El camino previo a conseguir una venta no es fácil y consta de diferentes pasos que intenta recoger el ERP. La preventa forma parte de esta etapa y abarca el proceso de comunicación entre un vendedor y los posibles compradores, con el objetivo de conseguir una venta beneficiosa para ambas partes.

La preventa la forman elementos como:

• Las campañas de marketing.
• Las acciones comerciales.
• Las oportunidad de ventas.
• Las ofertas de ventas.
• Las ofertas de ingeniería.

En este capítulo se analizan los 3 últimos elementos: oportunidades, ofertas de ventas y de ingeniería.

Las oportunidades se usan para documentar posibles ventas a clientes potenciales. En cada oportunidad se reflejan las acciones realizadas, las posibles ofertas realizadas al cliente. Entre otras funcionalidades ha de permitir

• Clasificar las oportunidades según su posibilidad de éxito.
• Crear oportunidades desde la ficha de cliente.
• Poder llevar un presupuesto de ventas a nuevos clientes en base al porcentaje de éxito asociado al estado de cada oportunidad de negocio.
• Generar una oferta en base a una oportunidad.

Las ofertas pueden definirse de forma directa o por la necesidad de unos determinados productos o servicios por parte del cliente, seguidas de una negociación posterior. Una vez registradas, se pueden someter al cumplimiento de las reglas de gestión previamente definidas en cuanto a precios, condiciones comerciales, plazos, importes, etc.

Posteriormente, si el cliente confirma su aceptación de la oferta, el sistema permite la confección de un pedido en firme a partir de la oferta registrada. Desde una determinada oferta se puede consultar de forma inmediata, ágil y sencilla, el pedido o pedidos realizados contra la misma.

Las ofertas de ingeniería son un caso particular de las ofertas de ventas, donde se configuran presupuestos que se dividen en varios apartados. Un caso muy típico es un trabajo de ingeniería para la puesta en marcha de una instalación eléctrica. Es una entidad a 3 niveles: la oferta está compuesta por n apartados y cada apartado contiene una o más líneas de oferta.

En un mismo presupuesto pueden existir de forma paralela n versiones. Cada versión puede contar con sus propios apartados y líneas. De hecho son varias ofertas en una, y finalmente el cliente se ha de decantar por una de ellas.