Antes de crear ofertas de ingeniería hay que definir algunos datos en sus tablas auxiliares y maestros.

Las ofertas de ingeniería se pueden asociar a un cliente. Luego, en las líneas se informan los artículos, que deben estar previamente definidos en el maestro de artículos.

Además, para crear una oferta de ingeniería es imprescindible definir al menos una tipología de oferta de ingeniería.

Los productos comerciales, materias primas, servicios, etc., que aparezcan en las líneas de la oferta deben estar definidos en el maestro de artículos.

También se debe dar de alta el cliente. Para ello, primero se debe registrar un tercero en el maestro de terceros. Como datos asociados también se pueden informar relaciones contables, domiciliaciones bancarias, condiciones de pago, direcciones, etc.

Una vez definido el tercero, y ya que se trata de un cliente, se le da de alta en el maestro de clientes, donde se informan sus condiciones comerciales asociadas como la divisa, los descuentos, el agente, etc.

Las tipologías definen y parametrizan los distintos tipos de ofertas de ingeniería que se desean gestionar en el sistema, cada uno con una naturaleza o funcionalidades diferentes de acuerdo a la necesidad que se requiera cubrir.

El criterio de definición de los tipos de oferta suele ser la naturaleza o funcionalidad de cada uno de ellos dentro del departamento de ventas.

Al dar de alta el tipo de oferta de ingeniería se puede parametrizar:

• La definición del tipo, por lo general una abreviatura de máximo 4 caracteres.
• La ampliación de la descripción en el campo correspondiente.
• La selección de una serie, que sirve para enumerar los documentos generados para este tipo de oferta de venta, que debe estar previamente definida en el Numerador de documentos.
• Se pueden establecer relaciones entre documentos, indicando el documento origen.
• El indicador Valorar se emplea para calcular económicamente el documento.
• Existe la posibilidad de definir un circuito de workflow.
• A fin de facilitar el mantenimiento de las líneas, en cada tipología de oferta de ingeniería se permite seleccionar los campos a ocultar.

Una vez definida una tipología, es posible empezar a dar de alta ofertas de ingeniería.

Una oferta de ingeniería es un documento que tiene cabecera y diferentes apartados. Dentro de cada uno de estos apartados se especifica qué artículos contiene cada uno en sus líneas. La cabecera establece las condiciones generales de la entrega de mercancía, y los apartados y sus líneas, las condiciones específicas de cada artículo.

Este tipo de oferta también dispone de un resumen para tener una vista más sintetizada del contenido de la misma. Cada resumen también puede disponer de sus propias líneas.

Al limpiar el formulario para crear una nueva oferta, el sistema por defecto propone el tipo de oferta de ingeniería seleccionado en ese momento.

La delegación informada debe estar definida en el maestro de delegaciones. Lo mismo ocurre con el departamento, que debe estar definido en el maestro de departamentos.

La fecha de la oferta corresponde a la fecha en la que se emite el documento.

El sistema se encarga de la numeración de la oferta de manera automática, según el numerador seleccionado para esa tipología de oferta y siempre que el campo correspondiente haya sido dejado en blanco. En caso contrario, el sistema respeta el número informado por el usuario.

El código de cliente al que hace referencia la oferta debe estar previamente definido en el maestro de clientes. El sistema propone por defecto la dirección del cliente después de registrar el código de cliente, además de los datos de condiciones comerciales por defecto (divisa, cambios, tipo de efecto, forma de pago, etc.).

Algo que distingue las ofertas de ingeniería de las ofertas de ventas estándares es la posibilidad de añadir apartados dentro de la misma oferta. De hecho, en un mismo presupuesto pueden existir de forma paralela distintas versiones, y cada versión puede contar con sus propios apartados y líneas.

Desde la cabecera registrada se accede a los diferentes apartados de la oferta mediante la pestaña Apartados.

Para dar de alta un apartado es obligatorio informar de un código y un nombre del apartado. También debe informarse de su cantidad y margen. El importe se calcula automáticamente a partir de la suma de los importes de cada una de las líneas de las que consta el apartado.

Cabe la posibilidad de definir para los apartados una delegación y un departamento específicos, distintos a los que se han introducido en la cabecera.

Se puede acceder a las líneas de la oferta de ingeniería desde sus apartados, haciendo clic en la pestaña Líneas.

El sistema permite insertar un artículo en la línea de la oferta si en el maestro de artículos no está ni bloqueado, ni dado de baja.

Además, el sistema controla la inclusión de artículos en base a los estados de gestión, donde se define su disponibilidad o no, ya sea para cada documento que compone los ciclos de compras, ventas y logística, como para alguna tipología de documento en particular.

Aunque es posible ocultar el campo en la tipología de ofertas, el sistema por defecto propone una variable logística, que viene a ser una subclasificación del artículo informado.

Una vez informado el artículo y la variable logística (si se requiere), el sistema propone por defecto la unidad de medida de ventas registrada en el maestro de artículos por cliente, y, si no existe ese dato, propone la unidad base del maestro de artículos.

El precio del artículo se obtiene de la tarifa y permite que un usuario autorizado pueda cambiar el valor.

Las ofertas de ingeniería cuentan con un apartado de resumen, al cual se puede acceder desde la misma cabecera de la oferta, haciendo clic en la pestaña Resúmenes.

Cada resumen debe contener su número y nombre. Además, dispone de un campo de texto libre.

Los resúmenes cuentan también con sus propias líneas, donde se pueden informar los apartados a los cuales hace referencia el resumen en cuestión.