tracking.

Un concepto importante es el packing list que es la lista de contenidos del paquete, donde se detalla qué contiene la caja y cantidades de los respectivos productos del envío. Igualmente, el packing list contiene información sobre el pedido. Se trata de un documento obligatorio que facilitará también la identificación de los envíos en las aduanas y sirve también como comprobante en la llegada de los almacenes de los clientes y, en caso de producirse alguna pérdida o daño, servirá para su reclamación.

El packing list es un documento de importancia esencial para poder formalizar el bill of landing o contrato marítimo por el que el barco puede iniciar su ruta, así como para impedir que se envíen mercancías no permitidas. En el caso de que se incluyera alguna clase de producto que estuviera restringido para su tránsito, se retendría en su correspondiente aduana y generaría costes adicionales además de no poder ser entregado. Por estos motivos es fundamental elaborar correctamente el packing list.