Una factura es un documento mercantil que refleja una operación de compraventa. Tiene validez fiscal sobre la venta de productos o de la prestación de servicios a cambio de dinero. Vale para:

• Comprobar las condiciones en que se ha pactado el contrato de compraventa.
• Justificar la procedencia y propiedad de los productos o servicios.
• Especifica el importe a pagar por los productos o servicios.

Dependiendo de la legislación de cada país, existen diferentes exigencias fiscales a la hora de confeccionar una factura de ventas, aunque priman unos datos mínimos y coincidentes en la mayoría de ellas.

• Número y fecha de emisión, correlativas.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación, en caso de ser diferente de la de expedición.
• NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
• Tipo impositivo; si la factura está sujeta a un régimen especial debe mencionarse.

En el tráfico mercantil hay diferentes tipos de facturas:

• Factura ordinaria: la que se hace para cualquier operación de compraventa de productos o prestación de servicios.
• Factura rectificativa: se usa para corregir un error cometido en una factura anterior.
• Factura recapitulativa: se hace para englobar varias operaciones que hayamos hecho a un mismo destinatario en un margen de tiempo.
• Factura proforma: se utiliza para formalizar una oferta comercial, antes de finalizar una venta. También se utiliza para justificar el interés en un producto o servicio y de cara a demostrar el importe a desembolsar, en caso de que por operativa, se necesite un documento demostrativo. También se usan en el transporte de mercancías para demostrar el contenido a enviar o transportar, especialmente cuando hay aduanas de por medio.
• Factura completa (clasificación según la Agencia Tributaria): es una factura normal cuando cumple todos los requisitos (número de factura, datos del cliente, datos del emisor, etc).
• Factura simplificada (clasificación de la Agencia Tributaria): es cuando la factura no debe tener toda la información requerida por la Ley. Son por ejemplo las facturas que sustituyen a un ticket de ventas.
• Factura electrónica: es la factura en soporte electrónico, obligatoria desde el 15 de enero de 2015. Si eres pequeña o mediana empresa o autónomo, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo te facilita un programa para poder emitirla.

El programa cuenta con una serie de funcionalidades para automatizar la emisión y gestión de las facturas y sus acciones derivadas, como los apuntes contables, la emisión de impuestos o la gestión de cobros.

Estas funcionalidades se pueden parametrizar desde la tipología de facturas. La tipología define el comportamiento y los procesos asociados a cada factura de ventas.

En el sistema se pueden configurar diferentes tipologías, como por ejemplo:

• Factura de ventas directa
• Factura entre compañías
• Factura de venta con IVA incluido
• Factura mostrador
• Factura de venta con diferentes orígenes:
  • Factura origen albarán, la más habitual. En la misma clasificación están las facturas que tienen su origen en un albarán mostrador, cuando la factura se genera de manera transparente automáticamente cuando se genera el albarán
  • Factura origen pedido, generalmente asociada a la venta de servicios
  • Factura origen factura, como es el caso de las facturas de abono o rectificativas
  • Factura origen anticipo

Las principales funcionalidades disponibles son:

Se puede establecer que la factura de ventas sea un documento independiente, sin un origen, o que esté asociado a alguna otra tabla, desde la cual recibe parte de la información requerida.

Existen diferentes documentos que una factura de ventas puede tomar de origen, como albaranes (la más habitual), anticipos, pedidos y otras facturas, entre otros, dependiendo de la tipología de esta.

Según se configura la tipología de facturas, se puede elegir que se nutra con los datos del documento origen al que está asociado.

La legalidad obliga a que un pago anticipado vaya acompañado de la confección de una factura.

Los anticipos pueden ser de 2 tipos: o una reserva para ir descontando importe de facturas posteriores, o un pago anticipado en base a un documento (pedido, albarán o factura). En todos estos casos se crea una factura como documento que refleja legalmente el anticipo.

En el tipo de anticipo se indica el tipo de factura a generar y el artículo que se crea en la línea de factura y que deriva el tipo de IVA que se asocia.

La factura de abono es un tipo de factura de ventas rectificativa que refleja una devolución o descuento, bien porque un pedido no haya sido bien gestionado y no satisfaga al cliente (ha llegado roto, con más cantidad, etc.) o por un rappel en volumen de operaciones o de pronto pago.

Para poder generar este tipo de facturas se debe parametrizar correctamente la tipología, de forma que la opción de abono sea Sí, y lo ideal es que tenga como origen otra factura, ya que fiscalmente se pide el documento origen al que rectifica.

Las facturas se pueden contabilizar individualmente, a través del botón de Contabilizar que aparece en el margen inferior izquierdo del documento, o a través de un proceso masivo.

El asiento programable es una plantilla que se asigna en la tipología de la factura y contiene las reglas para la generación de los apuntes contables creados en la contabilización.

También se puede retroceder un asiento contable individualmente, desde la misma pantalla de la factura mediante un botón; o de forma masiva, a través del proceso de descontabilizar.

La información de las facturas es necesaria para la confección de los impuestos. Si las facturas tienen como origen otro documento, también reciben la información fiscal asociada a ellos.

