Una factura está formada por la cabecera y las líneas. La cabecera contiene información relativa a la unidad de negocio y las condiciones generales de la factura. En las líneas se fijan las condiciones específicas de cada artículo.

Al limpiar el formulario para ingresar una nueva factura, el sistema por defecto propone el tipo de factura seleccionado en ese momento.

La cabecera cuenta con tres estados de workflow:

• Provisional: En este estado el documento puede ser editado a nivel de cabecera y líneas.
• Bloqueado: La factura, bien por razones de reglas de gestión estándar del sistema, o bien por razones de reglas de gestión propias de la organización, está bloqueado para Validación.
• Validado: La factura está en condiciones de seguir el curso del mismo. Por ejemplo, recibir la mercancía.

También se muestra un indicador de Situación del documento,el cual puede tomar los siguientes valores:

• Pendiente: La factura no ha sido utilizado en los procesos.
• Parcial: La factura está parcialmente servido. Esto significa que ya se ha registrado algún suministro contra el mismo sin que haya sido por la totalidad de la mercancía pedida..
• Servido: La factura está completamente servido. Esto significa que ya se ha suministrado en su totalidad o bien, se pasó de forma manual a dicho estado para evitar remanentes pendientes. En este estado, el pedido no puede ser manipulado bajo ningún concepto.
• Anulado: Se muestra cuando todas las líneas se encuentran anuladas (cantidad anulada diferente a cero).

Cuando el documento se encuentra bloqueado, se muestra el número de bloqueos y al costado derecho del box de control, el box de Incidencias y Evolución de workflow.

Incidencias: Son todas las validaciones pendientes de autorizar.

Evolución de workflow: Son todas las acciones de workflow realizadas.

El almacén se obtiene a partir de la delegación o el departamento informado, y la delegación se rellena con los datos informados en el maestro de almacenes por delegación. De no encontrarse, la delegación se propone de las preferencias de grupos de usuarios o de la configuración de empresa, en ese orden.

El departamento por defecto es el informado en las preferencias de grupos de usuarios o en la configuración de empresa.

El usuario podría no tener registrado valores por defecto y si tiene podrían ser modificados en función de lo que necesite.

El sistema propone por defecto la dirección del cliente después de registrar el código de cliente. La prioridad de búsqueda de direcciones es la siguiente:

1. En el maestro de artículos - cliente (gartclie)
2. En la configuración de empresa. (gdataemp)

La fecha de la factura corresponde a la fecha en que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración de la factura de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de factura y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. Caso contrario, el sistema respeta el número informado pro el usuario. Para más información ver la sección del Numerador de documentos.

El usuario registra el código del cliente, y el sistema propone los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.). Estas se obtienen de las Condiciones de terceros según origen, o del maestro de clientes, en ese orden.

• Descuentos especiales

  
  Si en la tipología se encuentra el indicador de Descuentos Especiales activo, entonces el sistema aplicará los descuentos de cabecera ingresados.
  
  

  
  
  
• Notas

  
  las notas pueden ser útiles como campo mnemotécnico de búsquedas y consultas de los usuarios. En Tipos de Notas se puede parametrizar si ingresa (pie o cabecera) o no, a la impresión de la factura.
  
  

  
  
  
• Documentos

  
  Permite guardar archivos como de imagen y pdf.
  
  

  
  
  
• Características

  
  El sistema de manera automática, al dar de alta Una factura de compras, copiará todas las características definidas en el maestro de características para el tipo de característica informado en su tipología correspondiente.
  
  

Desde la cabecera registrada se accede a las Líneas de la factura mediante la pestaña Líneas.

Para dar de alta una línea es obligatorio informar el código del artículo. El sistema permite insertar un artículo en la línea de la factura si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de facturas, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado. El orden de prioridad es el siguiente:

• Si el sistema no encuentra alguna variable logística, busca en el maestro de artículos por cliente, se escoge la que tiene mayor prioridad y se toma la variable logística asignada por defecto.
• Si a este punto no se encuentra variable logística, busca en el maestro de variable logística aquella que tenga la mayor prioridad.

Si el artículo tiene doble unidad, el sistema propone la unidad auxiliar como unidad alternativa y la cantidad es informada en base a la conversión de unidades que se haya definido.

Cuando en la tipología de factura no se marca para ocultar, se muestra la cantidad facturada y unidad de precio. La unidad de precio corresponde a la unidad de medida en la que se expresa el precio y la cantidad de precio corresponde a la unidad de precio por la cantidad de compra. La unidad de precios por defecto se define en el maestro de artículo y si se requiere a nivel de variable logística.

El sistema permite ingresar hasta tres descuentos acumulativos (se suman) y un importe de descuento (monto que se sustrae del importe con los descuentos incluidos) .

Los campos de descuentos e importe de descuento, se pueden ocultar desde la Tipología de facturas de compras.

Si en la tipología se encuentra seleccionada la opción de Descuentos especiales, se podrán ingresar, adicionalmente a los tres descuentos antes mencionados.

En la tipología del documento, existe la pestaña INDICATIVOS donde se informa el valor del dato indicativo de documento de devolución, que distingue los facturas: el valor S se trata de facturas de devoluciones en cuyo caso, el precio lo pone en negativo o N se trata de facturas normales.

El usuario también puede consignar la siguiente información para cada línea de factura:

• Datos contables para que el sistema, a la hora de contabilizar la factura tome el presupuesto, proyecto, centro de coste, partida, etc. a imputar en la compra. En el apartado Registro de datos contables, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad
• Información complementaria mediante notas. En el apartado Registrar notas de facturas, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.
• Adjuntar documentos como archivos multimedia. En el apartado Asociar documentos a facturas, se brinda mayor detalle sobre esta funcionalidad.

En la tipoloía se cuenta con la opción IVA incluido.

En el caso que este indicador esté activo, el precio se ingresa en el campo Precio con IVA.

El sistema calcula automáticamente el precio sin considerar el IVA y lo ingresa campo precio

En la tipología de facturas se cuenta con la pestaña CAMPOS A OCULTAR donde se permite seleccionar casillas para activar como dato oculto la información que no se desea visualizar en las líneas del documento.

1. Datos contables.

   
   Si en la tipología se encuentra el indicador de Datos contables activo, se habilitará dicho tab.
   
   

   
   
2. Descuentos especiales.

   
   Si en la tipología se encuentra el indicador de Descuentos Especiales activo, entonces el sistema aplicará los descuentos de línea ingresados.
   
   

   
   
3. Notas

   
   las notas pueden ser útiles como campo mnemotécnico de búsquedas y consultas de los usuarios. En Tipos de Notas se puede parametrizar si ingresa (pie o cabecera) o no, a la impresión de la factura.
   
   

   
   

Al presionar el botón Validar de la barra inferior, se realizan funciones y procesos:

• Búsqueda de precios de tarifa
• Cálculo de los importes.
• Validación de workflow del documento. Gestión de workflow
• Ejecución de Procesos Asociados a la validación.

Si el precio es nulo, el sistema busca el precio en tarifa.
Al validar el sistema calcula los importes con el precio obtenido de tarifa.

El sistema realiza automáticamente el cálculo de los importes.

Al validar el factura, si cumple con uno o más de los bloqueos definidos en Validaciones por grupo por validación .

Las validaciones pendientes de actualizar se podrán ver en la Traza de validaciones y el estado de cabecera será Bloqueado.

La cabecera cuenta con tres estados de workflow:

• Provisional: En este estado el documento puede ser editado a nivel de cabecera y líneas.
• Bloqueado: La factura, bien por razones de reglas de gestión estándar del sistema, o bien por razones de reglas de gestión propias de la organización, está bloqueado para Validación.
• Validado: La factura está en condiciones de seguir el curso del mismo. Por ejemplo, recibir la mercancía.

Si el estado de workflow es Bloqueado, al lado derecho se mostrará el número de bloqueos pendientes.

Cuando el documento se encuentra bloqueado, se muestra el número de bloqueos y al costado derecho del box de control, el box de Incidencias y Evolución de workflow.

Al validar, el sistema evalua los siguientes procesos asociados:

• Presupuesto
• Anticipos
• Reservas
• Catálogo cliente
• Generar línea tarifa

Los procesos al ejecutarse correctamente se muestran de color verde.

Si hay un error en la ejecución, se muestran de color rojo.

Los procesos se pueden ejecutar correctamente desde un proceso "Procesos asociados de facturas de compras"