El sistema permite aplicar regímenes tributarios especiales, separar zonas impositivas o aplicar deducciones.

Es posible configurar el sistema para que los precios informados tengan impuestos incluidos o no. Esta opción está disponible en la tipología del documento.

Existen tres mecanismos para poder facturar albaranes:

• La generación de facturas a clientes, en el que se generan facturas en base a una selección de albaranes.

  Menu path:

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  En este proceso se pueden agrupar n albaranes en una factura o crear una factura por albarán. Este aspecto lo maneja un indicador que se asocia en la ficha del cliente.

  Para que este proceso funcione, previamente se debe configurar correctamente el cliente en el maestro de clientes. El campo modo facturación se debe seleccionar una opción distinta a la de No facturable.

• La conformación de albaranes, en el que se da de alta la cabecera de una factura y se asocian los albaranes seleccionados. Aunque esta modalidad es más propia de las facturas de compras aunque a veces se usa en ventas.
• Las facturas mostrador, donde al dar de alta un albarán se su factura asociada factura de manera automática. En este modelo la relación es 1:1.

Permite realizar la validación masiva de las facturas de ventas.

Este procesos selecciona sólo las facturas que no están contabilizadas. Para cada factura cálculo sus valores económicos e impositivos y aplica as reglas de gestión estándares del sistema y a las propias y específicas de la organización, lo que se conoce como workflow.

Una vez realizadas todas las validaciones, el procedimiento presenta el detalle de la relación de facturas que han sido procesadas.

La estructura de una factura se conforma por la cabecera y las líneas, y estas pueden relacionarse con otros elementos, como en el siguiente gráfico.

• En la cabecera de la factura se indican los datos generales del documento.
• Una vez entrada la cabecera, se pasa a dar de alta las líneas de la factura. Es aquí donde se establecen las condiciones específicas para cada artículo.
• El registro de datos contables es accesible desde las líneas de la factura. Entre otras funcionalidades el formulario sirve para:
  • Compras de artículos no codificados, a fin de especificar los datos contables a los cuales imputar la venta en contabilidad.
  • Realizar el reparto de una ingreso entre diversos proyectos y secciones.
  • Indicar, en el momento de contabilizar, contra qué presupuesto y partida se imputa el ingreso.
  • Informar el centro de coste y la cuenta de explotación que permita llevar una contabilidad analítica.
• Se pueden registrar notas u observaciones asociadas a las cabeceras y líneas de las facturas. En función del tipo de nota, es posible llevar a impresión o no.
• Se pueden registrar documentos y/o imágenes asociadas a las cabeceras y líneas de las facturas, y disponer de ellos para su consulta.
• Se pueden añadir atributos adicionales que no estén definidos en la factura. A estos atributos se les conoce como características, y sus valores se pueden dar de alta desde una pestaña en la cabecera de la factura.
• Es posible aplicar descuentos tanto al importe total informado en la cabecera de las facturas, como al importe neto de cada línea. En caso de que estos descuentos no fuesen suficientes, se pueden aplicar descuentos especiales.

Una factura se puede dar de alta directamente, sin requerir un documento previo. Es lo que se conoce como factura directa.

Sin embargo, una factura puede asociarse con otros documentos de gestión. Lo más habitual es que la factura de ventas tenga su origen en un albarán. A su vez, el albarán suele tener el pedido como documento origen.

No obstante, una factura también puede asociarse con otros documentos de gestión, como el pedido. Por ejemplo, un pedido pasa directamente a facturarse, sin pasar por un albarán, cuando el objeto de facturación es un servicio, en lugar de un bien material.

Pueden tener otros documentos origen.

También existe la posibilidad de que una factura tenga como origen otra factura. Este es el caso de las facturas de devolución, también llamadas facturas de abono, que sirven para cancelar una factura previa; lo mismo ocurre con las facturas rectificativas, que se emiten para corregir otra factura.

Existen tres mecanismos para poder facturar albaranes:

• La conformación, en el que se da de alta la cabecera de una factura y se asocian los albaranes seleccionados.
• La generación de autofacturas de proveedores, en el que se generan facturas en base a una selección de albaranes.
• Es posible generar facturas de forma automática al dar de alta un albarán de forma transparente, bajo el mecanismo de factura mostrador.

La facturación interempresa es el resultado de realizar operaciones de intercambio comercial entre empresas de un mismo grupo.

Los flujos contemplados por el sistema son:

Mediante la contabilización, las facturas se reflejan en el diario contable. Para crear los asientos contables con origen facturas se requiere de asientos programables y diferente parametrización a desarrollar más adelante.

Las contabilización de las facturas genera la lista de cobros a realizar o cartera de cobros, que corresponden a los vencimientos creados en la validación del proceso. Estos efectos serán los utilizados en la gestión de cartera para la contabilización de los cobros al proveedor.

Es posible crear una factura de devolución o factura de abono al cliente a partir de la información de la factura origen. De igual forma, se puede crear una factura rectificativa que modifique algún tipo de información de su factura origen.